Die Steuerung eines Projekts umfasst die Systematisierung, die Erstellung von Berichten für jeden Zeitraum und die Verfolgung der Projektkosten in verschiedenen Phasen seiner Umsetzung.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist ein Dokument, das die Ziele, Aufgaben, Ressourcen und Phasen der Projektdurchführung sowie deren Zeitrahmen definiert. Er umfasst einen Arbeitszeitplan, Kosten, Risiken und Managementstrategien, um die Projektziele effektiv zu erreichen.
Ein Projektimplementierungsplan ist ein strategisches Dokument, das die Ziele, Aufgaben, Fristen und benötigten Ressourcen für die erfolgreiche Projektdurchführung umreißt. Er schafft eine klare Struktur, die darauf abzielt, Ziele zu erreichen.
Wie erstelle ich einen Projektimplementierungsplan
Die Erstellung eines Projektimplementierungsplans ist ein kritischer Schritt für den Erfolg. Die allgemeine Beschreibung definiert die Hauptparameter und Ziele des Projekts und legt eine grundlegende Struktur für eine weitere detaillierte Überprüfung fest.
Schritt 1: Projektziele und Parameter definieren
Der erste Schritt besteht darin, die Ziele und die Hauptparameter zu definieren, die helfen, das gesamt Konzept des Projekts zu bilden, das Folgendes umfasst:
- Ziele
- Umfang der Arbeit
- Wesentliche Ausführungsbedingungen
Schritt 2: Ausführungsstrategie und Ressourcenzuteilung
Der zweite Schritt besteht darin, eine Strategie für die Ausführung spezifischer Aufgaben zu entwickeln und die für deren Umsetzung benötigten Ressourcen zu identifizieren. Die Beschreibung jeder Aufgabe und die Identifikation der wesentlichen Teilnehmer helfen, Missverständnisse zu vermeiden und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen.
Schritt 3: Kommunikationsplan und Erfolgsmessung
Der dritte Schritt konzentriert sich auf die Entwicklung eines Kommunikationsplans und die Definition von Erfolgsmessungen. Eine effektive interne und externe Kommunikation gewährleistet ein gegenseitiges Verständnis aller Parteien und eine zeitgerechte Reaktion auf Veränderungen. Die Definition von Erfolgsmessungen liefert spezifische Kriterien zur Bewertung der Ergebnisse.
Schritt 4: Risikomanagement
Der vierte Schritt besteht darin, Risiken zu identifizieren und Managementstrategien zu entwickeln. Die Analyse möglicher Herausforderungen und die Vorbereitung auf deren Lösung machen den Plan flexibler und anpassungsfähiger an Veränderungen.
Schritt 5: Zusammenfassung und Feinabstimmung
Der letzte Schritt besteht darin, den gesamten Plan zusammenzufassen und zu verfeinern. Dies umfasst eine abschließende Überprüfung aller Schritte unter Berücksichtigung aller Korrekturen und Verbesserungen. Die abschließende Phase stellt die Vollständigkeit und Konsistenz des Projektimplementierungsplans sicher, bevor die Umsetzung beginnt.
Steuerung der Phasen der Projektumsetzung
Die Steuerung der Phasen der Projektumsetzung umfasst den Vergleich geplanter Zeitrahmen und Budgets mit den tatsächlichen Zahlen in verschiedenen Phasen der Projektarbeit. In der Vergangenheit umfasste die Qualitätskontrolle eines Projekts das Ausfüllen zahlreicher Papiere (einige davon gingen unvermeidlich verloren), aber heute kann die Projektumsetzung mit Hilfe eines Projektmanagementsystems überwacht werden.
Jetzt wird alle Projektarbeit innerhalb eines einzigen Systems stattfinden. Das bedeutet kein Papierberichte mehr, keine groben Kostenberichte am Ende des Monats, keine unerklärten Fristversäumnisse und chaotische Aufgabenausführung.
Schritte zur Projektumsetzung
- Ein Projekt erstellen: Der Name sollte klar und prägnant sein, und die Beschreibung sollte genau sein.
- Dateien hinzufügen: Wenn das Team für die Projektumsetzung mit Dateien arbeiten muss, fügen Sie diese hinzu.
- Fristen festlegen: Fristen ermöglichen eine detaillierte Planung der Projektarbeit.
