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Guía Definitiva del Acta del Proyecto: Definiciones, Creación y Ejemplos
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secretos del PM Proyectos Gestión de proyectos

Guía Definitiva del Acta del Proyecto: Definiciones, Creación y Ejemplos

Una car­ta del proyec­to es un doc­u­men­to fun­da­men­tal en la gestión de proyec­tos. Es la autor­ización for­mal para la exis­ten­cia de un proyec­to y la hoja de ruta para su eje­cu­ción y con­trol. La car­ta sirve tan­to de direc­ti­va como de con­tra­to. Facili­ta la autori­dad del ger­ente de proyec­to para asig­nar recur­sos orga­ni­za­cionales a las activi­dades del proyecto.

Una Car­ta de Proyec­to (PC) expli­ca la direc­ción que está toman­do su orga­ni­zación y por qué,
qué cam­biará y qué ries­gos surgirán. 

Crear una car­ta del proyec­to es un paso fun­da­men­tal que se alin­ea con las mejores prác­ti­cas delin­eadas por el Insti­tu­to de Gestión de Proyec­tos (PMI). Para los pro­fe­sion­ales que están cer­ti­fi­ca­dos como Pro­fe­sion­al de Gestión de Proyec­tos (PMP), la creación de una car­ta de proyec­to es una habil­i­dad esen­cial. Esta cer­ti­fi­cación del PMI ase­gu­ra que los ger­entes de proyec­to pueden aplicar están­dares glob­ales de gestión de proyec­tos, incluyen­do los están­dares para ini­ciar y pro­gra­mar proyectos.

Este doc­u­men­to no solo con­tiene infor­ma­ción bási­ca, sino que tam­bién refle­ja la visión gen­er­al de los intere­sa­dos. La car­ta del proyec­to gen­eral­mente se crea en la eta­pa más tem­prana del proyec­to, antes de que se forme el equipo del proyec­to (PT). Por lo gen­er­al, se redac­ta en colab­o­ración con otros par­tic­i­pantes del proyec­to y se pre­sen­ta a los intere­sa­dos para su revisión final. La car­ta es fir­ma­da por los patroci­nadores en la may­oría de los casos.

Definien­do la Car­ta del Proyecto

¿Qué es una Car­ta de Proyec­to en la Gestión de Proyectos?

La defini­ción de la car­ta del proyec­to abar­ca un doc­u­men­to for­mal que no solo define el alcance, los obje­tivos y los par­tic­i­pantes de un proyec­to, sino que tam­bién sirve como una her­ramien­ta fun­da­men­tal en el pro­ce­so de gestión de proyec­tos. Este doc­u­men­to esen­cial describe los obje­tivos del proyec­to, los prin­ci­pales intere­sa­dos, el pre­supuesto, el crono­gra­ma y la direc­ción gen­er­al, pro­por­cio­nan­do un mar­co críti­co para guiar la eje­cu­ción y la gestión del proyecto.

La car­ta autor­iza al ger­ente del proyec­to a usar los recur­sos orga­ni­za­cionales para lograr los obje­tivos y en gen­er­al se aprue­ba al ini­cio del ciclo de vida del proyec­to. Es mejor enca­jar toda la infor­ma­ción en un máx­i­mo de 1 – 2 páginas.

Por ejem­p­lo, la car­ta del proyec­to puede pare­cer un doc­u­men­to de tex­to, un doc­u­men­to de Google o una pre­sentación. Tam­bién puede uti­lizar un sis­tema de gestión de proyec­tos con la posi­bil­i­dad de especi­ficar la car­ta del proyec­to en la descripción.

Descrip­ción del proyec­to en el pan­el de con­trol del proyec­to Worksection

¿Qué clar­i­fi­ca la PC?

