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Organizzazione del lavoro con clienti e freelancer sul progetto

Come orga­niz­zare il lavoro con i cli­en­ti o i liberi pro­fes­sion­isti è una sfi­da che inter­es­sa aziende di ogni dimen­sione. Dopo­tut­to, il suc­ces­so di un prog­et­to è deter­mi­na­to dal­la capac­ità di gestire la comu­ni­cazione non solo all’in­ter­no del team, ma anche con tutte le par­ti coin­volte, che spes­so includono liberi pro­fes­sion­isti e clienti.
La ges­tione di essa è una com­bi­nazione di prin­cipi orga­niz­za­tivi gen­er­ali e sis­te­mi di ges­tione prog­et­ti autom­a­tiz­za­ti. Il bilan­ci­a­men­to abile di conoscen­ze pratiche e l’u­so degli stru­men­ti nec­es­sari deter­mi­na l’al­to liv­el­lo di ges­tione dei prog­et­ti in un’azienda.

In questo arti­co­lo, vi dire­mo come orga­niz­zare effi­cace­mente il lavoro con cli­en­ti e liberi pro­fes­sion­isti, così come gli stru­men­ti di Work­sec­tion che vi aiuter­an­no a farlo.

Prin­cipi gen­er­ali per orga­niz­zare il flus­so di lavoro

Per col­lab­o­rare in modo effi­cace, è nec­es­sario seguire questi prin­cipi:

  1. Comu­ni­cazione aper­ta: Sta­bilire un piano di comu­ni­cazione per coor­dinare il lavoro e atten­ervisi. Essere chiari e con­cisi nelle dis­cus­sioni per evitare fraintendimenti.
  2. Trasparen­za dei pro­ces­si lavo­ra­tivi: Man­tenere chiarez­za in tutte le fasi del lavoro. Tut­ti dovreb­bero avere acces­so alle infor­mazioni nec­es­sarie per svol­gere i pro­pri com­pi­ti in modo efficace.
  3. Feed­back rego­lare: Man­tenere un proces­so per rice­vere feed­back rego­lare da tut­ti i parte­ci­pan­ti per pro­muo­vere miglio­ra­men­ti orga­niz­za­tivi e risol­vere rap­i­da­mente i problemi.
  4. Doc­u­men­tazione: Tut­ti i doc­u­men­ti rel­a­tivi al prog­et­to dovreb­bero essere reg­is­trati per una facile con­sul­tazione e responsabilità.
  5. Con­trol­lo del­la qual­ità: Ci dovreb­bero essere con­trol­li rego­lari per ver­i­fi­care la qual­ità del lavoro e garan­tire che il prog­et­to sod­dis­fi gli stan­dard e le aspet­ta­tive stabiliti.
  6. Usare stru­men­ti di ges­tione prog­et­ti: Imple­mentare servizi di ges­tione prog­et­ti, come Work­sec­tion, per gestire e cen­tral­iz­zare facil­mente le infor­mazioni di progetto.

L’im­por­tan­za di una chiara definizione di ruoli e responsabilità

Vale la pena creare un proces­so inter­no sep­a­ra­to per lavo­rare con cli­en­ti e liberi pro­fes­sion­isti, oltre ai prin­cipi gen­er­ali. L’u­so di stru­men­ti autom­a­tiz­za­ti garan­tirà che l’or­ga­niz­zazione con­tinui a oper­are ad un alto liv­el­lo indipen­den­te­mente dalle cir­costanze esterne.

🤝Orga­niz­zare il lavoro con i clienti

Definire l’am­bito del prog­et­to è il pri­mo pas­so per lavo­rare con i cli­en­ti. Questo proces­so com­por­ta una dis­cus­sione det­tagli­a­ta sug­li obi­et­tivi del prog­et­to, i risul­tati atte­si, le sca­den­ze e i ruoli speci­fi­ci che il cliente avrà durante il ciclo di vita del prog­et­to. Questo approc­cio aiuterà a gestire le aspet­ta­tive e a creare un ambi­ente in cui entrambe le par­ti com­pren­dano il loro con­trib­u­to al suc­ces­so del progetto.

