worksection
Blog
Organizacja pracy z klientami i freelancerami nad projektem
  •     •   8 min read
Zarządzanie projektami Zespoły

Organizacja pracy z klientami i freelancerami nad projektem

Orga­ni­za­c­ja pra­cy z klien­ta­mi lub free­lance­ra­mi to wyzwanie, które doty­czy firm różnej wielkoś­ci. W końcu sukces pro­jek­tu zależy od umiejęt­noś­ci zarządza­nia komu­nikacją nie tylko w zes­pole, ale także z wszys­tki­mi zaan­gażowany­mi stron­a­mi, co częs­to obe­j­mu­je free­lancerów i klientów.
Skuteczne zarządzanie tym jest połącze­niem ogól­nych zasad orga­ni­za­cyjnych i zau­tomaty­zowanych sys­temów zarządza­nia pro­jek­ta­mi. Umiejęt­na równowa­ga między prak­ty­czną wiedzą a wyko­rzys­taniem niezbęd­nych narzędzi deter­min­u­je wyso­ki poziom zarządza­nia pro­jek­ta­mi w firmie.

W tym artykule opowiemy, jak skutecznie zor­ga­ni­zować pracę z klien­ta­mi i free­lance­ra­mi, a także jakie narzędzia z Work­sec­tion mogą Ci w tym pomóc.

Ogólne zasady orga­ni­za­cji przepły­wu pracy

Aby efek­ty­wnie współpra­cow­ać, musisz przestrze­gać tych zasad:

  1. Otwarte komu­nikac­ja: Ustal har­mono­gram komu­nikacji, aby sko­or­dynować pracę i trzy­maj się go. Bądź jas­ny i zwięzły w dyskus­jach, aby uniknąć nieporozumień.
  2. Prze­jrzys­tość pro­cesów pra­cy: Utrzy­muj jas­ność na wszys­t­kich eta­pach pra­cy. Każdy powinien mieć dostęp do infor­ma­cji, które są potrzeb­ne do efek­ty­wnego wykony­wa­nia ich zadań.
  3. Reg­u­larne infor­ma­c­je zwrotne: Utrzy­muj pro­ces reg­u­larnego zbiera­nia infor­ma­cji zwrot­nych od wszys­t­kich uczest­ników w celu wprowadzenia usprawnień orga­ni­za­cyjnych i szy­bkiego rozwiązy­wa­nia problemów.
  4. Doku­men­tac­ja: Wszys­tkie doku­men­ty związane z pro­jek­tem powin­ny być reje­strowane dla łatwego dostępu i odpowiedzialności.
  5. Kon­tro­la jakoś­ci: Powin­ny być reg­u­larne punk­ty kon­trolne, aby wery­fikować jakość pra­cy i upewnić się, że pro­jekt speł­nia ustalone stan­dardy i oczekiwania.
  6. Uży­waj narzędzi do zarządza­nia pro­jek­ta­mi: Wdroże­nie usług zarządza­nia pro­jek­ta­mi, takich jak Work­sec­tion, umożli­wi łatwe zarządzanie i cen­tral­iza­cję infor­ma­cji o projekcie.

Znacze­nie jas­nej definicji ról i odpowiedzialności

Warto stworzyć osob­ny wewnętrzny pro­ces pra­cy z klien­ta­mi i free­lance­ra­mi, oprócz ogól­nych zasad. Wyko­rzys­tanie zau­tomaty­zowanych narzędzi zapewni, że orga­ni­za­c­ja będzie dzi­ałać na wysokim poziomie nieza­leżnie od okolicznoś­ci zewnętrznych.

