Статут проєкту є одним з основних документів в управлінні проєктами. Це офіційний дозвіл існування проєкту, а також інструкція щодо його виконання та контролю. Статут виконує роль як керівництва, так і договору одночасно. Він надає керівнику проєкту повноваження розподіляти організаційні ресурси для виконання робіт.
Статут проєкту (СП) описує, в якому напрямку рухається організація і для чого, що буде змінено і які ризики можуть виникнути.
Розробка статуту проєкту є важливим кроком, що відповідає кращим світовим стандартам, визначеним Інститутом управління проєктами (Project Management Institute, PMI). Уміння створювати статут проєкту є необхідним вмінням для фахівців, які отримали сертифікат професіонала з управління проєктами (Project Management Professional, PMP). Ця сертифікація PMI гарантує, що менеджери проєктів можуть застосовувати світові стандарти управління, включаючи стандарти ініціювання та планування проєктів.
У цьому документі не тільки міститься основна інформація, але й відображається загальне бачення зацікавлених сторін. Зазвичай статут створюється на ранній стадії проєкту, ще до того, як буде сформована команда проєкту (КП). Як правило, він пишеться у співпраці з іншими партнерами проєкту і подається зацікавленим сторонам для остаточного розгляду. У більшості випадків статут підписується спонсорами.
Визначення статуту проєкту
Що означає статут проєкту в проєктному менеджменті?
Поняття «статут проєкту» передбачає офіційний документ, який не лише визначає обсяг, цілі та учасників проєкту, але й слугує основоположним інструментом у процесі управління. У цьому документі визначаються цілі проєкту, ключові зацікавлені сторони, бюджет, графік і загальний напрямок проєкту, забезпечуючи важливу основу для керівництва виконанням і управлінням проєктом.
Статут надає керівнику проєкту повноваження використовувати ресурси організації для досягнення поставлених цілей і затверджується на початку життєвого циклу проєкту. Бажано вмістити всю інформацію максимум на 1 – 2 сторінках.
Наприклад, статут проєкту може виглядати як текстовий документ, Google-документ або презентація. Також можна використовувати систему управління проєктами з можливістю вказівки статуту проєкт в його описі.
Що розкриває статут проєкту?
- Хто буде менеджером проєкту (PM) і які його/її обов’язки?
- Ціль проєкту та його зв’язок з бізнес-показниками
- Хто затверджує та фінансує проєкт
- Склад команди проєкту, вимоги та очікування від проєкту, а також обов’язки кожного учасника
- Критерії успіху
Статут проєкту та План проєкту
Статут проєкту розробляється на ранніх стадіях проєкту, щоб у загальних рисах визначити концепцію та обсяг проєкту. Він містить деталі проєкту такі як цілі, зацікавлені сторони та рівень відповідальності керівника проєкту. І натомість план проєкту створюється після статуту проєкту і містить детальну інформацію про те, як проєкту буде виконуватись, контролюватись і завершуватись. Проєктний план включає детальні графіки, розподіл ресурсів, плани управління ризиками та комунікаційний план.Статут проєкту встановлює стратегічні рамки проєкту і надає макропогляд на необхідні елементи для ініціювання проєкту. На противагу цьому, план проєкту слугує тактичним керівництвом, яке керує фазою виконання проєкту, зосереджуючись на операційних деталях та логістиці управління проєктом.
Взаємозв’язок між статутом проєкту і планом проєкту є синергетичним, оскільки чіткість і напрямок, визначені статутом, безпосередньо впливають на детальне планування і кінцевий успіх проєкту. Статут забезпечує початкове узгодження зі стратегічними цілями організації, водночас план втілює їх у конкретні кроки, графіки та ресурсні плани.
Мета статуту проєкту
Три критичні ризики підкреслюють важливість наявності добре розробленого статуту проєкту, який може зробити проєкт успішним або зруйнувати його:
- Нестача повноважень та ресурсів: Без статуту проєкту керівник може зіткнутися з серйозними перешкодами у здійсненні повноважень та забезпеченні необхідних ресурсів. Статут слугує офіційним документом, який отримує схвалення зацікавлених сторін, по суті, надаючи керівництву проєкту мандат на здійснення діяльності в межах визначених параметрів. Схвалення є надзвичайно важливим, оскільки воно допомагає керівнику проєкту отримати необхідні ресурси та повноваження без необхідності постійно вести перемовини чи обґрунтовувати кожне рішення, запобігаючи таким чином затримкам і зривам проєкту.
