Como organizar o trabalho com clientes ou freelancers é um desafio que afeta empresas de todos os tamanhos. Afinal, o sucesso de um projeto é determinado pela capacidade de gerenciar a comunicação não apenas dentro da equipe, mas também com todas as partes envolvidas, o que muitas vezes inclui freelancers e clientes.
A gestão eficaz disso é uma combinação de princípios organizacionais gerais e sistemas automatizados de gerenciamento de projetos. O equilíbrio hábil de conhecimento prático e uso das ferramentas necessárias determina o alto nível de gerenciamento de projetos em uma empresa.
Neste artigo, vamos te contar como organizar efetivamente o trabalho com clientes e freelancers, além das ferramentas do Worksection que te ajudarão a fazer isso.
Princípios gerais de organização do fluxo de trabalho
Para colaborar efetivamente, você precisa seguir estes princípios:
- Comunicação aberta: Estabeleça uma programação de comunicação para coordenar o trabalho e cumpra‑a. Seja claro e conciso nas discussões para evitar mal-entendidos.
- Transparência nos processos de trabalho: Mantenha clareza em todas as etapas do trabalho. Todos devem ter acesso às informações necessárias para realizar seus trabalhos de forma eficaz.
- Feedback regular: Mantenha um processo para receber feedback regular de todos os participantes para promover melhorias organizacionais e resolver problemas rapidamente.
- Documentação: Todos os documentos relacionados ao projeto devem ser registrados para fácil referência e responsabilidade.
- Controle de qualidade: Deve haver pontos de verificação regulares para verificar a qualidade do trabalho e garantir que o projeto atenda aos padrões e expectativas estabelecidos.
- Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos: Implemente serviços de gerenciamento de projetos, como o Worksection, para gerenciar e centralizar informações do projeto facilmente.
A importância de uma definição clara de papéis e responsabilidades
Vale a pena criar um processo interno separado para trabalhar com clientes e freelancers, além dos princípios gerais. O uso de ferramentas automatizadas garantirá que a organização continue a operar em um nível elevado, independentemente das circunstâncias externas.
Organizando o trabalho com clientes
Definir o escopo do projeto é o primeiro passo ao trabalhar com clientes. Este processo envolve uma discussão detalhada dos objetivos do projeto, entregáveis, prazos, e os papéis específicos que o cliente desempenhará ao longo do ciclo de vida do projeto. Essa abordagem ajudará a gerenciar expectativas e criar um ambiente onde ambas as partes entendam suas contribuições para o sucesso do projeto.
Para manter uma comunicação transparente e controle, você pode convidar o cliente para o projeto no Worksection. Para começar, você precisa criar uma equipe separada e marcá-la como uma equipe de cliente. Essa equipe terá acesso limitado para visualizar despesas e relatórios por padrão.
Você também pode restringir as informações do perfil de usuário dos clientes na seção “Editar funcionário”.
Organizando o trabalho com freelancers
O passo principal ao envolver freelancers em um projeto deve ser definir claramente o escopo do trabalho. Isso ajudará a estabelecer expectativas realistas e alinhar o trabalho dos freelancers com os objetivos gerais do projeto. Neste ponto, é crucial delinear:
- suas expectativas para o trabalho a ser realizado;
- a área de responsabilidade, quais tarefas específicas o freelancer realizará;
- padrões gerais de desempenho do trabalho;
- prazos.
Ao trabalhar com freelancers, também recomendamos criar uma equipe separada para eles por conveniência e conceder direitos com base nas condições de emprego.
Permissões no Worksection
No Worksection, você também pode personalizar o acesso ao sistema para usuários individuais. Os papéis no Worksection são divididos em administrativos e de usuário. Cada um deles possui um certo nível de acesso ao sistema.
Vamos dar uma olhada nos papéis de usuário que são mais comuns ao trabalhar com clientes e freelancers:
Leitor
O significado do papel se revela plenamente pelo seu nome. O Leitor pode apenas visualizar informações gerais sobre o projeto, mas não pode deixar comentários ou ser um executor de tarefas.
O papel de Leitor pode ser usado para envolver o cliente no projeto e para comunicar-se de maneira transparente sobre conformidade. Ao mesmo tempo, o cliente não pode interagir diretamente com o projeto, o que garante a integridade do fluxo de trabalho.
Nota importante! O papel de leitor é gratuito, mas tem um limite quantitativo. Por exemplo, no plano empresarial que inclui 50 usuários, você pode adicionar 100 leitores ao projeto, o que é o dobro.
Convidado
Um convidado é um papel com acesso limitado ao sistema. Este usuário tem acesso apenas às tarefas nas quais ele está marcado como responsável ou assinante.
Usuário
O usuário é o papel mais comum no sistema. Eles podem criar, comentar e ver todas as tarefas dentro do projeto ao qual foram convidados.
Recursos adicionais
Independentemente do papel do participante, você pode ocultar tarefas dentro do projeto adicionado.
E comentários:
Assim, com o Worksection, você pode gerenciar flexivelmente a visibilidade das informações dentro de um projeto, o que é muito conveniente ao envolver clientes e freelancers.
Para resumir, a principal diferença entre um Leitor, um Usuário e um Convidado é a capacidade de interagir com o sistema e o nível de visibilidade das informações do projeto entre os participantes. Portanto, dependendo do formato de cooperação, você pode escolher o nível de acesso que melhor lhe convier.
Gestão de mudanças e ajustes
A gestão de mudanças e ajustes pode ser dividida em três áreas principais:
Gestão de expansão de escopo
A expansão de escopo pode arruinar até mesmo projetos bem planejados. Isso leva a prazos atrasados e expansão de orçamento. Para lidar com isso, é importante criar um processo formal para gerenciar mudanças e ajustes de escopo.Isso inclui a criação de um processo de solicitação de mudança. Quando quaisquer mudanças ou adições ao escopo original do trabalho precisam ser documentadas para revisão e aprovação antes de serem implementadas.
Ajustes no plano do projeto
Modificações são uma parte integral de qualquer projeto. Um gerenciamento de projetos eficaz deve antecipar a necessidade de ajustes e incorporar flexibilidade no plano do projeto. Isso envolve reuniões regulares para revisar o progresso e abordar questões que possam afetar o projeto. Manter um ambiente de apoio para discutir possíveis mudanças e suas implicações pode ajudar nos ajustes do projeto.
Documentação e transparência
Manter um registro de acordos, mudanças e todas as interações ao longo do projeto ajuda a manter um controle claro. Essa transparência reduz conflitos de interesse e aumenta a confiança entre todas as partes interessadas. Para manter o nível adequado de transparência e documentação, vale a pena usar sistemas de gerenciamento de projetos. O Worksection possui um sistema de análise e relatórios embutido que permite uma comunicação transparente sobre o progresso do projeto.
Relatório do Worksection por pessoas
Ao definir claramente papéis e responsabilidades e ter ferramentas sólidas para gerenciar mudanças e ajustes, os gerentes de projeto podem criar um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo. Essa abordagem não apenas otimiza as contribuições de freelancers e clientes, mas também ajuda a concluir o projeto com sucesso.
Estabelecendo comunicação clara e responsabilidade
Em qualquer projeto envolvendo freelancers e clientes, a comunicação transparente e a elaboração de relatórios eficazes são essenciais para construir confiança, responsabilidade e relacionamentos de trabalho positivos. Aqui estão alguns passos para alcançar uma comunicação aberta e respeito:
Passo 1: Construir confiança e responsabilidade
Atualizações regulares
Mantendo todas as partes informadas sobre o progresso do projeto, desafios e sucessos, você demonstra seu compromisso com os objetivos do projeto e incentiva outros participantes a compartilharem suas próprias atualizações.Isso pode ser feito através de reuniões agendadas, relatórios de progresso e painéis de controle de informações em tempo real.Relatórios transparentes
Certifique-se de que a elaboração de relatórios não seja apenas consistente, mas também clara. Use ferramentas que permitam que você compartilhe as mesmas informações com freelancers e clientes ao mesmo tempo. Essa transparência ajuda a estabelecer expectativas claras e reduz a possibilidade de confusão.
Acesso à informação
Dê a todas as partes interessadas acesso à documentação do projeto necessária, comunicações anteriores e outras informações importantes. Isso pode ser facilitado por uma plataforma centralizada onde os documentos são armazenados e rapidamente acessíveis.
Seção “Arquivos” do Worksection
Passo 2: Criando um ambiente de trabalho positivo
Respeito e especialização
Respeite e aja de forma profissional em todas as interações. Seja em uma reunião formal ou uma atualização regular. A forma como você se comunica define o tom para todo o projeto.
Reconheça conquistas
Dê crédito pelos esforços e conquistas dos membros da equipe, incluindo freelancers, de forma regular. Isso pode ser um motivador poderoso e aumentar a sensação de importância do projeto.
Considere a diversidade cultural
Mantenha a diversidade cultural em mente, especialmente ao trabalhar com uma equipe que pode abranger vários locais. Isso pode ter um impacto no formato de comunicação e na interação interpessoal, que são importantes para um trabalho em equipe equilibrado.
Passo 3: Fornecer feedback e diálogo aberto
Processo de feedback
Estabeleça processos de feedback claros que permitam que freelancers e clientes expressem suas opiniões sobre o progresso do projeto e a conclusão das tarefas em andamento. Isso pode ser organizado como parte de reuniões programadas ou através de pesquisas e enquetes.
Resposta rápida
Tente responder rapidamente e de forma construtiva ao feedback e preocupações. Isso demonstrará o valor do feedback e reforçará a comunicação aberta.
Incentive perguntas
Forneça oportunidades para fazer perguntas. Isso ajudará a minimizar a incerteza durante a execução do trabalho.Prioritizando a comunicação transparente e a elaboração regular de relatórios, você pode criar uma atmosfera de projeto onde o papel de cada um é valorizado. Isso promove a confiança e constrói relacionamentos fortes e positivos entre todas as partes envolvidas.
Conclusão
Uma parte importante da construção de uma comunicação clara e cooperação entre a empresa é a transparência dos participantes e o acesso centralizado a todas as informações necessárias.
Worksection é uma ótima solução para esses fins. Sua funcionalidade inclui ferramentas para construir um sistema de relatórios claro, um armazenamento centralizado de todos os documentos e a configuração dos direitos dos participantes envolvidos. Isso torna o sistema conveniente para organizar tanto fluxos de trabalho internos quanto aqueles envolvendo terceiros.