Um termo de abertura de projeto é um documento fundamental na gestão de projetos. É a autorização formal para a existência de um projeto e o roteiro para sua execução e controle. O termo serve tanto como uma diretiva quanto como um contrato. Ele facilita a autoridade do gerente de projeto para alocar recursos organizacionais às atividades do projeto.
Um Termo de Abertura de Projeto (TAP) explica a direção que sua organização está tomando e por quê,
o que mudará e quais riscos surgirão.
Criar um termo de abertura de projeto é um passo fundamental que está alinhado com as melhores práticas delineadas pelo Project Management Institute (PMI). Para os profissionais que são certificados como Profissionais de Gestão de Projetos (PMP), a criação de um termo de abertura de projeto é uma habilidade essencial. Esta certificação do PMI garante que os gerentes de projeto possam aplicar padrões globais de gestão de projetos, incluindo os padrões para iniciar e agendar projetos.
Este documento não apenas contém informações básicas, mas também reflete a visão geral dos interessados. O termo de abertura do projeto é geralmente criado na fase mais inicial do projeto, antes que a equipe do projeto (EP) seja formada. Ele é tipicamente escrito em colaboração com outros participantes do projeto e enviado aos interessados para revisão final. O termo é assinado pelos patrocinadores na maioria dos casos.
Definindo o Termo de Abertura do Projeto
O que é um Termo de Abertura de Projeto em Gestão de Projetos?
O termo de abertura do projeto é definido como um documento formal que não só define o escopo, os objetivos e os participantes de um projeto, mas também serve como uma ferramenta fundamental no processo de gestão de projetos. Este documento essencial descreve as metas do projeto, os principais interessados, o orçamento, o cronograma e a direção geral, fornecendo uma estrutura crítica para orientar a execução e a gestão do projeto.
O termo autoriza o gerente de projeto a usar recursos organizacionais para atingir os objetivos e é tipicamente aprovado no início do ciclo de vida do projeto. É melhor encaixar todas as informações em no máximo 1-2 páginas.
Por exemplo, o termo de abertura do projeto pode ser apresentado como um documento de texto, um documento do Google ou uma apresentação. Você também pode usar um sistema de gestão de projetos com a possibilidade de especificação do termo de abertura do projeto na descrição.
Descrição do projeto no painel do projeto Worksection
O que o TAP esclarece?
- Que tipo de profissional se torna um Gerente de Projeto (GP) e quais são suas responsabilidades?
- O propósito do projeto e sua relação com as métricas de negócios
- Quem aprova e financia o projeto
- A composição da equipe do projeto, os requisitos e expectativas do projeto, e as responsabilidades de cada participante
- Critérios de sucesso
Termo de Abertura do Projeto vs. Plano de Projeto
O termo de abertura do projeto é criado nas fases iniciais do projeto para de forma ampla definir a visão e o escopo do projeto. Ele inclui detalhes de alto nível do projeto, como objetivos, principais partes interessadas e o nível de autoridade do gerente de projeto. Por outro lado, um plano de projeto é desenvolvido após o termo de abertura do projeto e fornece informações detalhadas sobre como o projeto será executado, monitorado e encerrado. O plano de projeto inclui cronogramas detalhados, alocações de recursos, planos de gerenciamento de riscos e planos de comunicação.O termo de abertura do projeto estabelece a estrutura estratégica para um projeto e fornece uma visão macro dos elementos necessários para a iniciação do projeto. Em contraste, o plano de projeto serve como um guia tático que gerencia a fase de execução do projeto, focando nos detalhes operacionais e logísticos da gestão de projetos.
A relação entre o termo de abertura do projeto e o plano de projeto é sinérgica, pois a clareza e a direção fornecidas pelo termo influenciam diretamente o planejamento detalhado e o sucesso final do projeto. O termo fornece alinhamento inicial com as metas estratégicas da organização, enquanto o plano operacionaliza essas metas em passos acionáveis, cronogramas e planos de recursos.
