Une charte de projet est un document fondamental en gestion de projet. C’est l’autorisation formelle pour l’existence d’un projet et la feuille de route pour son exécution et son contrôle. La charte sert à la fois de directive et de contrat. Elle facilite l’autorité du chef de projet pour allouer des ressources organisationnelles aux activités du projet.
Une Charte de Projet (PC) explique la direction que prend votre organisation et pourquoi,
ce qui va changer, et quels risques vont surgir.
Créer une charte de projet est une étape fondamentale qui s’aligne avec les meilleures pratiques énoncées par le Project Management Institute (PMI). Pour les professionnels certifiés comme Project Management Professional (PMP), la création d’une charte de projet est une compétence essentielle. Cette certification PMI garantit que les chefs de projet peuvent appliquer des normes mondiales de gestion de projet, y compris les normes pour initier et planifier des projets.
Ce document né contient pas seulement des informations de base, mais reflète également la vision globale des parties prenantes. La charte de projet est généralement créée au tout début du projet, avant que l’équipe projet (PT) né soit formée. Elle est typiquement écrite en collaboration avec d’autres participants au projet et soumise aux parties prenantes pour examen final. La charte est signée par les sponsors dans la plupart des cas.
Définir la Charte de Projet
Qu’est-ce qu’une Charte de Projet en Gestion de Projet?
La charte de projet définit un document formel qui non seulement définit le périmètre, les objectifs et les participants d’un projet, mais qui sert également d’outil fondamental dans le processus de gestion de projet. Ce document essentiel décrit les objectifs du projet, les principales parties prenantes, le budget, le calendrier et la direction générale, fournissant un cadre critique pour guider l’exécution et la gestion du projet.
La charte autorise le chef de projet à utiliser les ressources organisationnelles pour atteindre les objectifs et est généralement approuvée au début du cycle de vie du projet. Il est préférable de condenser toutes les informations sur un maximum de 1 – 2 pages.
Par exemple, la charte de projet peut se présenter sous forme de document texte, de document Google ou de présentation. Vous pouvez également utiliser un système de gestion de projet avec la possibilité de spécifier la charte de projet dans la description.
Description du projet sur le tableau de bord de projet Worksection
Que clarifie la PC?
- Quel type de professionnel devient Chef de Projet (PM) et quelles sont ses responsabilités?
- Le but du projet et sa relation avec les indicateurs commerciaux
- Qui approuve et finance le projet
- La composition de l’équipe projet, les exigences et attentes du projet, et les responsabilités de chaque participant
- Critères de succès
Charte de Projet vs. Plan de Projet
La charte de projet est créée aux premiers stades d’un projet pour définir de manière large la vision et le périmètre du projet. Elle inclut des détails de haut niveau sur le projet tels que les objectifs, les principales parties prenantes et le niveau d’autorité du chef de projet. En revanche, un plan de projet est développé après la charte de projet et fournit des informations détaillées sur comment le projet sera exécuté, surveillé et clôturé. Le plan de projet comprend des échéanciers détaillés, des allocations de ressources, des plans de gestion des risques et des plans de communication.La charte de projet établit le cadre stratégique pour un projet et fournit une vue macro des éléments nécessaires pour l’initiation du projet. En revanche, le plan de projet sert de guide tactique qui gère la phase d’exécution du projet, se concentrant sur les détails opérationnels et la logistique de la gestion de projet.
La relation entre la charte de projet et le plan de projet est synergique, car la clarté et la direction fournies par la charte influencent directement la planification détaillée et le succès ultime du projet. La charte fournit un alignement initial avec les objectifs stratégiques de l’organisation, tandis que le plan opérationnalise ces objectifs en étapes actionnables, calendriers et plans de ressources.
Objectif d’une Charte de Projet
Trois risques critiques soulignent l’importance d’avoir une charte de projet bien rédigée, qui peut faire ou défaire le succès d’un projet :
- Manqué d’Autorité et de Ressources: Sans charte de projet, le chef de projet peut faire face à des obstacles significatifs pour exercer son autorité et obtenir les ressources nécessaires. La charte sert de document officiel qui obtient l’approbation des parties prenantes, accordant essentiellement aux gestionnaires de projet le mandat d’opérer dans des paramètres définis. Cette approbation est cruciale car elle soutient le chef de projet dans l’acquisition des ressources et de l’autorité nécessaires sans avoir à négocier ou à justifier chaque décision, évitant ainsi les retards et les perturbations.