  • ¿Qué tipo de pro­fe­sion­al se con­vierte en Ger­ente de Proyec­to (PM) y cuáles son sus responsabilidades?
  • El propósi­to del proyec­to y su relación con las métri­c­as empresariales
  • Quién aprue­ba y finan­cia el proyecto
  • La com­posi­ción del equipo del proyec­to, los req­ui­si­tos y expec­ta­ti­vas del proyec­to y las respon­s­abil­i­dades de cada participante
  • Cri­te­rios de éxito

Car­ta del Proyec­to vs. Plan del Proyecto

La car­ta del proyec­to se crea en las primeras eta­pas de un proyec­to para definir ampli­a­mente la visión y el alcance del proyec­to. Incluye detalles de alto niv­el del proyec­to, como obje­tivos, prin­ci­pales intere­sa­dos y el niv­el de autori­dad del ger­ente del proyec­to. Por el con­trario, un plan del proyec­to se desar­rol­la después de la car­ta del proyec­to y pro­por­ciona infor­ma­ción detal­la­da sobre cómo se eje­cu­tará, mon­i­tore­ará y cer­rará el proyec­to. El plan del proyec­to incluye crono­gra­mas detal­la­dos, asi­gna­ciones de recur­sos, planes de gestión de ries­gos y planes de comunicación.

La car­ta del proyec­to establece el mar­co estratégi­co para un proyec­to y pro­por­ciona una vista macro de los ele­men­tos nece­sar­ios para la ini­ciación del proyec­to. En con­traste, el plan del proyec­to sirve como una guía tác­ti­ca que ges­tiona la fase de eje­cu­ción del proyec­to, enfocán­dose en los detalles oper­a­tivos y logís­ti­cos de la gestión del proyecto.

La relación entre la car­ta del proyec­to y el plan del proyec­to es sinér­gi­ca, ya que la clar­i­dad y la direc­ción pro­por­cionadas por la car­ta influyen direc­ta­mente en la plan­i­fi­cación detal­la­da y el éxi­to final del proyec­to. La car­ta pro­por­ciona una alin­eación ini­cial con los obje­tivos estratégi­cos de la orga­ni­zación, mien­tras que el plan opera­cional­iza esos obje­tivos en pasos accionables, crono­gra­mas y planes de recursos.

Propósi­to de una Car­ta de Proyecto

Tres ries­gos críti­cos sub­rayan la impor­tan­cia de ten­er una car­ta de proyec­to bien redac­ta­da, que puede hac­er o deshac­er el éxi­to de un proyecto:

  1. Fal­ta de Autori­dad y Recur­sos: Sin una car­ta del proyec­to, el ger­ente de proyec­to puede enfrentar obstácu­los sig­ni­fica­tivos para ejercer autori­dad y ase­gu­rar los recur­sos nece­sar­ios. La car­ta sirve como un doc­u­men­to ofi­cial que obtiene la aprobación de los intere­sa­dos, otor­gan­do esen­cial­mente al ger­ente de proyec­to el manda­to para oper­ar den­tro de parámet­ros definidos. Esta aprobación es cru­cial ya que apoya al ger­ente de proyec­to en la adquisi­ción de los recur­sos y la autori­dad nece­sar­ios sin ten­er que nego­ciar o jus­ti­ficar con­stan­te­mente cada decisión, evi­tan­do así retra­sos y interrupciones.
  2. Expec­ta­ti­vas del Proyec­to Poco Claras: Un proyec­to sin una car­ta corre el ries­go de ten­er obje­tivos neb­u­losos, lo que con­duce à la expan­sión del alcance: una situación donde los obje­tivos del proyec­to se amplían más allá de los planes orig­i­nales sin el con­trol ade­cua­do. Una car­ta describe clara­mente los obje­tivos y entre­gables del proyec­to, estable­cien­do un camino y expec­ta­ti­vas definidos des­de el prin­ci­pio. Esta clar­i­dad ayu­da a man­ten­er el enfoque y alin­ear los esfuer­zos del equipo del proyec­to con los resul­ta­dos pre­definidos, reducien­do así la prob­a­bil­i­dad de dis­per­sión del proyec­to y entre­gables desalineados.
  3. Desalin­eación con los Obje­tivos Orga­ni­za­cionales: Los proyec­tos ini­ci­a­dos sin una car­ta pueden desviarse o con­trade­cir inad­ver­tida­mente los obje­tivos orga­ni­za­cionales más amplios. Una car­ta bien elab­o­ra­da vin­cu­la el proyec­to con los obje­tivos estratégi­cos de la orga­ni­zación, expli­can­do cómo el proyec­to con­tribuye à la estrate­gia empre­sar­i­al gen­er­al. Esta alin­eación es cru­cial para ase­gu­rar un apoyo con­tin­uo de la alta direc­ción y garan­ti­zar que el proyec­to con­tribuya pos­i­ti­va­mente al éxi­to a largo pla­zo de la empresa.