Finalidade de um Termo de Abertura do Projeto
Três riscos críticos ressaltam a importância de ter um termo de abertura de projeto bem elaborado, que pode determinar o sucesso de um projeto:
- Falta de Autoridade e Recursos: Sem um termo de abertura de projeto, o gerente de projeto pode enfrentar obstáculos significativos ao exercer autoridade e garantir os recursos necessários. O termo serve como um documento oficial que obtém a aprovação dos interessados, essencialmente concedendo à gestão de projeto o mandato para operar dentro de parâmetros definidos. Essa aprovação é crucial, pois apoia o gerente de projeto na obtenção dos recursos e autoridade necessários sem ter que negociar ou justificar constantemente cada decisão, evitando assim atrasos e interrupções.
- Expectativas do Projeto Pouco Claras: Um projeto sem um termo de abertura corre o risco de ter objetivos nebulosos, levando ao aumento do escopo—uma situação onde os objetivos do projeto se expandem além dos planos originais sem controle adequado. Um termo delineia claramente os objetivos e entregáveis do projeto, estabelecendo um caminho definido e expectativas desde o início. Essa clareza ajuda a manter o foco e alinha os esforços da equipe do projeto com os resultados pré-definidos, reduzindo assim a probabilidade de expansão do projeto e entregáveis desalinhados.
- Desalinhamento com as Metas Organizacionais: Projetos iniciados sem um termo de abertura podem desviar-se inadvertidamente ou contradizer as metas organizacionais mais amplas. Um termo de abertura bem construído conecta o projeto aos objetivos estratégicos da organização, explicando como o projeto contribui para a estratégia geral de negócios. Este alinhamento é crucial para garantir apoio contínuo da alta administração e assegurar que o projeto contribua positivamente para o sucesso a longo prazo da empresa.
Componentes-Chave de um Termo de Abertura de Projeto
Objetivos e Restrições do Projeto
Um termo de abertura de projeto delineia os principais objetivos do projeto, especificando os resultados desejados que se alinham com as metas organizacionais mais amplas. Ele também detalha as restrições ou limitações dentro das quais o projeto deve operar, como limites orçamentários, prazos, disponibilidade de recursos e limites de escopo específicos. A articulação de metas e restrições no termo é crítica. Este duplo foco guiará cada fase do ciclo de vida do projeto, desde o planejamento até a execução, garantindo que o projeto permaneça no caminho certo enquanto gerencia recursos e expectativas dos interessados de forma eficiente.
Definir objetivos claros fornece à equipe do projeto um padrão mensurável contra o qual medir o progresso e o sucesso, enquanto as restrições ajudam a garantir que o projeto não ultrapasse e permaneça focado nos entregáveis essenciais. Juntos, esses elementos formam uma abordagem estratégica que é crítica para alinhar o projeto com a direção estratégica geral da organização, facilitando a tomada de decisões eficazes e práticas de gestão de projetos.
Cronograma do Projeto
O cronograma do projeto é um componente essencial do termo de abertura do projeto. Ele detalha as datas de início e término do projeto e mapeia marcos e prazos chave. A inclusão de um cronograma no termo de abertura do projeto ajuda a estabelecer um cronograma claro que todos os participantes do projeto possam seguir. Ele serve como uma ferramenta para monitorar o progresso e garante que o projeto permaneça no caminho certo para atender aos seus objetivos definidos dentro do tempo alocado. Cronogramas eficazes não são apenas agendas; são ferramentas estratégicas que ajudam a gerenciar recursos, ajustar prioridades e mitigar potenciais atrasos ou riscos.
Principais Interessados
Identificar principais interessados no termo de abertura do projeto é crucial para o sucesso do projeto. Os interessados normalmente incluem qualquer pessoa impactada pelo projeto ou aqueles que têm influência sobre o resultado do projeto. Este grupo pode incluir patrocinadores do projeto, membros da equipe, clientes, usuários finais ou fornecedores externos. O termo deve definir explicitamente os papéis, responsabilidades e expectativas de cada interessado para promover transparência e responsabilidade.
Compreender quem são os interessados e seus respectivos interesses no projeto é essencial para desenvolver comunicação e estratégias de gestão de projetos sob medida que apoiem a execução colaborativa e eficaz do projeto. Identificar precisamente esses interessados garante que todas as entradas necessárias sejam consideradas e que o projeto atenda a todos os interesses e requisitos relevantes, o que é crítico para alcançar os resultados desejados e assegurar o alinhamento do projeto com objetivos de negócios mais amplos.