- Attentes de Projet Floues: Un projet sans charte risqué d’avoir des objectifs nébuleux, menant à un glissement de périmètre — une situation où les objectifs du projet s’étendent au-delà des plans d’origine sans contrôle approprié. Une charte décrit clairement les objectifs et les livrables du projet, établissant un chemin défini et des attentes dès le départ. Cette clarté aide à maintenir l’orientation et à aligner les efforts de l’équipe de projet avec les résultats prédéfinis, réduisant ainsi la probabilité d’étalement du projet et de livrables mal alignés.
- Mauvaise Alignement avec les Objectifs Organisationnels: Les projets initiés sans charte peuvent s’écarter inadvertamment des objectifs organisationnels plus larges ou les contredire. Une charte bien construite relie le projet aux objectifs stratégiques de l’organisation, expliquant comment le projet contribue à la stratégie commerciale globale. Cet alignement est crucial pour obtenir un soutien continu de la part de la direction supérieure et garantir que le projet contribue positivement au succès à long terme de l’entreprise.
Composants Clés d’une Charte de Projet
Objectifs et Contraintes du Projet
Une charte de projet décrit les objectifs principaux du projet, spécifiant les résultats souhaités qui s’alignent avec les objectifs organisationnels plus larges. Elle détaille également les contraintes ou limitations dans lesquelles le projet doit opérer, telles que les limites budgétaires, les contraintes de temps, la disponibilité des ressources, et des limites de périmètre spécifiques. L’articulation à la fois des objectifs et des contraintes dans la charte est critique. Ce double focus guide chaque phase du cycle de vie du projet, de la planification à l’exécution, s’assurant que le projet reste sur la bonne voie tout en gérant efficacement les ressources et les attentes des parties prenantes.
Définir des objectifs clairs fournit à l’équipe projet un standard mesurable auquel mesurer les progrès et le succès, tandis que les contraintes aident à s’assurer que le projet né dépasse pas ses limites et reste concentré sur les livrables essentiels. Ensemble, ces éléments tracent une approche stratégique qui est importante pour aligner le projet avec la direction stratégique globale de l’organisation, facilitant une prise de décision efficace et des pratiques de gestion de projet.
Chronologie du Projet
La chronologie du projet est une composante essentielle de la charte de projet. Elle détaille les dates de début et de fin du projet et trace les jalons clés et les délais. L’inclusion d’une chronologie dans la charte de projet aide à établir un calendrier clair que tous les participants au projet peuvent suivre. Elle sert d’outil pour surveiller les progrès et s’assure que le projet reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs définis dans les délais impartis. Des chronologies efficaces né sont pas seulement des calendriers ; ce sont des outils stratégiques qui aident à gérer les ressources, ajuster les priorités et atténuer les retards ou risques potentiels.
Parties Prenantes Clés
Identifier les parties prenantes clés dans la charte de projet est crucial pour le succès du projet. Les parties prenantes incluent généralement toute personne impactée par le projet ou celles qui ont une influence sur le résultat du projet. Ce groupe pourrait inclure des sponsors de projet, des membres de l’équipe, des clients, des utilisateurs finaux ou des fournisseurs externes. La charte devrait définir explicitement les rôles, responsabilités, et attentes de chaque partie prenante pour favoriser la transparence et la responsabilité.
Comprendre qui sont les parties prenantes et leurs intérêts respectifs dans le projet est essentiel pour développer une communication adaptée et des stratégies de gestion de projet qui soutiennent l’exécution collaborative et efficace du projet. Identifier précisément ces parties prenantes s’assure que toutes les contributions nécessaires sont prises en compte et que le projet répond à tous les intérêts et exigences pertinents, ce qui est crucial pour atteindre les résultats souhaités et garantir l’alignement du projet avec les objectifs commerciaux plus larges.
