Wie man die Projektumsetzung kontrolliert

Die Steuerung eines Pro­jek­ts umfasst die Sys­tem­a­tisierung, die Erstel­lung von Bericht­en für jeden Zeitraum und die Ver­fol­gung der Pro­jek­tkosten in ver­schiede­nen Phasen sein­er Umsetzung.

Was ist ein Projektplan?

Ein Pro­jek­t­plan ist ein Doku­ment, das die Ziele, Auf­gaben, Ressourcen und Phasen der Pro­jek­t­durch­führung sowie deren Zeitrah­men definiert. Er umfasst einen Arbeit­szeit­plan, Kosten, Risiken und Man­age­mentstrate­gien, um die Pro­jek­tziele effek­tiv zu erreichen.

Ein Pro­jek­tim­ple­men­tierungs­plan ist ein strate­gis­ches Doku­ment, das die Ziele, Auf­gaben, Fris­ten und benötigten Ressourcen für die erfol­gre­iche Pro­jek­t­durch­führung umreißt. Er schafft eine klare Struk­tur, die darauf abzielt, Ziele zu erreichen.

Wie erstelle ich einen Projektimplementierungsplan

Die Erstel­lung eines Pro­jek­tim­ple­men­tierungs­plans ist ein kri­tis­ch­er Schritt für den Erfolg. Die all­ge­meine Beschrei­bung definiert die Haupt­pa­ra­me­ter und Ziele des Pro­jek­ts und legt eine grundle­gende Struk­tur für eine weit­ere detail­lierte Über­prü­fung fest.

Schritt 1: Pro­jek­tziele und Para­me­ter definieren

Der erste Schritt beste­ht darin, die Ziele und die Haupt­pa­ra­me­ter zu definieren, die helfen, das gesamt Konzept des Pro­jek­ts zu bilden, das Fol­gen­des umfasst:
  • Ziele
  • Umfang der Arbeit
  • Wesentliche Aus­führungs­be­din­gun­gen
Eine detail­lierte Analyse der Ziele ermöglicht die präzise Bes­tim­mung von was erre­icht wer­den muss, während die Fes­tle­gung der Para­me­ter den Umfang und die Gren­zen des Pro­jek­ts definiert.

Schritt 2: Aus­führungsstrate­gie und Ressourcenzuteilung

Der zweite Schritt beste­ht darin, eine Strate­gie für die Aus­führung spez­i­fis­ch­er Auf­gaben zu entwick­eln und die für deren Umset­zung benötigten Ressourcen zu iden­ti­fizieren. Die Beschrei­bung jed­er Auf­gabe und die Iden­ti­fika­tion der wesentlichen Teil­nehmer helfen, Missver­ständ­nisse zu ver­mei­den und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen.

Schritt 3: Kom­mu­nika­tion­s­plan und Erfolgsmessung

Der dritte Schritt konzen­tri­ert sich auf die Entwick­lung eines Kom­mu­nika­tion­s­plans und die Def­i­n­i­tion von Erfol­gsmes­sun­gen. Eine effek­tive interne und externe Kom­mu­nika­tion gewährleis­tet ein gegen­seit­iges Ver­ständ­nis aller Parteien und eine zeit­gerechte Reak­tion auf Verän­derun­gen. Die Def­i­n­i­tion von Erfol­gsmes­sun­gen liefert spez­i­fis­che Kri­te­rien zur Bew­er­tung der Ergebnisse.

Schritt 4: Risiko­man­age­ment

Der vierte Schritt beste­ht darin, Risiken zu iden­ti­fizieren und Man­age­mentstrate­gien zu entwick­eln. Die Analyse möglich­er Her­aus­forderun­gen und die Vor­bere­itung auf deren Lösung machen den Plan flex­i­bler und anpas­sungs­fähiger an Veränderungen.

Schritt 5: Zusam­men­fas­sung und Feinabstimmung

Der let­zte Schritt beste­ht darin, den gesamten Plan zusam­men­z­u­fassen und zu ver­fein­ern. Dies umfasst eine abschließende Über­prü­fung aller Schritte unter Berück­sich­ti­gung aller Kor­rek­turen und Verbesserun­gen. Die abschließende Phase stellt die Voll­ständigkeit und Kon­sis­tenz des Pro­jek­tim­ple­men­tierungs­plans sich­er, bevor die Umset­zung beginnt.