- Невизначені очікування від проєкту: Без статуту проєкт ризикує мати розмиті цілі, що призводять до збільшення обсягу робіт (scope creep) – ситуації, в якій цілі проєкту виходять за рамки початкових планів без належного контролю. Статут чітко окреслює цілі та результати проєкту, визначаючи шлях і очікування від самого початку. Ця чіткість допомагає підтримувати фокус і узгоджувати зусилля проєктної команди із заздалегідь визначеними результатами, тим самим зменшуючи ймовірність розростання проєкту і невідповідності результатів.
- Невідповідність цілям організації: Якщо проєкту розпочато без статуту, він може ненавмисно відхилитися від ширших організаційних цілей або суперечити їм. Добре складений статут пов’язує проєкт зі стратегічними цілями організації, пояснюючи, яким чином проєкт сприяє реалізації загальної бізнес-стратегії. Узгодження є ключовим для постійної підтримки з боку керівництва та забезпечення належного внеску проєкту в довгостроковий успіх компанії.
Ключові компоненти статуту проєкту
Цілі та обмеження проєкту
Статут проєкту окреслює основні цілі проєкту, визначаючи бажані результати, які узгоджуються з ширшими цілями організації. У ньому також детально описуються обмеження, в рамках яких має діяти проєкт, такі як бюджетні обмеження, часові обмеження, наявність ресурсів і конкретні межі обсягу робіт. Формулювання як цілей, так і обмежень у статуті має велике значення. Цей подвійний фокус керує кожною фазою життєвого циклу проєкту, від планування до виконання, гарантуючи, що проєкт не відстає від графіка, ефективно керуючи ресурсами та очікуваннями зацікавлених сторін.
Встановлення конкретних цілей дає проєктній команді вимірний стандарт, за яким можна оцінювати прогрес і успіх, тоді як обмеження допомагають гарантувати, що проєкт не вийде за рамки й залишиться зосередженим на основних результатах. Разом ці елементи формують стратегічний підхід, який має велике значення для узгодження проєкту із загальним стратегічним напрямком організації, сприяючи ефективному прийняттю рішень та управлінню проєктами.
Часові рамки проєкту
Графік є важливим компонентом статуту проєкту. Він деталізує дати початку та завершення проєкту, а також визначає ключові етапи та дедлайни. Включення календарного плану до статуту проєкту допомагає встановити чіткий графік, якого можуть дотримуватися всі учасники проєкту. Він слугує інструментом для моніторингу прогресу і гарантує, що проєкт рухається в правильному напрямку для досягнення визначених цілей у межах встановленого часу. Ефективні часові рамки є не просто розкладом, а стратегічним інструментом, який допомагає управляти ресурсами, коригувати пріоритети та мінімізувати потенційні затримки або ризики.
Ключові зацікавлені сторони
Визначення ключових зацікавлених сторін у статуті проєкту має важливе значення для його успіху. Зацікавлені сторони зазвичай включають всіх, на кого впливає проєкт, або тих, хто має вплив на результат проєкту. До цієї групи можуть входити спонсори проєкту, члени команди, клієнти, кінцеві користувачі або зовнішні постачальники. Статут повинен чітко визначати ролі, обов’язки та очікування кожної зацікавленої сторони, щоб сприяти прозорості та підзвітності.
Знання того, хто є зацікавленою стороною і які інтереси вони мають відносно проєкту, має суттєве значення для розробки спеціальних стратегій комунікації та управління проєктом, що сприятимуть спільному та ефективному виконанню проєкту. Завдяки точному визначенню зацікавлених сторін забезпечується облік усіх потрібних вхідних даних і відповідність проєкту їхнім інтересам і вимогам, що є критично важливим для досягнення очікуваних результатів і узгодження проєкту з ширшими бізнес-завданнями організації.