Risques Identifiés
La charte de projet doit anticiper et décrire les risques potentiels qui pourraient impacter la trajectoire du projet dès le départ. Ces risques peuvent inclure des contraintes budgétaires, des délais de calendrier, des pannes technologiques, la disponibilité des ressources, ou des facteurs externes tels que des changements réglementaires. Documenter ces risques est crucial car cela prépare l’équipe projet à gérer les défis de manière proactive. Une identification efficace des risques aide à développer des stratégies d’atténuation qui peuvent être mises en œuvre si ces risques se matérialisent, garantissant que le projet reste sur la bonne voie vers ses objectifs.
Bénéfices du Projet
La charte de projet devrait clairement articuler les bénéfices attendus de l’achèvement du projet. Ces bénéfices s’alignent souvent avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et peuvent inclure une efficacité accrue, des économies de coûts, une satisfaction client améliorée, ou des avantages concurrentiels. Mettre en avant ces bénéfices est essentiel non seulement pour justifier l’initiation du projet mais aussi pour maintenir l’engagement et le soutien des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet. Cela fournit une vision claire de ce que l’organisation vise à accomplir, servant de point de référence continu pour la proposition de valeur du projet.
Aperçu Budgétaire
Le résumé budgétaire dans une charte de projet est critique pour établir le cadre financier d’un projet. Cette section fournit non seulement une estimation détaillée des fonds nécessaires pour couvrir tous les coûts attendus — tels que le travail, les matériaux, la technologie et les imprévus — mais anticipe également les dépassements financiers éventuels et inclut des plans pour de telles situations.
En définissant ces paramètres financiers, la charte de projet aide les parties prenantes à comprendre la faisabilité économique et les ressources requises, facilitant de meilleures décisions d’investissement et une surveillance financière. Cette présentation financière complète s’assure que tous les participants au projet sont conscients des implications de coût et des responsabilités financières, ce qui est critique pour maintenir la transparence et prévenir les dépassements budgétaires, garantissant ainsi la viabilité financière du projet.
Élaborer une Charte de Projet
Guide ÉTAPE par ÉTAPE pour Créer une Charte de Projet
Étape 1 Comprendre les objectifs et buts clés du projet
Commencez par définir clairement ce que le projet vise à accomplir. Engagez-vous avec les principales parties prenantes pour recueillir des informations et des attentes. Listez 3 à 5 objectifs plus petits à réaliser au fur et à mesure de la progression du projet. Assurez-vous qu’ils sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, et limités dans le temps. En d’autres termes, ils sont SMART.
Analysez comment le projet peut affecter la performance commerciale de l’organisation.
Étape 2 Définir l’organisation du projet
Décrivez la structure de l’équipe projet et identifiez les rôles et responsabilités. Cela comprend de spécifier qui est le chef de projet, de définir les rôles des membres de l’équipe, et d’établir la hiérarchie et les canaux de communication au sein de l’équipe. Clarifier cela tôt aide à éviter la confusion et établit le cadre pour la responsabilité et l’autorité au sein du projet.
Worksection vous fournit une structure claire sur qui est impliqué dans un projet, ce qui vous permet d’organiser facilement le travail au sein d’une équipe ainsi que avec des clients et des freelances.
Étape 3 Créer un plan de mise en œuvre
Développez un plan détaillé qui décrit comment les objectifs du projet seront atteints. Cela devrait inclure les phases du projet, les activités clés, les jalons et les délais. Le plan de mise en œuvre devrait également détailler les ressources nécessaires pour chaque étape du projet, y compris le temps, le budget et les ressources humaines.
Étape 4 Lister les zones potentielles de problème
Effectuez une évaluation des risques pour identifier les problèmes potentiels tels que l’allocation des ressources, les délais retardés, ou les dépendances externes. Décrivez les stratégies d’atténuation pour ces risques. Cette approche proactive prépare non seulement l’équipe à gérer les difficultés. Cela démontre également une planification approfondie et une prévoyance.
Étapes Post-Création
Les prochaines étapes pour passer d’un projet de la planification à l’exécution sont critiques après la création de la charte de projet. Ces étapes après la création de la charte de projet garantissent que le projet est formellement approuvé et que le périmètre du projet est clairement défini et accepté par toutes les parties prenantes.
