Wie man die Arbeit mit Kunden oder Freiberuflern organisiert, ist eine Herausforderung, die jedes Unternehmen betrifft, unabhängig von seiner Größe. Schließlich hängt der Erfolg eines Projekts von der Fähigkeit ab, die Kommunikation nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch mit allen beteiligten Parteien, zu denen oft Freiberufler und Kunden zählen, zu verwalten.
Ein erfolgreiches Management davon ist eine Kombination aus allgemeinen Organisationsprinzipien und automatisierten Projektmanagementsystemen. Das geschickte Zusammenspiel von praktischem Wissen und dem Einsatz notwendiger Werkzeuge bestimmt das hohe Niveau des Projektmanagements in einem Unternehmen.
In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, wie Sie die Arbeit mit Kunden und Freiberuflern effektiv organisieren können, sowie die Werkzeuge von Worksection, die Ihnen dabei helfen werden.
Allgemeine Prinzipien der Arbeitssystemorganisation
Um effektiv zusammenzuarbeiten, müssen Sie dieser Prinzipien folgen:
- Offene Kommunikation: Stellen Sie einen Kommunikationszeitplan auf, um die Arbeit zu koordinieren und halten Sie sich daran. Seien Sie klar und präzise in den Diskussionen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Transparenz der Arbeitsprozesse: Halten Sie an allen Phasen der Arbeit Klarheit. Jeder sollte Zugang zu den Informationen haben, die er benötigt, um seine Arbeit effektiv zu erledigen.
- Regelmäßiges Feedback: Behalten Sie einen Prozess bei, um regelmäßig Feedback von allen Teilnehmern zu erhalten, um organisatorische Verbesserungen voranzutreiben und Probleme schnell zu lösen.
- Dokumentation: Alle Dokumente, die mit dem Projekt verbunden sind, sollten für eine einfache Nachverfolgung und Verantwortlichkeit aufgezeichnet werden.
- Qualitätskontrolle: Es sollte regelmäßige Kontrollpunkte geben, um die Qualität der Arbeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Projekt den festgelegten Standards und Erwartungen entspricht.
- Verwendung von Projektmanagement-Tools: Implementieren Sie Projektmanagementdienste, wie Worksection, um Projektinformationen einfach zu verwalten und zu zentralisieren.
Die Bedeutung einer klaren Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
Es lohnt sich, einen separaten internen Prozess für die Zusammenarbeit mit Kunden und Freiberuflern zusätzlich zu den allgemeinen Prinzipien zu schaffen. Der Einsatz automatisierter Werkzeuge wird sicherstellen, dass die Organisation unabhängig von äußeren Umständen weiterhin auf hohem Niveau funktioniert.
Arbeit mit Kunden organisieren
Die Definition des Projektumfangs ist der erste Schritt in der Zusammenarbeit mit Kunden. Dieser Prozess umfasst eine detaillierte Diskussion über Projektziele, Ergebnisse, Zeitpläne und die spezifischen Rollen, die der Kunde im Verlauf des Projekts spielen wird. Dieser Ansatz hilft, Erwartungen zu managen und ein Umfeld zu schaffen, in dem beide Seiten ihren Beitrag zum Erfolg des Projekts verstehen.
Um transparente Kommunikation und Kontrolle aufrechtzuerhalten, können Sie den Kunden in das Worksection-Projekt einladen. Um zu beginnen, müssen Sie ein separates Team erstellen und es als Kundenteam kennzeichnen. Dieses Team hat standardmäßig nur eingeschränkten Zugang, um Ausgaben und Berichte zu sehen.
Sie können auch die Informationen im Benutzerprofil der Kunden im „Mitarbeiter bearbeiten“-Bereich einschränken.
Arbeit mit Freiberuflern organisieren
Der erste Schritt bei der Einbindung von Freiberuflern in ein Projekt sollte sein, den Arbeitsumfang klar zu definieren. Dies wird helfen, realistische Erwartungen zu setzen und die Arbeit der Freiberufler mit den allgemeinen Projektzielen in Einklang zu bringen. An diesem Punkt ist es entscheidend, Folgendes zu skizzieren:
- Ihre Erwartungen an die durchzuführende Arbeit;
- den Verantwortungsbereich, welche spezifischen Aufgaben der Freiberufler выполнять будет;
- Allgemeine Standards der Arbeitsleistung;
- Fristen.
Bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern empfehlen wir auch, ein separates Team für sie zu erstellen, um den Komfort zu erhöhen und Rechte basierend auf den Beschäftigungsbedingungen zu gewähren.
Berechtigungen in Worksection
In Worksection können Sie auch den Zugriff auf das System für individuelle Benutzer anpassen. Die Rollen in Worksection sind in administrative und Benutzerrrollen unterteilt. Jede von ihnen hat ein bestimmtes Zugriffslevel auf das System.
Wir werden die Benutzerrollen betrachten, die am häufigsten in der Zusammenarbeit mit Kunden und Freiberuflern vorkommen:
Leser
Die Bedeutung der Rolle wird durch ihren Namen vollständig offenbart. Der Leser kann nur allgemeine Informationen über das Projekt einsehen, kann jedoch keine Kommentare abgeben oder Aufgaben ausführen.
Die Leserrolle kann verwendet werden, um den Kunden in das Projekt einzubeziehen und transparent über die Einhaltung zu kommunizieren. Gleichzeitig kann der Kunde nicht direkt mit dem Projekt interagieren, was die Integrität des Workflows sicherstellt.
Wichtiger Hinweis! Die Leserrolle ist kostenlos, hat jedoch eine quantitative Grenze. Zum Beispiel im Geschäftsplan, der 50 Benutzer umfasst, können Sie 100 Leser zum Projekt hinzufügen, was doppelt so viele ist.
Gast
Ein Gast ist eine Rolle mit eingeschränktem Zugriff auf das System. Dieser Benutzer hat nur Zugriff auf die Aufgaben, bei denen er als verantwortlich oder Abonnent markiert ist.
Benutzer
Der Benutzer ist die gebräuchlichste Rolle im System. Sie können Aufgaben innerhalb des Projekts erstellen, kommentieren und einsehen, zu dem sie eingeladen wurden.
Zusätzliche Funktionen
Unabhängig von der Rolle des Teilnehmers können Sie Aufgaben im hinzugefügten Projekt ausblenden.
Und Kommentare:
So können Sie mit Worksection die Sichtbarkeit von Informationen innerhalb eines Projekts flexibel steuern, was sehr praktisch ist, wenn Sie Kunden und Freiberufler einbinden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Hauptunterschied zwischen einem Leser, einem Benutzer und einem Gast die Fähigkeit ist, mit dem System zu interagieren und den Grad der Sichtbarkeit von Projektinformationen für die Teilnehmer. Je nach Kooperationsformat können Sie daher die Zugriffsstufe wählen, die Ihnen am besten passt.
Änderungs- und Anpassungsmanagement
Änderungs- und Anpassungsmanagement lässt sich in drei Hauptbereiche unterteilen:
Scope Creep Management
Scope Creep kann selbst wohlgeplante Projekte ruinieren. Dies führt zu verzögerten Fristen und Erweiterungen des Budgets. Um dies zu bewältigen, ist es wichtig, einen formalen Prozess für das Management von Änderungen und Anpassungen des Umfangs zu schaffen.Dies umfasst die Einrichtung eines Änderungsanforderungsprozesses. Wenn Änderungen oder Ergänzungen zum ursprünglichen Arbeitsumfang erforderlich sind, müssen diese zur Überprüfung und Genehmigung dokumentiert werden, bevor sie umgesetzt werden.
Projekplananpassungen
Modifikationen sind ein integraler Bestandteil jedes Projekts. Effektives Projektmanagement sollte die Notwendigkeit von Anpassungen antizipieren und Flexibilität in den Projektplan einbauen. Dies umfasst regelmäßige Meetings, um den Fortschritt zu überprüfen und Probleme anzusprechen, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Ein unterstützendes Umfeld für die Diskussion potenzieller Änderungen und deren Auswirkungen kann bei Projektanpassungen helfen.
Dokumentation und Transparenz
Das Führen von Aufzeichnungen über Vereinbarungen, Änderungen und alle Interaktionen im Verlauf des Projekts hilft, die Kontrolle klar zu halten. Eine solche Transparenz reduziert Interessenkonflikte und erhöht das Vertrauen zwischen allen Beteiligten. Um das angemessene Niveau an Transparenz und Dokumentation zu wahren, sollten Projektmanagementsysteme verwendet werden. Worksection verfügt über ein integriertes Analyse- und Berichtssystem, das eine transparente Kommunikation über den Fortschritt des Projekts ermöglicht.