Com­po­nentes Clave de una Car­ta de Proyecto

📍Obje­tivos y Lim­ita­ciones del Proyecto

Una car­ta del proyec­to describe los obje­tivos prin­ci­pales del proyec­to, especi­f­i­can­do los resul­ta­dos desea­d­os que se alin­ean con los obje­tivos orga­ni­za­cionales más amplios. Tam­bién detal­la las lim­ita­ciones o restric­ciones den­tro de las cuales el proyec­to debe oper­ar, como límites de pre­supuesto, restric­ciones de tiem­po, disponi­bil­i­dad de recur­sos y límites de alcance especí­fi­cos. La artic­u­lación tan­to de los obje­tivos como de las lim­ita­ciones en la car­ta es críti­ca. Este doble enfoque guía cada fase del ciclo de vida del proyec­to, des­de la plan­i­fi­cación has­ta la eje­cu­ción, ase­gu­ran­do que el proyec­to se man­ten­ga en camino mien­tras ges­tiona efi­cien­te­mente los recur­sos y las expec­ta­ti­vas de los interesados.

Estable­cer obje­tivos claros pro­por­ciona al equipo del proyec­to un están­dar med­i­ble para medir el pro­gre­so y el éxi­to, mien­tras que las lim­ita­ciones ayu­dan a garan­ti­zar que el proyec­to no sobrepase y se man­ten­ga enfo­ca­do en entre­gables esen­ciales. Jun­tos, estos ele­men­tos enmar­can un enfoque estratégi­co que es críti­co para alin­ear el proyec­to con la direc­ción estratég­i­ca gen­er­al de la orga­ni­zación,facil­i­tan­do la toma de deci­siones efec­ti­vas y las prác­ti­cas de gestión de proyectos.

⏲️Crono­gra­ma del Proyecto

El crono­gra­ma del proyec­to es un com­po­nente esen­cial de la car­ta del proyec­to. Detal­la las fechas de ini­cio y final­ización del proyec­to y mapea los hitos y pla­zos clave. La inclusión de un crono­gra­ma en la car­ta del proyec­to ayu­da a estable­cer un plan claro que todos los par­tic­i­pantes del proyec­to pueden seguir. Sirve como una her­ramien­ta para mon­i­tore­ar el pro­gre­so y ase­gu­ra que el proyec­to se man­ten­ga en camino para cumplir con sus obje­tivos definidos den­tro del tiem­po asig­na­do. Los crono­gra­mas efec­tivos no son solo horar­ios; son her­ramien­tas estratég­i­cas que ayu­dan a ges­tionar recur­sos, ajus­tar pri­or­i­dades y mit­i­gar retra­sos o ries­gos potenciales.

🙋Prin­ci­pales Interesados

Iden­ti­ficar a los prin­ci­pales intere­sa­dos en la car­ta del proyec­to es cru­cial para el éxi­to del proyec­to. Los intere­sa­dos típi­ca­mente incluyen a cualquier per­sona afec­ta­da por el proyec­to o aque­l­los que tienen influ­en­cia sobre el resul­ta­do del proyec­to. Este grupo podría incluir patroci­nadores del proyec­to, miem­bros del equipo, clientes, usuar­ios finales o provee­dores exter­nos. La car­ta debe definir explíci­ta­mente los roles, las respon­s­abil­i­dades y las expec­ta­ti­vas de cada intere­sa­do para fomen­tar la trans­paren­cia y la ren­di­ción de cuentas.

