Karta projektu jest podstawowym dokumentem w zarządzaniu projektami. To formalne upoważnienie do istnienia projektu oraz mapa drogowa dla jego realizacji i kontroli. Karta służy zarówno jako dyrektywa, jak i umowa. Umożliwia to menedżerowi projektu przydzielanie zasobów organizacyjnych do działań projektowych.
Karta projektu (PC) wyjaśnia kierunek, w jakim zmierza Twoja organizacja i dlaczego,
co się zmieni, i jakie ryzyka mogą wystąpić.
Tworzenie karty projektu jest fundamentalnym krokiem, który jest zgodny z najlepszymi praktykami przedstawionymi przez Instytut Zarządzania Projektami (PMI). Dla profesjonalistów certyfikowanych jako Projektanci Zarządzania Projektami (PMP) stworzenie karty projektu jest niezbędnym zestawem umiejętności. Ta certyfikacja PMI zapewnia, że menedżerowie projektów mogą stosować globalne standardy zarządzania projektami, w tym standardy dotyczące inicjowania i planowania projektów.
Dokument ten zawiera nie tylko podstawowe informacje, ale także odzwierciedla ogólną wizję interesariuszy. Karta projektu jest zazwyczaj tworzona na najwcześniejszym etapie projektu, przed powstaniem zespołu projektowego (PT). Zwykle jest pisana we współpracy z innymi uczestnikami projektu i składana interesariuszom do ostatecznej recenzji. Kartę podpisują sponsorzy w większości przypadków.
Definiowanie Karty Projektu
Czym jest Karta Projektu w Zarządzaniu Projektem?
Karta projektu to definicja, która obejmuje formalny dokument, który nie tylko określa zakres, cele i uczestników projektu, ale także służy jako fundamentalne narzędzie w procesie zarządzania projektem. Ten zasadniczy dokument przedstawia cele projektu, kluczowych interesariuszy, budżet, harmonogram i ogólny kierunek, zapewniając krytyczną ramę do kierowania realizacją i zarządzaniem projektem.
Karta upoważnia menedżera projektu do korzystania z zasobów organizacyjnych w celu osiągnięcia celów i jest zazwyczaj zatwierdzana na początku cyklu życia projektu. Lepiej jest zawrzeć wszystkie informacje na maksymalnie 1-2 stronach.
Na przykład, karta projektu może wyglądać jak dokument tekstowy, dokument Google lub prezentacja. Możesz również użyć systemu zarządzania projektami z możliwością określenia karty projektu w opisie.
Opis projektu na pulpicie projektu Worksection
Czego karta PC wyjaśnia?
- Jakiego rodzaju profesjonalista zostaje Menedżerem Projektu (PM) i jakie są jego/jej obowiązki?
- Cel projektu i jego związek z wskaźnikami biznesowymi
- Kto zatwierdza i finansuje projekt
- Skład zespołu projektowego, wymagania i oczekiwania projektu oraz odpowiedzialność każdego uczestnika
- Kryteria sukcesu
Karta projektowa a Plan projektowy
Karta projektu tworzona jest we wczesnych fazach projektu, aby szeroko określić wizję i zakres projektu. Zawiera ogólne szczegóły projektu, takie jak cele, kluczowi interesariusze i poziom uprawnień menedżera projektu. Przeciwnie, plan projektu jest opracowywany po karcie projektu i dostarcza szczegółowych informacji na temat tego, jak projekt będzie realizowany, monitorowany i zamykany. Plan projektu obejmuje szczegółowe harmonogramy, alokacje zasobów, plany zarządzania ryzykiem oraz plany komunikacyjne.Karta projektu ustala strategiczną ramę dla projektu i zapewnia makro widok niezbędnych elementów do inicjacji projektu. W przeciwieństwie do tego plan projektu służy jako taktyczny przewodnik, który zarządza fazą wykonawczą projektu, koncentrując się na operacyjnych szczegółach i logistyce zarządzania projektem.