Визначення ризиків
Статут проєкту повинен передбачати та окреслювати потенційні ризики, що можуть вплинути на хід проєкту від його початку. Ці ризики можуть включати бюджетні обмеження, відставання від графіка, технологічні збої, доступність ресурсів або зовнішні фактори, такі як регуляторні зміни. Документація цих ризиків має вирішальне значення, оскільки вона готує команду проєкту до проактивного реагування на виклики. Ефективна ідентифікація ризиків допомагає розробити стратегії пом’якшення наслідків, які можуть бути реалізовані, якщо ці ризики матеріалізуються, гарантуючи, що проєкт залишається на шляху до його цілей.
Користь від реалізації проєкту
У статуті проєкту слід чітко сформулювати очікувані вигоди від завершення проєкту. Ці переваги часто узгоджуються зі стратегічними бізнес-цілями та можуть включати підвищення ефективності, економію витрат, підвищення рівня задоволеності клієнтів або конкурентні переваги. Виокремлення цих переваг є важливим не лише для обґрунтування початку проєкту, але й для забезпечення залучення та підтримки зацікавлених сторін протягом усього життєвого циклу проєкту. Це дає чітке бачення того, чого прагне досягти організація, і слугує постійним орієнтиром для ціннісної пропозиції проєкту.
Аналіз бюджету
Бюджетний план у статуті проєкту має важливе значення для створення фінансових рамок у. Цей розділ не лише містить детальний кошторис коштів, необхідних для покриття всіх очікуваних витрат, таких як витрати на робочу силу, матеріали, технології та непередбачені витрати, але й передбачає можливі фінансові перевитрати та містить плани на такі випадки.
Визначаючи ці фінансові параметри, статут проєкту допомагає зацікавленим сторонам зрозуміти економічну доцільність і необхідні ресурси, що сприяє прийняттю кращих інвестиційних рішень і фінансовому нагляду. Такий комплексний фінансовий план гарантує, що всі учасники проєкту знають про фінансові наслідки та фінансову відповідальність, що є критично важливим для збереження прозорості та запобігання перевищенню бюджету, тим самим забезпечуючи фінансову стійкість проєкту.
Розробка статуту проєкту
Покрокове керівництво зі створення статуту проєкту
Крок 1 Зрозумійте ключові цілі та завдання проєкту
Почніть з чіткого визначення мети проєкту. Залучіть ключові зацікавлені сторони, щоб зібрати інформацію та очікування. Сформулюйте 3 – 5 цілей, яких потрібно досягти в ході реалізації проєкту. Переконайтеся, що вони є конкретними, вимірюваними, досяжними, актуальними та обмеженими в часі. Іншими словами, вони повинні бути SMART.
Проаналізуйте, як проєкт може вплинути на бізнес-показники організації.
Крок 2 Визначте організацію проєкту
Окресліть структуру проєктної команди та визначте ролі й обов’язки. Сюди входить визначення керівника проєкту, визначення ролей членів команди, а також встановлення ієрархії та каналів комунікації в команді. З’ясування цих питань на ранній стадії допомагає запобігти плутанині, встановити рамки підзвітності та повноважень в рамках проєкту.
Worksection надає вам чітку структуру того, хто бере участь у проєкті, що дозволяє легко організувати роботу всередині команди, а також з клієнтами та підрядниками.
Крок 3 Створіть план реалізації
Складіть детальний план, в якому буде вказано, як будуть досягнуті цілі проєкту. Він має включати етапи проєкту, ключові заходи, проміжні етапи та терміни виконання. План реалізації повинен також детально описувати ресурси, необхідні для кожного етапу проєкту, зокрема, час, бюджет і людські ресурси.
Крок 4 Перелічіть потенційні проблемні зони
Проведіть оцінку ризиків для визначення потенційних проблем, таких як розподіл ресурсів, відставання від графіків або зовнішні фактори. Розробіть стратегії пом’якшення цих ризиків. Проактивний підхід не лише готує команду до подолання труднощів. Він також демонструє ретельне планування та прогнозування.
Дії після створення статуту проєкту
Наступні кроки в процесі переходу проєкту від планування до виконання є дуже важливими після створення статуту проєкту. Ці кроки після створення статуту проєкту гарантують, що він буде офіційно затверджений, а обсяг робіт буде чітко визначений і погоджений усіма зацікавленими сторонами.