Étape 1 Autoriser le projet
La première étape après la création de la charte de projet est d’obtenir l’approbation formelle pour le projet. Cela se fait en général par la révision et l’approbation de la charte de projet par les principales parties prenantes telles que les sponsors du projet, la direction supérieure, ou le comité de projet.
L’approbation sert de feu vert officiel que le projet est aligné avec les objectifs stratégiques et dispose du soutien nécessaire en termes de ressources et de soutien exécutif. Elle autorise également la gestion du projet à allouer des ressources et à prendre des décisions nécessaires liées au projet.
Étape 2 Développer une déclaration de périmètre
Le développement d’une déclaration de périmètre détaillée est critique une fois le projet approuvé. Ce document fournit une description plus détaillée des livrables du projet, des limites, et des critères d’acceptation, s’appuyant sur le périmètre initial décrit dans la charte de projet.
Pour prévenir un glissement de périmètre, la déclaration de périmètre devrait clairement indiquer ce qui est inclus et ce qui est exclu du projet. Elle fournit également une référence claire sur laquelle les parties prenantes peuvent s’accorder et aide à définir les critères de ce qui constitue le succès du projet.
Améliorer Votre Charte de Projet
Conseils pour des Chartes de Projet Efficaces
Créer une charte de projet efficace et concise est crucial pour préparer le terrain à un projet réussi. Voici quelques conseils pratiques pour améliorer la qualité et l’efficacité de vos chartes de projet :
Aperçus de votre équipe
Incluez des retours et des idées de membres de l’équipe qui seront directement impliqués dans le projet. Un engagement précoce avec votre équipe peut fournir des perspectives précieuses qui améliorent la pertinence et la faisabilité de la charte. Cela garantit que la charte reflète une compréhension complète des exigences et défis du projet de ceux qui l’exécuteront.
Rester concis
Une charte de projet concise est plus efficace et plus facile à utiliser. Concentrez-vous sur l’inclusion uniquement des informations essentielles telles que les objectifs du projet, les parties prenantes clés, les principaux risques, et le périmètre. Évitez de surcharger le document avec trop de détails, qui peuvent être réservés pour le plan de projet. Utilisez un langage clair et direct pour aider les parties prenantes à comprendre rapidement ce que le projet vise à accomplir et comment participer.
Créer un modèle
Développez un modèle standardisé pour vos chartes de projet afin de rationaliser le processus de création pour les projets futurs. Un modèle garantit la cohérence dans la manière dont l’information est présentée et facilite la recherché des détails pertinents par les parties prenantes. Incluez des sections qui couvrent tous les aspects critiques d’une charte de projet et personnalisez le modèle si nécessaire en fonction des leçons tirées des projets passés.
Outils et Logiciels pour la Charte de Projet
Utiliser les bons outils et logiciels est critique pour améliorer la création et la gestion des chartes de projet. Worksection est un exemple de logiciel de gestion de projet avec des fonctionnalités adaptées au développement et à l’entretien des chartes de projet.
Cette plateforme facilite la création collaborative de projets, simplifie les mises à jour et s’intègre à d’autres outils de gestion de projet. Elle rationalise les processus en permettant aux membres de l’équipe de travailler ensemble sur des documents de manière fluide, garantissant ainsi la cohérence et l’exactitude de toute la documentation du projet. De plus, Worksection promeut la transparence et une communication efficace en centralisant tous les documents liés au projet dans un lieu unique et accessible, permettant à chaque membre de l’équipe d’accéder instantanément à tous les documents du projet.
Cela est crucial pour maintenir l’alignement et faciliter la prise de décision en temps utile au sein des équipes projet, s’assurant que chaque membre de l’équipe ait un accès instantané aux dernières mises à jour et informations.
Modèles et Exemples de Charte de Projet dans Worksection
Vous pouvez ajouter une charte de projet dans Worksection en utilisant la fonctionnalité Description du Projet. À cet effet, accédez aux paramètres du projet :
La prochaine étape consiste à remplir les informations requises et à enregistrer les données. Vous pouvez également joindre un fichier de Charte de Projet directement à la Description pour vous assurer que l’équipe puisse accéder aux informations nécessaires.