Relacja między kartą projektu a planem projektu jest synergiczna, ponieważ klarowność i kierunek dostarczone przez kartę bezpośrednio wpływa na szczegółowe planowanie i ostateczny sukces projektu. Karta zapewnia wstępne dostosowanie do strategicznych celów organizacji, podczas gdy plan realizuje te cele w konkretne kroki, harmonogramy i plany zasobów.
Cel Karty Projektu
Trzy kluczowe ryzyka podkreślają znaczenie posiadania dobrze opracowanej karty projektu, która może decydować o sukcesie projektu:
- Brak władzy i zasobów: Bez karty projektu menedżer projektu może napotkać znaczne trudności w egzekwowaniu władzy i zabezpieczaniu niezbędnych zasobów. Karta służy jako oficjalny dokument, który uzyskuje zatwierdzenie interesariuszy, zasadniczo przyznając zespołowi zarządzającemu projektowi mandat do działania w określonych ramach. To zatwierdzenie jest kluczowe, ponieważ wspiera menedżera projektu w pozyskiwaniu niezbędnych zasobów i uprawnień bez konieczności nieustannego negocjowania lub uzasadniania każdej decyzji, co zapobiega opóźnieniom i zakłóceniom.
- Niejasne oczekiwania projektu: Projekt bez karty ryzykuje posiadanie niejasnych celów, co prowadzi do nadmiernego wzrostu zakresu - sytuacji, w której cele projektu rozwijają się poza pierwotne plany bez odpowiedniej kontroli. Karta jasno określa cele i rezultaty projektu, wytyczając określoną ścieżkę i oczekiwania od samego początku. Ta klarowność pomaga zachować skupienie i dostosować wysiłki zespołu projektowego do wcześniej ustalonych wyników, zmniejszając tym samym prawdopodobieństwo rozprzestrzenienia się projektu i niezgodnych rezultatów.
- Nieodpowiedniość z celami organizacyjnymi: Projekty inicjowane bez karty mogą nieświadomie odbiegać od lub sprzeczać się z szerszymi celami organizacyjnymi. Dobrze skonstruowana karta łączy projekt z strategicznymi celami organizacji, wyjaśniając, w jaki sposób projekt przyczynia się do ogólnej strategii biznesowej. To dostosowanie jest kluczowe dla uzyskania ciągłego wsparcia od wyższej kadry kierowniczej i zapewnienia, że projekt pozytywnie wpływa na długoterminowy sukces firmy.
Kluczowe komponenty Karty Projektu
Cele i ograniczenia projektu
Karta projektu przedstawia podstawowe cele projektu, określając pożądane rezultaty, które są zgodne z szerszymi celami organizacyjnymi. Zawiera także szczegóły dotyczące ograniczeń lub ograniczeń, w których projekt musi funkcjonować, takie jak limity budżetowe, ograniczenia czasowe, dostępność zasobów oraz szczegółowe granice zakresu. Artikulacja zarówno celów, jak i ograniczeń w karcie jest kluczowa. Ten podwójny nacisk prowadzi każdą fazę cyklu życia projektu, od planowania po realizację, zapewniając, że projekt pozostaje na właściwej ścieżce, jednocześnie efektywnie zarządzając zasobami i oczekiwaniami interesariuszy.
Ustalanie jasnych celów dostarcza zespołowi projektowemu mierzalny standard do oceny postępów i sukcesów, podczas gdy ograniczenia pomagają zapewnić, że projekt nie przekroczy granic i pozostanie skupiony na kluczowych rezultatowych deliverables. Razem te elementy definiują strategiczne podejście, które jest kluczowe do dostosowania projektu do ogólnego kierunku strategicznego organizacji, ułatwiając skuteczne podejmowanie decyzji i praktyki zarządzania projektami.