Крок 1 Авторизуйте проєкт
Першим кроком після створення статуту проєкту є отримання офіційного затвердження. Зазвичай це означає розгляд і схвалення статуту проєкту ключовими зацікавленими сторонами, такими як спонсори проєкту, вище керівництво або рада проєкту.
Затвердження є офіційним «зеленим світлом», яке свідчить про те, що проєкт відповідає стратегічним цілям і має необхідну підтримку з погляду ресурсів і виконавчої підтримки. Воно також уповноважує керівництво проєкту розподіляти ресурси та приймати відповідні рішення, пов’язані з проєктом.
Крок 2 Розробіть технічне завдання
Розробка детального технічного завдання є критично важливим етапом після затвердження проєкту. Цей документ містить детальніший опис результатів, меж і критеріїв прийняття проєкту, що ґрунтується на початковому обсязі робіт, визначеному в статуті проєкту.
Щоб запобігти розширенню обсягу робіт, у технічному завданні має бути чітко зазначено, що включено, а що виключено з проєкту. Він також забезпечує чіткий орієнтир для зацікавлених сторін і допомагає визначити критерії успіху проєкту.
Вдосконалення статуту проєкту
Рекомендації для створення ефективних проєктних статутів
Створення ефективного та стислого статуту проєкту має ключове значення у створенні підґрунтя для успішної реалізації проєкту. Ось кілька практичних порад, які допоможуть підвищити якість та ефективність ваших проєктних статутів:
Інсайти від команди
Враховуйте відгуки та ідеї членів команди, які беруть безпосередню участь у проєкті. Завчасна взаємодія з вашою командою може забезпечити цінні перспективи, які підвищать актуальність і реалістичність статуту. Це гарантує, що статут відображає всебічне розуміння вимог проєкту та викликів з боку тих, хто буде його виконувати.
Будьте лаконічними
Стислий статут проєкту ефективніший і простіший у використанні. Зосередьтеся на включенні лише найважливішої інформації, такої як цілі проєкту, ключові зацікавлені сторони, ключові ризики та обсяг. Не варто перевантажувати документ надмірною кількістю деталей, які можна залишити для плану проєкту. Використовуйте чітку і пряму мову, щоб допомогти зацікавленим сторонам швидко зрозуміти, на що спрямований проєкт і як вони можуть взяти в ньому участь.
Створення шаблону
Розробіть стандартизований шаблон для статуту проєкту, щоб спростити процес створення майбутніх проєктів. Шаблон забезпечує узгодженість у подачі інформації та полегшує для зацікавлених сторін пошук необхідних деталей. Включіть розділи, які охоплюють усі важливі аспекти статуту проєкту, і за потреби налаштуйте шаблон на основі уроків, отриманих під час реалізації попередніх проєктів.
Інструменти та програмне забезпечення для статуту проєкту
Використання правильних інструментів і програмного забезпечення має критичну важливість для покращення створення та управління проєктними статутами. Worksection є прикладом програмного забезпечення для управління проєктами з функціями, пристосованими для розробки та підтримки статутів проєктів.
Ця платформа полегшує спільне створення проєктів, спрощує оновлення та інтегрується з іншими інструментами управління проєктами. Вона впорядковує процеси, дозволяючи членам команди безперешкодно працювати разом над документами, забезпечуючи узгодженість і точність усієї документації проєкту. Крім того, Worksection сприяє прозорості та ефективній комунікації, централізуючи всі документи, пов’язані з проєктом, в єдиному доступному місці, так що кожен член команди має миттєвий доступ до всіх документів проєкту.
Це має надзвичайно важливе значення для підтримки узгодженості та сприяння своєчасному прийняттю рішень всередині проєктних команд, гарантуючи, що кожен член команди має миттєвий доступ до найновіших оновлень та інформації.
Шаблони та приклади статуту проєкту в Worksection
Ви можете додати статут проєкту в Worksection за допомогою функції «Опис проєкту». Для цього перейдіть до налаштувань проєкту:
Наступним кроком буде заповнення необхідної інформації та збереження даних. Ви також можете додати файл зі статутом проєкту одразу в опис, щоб команда мала зручний доступ до необхідної інформації.