- Geplante Ausgaben spezifizieren: Dies kann die Menge an Zeit und Budget umfassen, die voraussichtlich für die Projektumsetzung benötigt werden, oder eines von beiden: Zeit oder Budget.
- Projektmanager und Verantwortliche bestimmen: Das kann die gleiche Person oder verschiedene Personen sein.
Ein Projektmanager und ein Verantwortlicher erhöhen die Chancen auf eine erfolgreiche Projektumsetzung. Die Aufgabe des Managers ist es, die Ausführung des Projekts zu überwachen und zu kontrollieren. Die Aufgabe des Verantwortlichen besteht darin, dem vorab genehmigten Projektplan zu folgen, mit dem Team zu kommunizieren, Änderungen zeitnah zu identifizieren und vorzunehmen, Projektberichte vorzubereiten und mehr. - Status und Tags auswählen: Jedes Projekt innerhalb des Managementsystems kann einen Status und mehrere Tags haben. Status und Tags können sich während der Projektumsetzungsphasen ändern. Steuerungswerkzeuge wie Status und Tags werden zu Schlüsselfaktoren.
Planung der Aufgabenausführung für das Projekt
Wenn das Projekt und seine Informationen in den Projektmanagementdienst eingegeben werden, besteht der nächste Schritt darin, das Projekt in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Wie beim Projekt kann jede Aufgabe Folgendes umfassen:
- Titel
- Ordner (wählen Sie das Team aus, zu dem die Aufgabe gehört)
- Verantwortliche Person
- Status und Tags
- Frist
- Geplante Ausgaben
- Team
Wie man die Ausführung von Aufgaben kontrolliert
Jede Aufgabe hat Anfangsdaten, die sich während des Arbeitsprozesses ändern können. Zum Beispiel: wenn für eine Aufgabe 20 Stunden eingeplant waren, diese aber tatsächlich 30 Stunden in Anspruch nahmen.
Der Vergleich von Plan und Ist ermöglicht es, dem Kunden zu rechtfertigen, warum bestimmte Aufgabenausgaben angepasst werden müssen.
Es ist am besten, die Kontrolle über die Ausführung der Aufgabe einem Mitarbeiter zu übertragen, beispielsweise dem Verantwortlichen der Aufgabe.
Werkzeuge zur Kontrolle der Projekt- und Aufgabenumsetzung
Jetzt, da die einzelnen Aufgaben innerhalb des Projekts erstellt und dokumentiert sind, ist es entscheidend, die Kontrollwerkzeuge effektiv zu nutzen.
Der Prozess der Implementierung eines Projektmanagementsystems kann für das Team herausfordernd sein (alles Neue wird oft mit Widerstand begegnet), daher ist es wichtig zu erklären, warum bestimmte Werkzeuge für die Gesamtergebnisse des Teams und die Effizienz jedes Mitglieds wichtig sind.
Sie können den Projektmanagementdienst selbst testen und dann dem Team helfen, sich an neue Projekt- und Aufgabemanagementregeln anzupassen. Alternativ können Sie jemanden ernennen, der für die Schulung des Teams verantwortlich ist.
Werkzeug #1: Timer
Der Timer kann für jede Aufgabe verwendet werden. Wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, werden die Zeiten summiert, aber jeder Teilnehmer sieht seine Daten und kann sie in Berichten verwenden.
Der Timer ermöglicht die Kontrolle der tatsächlich für eine Aufgabe aufgewendeten Zeit. Die Nutzung des Timers wird zu einer vorteilhaften Gewohnheit, wenn das Team seine Bedeutung versteht.
Warum ist es wichtig, den Timer für eine Aufgabe zu starten?
Es klärt die tatsächlichen Zeitaufwendungen, und wenn diese vom Plan abweichen, kann dies dem Manager oder Kunden zur Anpassung des Plans gezeigt werden.
Wenn nicht alle Mitarbeiter zu Beginn einer Aufgabe den Timer starten, können sie die tatsächlich aufgewendete Zeit anschließend eingeben: die benötigte Zeit und die Kosten dieser Zeit oder nur eine von beiden.
Werkzeug #2: Kalender
Alle Aufgaben mit festgelegten Fristen erscheinen im Kalender. Aber das sind nicht alle Vorteile des Kalenders innerhalb des Projektmanagementsystems.