Com­pren­der quiénes son los intere­sa­dos y sus respec­tivos intere­ses en el proyec­to es esen­cial para desar­rol­lar una comu­ni­cación y estrate­gias de gestión de proyec­tos adap­tadas que apoyen la eje­cu­ción colab­o­ra­ti­va y efec­ti­va del proyec­to. Iden­ti­ficar con pre­cisión a estos intere­sa­dos ase­gu­ra que se con­sid­eren todas las entradas nece­sarias y que el proyec­to abor­de todos los intere­ses y req­ui­si­tos rel­e­vantes, lo cual es críti­co para lograr los resul­ta­dos desea­d­os y ase­gu­rar la alin­eación del proyec­to con los obje­tivos empre­sar­i­ales más amplios.

⚠️Ries­gos Identificados

La car­ta del proyec­to debe antic­i­par y delin­ear ries­gos poten­ciales que podrían impactar la trayec­to­ria del proyec­to des­de su ini­cio. Estos ries­gos pueden incluir restric­ciones pre­supues­tarias, retra­sos en el crono­gra­ma, fal­los tec­nológi­cos, disponi­bil­i­dad de recur­sos o fac­tores exter­nos como cam­bios reg­u­la­to­rios. Doc­u­men­tar estos ries­gos es cru­cial ya que prepara al equipo del proyec­to para mane­jar desafíos proac­ti­va­mente. La iden­ti­fi­cación efec­ti­va de ries­gos ayu­da a desar­rol­lar estrate­gias de mit­i­gación que pueden imple­men­tarse si estos ries­gos se mate­ri­al­izan, garan­ti­zan­do que el proyec­to se man­ten­ga en camino hacia sus objetivos.

✅Ben­efi­cios del Proyecto

La car­ta del proyec­to debe artic­u­lar clara­mente los ben­efi­cios esper­a­dos de com­ple­tar el proyec­to. Estos ben­efi­cios a menudo se alin­ean con los obje­tivos estratégi­cos del nego­cio y pueden incluir may­or efi­cien­cia, ahor­ros de cos­tos, may­or sat­is­fac­ción del cliente o ven­ta­jas com­pet­i­ti­vas. Resaltar estos ben­efi­cios es esen­cial no solo para jus­ti­ficar la ini­ciación del proyec­to, sino tam­bién para man­ten­er el com­pro­miso y apoyo de los intere­sa­dos a lo largo del ciclo de vida del proyec­to. Ofrece una visión clara de lo que la orga­ni­zación aspi­ra a lograr, sirvien­do como un pun­to de ref­er­en­cia con­tin­uo para la prop­ues­ta de val­or del proyecto.

🧮Resumen del Presupuesto

El resumen del pre­supuesto en una car­ta del proyec­to es críti­co para estable­cer el mar­co financiero de un proyec­to. Esta sec­ción no solo pro­por­ciona una esti­mación detal­la­da de los fon­dos nece­sar­ios para cubrir todos los cos­tos esper­a­dos, como mano de obra, mate­ri­ales, tec­nología y con­tin­gen­cias, sino que tam­bién antic­i­pa posi­bles sobre­cos­tos financieros e incluye planes para tales instancias. 

Al definir estos parámet­ros financieros, la car­ta del proyec­to ayu­da a los intere­sa­dos a com­pren­der la via­bil­i­dad económi­ca y los recur­sos requeri­dos, facil­i­tan­do mejores deci­siones de inver­sión y super­visión financiera. Este esque­ma financiero inte­gral ase­gu­ra que todos los par­tic­i­pantes del proyec­to estén al tan­to de las impli­ca­ciones de cos­to y respon­s­abil­i­dades financieras, lo cual es críti­co para man­ten­er la trans­paren­cia y pre­venir sobre­cos­tos, ase­gu­ran­do así la via­bil­i­dad financiera del proyecto.