Harmonogram projektu
Harmonogram projektu jest kluczowym elementem karty projektu. Szczegółowo określa daty rozpoczęcia i zakończenia projektu i przedstawia kluczowe kamienie milowe oraz terminy. Włączenie harmonogramu do karty projektu pomaga ustalić jasny terminarz, który wszyscy uczestnicy projektu mogą śledzić. Służy jako narzędzie do monitorowania postępów i zapewnia, że projekt pozostaje na właściwej ścieżce w realizacji swoich określonych celów w przewidzianym czasie. Efektywne harmonogramy to nie tylko kalendarze; są to strategiczne narzędzia, które pomagają zarządzać zasobami, dostosowywać priorytety i łagodzić potencjalne opóźnienia lub ryzyka.
Kluczowi interesariusze
Identyfikacja kluczowych interesariuszy w karcie projektu jest kluczowa dla sukcesu projektu. Interesariusze to zazwyczaj wszyscy, którzy są dotknięci projektem lub tych, którzy mają wpływ na wynik projektu. Ta grupa może obejmować sponsorów projektu, członków zespołu, klientów, użytkowników końcowych lub dostawców zewnętrznych. Karta powinna wyraźnie określić role, odpowiedzialności i oczekiwania każdego interesariusza, aby sprzyjać przejrzystości i odpowiedzialności.
Zrozumienie, kim są interesariusze i jakie mają udziały w projekcie, jest niezbędne do opracowania dostosowanej komunikacji oraz strategii zarządzania projektami, które wspierają współpracę i skuteczną realizację projektu. Dokładne identyfikowanie tych interesariuszy zapewnia, że wszystkie niezbędne informacje są brane pod uwagę i że projekt zaspokaja wszystkie istotne interesy i wymagania, co jest kluczowe do osiągnięcia pożądanych rezultatów i zapewnienia zgodności projektu z szerszymi celami biznesowymi.
Zidentyfikowane ryzyka
Karta projektu musi przewidywać i określać potencjalne ryzyka, które mogą wpłynąć na trajektorię projektu od samego początku. Ryzyka te mogą obejmować ograniczenia budżetowe, opóźnienia harmonogramu, awarie technologiczne, dostępność zasobów lub czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany regulacyjne. Dokumentowanie tych ryzyk jest kluczowe, ponieważ przygotowuje zespół projektowy do proaktywnego radzenia sobie z wyzwaniami. Skuteczna identyfikacja ryzyk pomaga w opracowywaniu strategii łagodzenia , które można wdrożyć, jeśli te ryzyka się zrealizują, zapewniając, że projekt pozostaje na odpowiedniej drodze do swoich celów.
Korzyści z projektu
Karta projektu powinna wyraźnie określać korzyści oczekiwane z realizacji projektu. Korzyści te często odpowiadają strategicznym celom biznesowym i mogą obejmować zwiększenie efektywności, oszczędności kosztów, zwiększenie satysfakcji klientów lub przewagi konkurencyjne. Podkreślenie tych korzyści jest istotne nie tylko dla uzasadnienia inicjacji projektu, ale także dla utrzymania zaangażowania i wsparcia interesariuszy przez cały cykl życia projektu. Zapewnia wyraźną wizję tego, co organizacja ma na celu osiągnąć, stanowiąc ciągły punkt odniesienia dla wartości projektu.
Przegląd budżetu
Podsumowanie budżetu w karcie projektu jest kluczowe dla ustanowienia ram finansowych projektu. Sekcja ta nie tylko przedstawia s szczegółowe oszacowanie funduszy potrzebnych na pokrycie wszystkich oczekiwanych kosztów, takich jak robocizna, materiały, technologia oraz rezerwy, ale także przewiduje potencjalne przekroczenia budżetu i obejmuje plany na takie przypadki.
Określając te parametry finansowe, karta projektu pomaga interesariuszom zrozumieć wykonalność ekonomiczną i wymagane zasoby, ułatwiając lepsze decyzje inwestycyjne i nadzór finansowy. Ten kompleksowy opis finansowy zapewnia, że wszyscy uczestnicy projektu są świadomi implikacji kosztów i odpowiedzialności finansowych, co jest kluczowe dla utrzymania przejrzystości i zapobiegania przekroczeniom budżetu, co z kolei zapewnia wykonalność finansową projektu.