Steuerung der Phasen der Projektumsetzung

Die Steuerung der Phasen der Pro­jek­tum­set­zung umfasst den Ver­gle­ich geplanter Zeitrah­men und Bud­gets mit den tat­säch­lichen Zahlen in ver­schiede­nen Phasen der Pro­jek­tar­beit. In der Ver­gan­gen­heit umfasste die Qual­ität­skon­trolle eines Pro­jek­ts das Aus­füllen zahlre­ich­er Papiere (einige davon gin­gen unver­mei­dlich ver­loren), aber heute kann die Pro­jek­tum­set­zung mit Hil­fe eines Pro­jek­t­man­age­mentsys­tems überwacht werden.

Jet­zt wird alle Pro­jek­tar­beit inner­halb eines einzi­gen Sys­tems stat­tfind­en. Das bedeutet kein Papier­berichte mehr, keine groben Kosten­berichte am Ende des Monats, keine unerk­lärten Fristver­säum­nisse und chao­tis­che Aufgabenausführung.

Schritte zur Projektumsetzung

  • Ein Pro­jekt erstellen: Der Name sollte klar und präg­nant sein, und die Beschrei­bung sollte genau sein.
  • Dateien hinzufü­gen: Wenn das Team für die Pro­jek­tum­set­zung mit Dateien arbeit­en muss, fügen Sie diese hinzu.
  • Fris­ten fes­tle­gen: Fris­ten ermöglichen eine detail­lierte Pla­nung der Projektarbeit.
  • Geplante Aus­gaben spez­i­fizieren: Dies kann die Menge an Zeit und Bud­get umfassen, die voraus­sichtlich für die Pro­jek­tum­set­zung benötigt wer­den, oder eines von bei­den: Zeit oder Budget.
  • Pro­jek­t­man­ag­er und Ver­ant­wortliche bes­tim­men: Das kann die gle­iche Per­son oder ver­schiedene Per­so­n­en sein.

    Ein Pro­jek­t­man­ag­er und ein Ver­ant­wortlich­er erhöhen die Chan­cen auf eine erfol­gre­iche Pro­jek­tum­set­zung. Die Auf­gabe des Man­agers ist es, die Aus­führung des Pro­jek­ts zu überwachen und zu kon­trol­lieren. Die Auf­gabe des Ver­ant­wortlichen beste­ht darin, dem vor­ab genehmigten Pro­jek­t­plan zu fol­gen, mit dem Team zu kom­mu­nizieren, Änderun­gen zeit­nah zu iden­ti­fizieren und vorzunehmen, Pro­jek­t­berichte vorzu­bere­it­en und mehr.
  • Sta­tus und Tags auswählen: Jedes Pro­jekt inner­halb des Man­age­mentsys­tems kann einen Sta­tus und mehrere Tags haben. Sta­tus und Tags kön­nen sich während der Pro­jek­tum­set­zungsphasen ändern. Steuerungswerkzeuge wie Sta­tus und Tags wer­den zu Schlüsselfaktoren.

Pla­nung der Auf­gabenaus­führung für das Projekt

Wenn das Pro­jekt und seine Infor­ma­tio­nen in den Pro­jek­t­man­age­ment­di­enst eingegeben wer­den, beste­ht der näch­ste Schritt darin, das Pro­jekt in einzelne Auf­gaben zu unterteilen. Wie beim Pro­jekt kann jede Auf­gabe Fol­gen­des umfassen:
  • Titel
  • Ord­ner (wählen Sie das Team aus, zu dem die Auf­gabe gehört)
  • Ver­ant­wortliche Person
  • Sta­tus und Tags
  • Frist
  • Geplante Aus­gaben
  • Team
Dateien und Kom­mentare kön­nen eben­falls zur Auf­gabe hinzuge­fügt wer­den. Die Kon­trolle der Auf­gaben wird durch Werkzeuge erle­ichtert, die die Effizienz des gesamten Teams erhöhen, jedes Mit­glied unter­stützen und zur erfol­gre­ichen Umset­zung des Pro­jek­ts führen.

Wie man die Aus­führung von Auf­gaben kontrolliert

Jede Auf­gabe hat Anfangs­dat­en, die sich während des Arbeit­sprozess­es ändern kön­nen. Zum Beispiel: wenn für eine Auf­gabe 20 Stun­den einge­plant waren, diese aber tat­säch­lich 30 Stun­den in Anspruch nahmen.

