worksection
Blog
Organizarea muncii cu clienții și freelancerii pe proiect
  •     •   8 min read

Organizarea muncii cu clienții și freelancerii pe proiect

Cum să orga­nizezi munca cu clienții sau free­lancerii este o provo­care care afectează orice tip de afacere. Până la urmă, suc­ce­sul unui proiect este deter­mi­nat de capac­i­tatea de a ges­tiona comu­ni­carea nu doar în cadrul echipei, ci și cu toate părțile impli­cate, care ade­sea includ free­lancerii și clienții. 
Ges­tionarea de suc­ces a aces­tu­ia este o com­bina­re a prin­cipi­ilor gen­erale de orga­ni­zare și a sis­temelor autom­a­ti­zate de man­age­ment al proiectelor. Echili­brul abil între cunoșt­ințele prac­tice și uti­lizarea instru­mentelor nece­sare deter­mină un niv­el înalt de man­age­ment al proiectelor într‑o companie. 

În acest arti­col, îți vom spune cum să orga­nizezi efi­cient munca cu clienții și free­lancerii, pre­cum și instru­mentele de Work­sec­tion care te vor aju­ta să faci asta.

Prin­cipi­ile gen­erale de orga­ni­zare a flux­u­lui de lucru

Pen­tru a colab­o­ra efi­cient, tre­buie să urmezi aces­te principii:

  1. Comu­ni­care deschisă: Sta­bilește un pro­gram de comu­ni­care pen­tru a coor­dona munca și respectă‑l. Fii clar și con­cis în dis­cuții pen­tru a evi­ta neînțelegerile.
  2. Trans­parența pro­ce­selor de lucru: Menține clar­i­tatea în toate etapele muncii. Toți ar tre­bui să aibă acces la infor­mați­ile de care au nevoie pen­tru a‑și des­fășu­ra efi­cient activitățile.
  3. Feed­back reg­u­lat: Men­tinerea unui pro­ces de prim­ire a feed­back-ului reg­u­lat de la toți par­tic­i­panții pen­tru a stim­u­la îmbunătățirea orga­ni­za­țion­ală și a rezol­va rapid problemele.
  4. Doc­u­men­tație: Toate doc­u­mentele legate de proiect ar tre­bui să fie înreg­is­trate pen­tru a fi ușor acce­si­bile și pen­tru a asigu­ra responsabilitatea.
  5. Con­trolul cal­ității: Tre­buie să existe puncte de ver­i­fi­care reg­u­late pen­tru a ver­i­fi­ca cal­i­tatea muncii și a asigu­ra că proiec­tul respec­tă stan­dard­ele și aștep­tările stabilite.
  6. Uti­lizează instru­mente de man­age­ment al proiectelor: Imple­mentarea ser­vici­ilor de man­age­ment al proiectelor, cum ar fi Work­sec­tion, pen­tru a ges­tiona și cen­tral­iza cu ușur­ință infor­mați­ile despre proiect.

Impor­tanța unei definiții clare a rolurilor și responsabilităților

​Mer­ită să creezi un pro­ces intern sep­a­rat pen­tru lucrul cu clienții și free­lancerii, pe lângă prin­cipi­ile gen­erale. Uti­lizarea instru­mentelor autom­a­ti­zate va asigu­ra că orga­ni­za­ția con­tin­uă să funcționeze la un niv­el ridi­cat, indifer­ent de cir­cum­stanțele externe.

🤝Orga­ni­zarea muncii cu clienții

Definirea dome­ni­u­lui de apli­care al proiec­tu­lui este primul pas în lucrul cu clienții. Acest pro­ces implică o dis­cuție detal­i­ată despre obiec­tivele, livra­bilele, termenele și rolurile speci­fice pe care clien­tul le va avea pe par­cur­sul ciclu­lui de viață al proiec­tu­lui. Această abor­dare va aju­ta la ges­tionarea aștep­tărilor și va crea un mediu în care ambele părți își înțe­leg con­tribuția la suc­ce­sul proiectului. 