Elab­o­ran­do una Car­ta de Proyecto

Guía Paso a Paso para Crear una Car­ta de Proyecto

Paso 1 Enten­der los obje­tivos y metas clave del proyecto

Comience definien­do clara­mente lo que el proyec­to bus­ca lograr. Involu­cre a los prin­ci­pales intere­sa­dos para recopi­lar infor­ma­ción y expec­ta­ti­vas. Enu­mere de 3 a 5 obje­tivos más pequeños que se deben lograr a medi­da que avan­za el proyec­to. Asegúrese de que sean especí­fi­cos, med­i­bles, alcan­z­ables, rel­e­vantes y con un pla­zo definido. En otras pal­abras, son SMART.

Anal­ice cómo puede afec­tar el proyec­to rendimien­to empre­sar­i­al de la organización.

Paso 2 Definir la orga­ni­zación del proyecto

Esboce la estruc­tura del equipo del proyec­to e iden­ti­fique roles y respon­s­abil­i­dades. Esto incluye especi­ficar quién es el ger­ente del proyec­to, definir los roles de los miem­bros del equipo y estable­cer la jer­ar­quía y los canales de comu­ni­cación den­tro del equipo. Aclara esto pron­to ayu­da a pre­venir con­fu­siones y establece el mar­co para la ren­di­ción de cuen­tas y la autori­dad den­tro del proyecto.


Work­sec­tion le pro­por­ciona una estruc­tura clara de quién está involu­cra­do en un proyec­to, lo que le per­mite orga­ni­zar fácil­mente el tra­ba­jo den­tro de un equipo así como con clientes y freelancers.

Paso 3 Crear un plan de implementación

Desar­rol­lar un plan detal­la­do que descri­ba cómo se lograrán los obje­tivos del proyec­to. Esto debería incluir las fas­es del proyec­to, activi­dades clave, hitos y pla­zos. El plan de imple­mentación tam­bién debe detal­lar los recur­sos requeri­dos para cada eta­pa del proyec­to, incluyen­do tiem­po, pre­supuesto y recur­sos humanos.

Paso 4 Enu­mer­ar áreas prob­lemáti­cas potenciales

Realizar una eval­u­ación de ries­gos para iden­ti­ficar prob­le­mas poten­ciales como la asi­gnación de recur­sos, retra­sos en los crono­gra­mas o depen­den­cias exter­nas. Esbozar estrate­gias de mit­i­gación para estos ries­gos. Este enfoque proac­ti­vo no solo prepara al equipo para mane­jar difi­cul­tades. Tam­bién demues­tra una plan­i­fi­cación y pre­visión exhaustivas.

Pasos Pos­te­ri­ores à la Creación

Los sigu­ientes pasos para mover un proyec­to de la plan­i­fi­cación à la eje­cu­ción son críti­cos después de que se crea la car­ta del proyec­to. Estos pasos después de la creación de la car­ta del proyec­to ase­gu­ran que el proyec­to sea for­mal­mente aproba­do y que el alcance del proyec­to esté clara­mente definido y acor­da­do por todos los interesados.

Paso 1 Autor­izar el proyecto

El primer paso después de la creación de la car­ta del proyec­to es obten­er la aprobación for­mal para el proyec­to. Esto suele ser la revisión y aprobación de la car­ta del proyec­to por parte de los prin­ci­pales intere­sa­dos, como patroci­nadores del proyec­to, alta direc­ción o la jun­ta del proyecto.

La aprobación sirve como una luz verde ofi­cial que el proyec­to está alin­ea­do con los obje­tivos estratégi­cos y cuen­ta con el respal­do nece­sario en tér­mi­nos de recur­sos y apoyo ejec­u­ti­vo. Tam­bién autor­iza à la gestión del proyec­to a asig­nar recur­sos y tomar deci­siones nece­sarias rela­cionadas con el proyecto.