Bericht von Worksection über Menschen
Indem klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden und solide Werkzeuge für das Management von Änderungen und Anpassungen genutzt werden, können Projektmanager ein kooperatives und produktives Arbeitsumfeld schaffen. Dieser Ansatz optimiert nicht nur die Beiträge von Freiberuflern und Kunden, sondern hilft auch, die Projektziele erfolgreich zu erreichen.
Klare Kommunikation und Verantwortung etablieren
In jedem Projekt, das Freiberufler und Kunden einbezieht, sind transparente Kommunikation und effektives Berichtswesen essentiell, um Vertrauen, Verantwortung und positive Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Hier sind einige Schritte, um offene Kommunikation und Respekt zu erreichen:
Schritt 1: Vertrauen und Verantwortung aufbauen
Regelmäßige Updates
Durch die Information aller Beteiligten über den Fortschritt, Herausforderungen und Erfolge des Projekts zeigen Sie Ihr Engagement für die Projektziele und ermutigen andere Teilnehmer, ihre eigenen Updates zu teilen.Dies kann durch geplante Meetings, Fortschrittsberichte und Echtzeit-Informations-Dashboards erfolgen.Transparente Berichterstattung
Stellen Sie sicher, dass die Berichterstattung nicht nur konsistent sondern auch klar ist. Verwenden Sie Tools, die es ermöglichen, die gleichen Informationen gleichzeitig mit Freiberuflern und Kunden zu teilen. Diese Transparenz hilft, klare Erwartungen zu setzen und reduziert die Möglichkeit von Verwirrung.
Zugang zu Informationen
Geben Sie allen Beteiligten Zugang zu den notwendigen Projektdokumentationen, früheren Kommunikationen und anderen wichtigen Informationen. Dies kann durch eine zentrale Plattform erleichtert werden, auf der Dokumente gespeichert und schnell zugänglich sind.
Worksection “Dateien”-Bereich
Schritt 2: Ein positives Arbeitsumfeld schaffen
Respekt und Fachwissen
Respektieren Sie und handeln Sie professionell in allen Interaktionen, sei es in einem formellen Meeting oder einem regelmäßigen Update. Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, legt den Ton für das gesamte Projekt fest.
Erfolge anerkennen
Geben Sie regelmäßig Anerkennung für die Anstrengungen und Erfolge der Teammitglieder, einschließlich Freiberuflern. Dies kann ein starker Motivator sein und das Gefühl der Wichtigkeit für das Projekt steigern.
Kulturelle Vielfalt berücksichtigen
Behalten Sie kulturelle Vielfalt im Hinterkopf, insbesondere beim Arbeiten mit einem Team, das mehrere Standorte abdecken könnte. Dies kann Einfluss auf das Format der Kommunikation und die zwischenmenschliche Interaktion haben, die für ein ausgewogenes Teamwork wichtig sind.
Schritt 3: Feedback und offenen Dialog bereitstellen
Feedbackprozess
Richten Sie klare Feedbackprozesse ein, die es Freiberuflern und Kunden ermöglichen, ihre Meinungen über den Fortschritt des Projekts und die Erledigung laufender Aufgaben zu äußern. Dies kann im Rahmen geplanter Meetings oder durch Umfragen und Abstimmungen organisiert werden.
Schnelle Reaktion
Versuchen Sie, schnell und konstruktiv auf Feedback und Bedenken zu reagieren. Dies wird den Wert des Feedbacks demonstrieren und offene Kommunikation fördern.
Fragen ermutigen
Geben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Dies wird helfen, Unsicherheiten während der Ausführung der Arbeit zu minimieren.Indem Sie transparente Kommunikation und regelmäßige Berichterstattung priorisieren, können Sie eine Projektatmosphäre schaffen, in der jeder Beitrag geschätzt wird. Dies fördert Vertrauen und baut starke, positive Beziehungen zwischen allen beteiligten Parteien auf.
Fazit
Ein wichtiger Bestandteil des Aufbaus klarer Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen ist die Transparenz der Teilnehmer und der zentrale Zugriff auf alle erforderlichen Informationen.
Worksection ist eine großartige Lösung für solche Zwecke. Die Funktionalität umfasst Werkzeuge zur Einrichtung eines klaren Berichtssystems, einer zentralen Speicherung aller Dokumente und zur Festlegung der Rechte der beteiligten Teilnehmer. Dies macht das System bequem für die Organisation sowohl interner Arbeitsabläufe als auch solcher, die Dritte einbeziehen.