Pen­tru a menține comu­ni­carea trans­par­en­tă și con­trolul, poți invi­ta clien­tul în proiec­tul Work­sec­tion. Pen­tru a începe, tre­buie să creezi o echipă sep­a­rată și să o marchezi ca echipă de clienți. Această echipă va avea acces lim­i­tat pen­tru a vizual­iza chel­tu­ielile și rapoartele, implicit.


Poți restricționa, de aseme­nea, infor­mați­ile pro­filu­lui uti­liza­to­rilor din partea clienților în secți­unea ​“Editare anga­jat”.

👩‍💻Orga­ni­zarea muncii cu freelancerii

Pasul prin­ci­pal atun­ci când anga­jezi free­lancerii într-un proiect ar tre­bui să fie definirea clară a dome­ni­u­lui de muncă. Acest lucru va aju­ta la sta­bilirea aștep­tărilor real­iste și la alin­ierea muncii free­lancer­ilor cu obiec­tivele gen­erale ale proiec­tu­lui. În acest sta­diu, este cru­cial să conturezi:
  • aștep­tările tale pen­tru munca de făcut;
  • zona de respon­s­abil­i­tate, ce sarci­ni speci­fice va îndepli­ni freelancerul
  • stan­dard­ele gen­erale de per­for­manță a muncii;
  • ter­menii limită.
Asta nu doar că va asigu­ra sta­bil­i­tatea cal­ității muncii efec­tu­ate, dar va min­i­miza și riscul de extin­dere a dome­ni­u­lui de lucru.

Când lucrezi cu free­lancerii, îți reco­mandăm, de aseme­nea, să creezi o echipă sep­a­rată pen­tru ei pen­tru comod­i­tate și acor­darea drep­turilor în funcție de ter­menii angajării.

👔Per­mi­si­u­ni în Worksection

În Work­sec­tion, poți, de aseme­nea, să per­son­al­izezi acce­sul la sis­tem pen­tru uti­liza­tori indi­vid­u­ali. Rolurile în Work­sec­tion sunt împărțite în admin­is­tra­tive și uti­liza­tori. Fiecare din­tre ele are un anu­mit niv­el de acces la sistem. 


Vom anal­iza rolurile uti­liza­to­rilor care sunt cele mai comune atun­ci când lucrezi cu clienți și freelancerii:

👓Citiitor 

Sem­nifi­cația rolu­lui este dezvăluită pe deplin prin numele său. Citi­itorul poate numai să vizual­izeze infor­mați­ile gen­erale despre proiect, dar nu poate lăsa comen­tarii sau fi execu­tor de sarcini. 

Rolul de Citi­itor poate fi folosit pen­tru a impli­ca clien­tul în proiect și pen­tru a comu­ni­ca trans­par­ent despre con­for­mi­tate. În ace­lași timp, clien­tul nu poate inter­acționa direct cu proiec­tul, ceea ce asig­ură integri­tatea flux­u­lui de lucru.

Notă impor­tan­tă! Rolul de citi­tor este gra­tu­it, dar are o lim­itare can­ti­ta­tivă. De exem­plu, pe plan­ul de afac­eri care include 50 de uti­liza­tori, poți adău­ga 100 de citi­tori în proiect, ceea ce este de două ori mai mult. 

☕Invitat

Un invi­tat este un rol cu acces lim­i­tat la sis­tem. Acest uti­liza­tor are acces doar la sarcinile în care este mar­cat ca respon­s­abil sau abonat.

☝️Utilizator

Uti­liza­torul este cel mai comun rol în sis­tem. Aceș­tia pot crea, comen­ta și vedea toate sarcinile din cadrul proiec­tu­lui la care au fost invitați. 

Funcții supli­menta­re

Indifer­ent de rolul par­tic­i­pan­tu­lui, poți ascunde sarcinile în cadrul proiec­tu­lui adăugat. 