🤝Orga­ni­za­c­ja pra­cy z klientami

Zdefin­iowanie zakre­su pro­jek­tu to pier­wszy krok we współpra­cy z klien­ta­mi. Pro­ces ten wiąże się z szczegółową dyskusją na tem­at celów pro­jek­tu, pro­duk­tów, har­mono­gramów i konkret­nych ról, jakie klient będzie pełnił przez cały cykl życia pro­jek­tu. Takie pode­jś­cie pomoże zarządzać oczeki­wa­ni­a­mi i stworzyć środowisko, w którym obie strony rozu­mieją swój wkład w sukces projektu.

Aby utrzy­mać prze­jrzys­tą komu­nikację i kon­trolę, możesz zaprosić klien­ta do pro­jek­tu w Work­sec­tion. Aby zacząć, musisz stworzyć osob­ny zespół i oznaczyć go jako zespół klien­ta. Taki zespół domyśl­nie będzie miał ogranic­zony dostęp do przeglą­da­nia wydatków i raportów.


Możesz także ograniczyć infor­ma­c­je o pro­filu użytkown­i­ka klien­tów w sekcji “Edy­tuj pra­cown­i­ka”.

👩‍💻Orga­ni­za­c­ja pra­cy z freelancerami

Pier­wszym krok­iem przy angażowa­niu free­lancerów w pro­jekt powin­no być jasne zdefin­iowanie zakre­su pra­cy. Pomoże to ustal­ić real­isty­czne oczeki­wa­nia i dos­tosować pracę free­lancerów do ogól­nych celów pro­jek­tu. Na tym etapie właś­ci­we jest zarysowanie:
  • twoich oczeki­wań co do wykony­wanej pracy;
  • zakre­su odpowiedzial­noś­ci, jakie konkretne zada­nia free­lancer będzie wykonywać;
  • ogól­nych stan­dard­ów wyko­na­nia pracy;
  • ter­minów.
To nie tylko zapewni sta­bil­ność jakoś­ci wykony­wanej pra­cy, ale także zmin­i­mal­izu­je ryzyko rozsz­erzenia zakre­su pracy.

Pod­czas pra­cy z free­lance­ra­mi zale­camy także stworze­nie osob­ne­go zespołu dla nich dla wygody oraz przyz­nanie praw na pod­staw­ie warunk­ów zatrudnienia.

👔Uprawnienia w Worksection

W Work­sec­tion możesz również dos­tosować dostęp do sys­te­mu dla poszczegól­nych użytkown­ików. Role w Work­sec­tion dzielą się na admin­is­tra­cyjne i użytkown­ików. Każ­da z nich ma określony poziom dostępu do systemu.


Przyjrzymy się najczęś­ciej wys­tępu­ją­cym rolom użytkown­ików pod­czas pra­cy z klien­ta­mi i freelancerami:

👓Odbiorca 

Znacze­nie roli w pełni ujaw­nia jej nazwa. Odbior­ca może jedynie przeglą­dać ogólne infor­ma­c­je o pro­jek­cie, ale nie może zostaw­iać komen­tarzy ani być wykon­aw­cą zadań.

Rola Odbior­cy może być wyko­rzys­tana do zaan­gażowa­nia klien­ta w pro­jekt i do prze­jrzys­tej komu­nikacji w zakre­sie przestrze­ga­nia zasad. Równocześnie klient nie może bezpośred­nio wchodz­ić w inter­akc­je z pro­jek­tem, co zapew­nia inte­gral­ność przepły­wu pracy.

Waż­na uwa­ga! Rola odbior­cy jest dar­mowa, ale ma lim­it iloś­ciowy. Na przykład, na planie biz­ne­sowym, który obe­j­mu­je 50 użytkown­ików, możesz dodać 100 odbior­ców do pro­jek­tu, co stanowi dwukrot­ną liczbę.

☕Gość

Gość to rola z ogranic­zonym dostępem do sys­te­mu. Ten użytkown­ik ma dostęp tylko do tych zadań, w których został oznac­zony jako odpowiedzial­ny lub subskrybent.

☝️Użytkownik

Użytkown­ik to najczęś­ciej spo­tykana rola w sys­temie. Może tworzyć, komen­tować i widzieć wszys­tkie zada­nia w ramach pro­jek­tu, do którego został zaproszony.

