Организация работы с клиентами или фрилансерами — это задача, которая касается бизнеса любого размера. В конце концов, успех проекта определяется способностью управлять коммуникацией не только внутри команды, но и со всеми заинтересованными сторонами, к которым часто относятся фрилансеры и клиенты.
Успешное управление этим является сочетанием общих организационных принципов и автоматизированных систем управления проектами. Умелый баланс практических знаний и использования необходимых инструментов определяет высокий уровень управления проектами в компании.
В этой статье мы расскажем вам, как эффективно организовать работу с клиентами и фрилансерами, а также о инструментах Worksection, которые помогут вам в этом.
Общие принципы организации рабочего процесса
Чтобы эффективно сотрудничать, необходимо следовать этим принципам:
- Открытое общение: Установите график общения для координации работы и придерживайтесь его. Будьте ясными и лаконичными в обсуждениях, чтобы избежать недоразумений.
- Прозрачность рабочих процессов: Сохраняйте ясность на всех этапах работы. Каждый должен иметь доступ к информации, необходимой для эффективного выполнения своих обязанностей.
- Регулярная обратная связь: Поддерживайте процесс получения регулярной обратной связи от всех участников для улучшения организации и быстрого решения проблем.
- Документация: Все документы, связанные с проектом, должны быть записаны для удобного обращения и подотчетности.
- Контроль качества: Должны быть регулярные контрольные точки для проверки качества работы и обеспечения соответствия проекта установленным стандартам и ожиданиям.
- Используйте инструменты управления проектами: Внедряйте сервисы управления проектами, такие как Worksection, для простого управления и централизации информации о проекте.
Важность четкого определения ролей и обязанностей
Стоит создать отдельный внутренний процесс для работы с клиентами и фрилансерами, помимо общих принципов. Использование автоматизированных инструментов обеспечит высокую продуктивность организации вне зависимости от внешних обстоятельств.
Организация работы с клиентами
Определение объема проекта — это первый шаг при работе с клиентами. Этот процесс включает детальное обсуждение целей проекта, поставляемых результатов, сроков и конкретных ролей, которые клиент будет выполнять на протяжении всего жизненного цикла проекта. Этот подход поможет управлять ожиданиями и создать среду, в которой обе стороны понимают свой вклад в успех проекта.
Чтобы поддерживать прозрачную коммуникацию и контроль, вы можете пригласить клиента в проект Worksection. Для начала вам нужно создать отдельную команду и отметить ее как команду клиента. Такая команда по умолчанию будет иметь ограниченный доступ для просмотра расходов и отчетов.
Вы также можете ограничить информацию о профиле пользователя от клиентов в разделе “Редактировать сотрудника”.
Организация работы с фрилансерами
Первым шагом при привлечении фрилансеров к проекту должно быть четкое определение объема работы. Это поможет установить реалистичные ожидания и согласовать работу фрилансеров с общими целями проекта. На этом этапе критически важно обозначить:
- ваши ожидания по выполнению работы;
- область ответственности, какие конкретные задачи фрилансер будет выполнять;
- общие стандарты выполнения работы;
- сроки.
При работе с фрилансерами также рекомендуем создать для них отдельную команду для удобства и предоставления прав в зависимости от условий трудоустройства.
Права в Worksection
В Worksection вы также можете настраивать доступ к системе для отдельных пользователей. Роли в Worksection делятся на административные и пользовательские. Каждая из них имеет определенный уровень доступа к системе.
Мы рассмотрим роли пользователей, которые наиболее распространены при работе с клиентами и фрилансерами:
Читатель
Смысл роли полностью раскрывается в ее названии. Читатель может только просматривать общую информацию о проекте, но не может оставлять комментарии или выполнять задачи.
Роль читателя может быть использована для вовлечения клиента в проект и для прозрачного общения о соблюдении правил. При этом клиент не может взаимодействовать напрямую с проектом, что обеспечивает целостность рабочего процесса.
Важная заметка! Роль читателя бесплатна, но имеет количественный лимит. Например, в бизнес плане, который включает 50 пользователей, вы можете добавить 100 читателей к проекту, что в два раза больше.
Гость
Гость — это роль с ограниченным доступом к системе. Этот пользователь имеет доступ только к тем задачам, в которых он отмечен как ответственный или подписчик.
Пользователь
Пользователь — это наиболее распространенная роль в системе. Они могут создавать, комментировать и видеть все задачи в проекте, в который их пригласили.
Дополнительные функции
Какова бы ни была роль участника, вы можете скрыть задачи внутри добавленного проекта.
И комментарии:
Таким образом, с помощью Worksection вы можете гибко управлять видимостью информации внутри проекта, что очень удобно при привлечении клиентов и фрилансеров.
Подводя итоги, основное отличие между Читателем, Пользователем и Гостем заключается в способности взаимодействовать с системой и уровне видимости проектной информации для участников. Таким образом, в зависимости от формата сотрудничества, вы можете выбрать уровень доступа, который подходит вам.