Riscos Identificados
O termo de abertura do projeto deve antecipar e delinear riscos potenciais que poderiam impactar a trajetória do projeto desde seu início. Esses riscos podem incluir restrições orçamentárias, atrasos no cronograma, falhas tecnológicas, disponibilidade de recursos ou fatores externos como mudanças regulatórias. Documentar esses riscos é crucial, pois prepara a equipe do projeto para lidar com desafios de forma proativa. A identificação eficaz de riscos ajuda a desenvolver estratégias de mitigação que podem ser implementadas caso esses riscos se materializem, garantindo que o projeto permaneça no caminho certo em direção aos seus objetivos.
Benefícios do Projeto
O termo de abertura do projeto deve articular claramente os benefícios esperados com a conclusão do projeto. Esses benefícios geralmente estão alinhados com as metas estratégicas de negócios e podem incluir maior eficiência, economia de custos, satisfação aprimorada do cliente ou vantagens competitivas. Destacar esses benefícios é essencial não apenas para justificar a iniciação do projeto, mas também para manter o envolvimento e apoio dos interessados ao longo do ciclo de vida do projeto. Ele fornece uma visão clara do que a organização busca alcançar, servindo como um ponto de referência contínuo para a proposta de valor do projeto.
Visão Geral do Orçamento
A síntese do orçamento em um termo de abertura de projeto é crítica para estabelecer a estrutura financeira de um projeto. Esta seção não só fornece uma estimativa detalhada dos fundos necessários para cobrir todos os custos esperados — como mão de obra, materiais, tecnologia e contingências — mas também antecipando possíveis excessos financeiros e inclui planos para tais situações.
Ao definir esses parâmetros financeiros, o termo de abertura do projeto ajuda os interessados a compreender a viabilidade econômica e os recursos necessários, facilitando melhores decisões de investimento e supervisão financeira. Este esboço financeiro abrangente garante que todos os participantes do projeto estejam cientes das implicações de custos e das responsabilidades financeiras, o que é crítico para manter a transparência e prevenir excessos orçamentários, garantindo assim a viabilidade financeira do projeto.
Elaborando um Termo de Abertura de Projeto
Guia Passo-a-Passo para Criar um Termo de Abertura de Projeto
Passo 1 Entenda os principais objetivos e metas do projeto
Comece definindo claramente o que o projeto pretende alcançar. Engaje-se com os principais interessados para obter insights e expectativas. Liste 3-5 metas menores a serem alcançadas à medida que o projeto avança. Certifique-se de que sejam específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado. Em outras palavras, elas são SMART.
Analise como o projeto pode afetar o desempenho empresarial da organização.
Passo 2 Defina a organização do projeto
Delineie a estrutura da equipe do projeto e identifique papéis e responsabilidades. Isso inclui especificar quem é o gerente do projeto, definir os papéis dos membros da equipe e estabelecer a hierarquia e os canais de comunicação dentro da equipe. Esclarecer isso cedo ajuda a prevenir confusões e estabelece a estrutura para a responsabilidade e autoridade dentro do projeto.
O Worksection fornece a você uma estrutura clara de quem está envolvido em um projeto, permitindo que você organize facilmente o trabalho dentro de uma equipe, bem como com clientes e freelancers.
Passo 3 Crie um plano de implementação
Desenvolva um plano detalhado que descreva como os objetivos do projeto serão atingidos. Isso deve incluir as fases do projeto, atividades principais, marcos e prazos. O plano de implementação deve também detalhar os recursos necessários para cada fase do projeto, incluindo tempo, orçamento e recursos humanos.
Passo 4 Liste áreas potenciais de problema
Realize uma avaliação de riscos para identificar problemas potenciais como alocação de recursos, cronogramas atrasados ou dependências externas. Delineie estratégias de mitigação para esses riscos. Esta abordagem proativa não só prepara a equipe para lidar com dificuldades, mas também demonstra planejamento e previsibilidade minuciosos.
Passos Pós-Criação
Os próximos passos para mover um projeto do planejamento para a execução são críticos após a criação do termo de abertura do projeto. Esses passos após a criação do termo de abertura garantem que o projeto seja formalmente aprovado e que o escopo do projeto seja claramente definido e acordado por todos os interessados.