Im Kalender können Sie auch:
- Start- und Enddaten von Urlaubs- / Krankheitszeiten für Mitarbeiter sehen
- Aufgaben nach Tags, Status, Prioritäten filtern
- Aufgaben nach eingegebenen Daten, angehängten Dateien filtern
Werkzeug #3: Kanban
Dies ist ein Visualisierungsboard, das Aufgaben auf verschiedenen Ausführungsstufen zeigt. Ausführungsstufe = Status. Um eine Aufgabe in Kanban zu verschieben, muss ein Status festgelegt werden.Der Vorteil von Kanban als visuelles Kontrollwerkzeug ist die Möglichkeit, Aufgaben von einer Stufe zur anderen zu ziehen. Visuell sieht Kanban wie separate Spalten aus (früher waren das farbige Aufkleber auf einem physischen Board). Jede Spalte entspricht einem bestimmten Status.
Zum Beispiel gibt es eine Aufgabe, ein kommerzielles Angebot zu erstellen. Die erste Stufe ist das Schreiben. Dieser Aufgabe wird der Status “Schreiben” zugewiesen. Nachdem der Text geschrieben ist, kann die Aufgabe in die nächste Stufe verschoben (in die nächste Spalte gezogen) und der Status auf “Design” geändert werden.
Werkzeug #4: Gantt-Diagramm
Ein weiteres visuelles Kontrollwerkzeug. Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben werden im Gantt-Diagramm dargestellt. Sie können eine Frist einer Aufgabe im Gantt-Diagramm ändern, ohne die Aufgabe zu bearbeiten.
Das Gantt-Diagramm ist eine Projekt-Roadmap, die Verbindungen zwischen Aufgaben, kritischen Punkten, Start- und Enddaten der Aufgabenverwirklichung verfolgt.
Kontrollieren Sie die Ausführung von Aufgaben im Gantt-Diagramm anhand visuell farbiger Indikatoren von Fristen und der Schaffung von Aufgabeverbindungen. Wenn beispielsweise die Frist einer Aufgabe verzögert wird, wird dies im Gantt-Diagramm durch einen Farbindikator angezeigt.
Wie verknüpft man Aufgaben im Gantt-Diagramm?
Sie können das Abschlussdatum einer Aufgabe mit dem Startdatum einer anderen verknüpfen, wenn sie miteinander verbunden sind, und das Ergebnis der zweiten Aufgabe von dem erfolgreichen Abschluss der ersten abhängt.
Werkzeug #5: Berichte
Projektmanagementsysteme können Berichte für jeden Zeitraum und benötigte Parameter erstellen und exportieren. Berichte schließen nicht mehr am Ende des Monats auf Grundlage ungefähren Daten ab. Der exportierte Bericht für einen Tag, eine Woche, einen Monat, ein Jahr oder einen beliebig manuell ausgewählten Zeitraum zeigt exakte Informationen zu den Projektaufgaben.
Zum Beispiel ein Bericht über Aufgaben mit geplanten Ausgaben, tatsächlichen Ausgaben, Timerstart, mit oder ohne Kommentare, Aufgaben mit bestimmten Tags und Status, nach Priorität und Abschlussdatum.
Die Variabilität der Berichte macht die Kontrolle von Projekten und Aufgaben flexibel. Wählen Sie selbst die Zeiträume und Parameter zur Generierung von Berichten. Für neue Projekte ist es am besten, Berichte für kurze Zeiträume zu erstellen: Tag, Woche. Dies ermöglicht eine zeitgerechte Anpassung des Arbeitsprozesses und vermeidet kostspielige Fehler.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Projektmanagementsystems achten?
- Verfügbarkeit von Werkzeugen für die quantitative Kontrolle (Zeit und Geld)
- Verfügbarkeit von Werkzeugen für die visuelle Kontrolle (Kanban, Kalender, Gantt-Diagramm, Bericht)
- Benutzerfreundlichkeit: Das System muss eine verständliche und bequeme Funktionalität für das gesamte Team bieten, vom Buchhalter bis zum Entwickler.
- Die Möglichkeit, Daten zu Projekten und Aufgaben im Detail anzuzeigen (Verfügbarkeit von Filtern)