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Organisation du travail avec les clients et les freelances sur le projet
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Gestion de projet Équipes

Organisation du travail avec les clients et les freelances sur le projet

Com­ment organ­is­er le tra­vail avec les clients ou les free­lances est un défi qui touché les entre­pris­es de toutes tailles. Après tout, le suc­cès d’un pro­jet est déter­miné par la capac­ité à gér­er la com­mu­ni­ca­tion non seule­ment au sein de l’équipe, mais aus­si avec toutes les par­ties impliquées, ce qui inclut sou­vent des free­lances et des clients.
Une ges­tion réussie de cela est une com­bi­nai­son de principes organ­i­sa­tion­nels généraux et de sys­tèmes de ges­tion de pro­jet automa­tisés. L’équili­bre habile entre les con­nais­sances pra­tiques et l’u­til­i­sa­tion des out­ils néces­saires déter­mine le haut niveau de ges­tion de pro­jet dans une entreprise. 

Dans cet arti­cle, nous allons vous mon­tr­er com­ment organ­is­er effi­cace­ment le tra­vail avec les clients et les free­lances, ain­si que les out­ils de Work­sec­tion qui vous aideront à le faire.

Principes généraux d’or­gan­i­sa­tion du flux de travail

Pour col­la­bor­er effi­cace­ment, vous devez suiv­re ces principes :

  1. Com­mu­ni­ca­tion ouverte : Étab­lis­sez un cal­en­dri­er de com­mu­ni­ca­tion pour coor­don­ner le tra­vail et respectez-le. Soyez clair et con­cis dans les dis­cus­sions pour éviter les malentendus.
  2. Trans­parence des proces­sus de tra­vail : Main­tenez la clarté à toutes les étapes du tra­vail. Tout le monde devrait avoir accès aux infor­ma­tions néces­saires pour faire son tra­vail efficacement.
  3. Retour d’in­for­ma­tion réguli­er : Main­tenez un proces­sus pour recevoir des retours réguliers de tous les par­tic­i­pants afin d’amélior­er l’or­gan­i­sa­tion et de résoudre rapi­de­ment les problèmes.
  4. Doc­u­men­ta­tion : Tous les doc­u­ments liés au pro­jet doivent être enreg­istrés pour un accès facile et une responsabilité.
  5. Con­trôle de la qual­ité : Il doit y avoir des points de con­trôle réguliers pour véri­fi­er la qual­ité du tra­vail et s’as­sur­er que le pro­jet répond aux normes et attentes établies.
  6. Utilis­er des out­ils de ges­tion de pro­jet : Met­tez en œuvre des ser­vices de ges­tion de pro­jet, tels que Work­sec­tion, pour gér­er et cen­tralis­er facile­ment les infor­ma­tions sur le projet.

L’im­por­tance d’une déf­i­ni­tion claire des rôles et des responsabilités

Il vaut la peine de créer un proces­sus interne séparé pour tra­vailler avec des clients et des free­lances, en plus des principes généraux. L’u­til­i­sa­tion d’outils automa­tisés garan­ti­ra que l’or­gan­i­sa­tion con­tin­ue de fonc­tion­ner à un haut niveau, quelles que soient les cir­con­stances extérieures.

🤝Organ­is­er le tra­vail avec les clients

Définir le périmètre du pro­jet est la pre­mière étape pour tra­vailler avec des clients. Ce proces­sus implique une dis­cus­sion détail­lée des objec­tifs, des livrables, des délais et des rôles spé­ci­fiques que le client jouera tout au long du cycle de vie du pro­jet. Cette approche aidera à gér­er les attentes et à créer un envi­ron­nement où les deux par­ties com­pren­nent leur con­tri­bu­tion au suc­cès du projet. 

Pour main­tenir une com­mu­ni­ca­tion trans­par­ente et un con­trôle, vous pou­vez inviter le client dans le pro­jet Work­sec­tion. Pour com­mencer, vous devez créer une équipe séparée et la mar­quer comme une équipe de clients. Cette équipe aura un accès lim­ité pour voir les dépens­es et les rap­ports par défaut.


Vous pou­vez égale­ment restrein­dre les infor­ma­tions de pro­fil util­isa­teur des clients dans la sec­tion “Mod­i­fi­er l’em­ployé”.

👩‍💻Organ­is­er le tra­vail avec des freelances

La pre­mière étape lors de l’en­gage­ment de free­lances dans un pro­jet doit être de définir claire­ment le périmètre du tra­vail. Cela aidera à établir des attentes réal­istes et à align­er le tra­vail des free­lances avec les objec­tifs globaux du pro­jet. À ce stade, il est cru­cial de décrire :
  • vos attentes pour le tra­vail à réaliser;
  • le domaine de respon­s­abil­ité, quelles tâch­es spé­ci­fiques le free­lance effectuera
  • les normes générales de per­for­mance du travail;
  • les délais.
Cela garan­ti­ra non seule­ment la sta­bil­ité de la qual­ité du tra­vail effec­tué, mais min­imis­era égale­ment le risqué d’élargir le périmètre de travail.