Tworzenie Karty Projektu
Krok po kroku, jak stworzyć Kartę Projektu
Krok 1 Zrozum kluczowe cele i zamierzenia projektu
Rozpocznij od jasnego zdefiniowania, co projekt ma na celu osiągnięcie. Weź udział w konsultacjach z kluczowymi interesariuszami, aby uzyskać spostrzeżenia i oczekiwania. Spisz 3-5 mniejszych celów do zrealizowania w miarę postępu projektu. Upewnij się, że są one konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i wyraźnie określone w czasie. Innymi słowy, są SMART.
Analizuj jak projekt może wpłynąć na wyniki działalności organizacji.
Krok 2 Zdefiniuj organizację projektu
Określ strukturę zespołu projektowego i zidentyfikuj role i obowiązki. Obejmuje to określenie, kto jest menedżerem projektu, zdefiniowanie ról członków zespołu oraz ustalenie hierarchii i kanałów komunikacyjnych w zespole. Wyjaśnienie tego na początku pomaga zapobiegać nieporozumieniom i ustanawia ramy dla odpowiedzialności i władzy w projekcie.
Worksection zapewnia Ci klarowną strukturę uczestników projektu, co pozwala łatwo organizować pracę w zespole oraz z klientami i freelancerami.
Krok 3 Stwórz plan wdrożenia
Opracuj szczegółowy plan, który określi, w jaki sposób cele projektu będą osiągane. Powinien obejmować etapy projektowania, kluczowe działania, kamienie milowe i terminy. Plan wdrożenia powinien również szczegółowo określać zasoby wymagane na każdym etapie projektu, w tym czas, budżet i zasoby ludzkie.
Krok 4 Wymień potencjalne obszary problemowe
Przeprowadź ocenę ryzyka, aby zidentyfikować potencjalne problemy takie jak alokacja zasobów, opóźnienia harmonogramu lub zależności zewnętrzne. Nakreśl strategie łagodzenia tych ryzyk. Takie proaktywne podejście nie tylko przygotowuje zespół na radzenie sobie z trudnościami. Pokazuje także dokładne planowanie i przewidywanie.
Kroki po utworzeniu
Następne kroki w przekształceniu projektu z planowania w realizację są kluczowe po utworzeniu karty projektu. Kroki te po utworzeniu karty projektu zapewniają, że projekt jest formalnie zatwierdzony i że zakres projektu jest jasno zdefiniowany i uzgodniony przez wszystkich interesariuszy.
Krok 1 Autoryzacja projektu
Pierwszym krokiem po utworzeniu karty projektu jest uzyskanie formalnego zatwierdzenia dla projektu. Zazwyczaj polega to na przeglądzie i zatwierdzeniu karty projektu przez kluczowych interesariuszy, takich jak sponsorzy projektu, wyższe kierownictwo lub zarząd projektu.
Zatwierdzenie stanowi oficjalną zgodę na to, że projekt jest zgodny z celami strategicznymi i ma niezbędne wsparcie w zakresie zasobów i wsparcia wykonawczego. Upoważnia także zarządzających projektem do alokowania zasobów i podejmowania decyzji związanych z projektem.
Krok 2 Opracowanie oświadczenia o zakresie
Opracowanie szczegółowego oświadczenia o zakresie ma kluczowe znaczenie po zatwierdzeniu projektu. Dokument ten dostarcza bardziej szczegółowego opisu dostaw projektu, granicy oraz kryteriów akceptacji, opierając się na początkowym zakresie określonym w karcie projektu.
Aby zapobiec rozwadnianiu zakresu, oświadczenie o zakresie powinno jasno określić, co jest włączone, a co wyłączone z projektu. Dostarcza także wyraźnego odniesienia, na którym interesariusze mogą się zgodzić, i pomaga zdefiniować kryteria, co stanowi sukces projektu.
Udoskonalanie Karty Projektu
Wskazówki dotyczące skutecznych Kart Projektów
Tworzenie efektywnej i zwięzłej karty projektu jest kluczowe dla stworzenia podstaw do udanego projektu. Oto kilka praktycznych wskazówek, aby poprawić jakość i efektywność swoich kart projektów:
Spostrzeżenia od zespołu
Uwzględnij opinie i spostrzeżenia członków zespołu, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w projekt. Wczesne zaangażowanie zespołu może dostarczyć cennych perspektyw, które poprawią trafność i wykonalność karty. Zapewnia to, że karta odzwierciedla kompleksowe zrozumienie wymagań i wyzwań projektu od tych, którzy będą go realizować.
Utrzymywanie zwięzłości
Zwięzła karta projektu jest bardziej skuteczna i łatwiejsza w użyciu. Skoncentruj się na włączeniu tylko niezbędnych informacji, takich jak cele projektu, kluczowi interesariusze, kluczowe ryzyka i zakres. Nie należy przeciążać dokumentu zbyt dużą ilością szczegółów, które można zarezerwować dla planu projektu. Używaj jasnego i bezpośredniego języka , aby pomóc interesariuszom szybko zrozumieć, co projekt ma na celu osiągnięcie i jak mogą wziąć w nim udział.
Tworzenie szablonu
Opracuj ustandaryzowany szablon dla swoich kart projektów, aby uprościć proces tworzenia w przyszłych projektach. Szablon zapewnia konsekwencję w przedstawianiu informacji i ułatwia interesariuszom znalezienie istotnych szczegółów. Uwzględnij sekcje, które obejmują wszystkie kluczowe aspekty karty projektu, i dostosuj szablon według potrzeb na podstawie wniosków z przeszłych projektów.
Narzędzia i oprogramowanie dla Karty Projektu
Używanie odpowiednich narzędzi i oprogramowania jest kluczowe dla poprawy tworzenia i zarządzania kartami projektów. Worksection jest przykładem oprogramowania do zarządzania projektami z funkcjami dostosowanymi do rozwoju i utrzymania kart projektów.
Ta platforma ułatwia wspólne tworzenie projektów, upraszcza aktualizacje i integruje się z innymi narzędziami zarządzania projektami. Usprawnia procesy, pozwalając członkom zespołu współpracować nad dokumentami w płynny sposób, zapewniając spójność i dokładność w całej dokumentacji projektu. Dodatkowo, Worksection promuje przejrzystość i efektywną komunikację poprzez centralizację wszystkich dokumentów związanych z projektem w jednym, dostępnym miejscu, tak aby każdy członek zespołu miał natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów projektu.
To jest kluczowe dla utrzymania zgodności i ułatwienia terminowego podejmowania decyzji w zespołach projektowych, zapewniając, że każdy członek zespołu ma natychmiastowy dostęp do najnowszych aktualizacji i informacji.
Szablony Karty Projektu i Przykłady w Worksection
Możesz dodać kartę projektu w Worksection, korzystając z funkcji Opis Projektu. W tym celu przejdź do ustawień projektu:
Następnym krokiem jest wypełnienie wymaganych informacji i zapisanie danych. Możesz również dołączyć plik Karty Projektu bezpośrednio do Opisu, aby mieć pewność, że zespół ma dostęp do potrzebnych informacji.
Szablon karty projektu
Oto podstawowy szablon z informacjami co zawiera karta projektu. Możesz dostosować go do specyficznych potrzeb swojego projektu:
- Tytuł projektu: Podaj zwięzły tytuł, który odzwierciedla charakter projektu.
- Sponsor projektu: Imię i nazwisko oraz dział osoby, która sponsoruje projekt.
- Menedżer projektu: Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektem.
- Cele: Jasno określone cele, które projekt ma na celu osiągnięcie.
- Zakres: Określ, co jest włączone i wyłączone z projektu. Określ granice, aby wyjaśnić, gdzie projekt się zaczyna i kończy.
- Kluczowi interesariusze: Wypisz główne osoby lub grupy zainteresowane wynikiem projektu i ich role.
- Kamienie milowe: Główne kamienie milowe i ich przewidywane daty zakończenia.
- Zasoby: Podsumowanie budżetu i innych zasobów przydzielonych do projektu.
- Korzyści: Opisz przewidywane korzyści z realizacji projektu.
- Podpis: Podpisy sponsora projektu, menedżera projektu i kluczowych interesariuszy.
- Załączniki: Wszelkie dodatkowe informacje niezbędne do zrozumienia projektu, takie jak szczegółowe podziały budżetu lub specyfikacje techniczne.
Przykład karty projektu w Worksection
Oto jak można stworzyć kartę projektu za pomocą szablonu w Worksection:
FAQ na temat Kart Projektów
Kto powinien sporządzić kartę projektu?
Karta projektu jest zasadniczo pisana przez lidera projektu z udziałem uczestników projektu, włączając wszystkie istotne elementy karty projektu. Takie podejście współpracy zapewnia, że karta obejmuje zarówno strategiczną wizję organizacji, jak i praktyczne aspekty realizacji projektu kompleksowo. Udział wyższej kadry kierowniczej lub sponsora projektu jest kluczowy w nadaniu karcie niezbędnej autoryzacji oraz zapewnieniu zgodności z szerszymi celami biznesowymi, czyniąc te elementy istotnymi dla sukcesu i zgodności organizacyjnej projektu.
Czy karta projektu może być edytowana w trakcie cyklu życia projektu?
Tak, karta projektu może być aktualizowana w trakcie cyklu życia projektu, chociaż takie zmiany powinny być generalnie minimalne. Istotne zmiany w zakresie, zasobach lub celach mogą wymagać rewizji. Aby zachować klarowność i zgodność co do kierunku projektu, wszelkie zmiany powinny być dokonywane za zgodą kluczowych interesariuszy i formalnie dokumentowane.
Najlepsze praktyki dotyczące prezentacji karty projektu zespołowi
Skuteczna prezentacja karty projektu oznacza jasne komunikowanie jej kluczowych elementów, aby zapewnić, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją zakres projektu, co ma na celu osiągnięcie oraz ich indywidualne role w projekcie. Najlepsze praktyki obejmują:
- Zorganizowanie spotkania wprowadzającego: Daj członkom zespołu możliwość zadawania pytań i wyjaśnienia ich zrozumienia, przeglądając kartę w szczegółach na tym spotkaniu.
- Użycie pomocy wizualnych: Bardziej złożone aspekty karty, takie jak harmonogramy i zależności, mogą być ilustrowane za pomocą wykresów, grafik i slajdów.
- Dystrybucja kopii: Upewnij się, że każdy członek zespołu ma dostęp do karty, najlepiej w formacie, do którego mogą sięgać przez cały czas trwania projektu.
- Podkreślenie kluczowych punktów: Podkreślaj istotne elementy, takie jak kamienie milowe, kluczowe rezultaty i ścieżka eskalacji dla problemów.
- Zachęcanie do feedbacku: Pozwól członkom zespołu na dostarczanie uwag dotyczących karty, co może pomóc w identyfikowaniu potencjalnych problemów na wczesnym etapie i zaangażować zespół w sukces projektu.
Podsumowanie
Karta projektu to dokument, który wymienia kluczowe cele projektu, określa, kto jest zaangażowany i ustala kryteria sukcesu. Ustalając władzę i certyfikując dostępność niezbędnych zasobów, Karta jest istotna dla menedżera projektu i zespołu.
Nowe możliwości i potencjalne ryzyka, metodologia, budżet i harmonogram są ujawniane w tym dokumencie. Karta musi wykazać korzyści projektu dla organizacji.
Bez aktualnej karty menedżer projektu i członkowie zespołu narażają się na ciągłą walkę o wpływy i finansowanie. Brak karty może również spowodować, że projekt utknie w martwym punkcie.