Der Ver­gle­ich von Plan und Ist ermöglicht es, dem Kun­den zu recht­fer­ti­gen, warum bes­timmte Auf­gabenaus­gaben angepasst wer­den müssen.

Es ist am besten, die Kon­trolle über die Aus­führung der Auf­gabe einem Mitar­beit­er zu über­tra­gen, beispiel­sweise dem Ver­ant­wortlichen der Aufgabe.

Werkzeuge zur Kon­trolle der Pro­jekt- und Aufgabenumsetzung

Jet­zt, da die einzel­nen Auf­gaben inner­halb des Pro­jek­ts erstellt und doku­men­tiert sind, ist es entschei­dend, die Kon­troll­w­erkzeuge effek­tiv zu nutzen.

Der Prozess der Imple­men­tierung eines Pro­jek­t­man­age­mentsys­tems kann für das Team her­aus­fordernd sein (alles Neue wird oft mit Wider­stand begeg­net), daher ist es wichtig zu erk­lären, warum bes­timmte Werkzeuge für die Gesamtergeb­nisse des Teams und die Effizienz jedes Mit­glieds wichtig sind.

Sie kön­nen den Pro­jek­t­man­age­ment­di­enst selb­st testen und dann dem Team helfen, sich an neue Pro­jekt- und Auf­gabe­m­an­age­men­tregeln anzu­passen. Alter­na­tiv kön­nen Sie jeman­den ernen­nen, der für die Schu­lung des Teams ver­ant­wortlich ist.

Werkzeug #1: Timer

Der Timer kann für jede Auf­gabe ver­wen­det wer­den. Wenn mehrere Per­so­n­en an ein­er Auf­gabe arbeit­en, wer­den die Zeit­en sum­miert, aber jed­er Teil­nehmer sieht seine Dat­en und kann sie in Bericht­en verwenden.

Der Timer ermöglicht die Kon­trolle der tat­säch­lich für eine Auf­gabe aufgewen­de­ten Zeit. Die Nutzung des Timers wird zu ein­er vorteil­haften Gewohn­heit, wenn das Team seine Bedeu­tung versteht.


Warum ist es wichtig, den Timer für eine Auf­gabe zu starten?

Es klärt die tat­säch­lichen Zeitaufwen­dun­gen, und wenn diese vom Plan abwe­ichen, kann dies dem Man­ag­er oder Kun­den zur Anpas­sung des Plans gezeigt werden.

Wenn nicht alle Mitar­beit­er zu Beginn ein­er Auf­gabe den Timer starten, kön­nen sie die tat­säch­lich aufgewen­dete Zeit anschließend eingeben: die benötigte Zeit und die Kosten dieser Zeit oder nur eine von beiden.

Werkzeug #2: Kalender

Alle Auf­gaben mit fest­gelegten Fris­ten erscheinen im Kalen­der. Aber das sind nicht alle Vorteile des Kalen­ders inner­halb des Projektmanagementsystems.

Im Kalen­der kön­nen Sie auch:
  • Start- und End­dat­en von Urlaubs- / Krankheit­szeit­en für Mitar­beit­er sehen
  • Auf­gaben nach Tags, Sta­tus, Pri­or­itäten filtern
  • Auf­gaben nach eingegebe­nen Dat­en, ange­hängten Dateien filtern

Werkzeug #3: Kanban

Dies ist ein Visu­al­isierungs­board, das Auf­gaben auf ver­schiede­nen Aus­führungsstufen zeigt. Aus­führungsstufe = Sta­tus. Um eine Auf­gabe in Kan­ban zu ver­schieben, muss ein Sta­tus fest­gelegt werden.

Der Vorteil von Kan­ban als visuelles Kon­troll­w­erkzeug ist die Möglichkeit, Auf­gaben von ein­er Stufe zur anderen zu ziehen. Visuell sieht Kan­ban wie sep­a­rate Spal­ten aus (früher waren das far­bige Aufk­le­ber auf einem physis­chen Board). Jede Spalte entspricht einem bes­timmten Status.