Lorsque vous tra­vaillez avec des free­lances, nous recom­man­dons égale­ment de créer une équipe séparée pour eux pour plus de com­mod­ité et d’ac­corder des droits selon les ter­mes de l’emploi.

👔Per­mis­sions dans Worksection

Dans Work­sec­tion, vous pou­vez égale­ment per­son­nalis­er l’ac­cès au sys­tème pour les util­isa­teurs indi­vidu­els. Les rôles dans Work­sec­tion sont divisés en admin­is­trat­ifs et util­isa­teurs. Cha­cun d’eux a un cer­tain niveau d’ac­cès au système. 


Nous allons exam­in­er les rôles d’u­til­isa­teur qui sont les plus courants lors de tra­vail avec des clients et des freelances :

👓Lecteur 

Le sens du rôle est pleine­ment révélé par son nom. Le Lecteur peut seule­ment voir des infor­ma­tions générales sur le pro­jet, mais né peut laiss­er des com­men­taires ou être un exé­cu­teur de tâches. 

Le rôle de Lecteur peut être util­isé pour impli­quer le client dans le pro­jet et pour com­mu­ni­quer de manière trans­par­ente sur la con­for­mité. Dans le même temps, le client né peut pas inter­a­gir directe­ment avec le pro­jet, ce qui garan­tit l’in­tégrité du flux de travail.

Note impor­tante ! Le rôle de lecteur est gra­tu­it, mais a une lim­ite quan­ti­ta­tive. Par exem­ple, sur le plan d’af­faires qui com­prend 50 util­isa­teurs, vous pou­vez ajouter 100 lecteurs au pro­jet, soit le double.

☕Invité

Un invité est un rôle avec un accès lim­ité au sys­tème. Cet util­isa­teur a accès seule­ment aux tâch­es pour lesquelles il est désigné comme respon­s­able ou abonné.

☝️Utilisateur

L’u­til­isa­teur est le rôle le plus courant dans le sys­tème. Il peut créer, com­menter et voir toutes les tâch­es dans le pro­jet auquel il a été invité. 

Fonc­tion­nal­ités supplémentaires 

Quel que soit le rôle du par­tic­i­pant, vous pou­vez cacher des tâch­es à l’in­térieur du pro­jet ajouté.


Et les commentaires :


Ain­si, avec Work­sec­tion, vous pou­vez gér­er la vis­i­bil­ité de l’in­for­ma­tion dans un pro­jet de manière flex­i­ble, ce qui est très pra­tique lors de l’en­gage­ment de clients et de freelances.
Pour résumer, la prin­ci­pale dif­férence entre un Lecteur, un Util­isa­teur et un Invité est la capac­ité d’in­ter­a­gir avec le sys­tème et le niveau de vis­i­bil­ité des infor­ma­tions du pro­jet avec les par­tic­i­pants. Ain­si, selon le for­mat de coopéra­tion, vous pou­vez choisir le niveau d’ac­cès qui vous convient. 

Ges­tion des change­ments et des ajustements

La ges­tion des change­ments et des ajuste­ments peut être divisée en trois domaines principaux :

Ges­tion de l’aug­men­ta­tion du périmètre

La dérive du périmètre peut ruin­er même des pro­jets bien plan­i­fiés. Cela entraîne des délais retardés et une expan­sion du bud­get. Pour y faire face, il est impor­tant de créer un proces­sus formel pour gér­er les change­ments et les ajuste­ments de périmètre. 

Cela inclut la mise en place d’un proces­sus de demande de change­ment. Lorsque des change­ments ou des ajouts sont néces­saires au périmètre de tra­vail ini­tial, ils doivent être doc­u­men­tés pour exa­m­en et appro­ba­tion avant leur mise en œuvre.

Ajuste­ments du plan de projet

Les mod­i­fi­ca­tions sont une par­tie inté­grante de tout pro­jet. Une ges­tion de pro­jet effi­cace doit anticiper le besoin d’a­juste­ments et inté­gr­er de la flex­i­bil­ité dans le plan de pro­jet. Cela implique des réu­nions régulières pour exam­in­er les pro­grès et abor­der les prob­lèmes qui peu­vent affecter le pro­jet. Main­tenir un envi­ron­nement favor­able à la dis­cus­sion des change­ments poten­tiels et de leurs impli­ca­tions peut aider aux ajuste­ments du projet.

Doc­u­men­ta­tion et transparence

Tenir un reg­istre des accords, change­ments et inter­ac­tions tout au long du pro­jet aide à main­tenir un con­trôle clair. Une telle trans­parence réduit les con­flits d’in­térêts et aug­mente la con­fi­ance entre toutes les par­ties prenantes. Pour main­tenir le bon niveau de trans­parence et de doc­u­men­ta­tion, il vaut la peine d’u­tilis­er des sys­tèmes de ges­tion de pro­jet. Work­sec­tion dis­pose d’un sys­tème d’analyse et de rap­port inté­gré qui per­met une com­mu­ni­ca­tion trans­par­ente sur l’a­vance­ment du projet. 