Dodatkowe funkc­je

Nieza­leżnie od roli uczest­ni­ka, możesz ukry­wać zada­nia w ramach dodanego projektu. 


I komen­tarze:


Tak więc, dzię­ki Work­sec­tion, możesz elasty­cznie zarządzać widocznoś­cią infor­ma­cji w ramach pro­jek­tu, co jest bard­zo wygodne pod­czas angażowa­nia klien­tów i freelancerów.
Pod­sumowu­jąc, głów­na różni­ca między Odbior­cą, Użytkown­ikiem i Goś­ciem pole­ga na możli­woś­ci inter­akcji z sys­te­mem oraz poziomie widocznoś­ci infor­ma­cji o pro­jek­cie dla uczest­ników. W zależnoś­ci od for­matu współpra­cy, możesz wybrać poziom dostępu, który najbardziej Ci odpowiada.

Zarządzanie zmi­ana­mi i dostosowaniami

Zarządzanie zmi­ana­mi i dos­tosowa­ni­a­mi moż­na podzielić na trzy główne obszary:

Zarządzanie rozsz­erze­niem zakresu

Rozsz­erze­nie zakre­su może zru­jnować nawet dobrze zaplanowane pro­jek­ty. Prowadzi to do opóźnienia w ter­mi­nach i zwięk­szenia budże­tu. Aby sobie z tym poradz­ić, ważne jest stworze­nie for­mal­nego pro­ce­su zarządza­nia zmi­ana­mi i dos­tosowa­ni­a­mi zakresu.

To obe­j­mu­je ustal­e­nie pro­ce­su zgłasza­nia zmi­an. Kiedy jakiekol­wiek zmi­any lub dodat­ki do początkowego zakre­su pra­cy muszą być udoku­men­towane do przeglą­du i zatwierdzenia przed ich wdrożeniem.

Dos­tosowa­nia planu projektu

Mody­fikac­je są inte­gral­ną częś­cią każdego pro­jek­tu. Skuteczne zarządzanie pro­jek­tem powin­no przewidy­wać potrze­bę dos­tosowań i wprowadzać elasty­czność do planu pro­jek­tu. Oznacza to reg­u­larne spotka­nia w celu przeglą­du postępów i zaj­mowa­nia się kwes­t­i­a­mi, które mogą wpłynąć na pro­jekt. Utrzymy­wanie wspier­a­jącego środowiska do dyskusji na tem­at potenc­jal­nych zmi­an i ich imp­likacji może pomóc w dos­tosowach projektu.

Doku­men­tac­ja i przejrzystość

Prowadze­nie zapisów umów, zmi­an i wszys­t­kich inter­akcji w trak­cie pro­jek­tu poma­ga utrzy­mać jas­ną kon­trolę. Tego rodza­ju prze­jrzys­tość zmniejsza kon­flik­ty interesów i zwięk­sza zau­fanie między wszys­tki­mi zain­tere­sowany­mi stron­a­mi. Aby zachować właś­ci­wy poziom prze­jrzys­toś­ci i doku­men­tacji, warto wyko­rzys­tać sys­te­my zarządza­nia pro­jek­ta­mi. Work­sec­tion ma wbu­dowany sys­tem anal­i­ty­ki i rapor­towa­nia, który umożli­wia prze­jrzys­tą komu­nikację na tem­at postępów projektu.

Raport Work­sec­tion od ludzi

Jas­no defini­u­jąc role i odpowiedzial­noś­ci oraz mając solidne narzędzia do zarządza­nia zmi­ana­mi i dos­tosowa­ni­a­mi, kierown­i­cy pro­jek­tów mogą stworzyć współpracu­jące i pro­duk­ty­wne środowisko pra­cy. Takie pode­jś­cie nie tylko opty­mal­izu­je wkład free­lancerów i klien­tów, ale także poma­ga w pomyśl­nym zakończe­niu projektu.

Ustal­e­nie jas­nej komu­nikacji i odpowiedzialności 

W każdym pro­jek­cie z udzi­ałem free­lancerów i klien­tów, prze­jrzys­ta komu­nikac­ja i skuteczne rapor­towanie są kluc­zowe dla budowa­nia zau­fa­nia, odpowiedzial­noś­ci i pozy­ty­wnych relacji roboczych. Oto kil­ka kroków, aby osiągnąć otwartą komu­nikację i wza­jem­ny szacunek:

Krok 1: Budowanie zau­fa­nia i odpowiedzialności

Reg­u­larne aktualizacje

Infor­mu­jąc wszys­tkie strony o postę­pach pro­jek­tu, wyzwa­ni­ach i sukce­sach, pokazu­jesz swo­je zaan­gażowanie w cele pro­jek­tu i zachę­casz innych uczest­ników do dzie­le­nia się swoi­mi włas­ny­mi aktu­al­iza­c­ja­mi. Moż­na to zro­bić poprzez zaplanowane spotka­nia, raporty postępu oraz tablice infor­ma­cyjne w cza­sie rzeczywistym.

Prze­jrzyste raportowanie

Upewnij się, że rapor­towanie jest nie tylko kon­sek­wentne, ale także jasne. Uży­waj narzędzi, które pozwala­ją dzielić się tymi samy­mi infor­ma­c­ja­mi z free­lance­ra­mi i klien­ta­mi jed­nocześnie. Ta prze­jrzys­tość poma­ga w ustal­e­niu jas­nych oczeki­wań i zmniejsza możli­wość pomyłek.

Dostęp do informacji

Umożliw wszys­tkim zain­tere­sowanym stronom dostęp do niezbęd­nej doku­men­tacji pro­jek­tu, wcześniejszych komu­nikacji i innych ważnych infor­ma­cji. Ułatwi to cen­tral­na plat­for­ma, na której doku­men­ty są prze­chowywane i szy­bko dostępne.

Sekc­ja „Pli­ki” Worksection

Krok 2: Tworze­nie pozy­ty­wnego środowiska pracy

Sza­cunek i wiedza

Szanuj i dzi­ałaj pro­fesjon­al­nie we wszys­t­kich inter­akc­jach. Nieza­leżnie od tego, czy to for­malne spotkanie, czy reg­u­lar­na aktu­al­iza­c­ja. Sposób, w jaki komu­niku­jesz się, usta­la ton dla całego projektu.

Doce­ni­aj osiągnięcia

Reg­u­larnie przyz­nawaj zasłu­gi za wysił­ki i osiąg­nię­cia członków zespołu, w tym free­lancerów. Może to być potężnym moty­wa­torem i zwięk­szyć poczu­cie ważnoś­ci projektu.

Uwzględ­nij różnorod­ność kulturową

Uwzględ­ni­aj różnorod­ność kul­tur­ową, zwłaszcza pracu­jąc z zespołem, który może obe­j­mować wiele lokaliza­cji. Może to mieć wpływ na for­mat komu­nikacji oraz inter­akc­je między­ludzkie, które są istotne dla zrównoważonej pra­cy zespołowej.

Krok 3: Dostar­czaj infor­ma­c­je zwrotne i otwarty dialog

Pro­ces zwrot­nych informacji

Ustal jasne pro­cesy infor­ma­cji zwrot­nych, które poz­wolą free­lancerom i klien­tom wyrażać swo­je opinie na tem­at postępu pro­jek­tu i real­iza­cji bieżą­cych zadań. Może to być zor­ga­ni­zowane jako część zaplanowanych spotkań lub poprzez anki­ety i sondaże.

Szy­b­ka odpowiedź

Staraj się szy­bko i kon­struk­ty­wnie odpowiadać na opinie i obawy. Pokaże to wartość infor­ma­cji zwrot­nych i wzmoc­ni otwartą komunikację.

Zachę­caj do zadawa­nia pytań

Stwórz możli­woś­ci do zadawa­nia pytań. Pomoże to zmin­i­mal­i­zować niepewność pod­czas real­iza­cji pracy.
Pri­o­ry­te­tyzu­jąc prze­jrzys­tą komu­nikację i reg­u­larne rapor­towanie, możesz stworzyć atmos­ferę pro­jek­tu, w której każ­da rola jest doce­ni­ana. To tworzy zau­fanie i budu­je silne, pozy­ty­wne relac­je między wszys­tki­mi zaan­gażowany­mi stronami.

Pod­sumowanie

Ważną częś­cią budowa­nia jas­nej komu­nikacji i współpra­cy między fir­mą jest prze­jrzys­tość uczest­ników i cen­tral­ny dostęp do wszys­t­kich niezbęd­nych informacji.

Work­sec­tion to świetne rozwiązanie w tym zakre­sie. Jego funkcjon­al­ność obe­j­mu­je narzędzia do budowa­nia jas­nego sys­te­mu rapor­towa­nia, cen­tral­nego prze­chowywa­nia wszys­t­kich doku­men­tów oraz ustanaw­ia­nia praw uczest­ników. Dzię­ki temu sys­tem jest wygod­ny do orga­ni­za­cji zarówno wewnętrznych przepły­wów pra­cy, jak i tych z udzi­ałem stron trzecich. 
⇆

esc
Udostępnij dalej
или
Szkoła PM
Dlaczego tracker czasu Worksection jest najlepszym wyborem do kontrolowania zasobów projektowych
Dlaczego śledzenie czasu w Worksection to najlepszy wybór do zarządzania zasobami projektu Godziny są rejestrowane z pamięci i często z opóźnieniami. Arkusze czasowe nie są powiązane z zadaniami, więc...
2 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Dlaczego Kanban Worksection jest najlepszym wyborem do zarządzania projektami
Zadania rozproszone w czatach i na tablicach utrudniają kontrolowanie wykonania projektu. Kierownictwo musi spędzać większość swojego czasu synchronizując zespół, aby dowiedzieć się o bieżącym statusie...
1 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Dlaczego wykres Gantta Worksection jest najlepszym wyborem dla zarządzania
Brak zrozumienia harmonogramu projektu, ciągłe opóźnienia, trudności w koordynacji procesów z wykonawcami. Budżet rośnie, a wyniki są nieustannie odkładane. To rzeczywistość wielu projektów, w których...
30 kwietnia 2025   •   7 min read
Zacznij już teraz
Proszę podać swój prawdziwy adres e-mail 🙂
Anuluj
Raporty Śledzenie czasu Marketing Filtr Tebin Wskazówki i porady BIM Więcej 70...
Raporty Śledzenie czasu Marketing Filtr Tebin Wskazówki i porady BIM Inżynieria Klasyczny Y R Biuro Mono Architekci Interfejs użytkownika Edytor tekstu Kod Priorytety Śledzenie czasu iOS-a Android Zręczny Wodospad Scrum Zadania uprawniające Emoji Podzadania Lista kontrolna Zarządzanie zadaniami Interfejs użytkownika Architekt Reakcje Znajomości MĄDRY Prywatność Statusy Plan Regulator czasowy Rejestrator czasu Telegram Śledzenie czasu Etykiety Pochylać się Powiadomienia Integracja TO Integracje API Rada Wywiad Pozycjonowanie Szukaj Crm Ludzie Aplikacja Akta Planowanie Cyfrowy Gantt Raport Agencja Folder projektu Współpraca Uwagi Kanban Projektowanie Zespoły Zarządzanie projektami Wykres Gantta Zadania Być optymistą Sprzedaż Tagi Kalendarz Emigracja Wideo PO POŁUDNIU Sekrety premiera Asana