Passo 1 Autorize o projeto
O primeiro passo após a criação do termo de abertura do projeto é obter a aprovação formal para o projeto. Isso é tipicamente a revisão e aprovação do termo de abertura do projeto pelos principais interessados, como patrocinadores do projeto, alta administração ou o conselho do projeto.
A aprovação serve como um sinal verde oficial de que o projeto está alinhado com as metas estratégicas e possui o apoio necessário em termos de recursos e suporte executivo. Também autoriza a gestão do projeto a alocar recursos e tomar decisões necessárias relacionadas ao projeto.
Passo 2 Desenvolva uma declaração de escopo
O desenvolvimento de uma declaração de escopo detalhada é crítico uma vez que o projeto é aprovado. Este documento fornece uma descrição mais detalhada dos entregáveis do projeto, limites e critérios de aceitação, construindo sobre o escopo inicial delineado no termo de abertura do projeto.
Para prevenir o aumento do escopo, a declaração de escopo deve declarar claramente o que está incluído e o que está excluído do projeto. Ela também fornece uma referência clara que os interessados podem concordar e ajuda a definir os critérios para o que constitui o sucesso do projeto.
Aprimorando Seu Termo de Abertura de Projeto
Dicas para Termos de Abertura de Projetos Eficazes
Criar um termo de abertura de projeto eficiente e conciso é crucial para preparar o terreno para um projeto bem-sucedido. Aqui estão algumas dicas práticas para melhorar a qualidade e eficácia dos seus termos de abertura de projeto:
Insights de sua equipe
Inclua feedback e insights dos membros da equipe que estarão diretamente envolvidos no projeto. O engajamento precoce com sua equipe pode fornecer perspectivas valiosas que melhoram a relevância e viabilidade do termo. Isso garante que o termo reflita uma compreensão abrangente dos requisitos e desafios do projeto da parte daqueles que o executarão.
Mantê-lo conciso
Um termo de abertura conciso é mais eficaz e fácil de usar. Concentre-se em incluir apenas as informações essenciais, como objetivos do projeto, principais interessados, riscos principais e escopo. Não deve haver um excesso de detalhes no documento, que pode ser reservado para o plano de projeto. Use uma linguagem clara e direta para ajudar os interessados a entender rapidamente o que o projeto pretende realizar e como participar.
Criando um modelo
Desenvolva um modelo padronizado para seus termos de abertura de projeto para simplificar o processo de criação para projetos futuros. Um modelo garante consistência na forma como as informações são apresentadas e facilita para os interessados encontrarem detalhes relevantes. Inclua seções que cubram todos os aspectos críticos de um termo de abertura de projeto e personalize o modelo conforme necessário com base nas lições aprendidas em projetos anteriores.
Ferramentas e Software para Termo de Abertura de Projeto
Usar as ferramentas e softwares certos é crítico para melhorar a criação e a gestão dos termos de abertura de projetos. Worksection é um exemplo de software de gestão de projetos com recursos voltados para o desenvolvimento e a manutenção de termos de abertura de projetos.
Esta plataforma facilita a criação colaborativa de projetos, simplifica atualizações e se integra a outras ferramentas de gestão de projetos. Ela streamlines processos ao permitir que os membros da equipe trabalhem juntos em documentos de forma fluida, garantindo consistência e precisão ao longo de toda a documentação do projeto. Além disso, o Worksection promove transparência e comunicação eficaz centralizando todos os documentos relacionados ao projeto em um único local acessível, onde cada membro da equipe tem acesso instantâneo a todos os documentos do projeto.
Isso é crítico para manter o alinhamento e facilitar a tomada de decisões em tempo hábil dentro das equipes de projeto, garantindo que cada membro da equipe tenha acesso instantâneo às atualizações e informações mais recentes.
Templates e Exemplos de Termos de Abertura de Projeto no Worksection
Você pode adicionar um termo de abertura de projeto no Worksection usando o recurso Descrição do Projeto. Para isso, acesse as configurações do projeto:
O próximo passo é preencher as informações necessárias e salvar os dados. Você também pode anexar um arquivo de Termo de Abertura de Projeto diretamente à Descrição para garantir que a equipe possa acessar as informações necessárias.