Și comen­tari­ile:


Așadar, cu Work­sec­tion, poți ges­tiona flex­i­bil viz­ibil­i­tatea infor­mați­ilor den­tro un proiect, ceea ce este foarte con­ven­abil atun­ci când anga­jezi clienți și freelancerii.
În con­cluzie, prin­ci­pala difer­ență din­tre un Citi­itor, un Uti­liza­tor și un Invi­tat este abil­i­tatea de a inter­acționa cu sis­temul și nivelul de viz­ibil­i­tate a infor­mați­ilor proiec­tu­lui pen­tru par­tic­i­panți. Așa că, în funcție de for­mat­ul colaborării, poți alege nivelul de acces care ți se potrivește. 

Man­age­men­tul schim­bărilor și ajustărilor

Man­age­men­tul schim­bărilor și ajustărilor poate fi împărțit în trei domenii principale:

Man­age­men­tul expan­si­u­nii domeniului

​Expan­si­unea dome­ni­u­lui poate dis­truge chiar și cele mai bine plan­i­fi­cate proiecte. Acest lucru duce la întârzieri în termene și extin­derea buge­tu­lui. Pen­tru a ges­tiona acest lucru, este impor­tant să creezi un pro­ces for­mal de ges­tionare a schim­bărilor și ajustărilor de domeniu. 

Asta include sta­bilirea unui pro­ces de solic­itare a schim­bării. Atun­ci când sunt nece­sare mod­i­ficări sau adău­giri la dome­ni­ul orig­i­nal de lucru, aces­tea tre­buie doc­u­men­tate pen­tru revizuire și apro­bat înainte de a fi implementate.

Ajustările plan­u­lui de proiect

Mod­i­ficările sunt o parte inte­grantă a oricărui proiect. Man­age­men­tul efi­cient al proiec­tu­lui ar tre­bui să anticipeze nevoia de ajustări și să con­stru­iască flex­i­bil­i­tate în plan­ul de proiect. Asta implică întâl­niri reg­u­late pen­tru a revizui pro­gre­sul și a abor­da prob­lemele care ar putea afec­ta proiec­tul. Menținerea unui mediu de susținere pen­tru dis­cutarea even­tualelor schim­bări și impli­cați­ile aces­to­ra poate aju­ta în ajustările proiectului.

Doc­u­men­tație și transparență

Menținerea unui reg­istru al acor­durilor, schim­bărilor și tutur­or inter­acți­u­nilor pe par­cur­sul proiec­tu­lui ajută la menținerea con­trolu­lui clar. Această trans­parență reduce con­flictele de interese și crește încred­erea între toți par­tic­i­panții. Pen­tru a menține un niv­el corect de trans­parență și doc­u­men­tație, mer­ită să uti­lizezi sis­temele de man­age­ment al proiectelor. Work­sec­tion are un sis­tem de anal­iză și raportare încor­po­rat care per­mite comu­ni­carea trans­par­en­tă despre pro­gre­sul proiectului. 

Rapor­tul Work­sec­tion de de oameni

Definind clar rolurile și respon­s­abil­itățile, și având instru­mente solide pen­tru ges­tionarea schim­bărilor și ajustărilor, man­agerii de proiect pot crea un mediu de lucru colab­o­ra­tiv și pro­duc­tiv. Această abor­dare nu doar opti­mizează con­tribuți­ile free­lancer­ilor și clienților, dar ajută și la finalizarea cu suc­ces a proiectului. 

Sta­bilirea unei comu­nicări clare și a responsabilității 

În orice proiect care implică free­lancerii și clienții, comu­ni­carea trans­par­en­tă și raportarea efi­cien­tă sunt esențiale pen­tru con­stru­irea trustu­lui, respon­s­abil­ității și relați­ilor de muncă poz­i­tive. Iată câte­va pași pen­tru a real­iza o comu­ni­care deschisă și respect:

Pasul 1: Con­stru­iește încredere și responsabilitate

Actu­al­izări regulate

​Păstrând toate părțile infor­mate despre pro­gre­sul proiec­tu­lui, provocări și real­izări, demon­strezi anga­ja­men­tul tău față de obiec­tivele proiec­tu­lui și încu­ra­jezi ceilalți par­tic­i­panți să împărtășească actu­al­izările lor. Asta se poate face prin întâl­niri pro­gra­mate, rapoarte de pro­gres și tablouri de bord infor­maționale în timp real.