Modèle de charte de projet
Voici un modèle de base avec des informations sur ce que la charte de projet inclut. Vous pouvez le personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre projet :
- Titre du Projet : Fournissez un titre concis qui reflète la nature du projet.
- Sponsor du Projet : Nom et département de la personne qui sponsorise le projet.
- Chef de Projet : Nom et informations de contact de la personne responsable de la gestion du projet.
- Objectifs : Objectifs clairement définis que le projet vise à atteindre.
- Périmètre : Décrivez ce qui est inclus et exclu dans le projet. Spécifiez les limites pour clarifier où le projet commence et se termine.
- Parties Prenantes Clés : Listez les principales personnes ou groupes intéressés par le résultat du projet et leurs rôles.
- Jalons : Principaux jalons et leurs dates d’achèvement prévues.
- Ressources : Résumé du budget et d’autres ressources allouées au projet.
- Bénéfices : Décrivez les bénéfices anticipés de l’achèvement du projet.
- Approbation : Signatures du sponsor du projet, de la gestion de projet et des parties prenantes clés.
- Appendices : Toute information supplémentaire nécessaire à la compréhension du projet, telle que des details budgétaires ou des spécifications techniques.
Exemple de charte de projet dans Worksection
Voici comment vous pouvez créer une charte de projet en utilisant le modèle dans Worksection :
FAQs sur les Chartes de Projet
Qui devrait rédiger la charte de projet?
La charte de projet est idéalement rédigée par le leader du projet avec les contributions des participants au projet, incorporant tous les éléments vitaux de la charte de projet. Cette approche collaborative garantit que la charte couvre à la fois la vision stratégique de l’organisation et les aspects pratiques de l’exécution du projet de manière complète. L’implication d’une gestion de projet senior ou du sponsor du projet est cruciale pour donner à la charte l’autorité nécessaire et s’assurer qu’elle s’aligne sur des objectifs commerciaux plus larges, rendant ces éléments essentiels pour le succès et l’alignement organisationnel du projet.
La charte de projet peut-elle être modifiée tout au long du cycle de vie du projet?
Oui, la charte de projet peut être mise à jour durant le cycle de vie du projet, bien que de tels changements devraient généralement être minimes. Des changements significatifs de périmètre, de ressources ou d’objectifs peuvent nécessiter des révisions. Pour maintenir la clarté et le consensus sur la direction du projet, tous les changements doivent être effectués avec l’accord des principales parties prenantes et documentés formellement.
Meilleures pratiques pour présenter la charte de projet à l’équipe
Présenter la Charte de Projet de manière efficace signifie communiquer clairement ses composants clés pour s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent le périmètre du projet, ce qu’il essaie d’accomplir, et leurs rôles individuels au sein du projet. Les meilleures pratiques comprennent :
- Tenir une réunion de lancement : Donnez aux membres de l’équipe l’opportunité de poser des questions et de clarifier leur compréhension en examinant la charte en détail lors de cette réunion.
- Utiliser des supports visuels : Les aspects plus complexes de la charte, tels que les chronologies et dépendances, peuvent être illustrés avec des graphiques, des tableaux, et des diapositives.
- Distribuer des copies : Assurez-vous que chaque membre de l’équipe a accès à la charte, de préférence dans un format qu’ils peuvent consulter tout au long du projet.
- Souligner les points clés : Mettez en évidence des éléments critiques tels que les jalons, les livrables clés, et le processus d’escalade des problèmes.
- Encourager les retours : Permettez aux membres de l’équipe de fournir des contributions sur la charte, ce qui peut aider à identifier tôt des problèmes potentiels et à engager l’équipe dans le succès du projet.
Conclusion
Une Charte de Projet est un document qui énumère les objectifs clés du projet, décide qui est impliqué, et établit les critères de succès. En établissant l’autorité et en certifiant la disponibilité des ressources nécessaires, la charte est importante pour le chef de projet et l’équipe.
Nouvelles opportunités et risques potentiels, méthodologie, budget, et calendrier sont révélés dans ce document. La charte doit démontrer les bénéfices du projet pour l’organisation.
Sans une charte à jour, le chef de projet et les membres de l’équipe risquent une bataille continue pour l’influence et le financement. Né pas en avoir une peut également engendrer un ralentissement du projet.