Устав проекта — это основной документ в управлении проектами. Это официальное разрешение на существование проекта и дорожная карта для его выполнения и контроля. Устав служит как директивой, так и контрактом. Он способствует авторитету менеджера проекта в распределении организационных ресурсов на проектные мероприятия.
Устав проекта (УП) объясняет направление, в котором движется ваша организация, и почему,
что изменится и какие риски возникнут.
Создание устава проекта — это основной этап, который соответствует лучшим практикам, изложенным Институтом управления проектами (PMI). Для профессионалов, сертифицированных как специалисты в управлении проектами (PMP), создание устава проекта является необходимым набором навыков. Эта сертификация PMI гарантирует, что менеджеры проектов могут применять международные стандарты управления проектами, включая стандарты для инициации и планирования проектов.
Этот документ не только содержит основную информацию, но и отражает общую концепцию заинтересованных сторон. Устав проекта обычно создается на самом раннем этапе проекта, до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется в сотрудничестве с другими участниками проекта и предоставляется заинтересованным сторонам для окончательного просмотра. Устав подписывается спонсорами в большинстве случаев.
Определение Устава Проекта
Что такое Устав Проекта в Управлении Проектами?
Определение устава проекта охватывает официальный документ, который не только определяет объем, цели и участников проекта, но также служит основным инструментом в процессе управления проектом. Этот важный документ описывает цели проекта, ключевых заинтересованных сторон, бюджет, график и общее направление, обеспечивая важную основу для руководства выполнением и управлением проектом.
Устав уполномочивает менеджера проекта использовать организационные ресурсы для достижения целей и обычно утверждается в начале жизненного цикла проекта. Лучше всего уместить всю информацию на максимум 1 – 2 страницах.
Например, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google документ или презентация. Вы также можете использовать систему управления проектами с возможностью указания устава проекта в описании.
Описание проекта на панели управления проектом Worksection
Что уточняет УП?
- Кто такой профессионал, ставший менеджером проекта (МП), и какие у него/у нее обязанности?
- Цель проекта и его связь с бизнес-метриками
- Кто утверждает и финансирует проект
- Состав проектной команды, требования и ожидания по проекту, а также обязанности каждого участника
- Критерии успеха
Устав проекта против Проектного плана
Устав проекта создается на ранних стадиях проекта, чтобы в общих чертах определить видение и объем проекта. Он включает в себя основные детали проекта, такие как цели, ключевые заинтересованные стороны и уровень полномочий менеджера проекта. Напротив, проектный план разрабатывается после устава проекта и предоставляет детальную информацию о том, как проект будет выполняться, контролироваться и завершаться. Проектный план включает в себя детализированные графики, распределение ресурсов, планы управления рисками и планы коммуникации.Устав проекта устанавливает стратегическую основу для проекта и предоставляет макрообзор необходимых элементов для инициации проекта. В отличие от этого, проектный план служит тактическим руководством, которое управляет фазой выполнения проекта, сосредоточив внимание на операционных деталях и логистике управления проектом.
Связь между уставом проекта и проектным планом является синергетической, так как ясность и направление, предоставляемые уставом, непосредственно влияют на детальное планирование и конечный успех проекта. Устав обеспечивает начальную согласованность с стратегическими целями организации, в то время как план операционализирует эти цели в действенные шаги, графики и планы ресурсов.
Цель устава проекта
Три критических риска подчеркивают важность наличия хорошо составленного устава проекта, который может как обеспечить, так и сломать успех проекта:
- Недостаток полномочий и ресурсов: Без устава проекта менеджер проекта может столкнуться с значительными трудностями в осуществлении полномочий и обеспечении необходимых ресурсов. Устав служит официальным документом, который получает одобрение заинтересованных сторон, по сути предоставляя менеджменту проекта мандат действовать в рамках определенных параметров. Это одобрение имеет решающее значение, так как поддерживает менеджера проекта в приобретении необходимых ресурсов и полномочий, не требуя постоянных переговоров или обоснований каждого решения, что позволяет предотвратить задержки и сбои.
- Непонятные ожидания по проекту: Проект без устава рискует иметь неясные цели, что приводит к расширению объема — ситуации, когда цели проекта выходят за рамки первоначальных планов без надлежащего контроля. Устав четко обозначает цели и результаты проекта, устанавливая определенный путь и ожидания с самого начала. Эта ясность помогает сохранить фокус и согласовать усилия проектной команды с заранее определенными результатами, тем самым снижая вероятность разрастания проекта и несоответствующих результатов.
- Несоответствие с организационными целями: Проекты, инициированные без устава, могут ненароком уклониться от широких организационных целей. Хорошо составленный устав связывает проект с стратегическими целями организации, объясняя, как проект вносит вклад в общую бизнес-стратегию. Это согласование критически важно для обеспечения постоянной поддержки со стороны высшего руководства и для гарантии того, что проект положительно влияет на долгосрочный успех компании.