Zum Beispiel gibt es eine Auf­gabe, ein kom­merzielles Ange­bot zu erstellen. Die erste Stufe ist das Schreiben. Dieser Auf­gabe wird der Sta­tus Schreiben” zugewiesen. Nach­dem der Text geschrieben ist, kann die Auf­gabe in die näch­ste Stufe ver­schoben (in die näch­ste Spalte gezo­gen) und der Sta­tus auf Design” geän­dert werden.

Werkzeug #4: Gantt-Diagramm

Ein weit­eres visuelles Kon­troll­w­erkzeug. Pro­jek­te, Auf­gaben und Unter­auf­gaben wer­den im Gantt-Dia­gramm dargestellt. Sie kön­nen eine Frist ein­er Auf­gabe im Gantt-Dia­gramm ändern, ohne die Auf­gabe zu bearbeiten.

Das Gantt-Dia­gramm ist eine Pro­jekt-Roadmap, die Verbindun­gen zwis­chen Auf­gaben, kri­tis­chen Punk­ten, Start- und End­dat­en der Auf­gaben­ver­wirk­lichung verfolgt.
Kon­trol­lieren Sie die Aus­führung von Auf­gaben im Gantt-Dia­gramm anhand visuell far­biger Indika­toren von Fris­ten und der Schaf­fung von Auf­gabe­verbindun­gen. Wenn beispiel­sweise die Frist ein­er Auf­gabe verzögert wird, wird dies im Gantt-Dia­gramm durch einen Farbindika­tor angezeigt.

Wie verknüpft man Auf­gaben im Gantt-Diagramm?

Sie kön­nen das Abschluss­da­tum ein­er Auf­gabe mit dem Start­da­tum ein­er anderen verknüpfen, wenn sie miteinan­der ver­bun­den sind, und das Ergeb­nis der zweit­en Auf­gabe von dem erfol­gre­ichen Abschluss der ersten abhängt.

Werkzeug #5: Berichte

Pro­jek­t­man­age­mentsys­teme kön­nen Berichte für jeden Zeitraum und benötigte Para­me­ter erstellen und exportieren. Berichte schließen nicht mehr am Ende des Monats auf Grund­lage unge­fähren Dat­en ab. Der exportierte Bericht für einen Tag, eine Woche, einen Monat, ein Jahr oder einen beliebig manuell aus­gewählten Zeitraum zeigt exak­te Infor­ma­tio­nen zu den Projektaufgaben.

Zum Beispiel ein Bericht über Auf­gaben mit geplanten Aus­gaben, tat­säch­lichen Aus­gaben, Timer­start, mit oder ohne Kom­mentare, Auf­gaben mit bes­timmten Tags und Sta­tus, nach Pri­or­ität und Abschlussdatum.
Die Vari­abil­ität der Berichte macht die Kon­trolle von Pro­jek­ten und Auf­gaben flex­i­bel. Wählen Sie selb­st die Zeiträume und Para­me­ter zur Gener­ierung von Bericht­en. Für neue Pro­jek­te ist es am besten, Berichte für kurze Zeiträume zu erstellen: Tag, Woche. Dies ermöglicht eine zeit­gerechte Anpas­sung des Arbeit­sprozess­es und ver­mei­det kost­spielige Fehler.

Worauf soll­ten Sie bei der Auswahl eines Pro­jek­t­man­age­mentsys­tems achten?

  • Ver­füg­barkeit von Werkzeu­gen für die quan­ti­ta­tive Kon­trolle (Zeit und Geld)
  • Ver­füg­barkeit von Werkzeu­gen für die visuelle Kon­trolle (Kan­ban, Kalen­der, Gantt-Dia­gramm, Bericht)
  • Benutzer­fre­undlichkeit: Das Sys­tem muss eine ver­ständliche und bequeme Funk­tion­al­ität für das gesamte Team bieten, vom Buch­hal­ter bis zum Entwickler.
  • Die Möglichkeit, Dat­en zu Pro­jek­ten und Auf­gaben im Detail anzuzeigen (Ver­füg­barkeit von Filtern)
Erstellen Sie jet­zt einen Pro­jek­tim­ple­men­tierungs­plan, fügen Sie das Pro­jekt dem Sys­tem hinzu und unterteilen Sie es in einzelne Auf­gaben. Testen Sie die Werkzeuge zur Kon­trolle der Pro­jekt- und Auf­gabe­num­set­zung und wählen Sie die aus, die am besten zu den spez­i­fis­chen Anforderun­gen Ihres Unternehmens passen.

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