Paso 2 Desar­rol­lar una declaración de alcance

El desar­rol­lo de una declaración de alcance detal­la­da es críti­co una vez que se aprue­ba el proyec­to. Este doc­u­men­to pro­por­ciona una descrip­ción más detal­la­da de los entre­gables del proyec­to, límites y cri­te­rios de aceptación, basán­dose en el alcance ini­cial descrito en la car­ta del proyecto.

Para pre­venir la expan­sión del alcance, la declaración de alcance debe indicar clara­mente lo que está inclu­i­do y lo que está exclu­i­do del proyec­to. Tam­bién pro­por­ciona un claro pun­to de ref­er­en­cia que los intere­sa­dos pueden acor­dar y ayu­da a definir los cri­te­rios de lo que con­sti­tuye el éxi­to del proyecto.

Mejo­ran­do Su Car­ta del Proyecto

Con­se­jos para Car­tas de Proyec­to Efectivas

Crear una car­ta del proyec­to efi­ciente y con­cisa es cru­cial para estable­cer las bases para un proyec­to exi­toso. Aquí hay algunos con­se­jos prác­ti­cos para mejo­rar la cal­i­dad y efec­tivi­dad de sus car­tas de proyecto:

💡Ideas de su equipo

Incluir comen­tar­ios e ideas de los miem­bros del equipo que estarán direc­ta­mente involu­cra­dos en el proyec­to. La par­tic­i­pación tem­prana de su equipo puede pro­por­cionar per­spec­ti­vas valiosas que mejo­ran la rel­e­van­cia y via­bil­i­dad de la car­ta. Ase­gu­ra que la car­ta refle­je una com­pren­sión inte­gral de los req­ui­si­tos y desafíos del proyec­to por parte de aque­l­los que lo ejecutarán.

🖊️Man­te­nien­do la concisión

Una car­ta de proyec­to con­cisa es más efec­ti­va y fácil de usar. Con­cén­trese en incluir solo la infor­ma­ción esen­cial, como obje­tivos del proyec­to, prin­ci­pales intere­sa­dos, ries­gos clave y alcance. No debe haber sobre­car­ga de detalles en el doc­u­men­to, que pueden reser­varse para el plan del proyec­to. Util­ice un lengua­je claro y direc­to para ayu­dar a los intere­sa­dos a com­pren­der ráp­i­da­mente lo que el proyec­to bus­ca lograr y cómo participar.

📋Cre­an­do una plantilla

Desar­rol­lar una plan­til­la estandariza­da para sus car­tas de proyec­to para agilizar el pro­ce­so de creación para proyec­tos futur­os. Una plan­til­la ase­gu­ra con­sis­ten­cia en cómo se pre­sen­ta la infor­ma­ción y facili­ta a los intere­sa­dos encon­trar detalles rel­e­vantes. Incluya sec­ciones que cubran todos los aspec­tos críti­cos de una car­ta de proyec­to, y per­son­al­ice la plan­til­la según sea nece­sario basán­dose en lec­ciones apren­di­das de proyec­tos pasados.

💻Her­ramien­tas y Soft­ware para la Car­ta de Proyecto

Usar las her­ramien­tas y soft­ware cor­rec­tos es críti­co para mejo­rar la creación y gestión de car­tas de proyec­tos. Work­sec­tion es un ejem­p­lo de un soft­ware de gestión de proyec­tos con car­ac­terís­ti­cas adap­tadas al desar­rol­lo y man­ten­imien­to de car­tas de proyecto.

Esta platafor­ma facili­ta la creación colab­o­ra­ti­va de proyec­tos, sim­pli­fi­ca las actu­al­iza­ciones e inte­gra con otras her­ramien­tas de gestión de proyec­tos. Agiliza los pro­ce­sos al per­mi­tir que los miem­bros del equipo tra­ba­jen jun­tos en doc­u­men­tos de man­era flu­i­da, ase­gu­ran­do con­sis­ten­cia y pre­cisión a lo largo de toda la doc­u­mentación del proyec­to. Además, Work­sec­tion pro­mueve la trans­paren­cia y la comu­ni­cación efec­ti­va al cen­tralizar todos los doc­u­men­tos rela­ciona­dos con el proyec­to en una ubi­cación acce­si­ble, de modo que cada miem­bro del equipo ten­ga acce­so instan­tá­neo a todos los doc­u­men­tos del proyecto.

Esto es críti­co para man­ten­er la alin­eación y facil­i­tar la toma de deci­siones opor­tu­nas den­tro de los equipos de proyec­to, ase­gu­ran­do que cada miem­bro del equipo ten­ga acce­so instan­tá­neo a las últi­mas actu­al­iza­ciones e información.

Plan­til­las y Ejem­p­los de Car­tas de Proyec­to en Worksection

Puede agre­gar una car­ta de proyec­to en Work­sec­tion uti­lizan­do la fun­ción Descrip­ción del Proyec­to. Para tal fin, vaya à la con­fig­u­ración del proyecto:


El sigu­iente paso es com­ple­tar la infor­ma­ción requeri­da y guardar los datos. Tam­bién puede adjun­tar un archi­vo de Car­ta de Proyec­to direc­ta­mente a la Descrip­ción para ase­gu­rarse de que el equipo pue­da acced­er à la infor­ma­ción necesaria.

Plan­til­la de car­ta de proyecto

Aquí hay una plan­til­la bási­ca con infor­ma­ción sobre lo que incluye la car­ta del proyec­to. Puede per­son­alizarla según las necesi­dades especí­fi­cas de su proyecto:

  1. Títu­lo del Proyec­to: Pro­por­cione un títu­lo con­ciso que refle­je la nat­u­raleza del proyecto.
  2. Patroci­nador del Proyec­to: Nom­bre y depar­ta­men­to de la per­sona que patroci­na el proyecto.
  3. Ger­ente del Proyec­to: Nom­bre e infor­ma­ción de con­tac­to de la per­sona respon­s­able de ges­tionar el proyecto.
  4. Obje­tivos: Metas clara­mente definidas que el proyec­to bus­ca alcanzar.
  5. Alcance: Esboce lo que está inclu­i­do y exclu­i­do en el proyec­to. Especi­fique los límites para clar­i­ficar dónde comien­za y ter­mi­na el proyecto.
  6. Prin­ci­pales Intere­sa­dos: Enu­mere los prin­ci­pales indi­vid­u­os o gru­pos intere­sa­dos en el resul­ta­do del proyec­to y sus roles.
  7. Hitos: Hitos prin­ci­pales y sus fechas de final­ización esperadas.
  8. Recur­sos: Resumen del pre­supuesto y otros recur­sos asig­na­dos al proyecto.
  9. Ben­efi­cios: Descri­ba los ben­efi­cios antic­i­pa­dos de com­ple­tar el proyecto.
  10. Fir­ma: Fir­mas del patroci­nador del proyec­to, la gestión del proyec­to y los prin­ci­pales interesados.
  11. Anex­os: Cualquier infor­ma­ción adi­cional nece­saria para enten­der el proyec­to, como des­glose detal­la­do del pre­supuesto o especi­fi­ca­ciones técnicas.

Ejem­p­lo de una car­ta de proyec­to en Worksection

Así es cómo puede crear una car­ta del proyec­to uti­lizan­do la plan­til­la en Worksection:

Pre­gun­tas Fre­cuentes sobre las Car­tas de Proyecto

1️⃣¿Quién debe redac­tar la car­ta del proyecto?

La car­ta del proyec­to ideal­mente es escri­ta por el líder del proyec­to con la aportación de los par­tic­i­pantes del proyec­to, incor­po­ran­do todos los ele­men­tos vitales de la car­ta del proyec­to. Este enfoque colab­o­ra­ti­vo ase­gu­ra que la car­ta cubra tan­to la visión estratég­i­ca de la orga­ni­zación como los aspec­tos prác­ti­cos de la eje­cu­ción del proyec­to de man­era inte­gral. La par­tic­i­pación de la alta direc­ción del proyec­to o del patroci­nador del proyec­to es cru­cial para otor­gar à la car­ta la autori­dad nece­saria y ase­gu­rar su alin­eación con los obje­tivos empre­sar­i­ales más amplios, hacien­do de estos ele­men­tos esen­ciales para el éxi­to y la alin­eación orga­ni­za­cional del proyecto.