Ключевые компоненты устава проекта
Цели и ограничения проекта
Устав проекта описывает основные цели проекта, уточняя желаемые результаты, которые соответствуют более широким организационным целям. Он также детализирует ограничения или пределы, в рамках которых проект должен функционировать, такие как ограничения по бюджету, временные ограничения, доступность ресурсов и конкретные границы объема. Артикуляция как целей, так и ограничений в уставе критична. Эта двойная фокусировка направляет каждую фазу жизненного цикла проекта, от планирования до выполнения, обеспечивая, что проект остается на правильном пути при эффективном управлении ресурсами и ожиданиями заинтересованных сторон.
Установка четких целей предоставляет проектной команде измеримый стандарт для оценки прогресса и успеха, в то время как ограничения помогают гарантировать, что проект не выходит за рамки и остается сосредоточенным на основных результатах. Вместе эти элементы формируют стратегический подход, критически важный для согласования проекта с общей стратегической направленностью организации, облегчающим эффективное принятие решений и практику управления проектом.
График проекта
График проекта является важным компонентом устава проекта. Он детализирует даты начала и окончания проекта и описывает ключевые этапы и сроки. Включение графика в устав проекта помогает установить четкий график, которому могут следовать все участники проекта. Он служит инструментом для мониторинга прогресса и гарантирует, что проект остается на правильном пути, чтобы достичь своих определенных целей в установленные сроки. Эффективные графики — это не просто расписания; это стратегические инструменты, которые помогают управлять ресурсами, корректировать приоритеты и смягчать потенциальные задержки или риски.
Ключевые заинтересованные стороны
Идентификация ключевых заинтересованных сторон в уставе проекта критически важна для успеха проекта. Заинтересованные стороны обычно включают кого угодно, кого затрагивает проект, или тех, кто влияет на результат проекта. Эта группа может включать спонсоров проекта, членов команды, клиентов, конечных пользователей или внешних поставщиков. Устав должен четко определить роли, обязанности и ожидания каждой заинтересованной стороны, чтобы способствовать прозрачности и ответственности.
Понимание того, кто такие заинтересованные стороны и какие у них интересы в проекте, критически важно для разработки индивидуальных коммуникационных и проектных стратегий, которые поддерживают совместное и эффективное выполнение проекта. Точное определение этих заинтересованных сторон обеспечивает учет всех необходимых мнений и позволяет проекту затрагивать все актуальные интересы и требования, что критически важно для достижения желаемых результатов и обеспечения согласования проекта с более широкими бизнес-целями.
Определенные риски
Устав проекта должен предусмотреть и описать потенциальные риски, которые могут повлиять на траекторию проекта с самого начала. Эти риски могут включать бюджетные ограничения, задержки в сроках, технологические сбои, доступность ресурсов или внешние факторы, такие как изменения в регулировании. Документирование этих рисков имеет решающее значение, так как это подготавливает проектную команду к проактивному решению проблем. Эффективная идентификация рисков помогает в разработке стратегий смягчения, которые могут быть внедрены в случае реализации этих рисков, обеспечивая, что проект остается на правильном пути к своим целям.
Преимущества проекта
Устав проекта должен четко формулировать преимущества, ожидаемые от завершения проекта. Эти преимущества часто согласуются со стратегическими бизнес-целями и могут включать в себя повышение эффективности, экономию средств, повышенное удовлетворение клиентов или конкурентные преимущества. Подчеркивание этих преимуществ имеет важное значение не только для обоснования начала проекта, но также для поддержания вовлеченности и поддержки заинтересованных сторон на протяжении жизненного цикла проекта. Это предоставляет ясное видение того, что организация стремится достичь, служа постоянной отправной точкой для ценностного предложения проекта.
Обзор бюджета
Сводка бюджета в уставе проекта критична для установления финансовой базы проекта. Этот раздел не только предоставляет подробную оценку средств, необходимых для покрытия всех ожидаемых расходов, таких как трудозатраты, материалы, технологии и непредвиденные расходы, но также предвидит потенциальные финансовые перерасходы и включает планы на такие случаи.
Определяя эти финансовые параметры, устав проекта помогает заинтересованным сторонам понять экономическую целесообразность и необходимые ресурсы, способствуя более эффективному принятию инвестиционных решений и финансовому контролю. Этот комплексный финансовый обзор гарантирует, что все участники проекта осведомлены о финансовых последствиях и финансовых обязательствах, что критически важно для поддержания прозрачности и предотвращения перерасхода бюджета, тем самым обеспечивая финансовую жизнеспособность проекта.
Создание Устава Проекта
Пошаговое руководство по созданию устава проекта
Шаг 1 Понять ключевые цели и задачи проекта
Начните с ясного определения того, что проект стремится достичь. Взаимодействуйте с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы собрать мнения и ожидания. Составьте список из 3 – 5 меньших целей для достижения в ходе работы над проектом. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени. Иными словами, они SMART.
Проанализируйте как проект может повлиять на бизнес-результаты организации.
Шаг 2 Определите организацию проекта
Опишите структуру проектной команды и укажите роли и обязанности. Это включает в себя определение того, кто является менеджером проекта, определение ролей членов команды и установление иерархии и каналов коммуникации внутри команды. Раннее уточнение этого помогает избежать путаницы и устанавливает основу для ответственности и полномочий в рамках проекта.
Worksection предоставляет вам четкую структуру того, кто участвует в проекте, позволяя вам легко организовать работу в команде, а также с клиентами и фрилансерами.
Шаг 3 Создайте план реализации
Разработайте подробный план, который описывает, как будут достигнуты цели проекта. Это должно включать фазы проекта, ключевые мероприятия, этапы и сроки. План реализации также должен подробно описывать ресурсы, необходимые на каждом этапе проекта, включая время, бюджет и человеческие ресурсы.
Шаг 4 Перечислите потенциальные проблемные области
Проведите оценку рисков, чтобы выявить потенциальные проблемы, такие как распределение ресурсов, задержанные графики или внешние зависимости. Опишите стратегию снижения для этих рисков. Этот проактивный подход не только подготавливает команду к решению трудностей. Он также демонстрирует тщательное планирование и предусмотрительность.
Этапы после создания
Следующие шаги по переводу проекта от планирования к выполнению критически важны после создания устава проекта. Эти шаги после создания устава проекта обеспечивают официальное утверждение проекта и четкое определение объема проекта, согласованного всеми заинтересованными сторонами.
Шаг 1 Утвердите проект
Первый шаг после создания устава проекта — это получить официальное одобрение проекта. Обычно это проверка и утверждение устава проекта ключевыми заинтересованными сторонами, такими как спонсоры проекта, высшее руководство или проектный совет.
Одобрение служит официальным зеленым светом, что проект согласуется с стратегическими целями и имеет необходимую поддержку в отношении ресурсов и исполнительной поддержки. Оно также уполномочивает управление проектом распределять ресурсы и принимать необходимые решения, связанные с проектом.
Шаг 2 Разработайте описание объема
Разработка подробного описания объема критична после утверждения проекта. Этот документ предоставляет более подробное описание результатов проекта, границ и критериев приемки, строя на начальном объеме, указанном в уставе проекта.
Чтобы предотвратить расширение объема, описание объема должно четко указывать, что включено и что исключено из проекта. Оно также предоставляет четкую ссылку, с которой заинтересованные стороны могут согласиться, и помогает определить критерии успешности проекта.
Улучшение вашего устава проекта
Советы по эффективным уставам проекта
Создание эффективного и лаконичного устава проекта имеет решающее значение для подготовки к успеху проекта. Вот несколько практических советов, чтобы повысить качество и эффективность ваших уставов проекта:
Мнения вашей команды
Включите отзывы и мнения от членов команды, которые будут непосредственно вовлечены в проект. Раннее взаимодействие с вашей командой может предоставить ценные взгляды, которые улучшат актуальность и осуществимость устава. Это обеспечивает, что устав отражает всеобъемлющее понимание требований и проблем проекта со стороны тех, кто его выполняет.
Сохранение краткости
Лаконичный устав проекта более эффективен и проще в использовании. Сконцентрируйтесь на включении только важной информации, такой как цели проекта, ключевые заинтересованные стороны, ключевые риски и объем. Не должно быть перегруженности документа излишними деталями, которые могут быть оставлены для проектного плана. Используйте четкий и прямой язык, чтобы помочь заинтересованным сторонам быстро понять, что проект стремится достичь и как участвовать.
Создание шаблона
Разработайте стандартизированный шаблон для ваших уставов проекта, чтобы упростить процесс создания для будущих проектов. Шаблон обеспечивает консистентность в том, как представлена информация, и упрощает заинтересованным сторонам поиск релевантных деталей. Включите разделы, которые охватывают все критически важные аспекты устава проекта, и настраивайте шаблон по необходимости на основе полученных уроков из прошлых проектов.
Инструменты и программное обеспечение для Устава Проекта
Использование правильных инструментов и программного обеспечения критически важно для повышения качества создания и управления уставами проекта. Worksection является примером программного обеспечения для управления проектами с функциями, адаптированными для разработки и поддержки уставов проектов.