Per man­tenere una comu­ni­cazione traspar­ente e il con­trol­lo, puoi invitare il cliente nel prog­et­to di Work­sec­tion. Per iniziare, devi creare un team sep­a­ra­to e con­trasseg­narlo come team cliente. Questo team avrà acces­so lim­i­ta­to per visu­al­iz­zare spese e report per impostazione predefinita.


Puoi anche lim­itare le infor­mazioni del pro­fi­lo utente ai cli­en­ti nel­la sezione Mod­i­fi­ca dipen­dente”.

👩‍💻Orga­niz­zare il lavoro con i liberi professionisti

Il pri­mo pas­so quan­do si coin­vol­go­no liberi pro­fes­sion­isti in un prog­et­to dovrebbe essere quel­lo di definire chiara­mente l’am­bito di lavoro. Questo aiuterà a sta­bilire aspet­ta­tive real­is­tiche e ad allineare il lavoro dei liberi pro­fes­sion­isti con gli obi­et­tivi com­p­lessivi del prog­et­to. A questo pun­to, è fon­da­men­tale delineare:
  • le tue aspet­ta­tive per il lavoro da svolgere;
  • l’area di respon­s­abil­ità, quali com­pi­ti speci­fi­ci svol­gerà il libero professionista
  • stan­dard gen­er­ali di prestazione del lavoro;
  • sca­den­ze.
Questo non solo garan­tirà la sta­bil­ità del­la qual­ità del lavoro svolto, ma min­i­mizzerà anche il ris­chio di ampli­a­men­to del­l’am­bito di lavoro.

Quan­do si lavo­ra con i liberi pro­fes­sion­isti, ti con­sigliamo anche di creare un team sep­a­ra­to per loro per comod­ità e con­cedere dirit­ti in base alle con­dizioni di impiego.

👔Per­me­s­si in Worksection

In Work­sec­tion, puoi anche per­son­al­iz­zare l’ac­ces­so al sis­tema per uten­ti sin­goli. I ruoli in Work­sec­tion sono divisi in ammin­is­tra­tivi e utente. Ognuno di essi ha un cer­to liv­el­lo di acces­so al sistema.


Esaminer­e­mo i ruoli utente che sono più comu­ni quan­do si lavo­ra con cli­en­ti e liberi professionisti:

👓Lettore 

Il sig­ni­fi­ca­to del ruo­lo si riv­ela com­ple­ta­mente dal suo nome. Il Let­tore può solo visu­al­iz­zare infor­mazioni gen­er­ali sul prog­et­to, ma non può las­cia­re com­men­ti o essere un ese­cu­tore di compiti.

Il ruo­lo di Let­tore può essere uti­liz­za­to per coin­vol­gere il cliente nel prog­et­to e per comu­ni­care in modo traspar­ente riguar­do alla con­for­mità. Allo stes­so tem­po, il cliente non può inter­a­gire diret­ta­mente con il prog­et­to, il che garan­tisce l’in­tegrità del flus­so di lavoro.

Nota impor­tante! Il ruo­lo di let­tore è gra­tu­ito, ma ha un lim­ite quan­ti­ta­ti­vo. Ad esem­pio, sul piano azien­dale che include 50 uten­ti, puoi aggiun­gere 100 let­tori al prog­et­to, il che è il doppio.

☕Ospite

Un ospite è un ruo­lo con acces­so lim­i­ta­to al sis­tema. Questo utente ha acces­so solo ai com­pi­ti in cui è con­trasseg­na­to come respon­s­abile o sottoscrittore.

☝️Utente

L’u­tente è il ruo­lo più comune nel sis­tema. Può creare, com­mentare e vedere tut­ti i com­pi­ti all’in­ter­no del prog­et­to in cui è sta­to invitato.

Fun­zion­al­ità aggiuntive 

Qualunque sia il ruo­lo del parte­ci­pante, puoi nascon­dere i com­pi­ti all’in­ter­no del prog­et­to aggiunto. 


E i commenti:


Quin­di, con Work­sec­tion, puoi gestire in modo flessibile la vis­i­bil­ità delle infor­mazioni all’in­ter­no di un prog­et­to, il che è molto con­ve­niente quan­do si coin­vol­go­no cli­en­ti e liberi professionisti.