2️⃣¿Se puede edi­tar la car­ta del proyec­to a lo largo del ciclo de vida del proyecto?

Sí, la car­ta del proyec­to puede estar suje­ta a actu­al­iza­ciones durante el ciclo de vida del proyec­to, aunque tales cam­bios deberían ser gen­eral­mente mín­i­mos. Cam­bios sig­ni­fica­tivos en el alcance, los recur­sos o los obje­tivos pueden requerir revi­siones. Para man­ten­er clar­i­dad y con­sen­so sobre la direc­ción del proyec­to, cualquier cam­bio debe hac­erse con el acuer­do de los prin­ci­pales intere­sa­dos y ser for­mal­mente documentado.

3️⃣Mejores prác­ti­cas para pre­sen­tar la car­ta de proyec­to al equipo

Pre­sen­tar la Car­ta del Proyec­to de man­era efec­ti­va sig­nifi­ca comu­nicar clara­mente sus com­po­nentes clave para ase­gu­rar que todos los miem­bros del equipo entien­dan el alcance del proyec­to, lo que inten­ta lograr y sus roles indi­vid­uales den­tro del proyec­to. Las mejores prác­ti­cas incluyen:
  • Realizar una reunión de ini­cio: Dé a los miem­bros del equipo la opor­tu­nidad de hac­er pre­gun­tas y aclarar su com­pren­sión revisan­do la car­ta en detalle durante esta reunión.
  • Usar ayu­das visuales: Los aspec­tos más com­ple­jos de la car­ta, como crono­gra­mas y depen­den­cias, pueden ilus­trarse con grá­fi­cos, dia­gra­mas y diapositivas.
  • Dis­tribuir copias: Asegúrese de que cada miem­bro del equipo ten­ga acce­so à la car­ta, preferi­ble­mente en un for­ma­to que puedan con­sul­tar a lo largo del proyecto.
  • Resaltar pun­tos clave: Resalte ele­men­tos críti­cos como hitos, entre­gables clave y el camino de escalación para problemas.
  • Fomen­tar retroal­i­mentación: Per­mi­ta que los miem­bros del equipo pro­por­cio­nen su opinión sobre la car­ta, lo que puede ayu­dar a iden­ti­ficar prob­le­mas poten­ciales tem­pra­no y involu­crar al equipo en el éxi­to del proyecto.
Estos pasos pueden mejo­rar sig­ni­fica­ti­va­mente el com­pro­miso del equipo y los resul­ta­dos del proyec­to al fomen­tar un enfoque trans­par­ente e inclu­si­vo para la plan­i­fi­cación y eje­cu­ción del proyecto.

Con­clusión

Una Car­ta de Proyec­to es un doc­u­men­to que enu­mera los obje­tivos clave del proyec­to, define quién está involu­cra­do y establece cri­te­rios para el éxi­to. Al estable­cer la autori­dad y cer­ti­ficar la disponi­bil­i­dad de recur­sos nece­sar­ios, la car­ta es impor­tante para el ger­ente de proyec­to y el equipo.

Nuevas opor­tu­nidades y posi­bles ries­gos, metodología, pre­supuesto y crono­gra­ma se divul­gan en este doc­u­men­to. La car­ta debe demostrar los ben­efi­cios del proyec­to para la organización.

Sin una car­ta actu­al­iza­da, el ger­ente de proyec­to y los miem­bros del equipo cor­ren el ries­go de una batal­la con­tin­ua por la influ­en­cia y finan­ciamien­to. No ten­er una car­ta tam­bién puede hac­er que el proyec­to se estanca.
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