Эта платформа облегчает совместное создание проектов, упрощает обновления и интегрируется с другими инструментами управления проектами. Она оптимизирует процессы, позволяя членам команды работать совместно над документами гладким образом, обеспечивая согласованность и точность на протяжении всей документации проекта. Кроме того, Worksection способствует прозрачности и эффективной коммуникации, централизуя все документы, относящиеся к проекту, в одном доступном месте, так что каждый участник команды имеет мгновенный доступ ко всем документам проекта.
Это критично для поддержания согласованности и содействия своевременному принятию решений в рамках проектных команд, обеспечивая, что каждый член команды имеет мгновенный доступ к последним обновлениям и информации.
Шаблоны и примеры устава проекта в Worksection
Вы можете добавить устав проекта в Worksection, используя функцию Описание Проекта. Для этого перейдите в настройки проекта:
Следующий шаг — заполнить необходимую информацию и сохранить данные. Вы также можете прикрепить файл Устава Проекта непосредственно к Описание, чтобы гарантировать, что команда может получить доступ к необходимой информации.
Шаблон устава проекта
Вот базовый шаблон с информацией, что включает в себя устав проекта. Вы можете настроить его в соответствии с конкретными потребностями вашего проекта:
- Название проекта: Укажите краткое название, которое отражает суть проекта.
- Спонсор проекта: Имя и отдел лица, спонсирующего проект.
- Менеджер проекта: Имя и контактная информация человека, ответственного за управление проектом.
- Цели: Четко определенные цели, которые проект стремится достичь.
- Объем: Обозначьте, что включено и исключено из проекта. Уточните границы, чтобы прояснить, где начинается и заканчивается проект.
- Ключевые заинтересованные стороны: Перечислите основных лиц или группы, заинтересованные в результате проекта, и их роли.
- Этапы: Основные этапы и их ожидаемые даты завершения.
- Ресурсы: Сводка бюджета и других ресурсов, выделенных на проект.
- Преимущества: Опишите ожидаемые преимущества от завершения проекта.
- Подпись: Подписи спонсора проекта, менеджмента проекта и ключевых заинтересованных сторон.
- Приложения: Любая дополнительная информация, необходимая для понимания проекта, такая как подробный бюджет или технические спецификации.
Пример устава проекта в Worksection
Вот как вы можете создать устав проекта, используя шаблон в Worksection:
Часто задаваемые вопросы о уставах проектов
Кто должен составлять устав проекта?
Устав проекта в идеале пишется лидером проекта с учетом мнений участников проекта, включая все жизненно важные элементы устава проекта. Этот совместный подход гарантирует, что устав охватывает как стратегическое видение организации, так и практические аспекты исполнения проекта в полном объеме. Участие старшего менеджмента проекта или спонсора проекта имеет критическое значение для предоставления уставу необходимой авторитетности и обеспечения его соответствия более широким бизнес-целям, что делает эти элементы важными для успеха и организационного согласования проекта.
Может ли устав проекта редактироваться на протяжении жизненного цикла проекта?
Да, устав проекта может подвергаться обновлениям в ходе жизненного цикла проекта, хотя такие изменения обычно должны быть минимальными. Значительные изменения в объеме, ресурсах или целях могут потребовать пересмотра. Чтобы поддерживать ясность и согласие по поводу направления проекта, любые изменения должны быть внесены с согласия ключевых заинтересованных сторон и должным образом задокументированы.
Лучшие практики для представления устава проекта команде
Эффективное представление Устава Проекта означает четкую передачу его ключевых компонентов, чтобы гарантировать, что все члены команды понимают объем проекта, чего он пытается достичь и их индивидуальные роли в рамках проекта. Лучшие практики включают:
- Проведение стартовой встречи: Предоставьте членам команды возможность задавать вопросы и уточнять свое понимание, подробно рассматривая устав на этой встрече.
- Использование наглядных средств: Более сложные аспекты устава, такие как графики и зависимости, можно проиллюстрировать с помощью диаграмм, графиков и слайдов.
- Распространение копий: Убедитесь, что каждый член команды имеет доступ к уставу, предпочтительно в формате, к которому они могут обращаться на протяжении всего проекта.
- Подчеркните ключевые моменты: Выделите критические элементы, такие как этапы, ключевые результаты и пути эскалации для вопросов.
- Поощряйте обратную связь: Позвольте членам команды давать свои замечания относительно устава, что может помочь рано выявить потенциальные проблемы и вовлечь команду в успех проекта.
Заключение
Устав проекта — это документ, который перечисляет ключевые цели проекта, определяет, кто участвует, и устанавливает критерии успеха. Создавая авторитет и подтверждая наличие необходимых ресурсов, устав важен для менеджера проекта и команды.
Новые возможности и потенциальные риски, методология, бюджет и график раскрываются в этом документе. Устав должен продемонстрировать преимущества проекта для организации.
Без актуального устава менеджер проекта и участники команды рискуют вести борьбу за влияние и финансирование. Отсутствие его также может привести к тому, что проект будет застрять.