In sin­te­si, la prin­ci­pale dif­feren­za tra un Let­tore, un Utente e un Ospite è la capac­ità di inter­a­gire con il sis­tema e il liv­el­lo di vis­i­bil­ità delle infor­mazioni di prog­et­to tra i parte­ci­pan­ti. Quin­di, a sec­on­da del for­ma­to di coop­er­azione, puoi scegliere il liv­el­lo di acces­so che si adat­ta a te.

Ges­tione dei cam­bi­a­men­ti e degli aggiustamenti

La ges­tione dei cam­bi­a­men­ti e degli aggius­ta­men­ti può essere divisa in tre aree principali:

Ges­tione del­l’es­pan­sione dell’ambito

L’es­pan­sione del­l’am­bito può rov­inare anche prog­et­ti ben piani­fi­cati. Questo por­ta a sca­den­ze ritar­date e all’es­pan­sione del bud­get. Per gestir­lo, è impor­tante creare un proces­so for­male per gestire i cam­bi­a­men­ti e gli aggius­ta­men­ti dell’ambito.

Questo include l’im­postazione di un proces­so di richi­es­ta di cam­bi­a­men­to. Quan­do qual­si­asi mod­i­fi­ca o aggiun­ta all’am­bito di lavoro orig­i­nale deve essere doc­u­men­ta­ta per la revi­sione e l’ap­provazione pri­ma di essere implementata.

Aggius­ta­men­ti del piano di progetto

Le mod­i­fiche sono una parte inte­grante di qual­si­asi prog­et­to. Una ges­tione effi­cace del prog­et­to dovrebbe prevedere la neces­sità di aggius­ta­men­ti e costru­ire flessibil­ità nel piano del prog­et­to. Ciò impli­ca incon­tri rego­lari per rivedere i pro­gres­si e affrontare i prob­le­mi che potreb­bero influen­zare il prog­et­to. Man­tenere un ambi­ente di sup­por­to per dis­cutere i poten­ziali cam­bi­a­men­ti e le loro impli­cazioni può aiutare negli aggius­ta­men­ti del progetto.

Doc­u­men­tazione e trasparenza

Man­tenere un reg­istro di accor­di, cam­bi­a­men­ti e tutte le inter­azioni durante il prog­et­to aiu­ta a man­tenere un chiaro con­trol­lo. Tale trasparen­za riduce i con­flit­ti di inter­esse e aumen­ta la fidu­cia tra tut­ti i por­ta­tori di inter­esse. Per man­tenere il gius­to liv­el­lo di trasparen­za e doc­u­men­tazione, vale la pena uti­liz­zare sis­te­mi di ges­tione prog­et­ti. Work­sec­tion ha un sis­tema di anal­isi e report­ing inte­gra­to che con­sente comu­ni­cazioni traspar­en­ti sui pro­gres­si del progetto.

Il rap­por­to di Worksection.

Definen­do chiara­mente ruoli e respon­s­abil­ità, e aven­do stru­men­ti soli­di per gestire cam­bi­a­men­ti e aggius­ta­men­ti, i project man­ag­er pos­sono creare un ambi­ente di lavoro col­lab­o­ra­ti­vo e pro­dut­ti­vo. Questo approc­cio non solo ottimiz­za i con­tribu­ti dei liberi pro­fes­sion­isti e dei cli­en­ti, ma aiu­ta anche a com­pletare con suc­ces­so il progetto.

Sta­bilire una comu­ni­cazione chiara e responsabilità

In qual­si­asi prog­et­to che coin­vol­ga liberi pro­fes­sion­isti e cli­en­ti, una comu­ni­cazione traspar­ente e report effi­caci sono essen­ziali per costru­ire fidu­cia, respon­s­abil­ità e relazioni di lavoro pos­i­tive. Ecco alcu­ni pas­sag­gi per rag­giun­gere una comu­ni­cazione aper­ta e rispetto:

Pas­so 1: Costru­ire fidu­cia e responsabilità

Aggior­na­men­ti regolari

Man­te­nen­do tut­ti aggior­nati sui pro­gres­si, le sfide e i suc­ces­si del prog­et­to, dimostrate il vostro impeg­no nei con­fron­ti degli obi­et­tivi del prog­et­to e incor­ag­giate gli altri parte­ci­pan­ti a con­di­videre i pro­pri aggior­na­men­ti.Questo può essere fat­to attra­ver­so riu­nioni pro­gram­mate, report di pro­gres­so e dash­board delle infor­mazioni in tem­po reale.