Управление изменениями и корректировками
Управление изменениями и корректировками можно разделить на три основные области:
Управление расширением объема работ
Расширение объема работ может разрушить даже хорошо спланированные проекты. Это приводит к задержкам сроков и увеличению бюджета. Чтобы справиться с этим, важно создать формальный процесс для управления изменениями и корректировками объема работ.Это включает установку процесса запроса изменений. Когда любые изменения или дополнения к первоначальному объему работ необходимо документировать для рассмотрения и утверждения перед их внедрением.
Корректировки плана проекта
Модификации являются неотъемлемой частью любого проекта. Эффективное управление проектом должно предвидеть необходимость корректировок и включать гибкость в план проекта. Это включает регулярные встречи для обзора хода работы и обсуждения вопросов, которые могут повлиять на проект. Поддержание поддерживающей среды для обсуждения потенциальных изменений и их последствий может помочь в корректировках проекта.
Документация и прозрачность
Ведение записей об агентах, изменениях и всех взаимодействиях на протяжении проекта помогает поддерживать четкий контроль. Такая прозрачность снижает конфликты интересов и повышает доверие между всеми заинтересованными сторонами. Чтобы поддерживать надлежащий уровень прозрачности и документации, стоит использовать системы управления проектами. Worksection имеет встроенную систему аналитики и отчетности, которая позволяет вести прозрачное общение о ходе проекта.
Отчет Worksection по показателям
Четко определяя роли и обязанности и имея надежные инструменты для управления изменениями и корректировками, менеджеры проектов могут создать коллаборативную и продуктивную рабочую среду. Этот подход не только оптимизирует вклад фрилансеров и клиентов, но и помогает успешно завершить проект.
Установление четкой коммуникации и ответственности
В любом проекте, который включает фрилансеров и клиентов, прозрачная коммуникация и эффективная отчетность имеют решающее значение для построения доверия, ответственности и положительных рабочих отношений. Вот несколько шагов к открытой коммуникации и уважению:
Шаг 1: Построение доверия и ответственности
Регулярные обновления
Держите все стороны в курсе о прогрессе проекта, проблемах и успехах, вы демонстрируете свою приверженность целям проекта и побуждаете других участников делиться своими обновлениями.Это можно сделать с помощью запланированных встреч, отчетов о прогрессе и информационных панелей в реальном времени.Прозрачная отчетность
Убедитесь, что отчетность не только последовательна, но и ясна. Используйте инструменты, которые позволяют одновременно делиться одной и той же информацией с фрилансерами и клиентами. Эта прозрачность помогает установить четкие ожидания и снижает вероятность путаницы.
Доступ к информации
Предоставьте всем заинтересованным сторонам доступ к необходимой документации проекта, предыдущим коммуникациям и другой важной информации. Это можно облегчить централизованной платформой, где документы хранятся и быстро доступны.
Раздел “Файлы” Worksection
Шаг 2: Создание положительной рабочей среды
Уважение и профессионализм
Уважайте и действуйте профессионально во всех взаимодействиях. Будь то формальная встреча или регулярное обновление. То, как вы общаетесь, задает тон всему проекту.
Признавайте достижения
Регулярно отмечайте усилия и достижения членов команды, включая фрилансеров. Это может быть мощным мотиватором и повысить чувство важности проекта.
Учитывайте культурные различия
Имейте в виду культурные различия, особенно когда работаете с командой, которая может находиться в нескольких местах. Это может повлиять на формат коммуникации и межличностного взаимодействия, что важно для сбалансированной работы в команде.
Шаг 3: Предоставление обратной связи и открытого диалога
Процесс обратной связи
Установите четкие процессы обратной связи, которые позволят фрилансерам и клиентам выражать свои мнения о прогрессе проекта и выполнении текущих задач. Это можно организовать в рамках запланированных встреч или через опросы и анкетирования.
Быстрая реакция
Старайтесь быстро и конструктивно реагировать на отзывы и обеспокоенности. Это продемонстрирует ценность обратной связи и усилит открытость коммуникации.
Поощряйте вопросы
Предоставьте возможности задавать вопросы. Это поможет минимизировать неопределенность во время выполнения работы.Приоритизировав прозрачную коммуникацию и регулярную отчетность, вы можете создать атмосферу проекта, в которой ценится каждая роль. Это способствует доверию и формированию прочных, положительных отношений между всеми вовлеченными сторонами.
Основной итог
Важная часть построения четкой коммуникации и сотрудничества между компанией — это прозрачность участников и централизованный доступ ко всей необходимой информации.
Worksection — отличное решение для таких целей. Его функционал включает инструменты для создания четкой отчетной системы, централизованного хранения всех документов и настройки прав участников. Это делает систему удобной для организации как внутренних рабочих процессов, так и процессов с участием третьих сторон.