Шаблон статуту проєкту
Пропонуємо вам базовий шаблон з інформацією про те, що охоплює статут проєкту. Ви можете налаштувати його відповідно до конкретних потреб вашого проєкту:
- Назва проєкту: Надайте стислу назву, яка відображає суть проєкт.
- Спонсор проєкту: Ім’я та посада особи, яка спонсорує проєкт.
- Керівник проєкту: Ім’я та контактна інформація особи, відповідальної за управління проєктом.
- Цілі: Чітко визначені цілі, на досягнення яких спрямований проєкт.
- Масштаб: Окресліть, що включено і що виключено з проєкту. Визначте межі, щоб пояснити, де починається і де закінчується проєкт.
- Ключові зацікавлені сторони: Перелічіть основних осіб або групи, зацікавлених у результатах проєкту, та їхні ролі.
- Етапи: Основні етапи та очікувані дати їх завершення.
- Ресурси: Короткий опис бюджету та інших ресурсів, виділених на проєкт.
- Переваги: Опишіть очікувані вигоди від завершення проєкту.
- Підписання: підписи спонсора проєкту, керівництва проєкт та ключових зацікавлених сторін.
- Додатки: Будь-яка додаткова інформація, необхідна для розуміння проєкту, наприклад, детальна розбивка бюджету або технічні специфікації.
Приклад статуту проєкту в Worksection
Ось як ви можете створити статут проєкту за допомогою шаблону в Worksection:
Поширені запитання про проєктні статути
Хто має розробляти статут проєкту?
В ідеалі статут проєкту пишеться керівником проєкт за участю учасників проєкту і містить усі важливі елементи статуту проєкту. Завдяки такому підходу до написання статуту, він всебічно охоплює як стратегічне бачення організації, так і практичні аспекти виконання проєкту. Участь вищого керівництва проєкту або спонсора проєкту має важливе значення для надання статуту необхідних повноважень і забезпечення його відповідності ширшим бізнес-цілям, що робить ці елементи важливими для успіху та організаційної узгодженості проєкту.
Чи можна редагувати статут проєкт впродовж життєвого циклу проєкту?
Так, статут проєкту може змінюватися протягом життєвого циклу проєкту, хоча такі оновлення, як правило, мають бути мінімальними. Значні зміни в обсязі, ресурсах або цілях можуть потребувати перегляду. Щоб зберегти ясність і консенсус щодо напрямку проєкту, будь-які зміни повинні вноситися за згодою ключових зацікавлених сторін і бути офіційно задокументованими.
Найкращі практики для презентації статуту проєкту команді
Ефективне представлення статуту проєкту означає чітке визначення його ключових компонентів, щоб усі члени команди розуміли масштаб проєкту, його мету та свою роль у проєкті. Серед найкращих практик можна виділити наступні:
- Проведення вступної зустрічі: Дайте членам команди можливість поставити запитання та уточнити своє розуміння, детально розглянувши статут на цій зустрічі.
- Використовуйте візуальні засоби: Складніші аспекти статуту, такі як часові рамки та залежності, можна проілюструвати за допомогою діаграм, графіків та слайдів.
- Роздайте копії: Переконайтеся, що кожен член команди має доступ до статуту, бажано в такому форматі, щоб він міг звертатися до нього впродовж усього проєкту.
- Виділіть ключові моменти: Виділіть критичні елементи, такі як етапи, ключові результати та шляхи ескалації проблем.
- Заохочуйте зворотний зв’язок: Дозвольте членам команди вносити свої пропозиції до статуту, що допоможе виявити потенційні проблеми на ранніх стадіях і залучити команду до успіху проєкту.
Висновки
Статут проєкту є документом, в якому перераховані ключові цілі проєкту, визначені його учасники та встановлені критерії успіху. Встановлюючи повноваження та засвідчуючи наявність необхідних ресурсів, статут має велику вагу для керівника та команди проєкту.
У цьому документі розкриваються нові можливості та потенційні ризики, методологія, бюджет і графік. Статут повинен демонструвати переваги проєкту для організації.
Без актуального статуту керівник проєкту та члени команди ризикують постійно боротися за вплив та фінансування. Відсутність статуту також може призвести до того, що проєкт застрягне.