Modelo de termo de abertura de projeto
Aqui está um modelo básico com informações que o termo de abertura de projeto inclui. Você pode personalizar de acordo com as necessidades específicas do seu projeto:
- Título do Projeto: Forneça um título conciso que reflita a natureza do projeto.
- Patrocinador do Projeto: Nome e departamento da pessoa que está patrocinando o projeto.
- Gerente de Projeto: Nome e informações de contato do indivíduo responsável por gerenciar o projeto.
- Objetivos: Metas claramente definidas que o projeto pretende alcançar.
- Escopo: Delimite o que está incluído e o que está excluído do projeto. Especifique os limites para esclarecer onde o projeto começa e termina.
- Principais Interessados: Liste os principais indivíduos ou grupos interessados no resultado do projeto e seus papéis.
- Marcos: Principais marcos e suas datas de conclusão esperadas.
- Recursos: Resumo do orçamento e outros recursos alocados ao projeto.
- Benefícios: Descreva os benefícios antecipados da conclusão do projeto.
- Assinatura: Assinaturas do patrocinador do projeto, gestão do projeto e principais interessados.
- Apêndices: Quaisquer informações adicionais necessárias para entender o projeto, como detalhamentos orçamentários ou especificações técnicas.
Exemplo de um termo de abertura de projeto no Worksection
Veja como você pode criar um termo de abertura de projeto usando o modelo no Worksection:
Perguntas Frequentes sobre Termos de Abertura de Projeto
Quem deve elaborar o termo de abertura do projeto?
O termo de abertura do projeto é idealmente escrito pelo líder do projeto com input dos participantes do projeto, incorporando todos os elementos vitais do termo de abertura do projeto. Esta abordagem colaborativa assegura que o termo abranja tanto a visão estratégica da organização quanto os aspectos práticos da execução do projeto de forma abrangente. A participação da alta gestão do projeto ou do patrocinador do projeto é crucial para dar ao termo a autoridade necessária e assegurar que ele esteja alinhado com os objetivos de negócios mais amplos, tornando esses elementos essenciais para o sucesso e alinhamento organizacional do projeto.
O termo de abertura do projeto pode ser editado ao longo do ciclo de vida do projeto?
Sim, o termo de abertura do projeto pode ser sujeito a atualizações durante o ciclo de vida do projeto, embora tais mudanças geralmente devam ser mínimas. Mudanças significativas no escopo, recursos ou objetivos podem exigir revisões. Para manter a clareza e o consenso sobre a direção do projeto, quaisquer mudanças devem ser feitas com o acordo dos principais interessados e formalmente documentadas.
Melhores práticas para apresentar o termo de abertura do projeto à equipe
Apresentar o Termo de Abertura de maneira eficaz significa comunicar claramente seus componentes-chave para garantir que todos os membros da equipe entendam o escopo do projeto, o que está tentando realizar e seus papéis individuais dentro do projeto. As melhores práticas incluem:
- Realize uma reunião de abertura: Dê aos membros da equipe a oportunidade de fazer perguntas e esclarecer sua compreensão revisando o termo em detalhes nesta reunião.
- Use recursos visuais: Aspectos mais complexos do termo, como cronogramas e dependências, podem ser ilustrados com gráficos, diagramas e slides.
- Distribua cópias: Certifique-se de que cada membro da equipe tenha acesso ao termo, de preferência em um formato que possa consultar ao longo do projeto.
- Destaque pontos-chave: Destaque elementos críticos, como marcos, entregáveis-chave e o caminho de escalonamento para problemas.
- Incentive feedback: Permita que os membros da equipe forneçam input sobre o termo, o que pode ajudar a identificar problemas potenciais cedo e engajar a equipe no sucesso do projeto.
Conclusão
Um Termo de Abertura de Projeto é um documento que lista os principais objetivos do projeto, define quem está envolvido e estabelece critérios de sucesso. Ao estabelecer autoridade e certificar a disponibilidade de recursos necessários, o termo é importante para o gerente do projeto e a equipe.
Novas oportunidades e potenciais riscos, metodologia, orçamento e cronograma são divulgados neste documento. O termo deve demonstrar os benefícios do projeto para a organização.
Sem um termo atualizado, o gerente de projeto e os membros da equipe correm o risco de uma batalha contínua por influência e financiamento. Não ter um também pode fazer com que o projeto fique atolado.