Report traspar­en­ti

Assi­cu­rati che i report non siano solo coer­en­ti, ma anche chiari. Uti­liz­za stru­men­ti che ti per­me­t­tano di con­di­videre le stesse infor­mazioni con liberi pro­fes­sion­isti e cli­en­ti allo stes­so tem­po. Ques­ta trasparen­za aiu­ta a sta­bilire aspet­ta­tive chiare e riduce la pos­si­bil­ità di confusione.

Acces­so alle informazioni

Dai a tut­ti i por­ta­tori d’in­ter­esse acces­so alla doc­u­men­tazione nec­es­saria del prog­et­to, alle comu­ni­cazioni prece­den­ti e ad altre infor­mazioni impor­tan­ti. Fare ciò può essere facil­i­ta­to da una piattafor­ma cen­tral­iz­za­ta dove i doc­u­men­ti sono archiviati e rap­i­da­mente accessibili.

Sezione File” di Worksection

Pas­so 2: Creare un ambi­ente di lavoro positivo

Rispet­to ed esperienza

Rispet­ta e agis­ci in modo pro­fes­sion­ale in tutte le inter­azioni. Che si trat­ti di una riu­nione for­male o di un aggior­na­men­to rego­lare. Il modo in cui comu­nichi sta­bilisce il tono per l’in­tero progetto.

Riconoscere i successi

Dai cred­i­to agli sforzi e ai suc­ces­si dei mem­bri del team, inclusi i liberi pro­fes­sion­isti, su base rego­lare. Questo può essere un potente fat­tore moti­vante e miglio­rare il sen­so di impor­tan­za del progetto.

Con­sid­er­are la diver­sità culturale

Con­sid­era la diver­sità cul­tur­ale, soprat­tut­to quan­do lavori con un team che può coprire più local­ità. Questo può avere un impat­to sul for­ma­to del­la comu­ni­cazione e sul­l’in­ter­azione inter­per­son­ale, che sono impor­tan­ti per un lavoro di squadra equilibrato.

Pas­so 3: Fornire feed­back e dial­o­go aperto

Proces­so di feedback

Sta­bilis­ci pro­ces­si di feed­back chiari che con­sen­tano a liberi pro­fes­sion­isti e cli­en­ti di esprimere le pro­prie opin­ioni sui pro­gres­si del prog­et­to e sul com­ple­ta­men­to dei com­pi­ti in cor­so. Questo può essere orga­niz­za­to come parte di riu­nioni pro­gram­mate o attra­ver­so sondag­gi e questionari.

Rispos­ta rapida

Pro­va a rispon­dere rap­i­da­mente e in modo costrut­ti­vo a feed­back e pre­oc­cu­pazioni. Questo dimostr­erà il val­ore del feed­back e raf­forz­erà la comu­ni­cazione aperta.

Incor­ag­gia­re domande

For­nisci oppor­tu­nità per fare domande. Questo aiuterà a ridurre l’in­certez­za durante l’ese­cuzione del lavoro.

Pri­or­i­tiz­zan­do una comu­ni­cazione traspar­ente e report rego­lari, puoi creare un’at­mos­fera di prog­et­to in cui il ruo­lo di tut­ti è val­oriz­za­to. Questo favorisce la fidu­cia e costru­isce solide e pos­i­tive relazioni tra tutte le par­ti coinvolte.

In sin­te­si

Una parte impor­tante per costru­ire una comu­ni­cazione chiara e coop­er­azione tra l’azien­da è la trasparen­za dei parte­ci­pan­ti e l’ac­ces­so cen­tral­iz­za­to a tutte le infor­mazioni necessarie.

Work­sec­tion è una grande soluzione per tali scopi. La sua fun­zion­al­ità include stru­men­ti per costru­ire un chiaro sis­tema di report, un’archivi­azione cen­tral­iz­za­ta di tut­ti i doc­u­men­ti e la con­fig­u­razione dei dirit­ti dei parte­ci­pan­ti coin­volti. Questo rende il sis­tema con­ve­niente per orga­niz­zare sia i flus­si di lavoro interni che quel­li coin­vol­gen­ti terze parti. 

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