Raportare trans­par­en­tă

Asig­ură-te că raportarea nu este doar con­sis­ten­tă, ci și clară. Folosește instru­mente care îți per­mit să împărtășești aceeași infor­mație cu free­lancerii și clienții în ace­lași timp. Această trans­parență ajută la sta­bilirea unor aștep­tări clare și reduce posi­bil­i­tatea confuziei.

Acces la informații

Oferă tutur­or părților intere­sate acces la doc­u­men­tația nece­sară proiec­tu­lui, comu­nicările ante­rioare și alte infor­mații impor­tante. Acest lucru poate fi facil­i­tat de o plat­for­mă cen­tral­iza­tă unde doc­u­mentele sunt sto­cate și ușor accesibile.

Secți­unea ​“Fișiere” Worksection

Pasul 2: Crearea unui mediu de lucru pozitiv

Respect și expertiză

Respec­tă și acționează pro­fe­sion­al în toate inter­acți­u­nile. Indifer­ent dacă este o întâl­nire for­mală sau o actu­alizare reg­u­lată. Mod­ul în care comu­ni­ci sta­bilește tonul pen­tru întreg­ul proiect.

Recunoaște real­izările

Acordă merite efor­turilor și real­izărilor mem­brilor echipei, inclu­siv free­lancer­ilor, în mod reg­u­lat. Acest lucru poate fi un moti­va­tor put­er­nic și poate spori sen­ti­men­tul de impor­tanță pen­tru proiect.

Ia în con­sid­er­ație diver­si­tatea culturală

Ține cont de diver­si­tatea cul­tur­ală, mai ales atun­ci când lucrezi cu o echipă care poate acoperi mai multe locații. Acest lucru poate avea un impact asupra for­mat­u­lui comu­nicării și inter­acți­u­nii interu­mane, care sunt impor­tante pen­tru o colab­o­rare echilibrată.

Pasul 3: Oferă feed­back și dia­log deschis

Pro­ces de feedback

Sta­bilește pro­cese clare de feed­back care per­mit free­lancer­ilor și clienților să își exprime opini­ile asupra pro­gre­su­lui proiec­tu­lui și finalizarea sarcinilor în curs. Acest lucru poate fi orga­ni­zat ca parte a întâl­nir­ilor pro­gra­mate sau prin son­da­je și chestionare.

Răspuns rapid

Încearcă să răspun­zi rapid și con­struc­tiv la feed­back și la pre­ocupări. Acest lucru va demon­stra val­oarea feed­back-ului și va întări comu­ni­carea deschisă.

Încu­ra­jează întrebările

​Oferă opor­tu­nități de a pune între­bări. Acest lucru va aju­ta la min­i­mizarea incer­ti­tu­dinii în tim­pul exe­cuției muncii.
Prin pri­or­i­ti­zarea comu­nicării trans­par­ente și a raportării reg­u­late, poți crea o atmos­feră de proiect în care rolul fiecărei per­soane este val­ori­fi­cat. Aceas­ta stim­ulează încred­erea și con­stru­iește relații put­er­nice și poz­i­tive între toate părțile implicate.

Con­cluzie

O parte impor­tan­tă a con­stru­irii unei comu­nicări clare și a colaborării între com­panie este trans­parența par­tic­i­panților și acce­sul cen­tral­izat la toate infor­mați­ile necesare.

Work­sec­tion este o soluție exce­len­tă în acest scop. Funcțion­al­itățile sale includ instru­mente pen­tru con­stru­irea unui sis­tem clar de raportare, un depoz­it cen­tral­izat pen­tru toate doc­u­mentele și con­fig­u­rarea drep­turilor par­tic­i­panților impli­cați. Aceas­ta face ca sis­temul să fie con­ven­abil pen­tru orga­ni­zarea atât a flux­u­rilor interne de lucru, cât și a celor care implică terți. 
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula