Питання організації роботи з клієнтами та підрядниками є актуальним для компаній будь-яких розмірів. Адже успішність проєкту визначає вміння грамотно побудувати комунікацію не лише всередині команди, а й зі всіма залученими до нього учасниками, куди часто входять підрядники та клієнти.
Для успішного менеджменту цих процесів необхідно дотримуватися загальних принципів організації в поєднанні з автоматизованими системами управління проєктами. Саме вміле балансування між практичними знаннями та застосовуванням необхідних інструментів визначають високий рівень проєктного менеджменту компанії.
В цьому матеріалі ми поділимось з вами тим, як ефективно організувати роботу з клієнтами та підрядниками, а також інструментами Worksection, які допоможуть вам у цьому.
Загальні принципи організації робочого процесу
Для ефективної співпраці вам необхідно дотримуватись наступних принципів:
- Відкрита комунікація: Впровадьте графік спілкування для координації роботи та дотримуйтесь його. Під час дискусій висловлюйтесь чітко та лаконічно, щоб уникнути непорозумінь.
- Прозорість робочих процесів: Підтримуйте прозорість на всіх етапах роботи. Кожен з учасників повинен мати доступ до всієї необхідної інформації для ефективного виконання своїх завдань.
- Регулярний зворотний зв’язок: Підтримуйте процес регулярного отримання зворотного зв’язку від усіх зацікавлених сторін для організаційного вдосконалення та оперативного розв’язання проблем.
- Ведення документації: Повинен виконуватись облік усіх документів, пов’язаних з проєктом для можливості за потреби посилатися на них та забезпечувати підзвітність.
- Контроль якості: Мають бути регулярні контрольні точки для перевірки якості роботи та забезпечення відповідності проєкту встановленим стандартам та очікуванням.
- Використання інструментів управління проєктами: Впроваджуйте сервіси проєктного менеджменту, такі як Worksection, для зручного керування та централізації інформації по проєкту.
Важливість чіткого визначення ролей та обов’язків
Окрім загальних принципів, варто також вибудувати окремо внутрішній процес роботи з клієнтами та підрядниками. Залучення систем управляння проєктами гарантуватиме змогу підтримувати організації на високому рівні незалежно від зовнішніх обставин.
Організація роботи з клієнтами
В роботі з клієнтами першочергово важливо визначити обсяг проєкту. Цей процес передбачає детальне обговорення цілей проєкту, результатів, термінів і конкретних ролей, які клієнт буде відігравати протягом життєвого циклу проєкту. Такий підхід допоможе керувати очікуваннями та створити умови, в якому обидві сторони розуміють свій внесок в успіх проєкту.
Для збереження прозорої комунікації та контролю ви можете долучити клієнта до проєкту Worksection. Спочатку необхідно створити окрему команду та позначити, що ця команда — клієнт. Така команда за замовчуванням матиме обмежений доступ до перегляду витрат та звітів.
Також в розділі «Редагування співробітника» ви можете обмежити інформацію профілю своїх користувачів від клієнтів.
Організація роботи з підрядниками
Залучаючи до проєкту підрядників, першим кроком завжди має бути чітке визначення обсягу роботи. Це допоможе сформувати реалістичні очікування та узгодити роботу фрілансерів із загальними цілями проєкту. На цьому етапі вкрай важливо окреслити:- ваші очікування щодо виконання роботи;
- зону відповідальності, які конкретні завдання виконуватиме підрядник;
- загальні стандарти виконання роботи;
- дедлайни.
При роботі з підрядниками ми рекомендуємо також створити для них окрему команду для зручності та надати права в системі базуючись на умовах співпраці.
Ролі та права у Worksection
У Worksection ви також можете налаштовувати доступ до системи окремим учасникам. Ролі у Worksection розподілені на адміністративні та користувацькі. Кожна з них має певний рівень доступу до системи.
Далі ми розглянемо користувацькі ролі, що найбільш поширені в роботі з клієнтами та підрядниками:
Читач
Зміст ролі повністю розкриває її назва. Читач може лише прогляди загальну інформацію по проєкту, але не може залишати коментарі та бути виконавцем задач.
Роль Читача зручно використовувати для долучення клієнта до проєкту та прозорої комунікації щодо дотримання вимог. У той самий час замовник не матиме змогу безпосередньо взаємодіяти з проєктом, що забезпечить недоторканість робочого процесу.
Важливо! Роль Читача не тарифікується, але має кількісне обмеження. Наприклад, на тарифі Бізнес який включає 50 користувачів, ви матимете змогу додати до проєкту 100 читачів, тобто у два рази більше.
Гість
Гість це роль з обмеженим доступом в системі. Такий учасник має доступ тільки до тих задач, в яких він позначний відповідальним або підписником.
Користувач
Користувач – це найбільш поширена роль в системі. Такий учасник може створювати, коментувати та бачити всі задачі в рамках проєкту, до якого він був запрошений.
Додаткові можливості
Незалежно від ролі учасника ви можете приховувати задачі в рамках доданого проєкту.
Та коментарі:
Тож з Worksection ви можете гнучко керувати видимістю інформації в рамках проєкту, що дуже зручно при залученні до роботи клієнтів та підрядників.
Підсумуємо, основною відмінністю між Читачем, Користувачем та Гостем є можливість взаємодіяти з системою та рівень видимості інформації про проєкт разом з учасниками. Тож залежно від формату співпраці ви можете обирати рівень доступу, який підходить саме вам.
Управління змінами та коригуваннями
Управління змінами та коригуваннями можна розідлити на три основні напрями:
Менеджмент розширенням обсягу робіт
Розширення обсягу робіт може зірвати навіть гарно сплановані проєкти. У результаті це призводить до затримки термінів та розширення бюджету. Щоб впоратися з цим, важливо створити протокол для управління змінами та коригуванням обсягу робіт.
Сюди входить налагодження процесу запитів на зміни. Коли будь-які зміни або доповнення до початкового обсягу робіт мають бути офіційно задокументованими для оцінки та затвердження перед їх впровадженням.
Коригування проєктних планів
Зміни є невід’ємною частиною будь-якого проєкту. Тому ефективне управління проєктом повинно передбачати необхідність у коригуванні та включати гнучкість у план проєкту. Це передбачає регулярні зустрічі для перевірки прогресу та розв’язання питань, що можуть вплинути на проєкт. Підтримка сприятливого середовища для обговорення потенційних змін та їхніх наслідків може допомогти в коригуванні проєкту.
Документація та прозорість
Документування домовленостей, змін та всієї взаємодії впродовж проєкту допомагає вести чіткий контроль. Така прозорість зменшує кількість конфліктів інтересів і підвищує довіру між усіма зацікавленими сторонами. Для підтримки належного рівня прозорості та документації варто використовувати системи для управління проєктами. Worksection має вбудовну систему аналітики та звітності, яка дозволяє побудувати прозору комунікацію щодо перебігу роботи в межах проєкту.
Звіт по людях Worksection
Чітко визначивши ролі та обов’язки, а також маючи надійні механізми для управління змінами та коригуваннями, керівники проєктів можуть створити основу для співпраці та продуктивного робочого середовища. Такий підхід не лише оптимізує внесок підрядників і клієнтів, але й сприяє успішному завершенню проєкту.
Побудова прозорої комунікації та підзвітності
У будь-якому проєкті за участю підрядників і клієнтів прозора комунікація та ефективне звітування є основою для побудови довіри, підзвітності та позитивних робочих взаємин. Ось декілька кроків для досягнення відкритого діалогу та взаємоповаги:
Крок 1: Формування довіри та підзвітності
Регулярні оновлення
Інформуючи всі сторони про прогрес, проблеми та успіхи проєкту, ви демонструєте свою відданість цілям проєкту та заохочуєте інших учасників ділитися власними апдейтами. Це можна зробити за допомогою запланованих зустрічей, звітів про прогрес та інформаційних дашбордів у реальному часі.Прозора звітність
Переконайтеся, що звітність є не лише постійною, але й прозорою. Використовуйте інструменти, які дозволяють вам ділитися однією і тією ж інформацією з фрілансерами та клієнтами одночасно. Така прозорість допомагає сформувати чіткі очікування та зменшує ймовірність непорозумінь.
Доступ до інформації
Надайте всім сторонам доступ до необхідної проєктної документації, попередніх повідомлень та іншої важливої інформації. Цьому може сприяти централізована платформа, де зберігаються документи та перебувають у швидкому доступі.
Розділ «Файли» Worksection
Крок 2: Побудова позитивних робочих відносин
Повага та професіоналізм
Ставтеся до будь-якої взаємодії з повагою та професіоналізмом. Незалежно від того, чи це офіційна зустріч, чи щоденний апдейт. Адже те, як ви спілкуєтеся, задає тон усьому проєкту.
Визнавайте здобутки
Регулярно відзначайте зусилля і досягнення членів команди, в тому числі підрядників. Це може стати потужним мотиватором та підсилити відчуття важливість для проєкту.
Урахування культурних відмінностей
Пам’ятайте про культурні відмінності, особливо коли працюєте з командою, яка може охоплювати кілька географічних локацій. Це може мати вплив на формат спілкування та міжособистісну взаємодію, які є важливими для гармонійної командної роботи.
Крок 3: Надання зворотного зв’язку та відкрий діалог
Механізми зворотного зв’язку
Створіть чіткі механізми зворотного зв’язку, які дозволять підрядникам і клієнтам висловлювати свої думки про хід проєкту та виконання поточних завдань. Це може бути організовано в рамках планових зустрічей або за допомогою опитувальників та анкет.
Швидке реагування
Намагайтесь швидко та конструктивно реагувати на відгуки та занепокоєння. Це продемонструє цінність зворотного зв’язку та підкріпіть відкритість комунікації.
Заохочуйте запитання
Забезпечте можливість ставити запитання. Це допоможе мінімізувати сумніви під час виконання роботи.
Надаючи пріоритет прозорому спілкуванню та регулярному звітуванню, ви можете створити атмосферу проєкту, де цінується роль кожного учасника. Це сприяє довірі та будує міцні, позитивні стосунки між усіма залученими сторонами.
Висновок
Важливою складовою побудови прозорої комунікації є відкритість учасників та централізований доступ до всієї необхідної інформації.
Worksection є чудовим рішенням для таких задач. Адже у своєму функціоналі має інструменти для вибудування прозорої системи звітності, централізоване сховище всіх документів та налаштування прав залучених учасників. Це робить систему зручною для організації як внутрішніх робочих процесів, так і тих, в які залучені треті особи.