Rap­port de Work­sec­tion par les personnes

En définis­sant claire­ment les rôles et les respon­s­abil­ités, et en ayant des out­ils solides pour gér­er les change­ments et les ajuste­ments, les chefs de pro­jet peu­vent créer un envi­ron­nement de tra­vail col­lab­o­ratif et pro­duc­tif. Cette approche non seule­ment opti­mise les con­tri­bu­tions des free­lances et des clients, mais aide égale­ment à men­er à bien le projet. 

Établir une com­mu­ni­ca­tion et une respon­s­abil­ité claires 

Dans tout pro­jet impli­quant des free­lances et des clients, une com­mu­ni­ca­tion trans­par­ente et un report­ing effi­cace sont essen­tiels pour établir la con­fi­ance, la respon­s­abil­ité et des rela­tions de tra­vail pos­i­tives. Voici quelques étapes pour attein­dre une com­mu­ni­ca­tion ouverte et un respect :

Étape 1 : Établir la con­fi­ance et la responsabilité

Mis­es à jour régulières

En ten­ant toutes les par­ties infor­mées des pro­grès, défis et suc­cès du pro­jet, vous démon­trez votre engage­ment envers les objec­tifs du pro­jet et encour­agez les autres par­tic­i­pants à partager leurs pro­pres mis­es à jour. Cela peut être fait par le biais de réu­nions pro­gram­mées, de rap­ports d’a­vance­ment et de tableaux de bord d’in­for­ma­tions en temps réel.

Report­ing transparent

Assurez-vous que le report­ing n’est pas seule­ment cohérent, mais aus­si clair. Utilisez des out­ils qui per­me­t­tent de partager les mêmes infor­ma­tions avec les free­lances et les clients en même temps. Cette trans­parence aide à établir des attentes claires et réduit la pos­si­bil­ité de confusion.

Accès à l’information

Don­nez à toutes les par­ties prenantes accès à la doc­u­men­ta­tion néces­saire du pro­jet, aux com­mu­ni­ca­tions antérieures et à d’autres infor­ma­tions impor­tantes. Cela peut être facil­ité par une plate­forme cen­tral­isée où les doc­u­ments sont stock­és et rapi­de­ment accessibles.

Sec­tion “Fichiers” de Worksection

Étape 2 : Créer un envi­ron­nement de tra­vail positif

Respect et expertise

Respectez et agis­sez de manière pro­fes­sion­nelle dans toutes les inter­ac­tions. Que ce soit lors d’une réu­nion formelle ou d’une mise à jour régulière. La manière dont vous com­mu­niquez fixe le ton pour l’ensem­ble du projet.

Recon­naître les réalisations

Don­nez du crédit aux efforts et réal­i­sa­tions des mem­bres de l’équipe, y com­pris des free­lances, sur une base régulière. Cela peut être un puis­sant moti­va­teur et ren­forcer le sen­ti­ment d’im­por­tance du projet.

Tenir compte de la diver­sité culturelle

Gardez à l’e­sprit la diver­sité cul­turelle, surtout lorsque vous tra­vaillez avec une équipe qui peut cou­vrir plusieurs emplace­ments. Cela peut avoir un impact sur le for­mat de com­mu­ni­ca­tion et l’in­ter­ac­tion inter­per­son­nelle, qui sont impor­tants pour un tra­vail d’équipe équilibré.

Étape 3 : Fournir des retours et un dia­logue ouvert

Proces­sus de retour d’information

Étab­lis­sez des proces­sus de retour d’in­for­ma­tion clairs qui per­me­t­tent aux free­lances et aux clients d’ex­primer leur avis sur l’a­vance­ment du pro­jet et l’achève­ment des tâch­es en cours. Cela peut être organ­isé dans le cadre de réu­nions pro­gram­mées ou par le biais d’en­quêtes et de sondages.

Réponse rapi­de

Essayez de répon­dre rapi­de­ment et de manière con­struc­tive aux retours et préoc­cu­pa­tions. Cela démon­tr­era la valeur des retours et ren­forcera la com­mu­ni­ca­tion ouverte.

Encour­ager les questions

Offrez des occa­sions de pos­er des ques­tions. Cela aidera à min­imiser l’in­cer­ti­tude lors de l’exé­cu­tion du travail.
En accor­dant la pri­or­ité à une com­mu­ni­ca­tion trans­par­ente et à un report­ing réguli­er, vous pou­vez créer une atmo­sphère de pro­jet où le rôle de cha­cun est val­orisé. Cela favorise la con­fi­ance et con­stru­it des rela­tions solides et pos­i­tives entre toutes les par­ties impliquées.

Con­clu­sion

Une par­tie impor­tante de l’étab­lisse­ment d’une com­mu­ni­ca­tion claire et d’une coopéra­tion entre l’en­tre­prise est la trans­parence des par­tic­i­pants et l’ac­cès cen­tral­isé à toutes les infor­ma­tions nécessaires.

Work­sec­tion est une excel­lente solu­tion à ces fins. Sa fonc­tion­nal­ité inclut des out­ils pour bâtir un sys­tème de report­ing clair, un stock­age cen­tral­isé de tous les doc­u­ments et la mise en place des droits des par­tic­i­pants impliqués. Cela rend le sys­tème pra­tique pour organ­is­er à la fois les flux de tra­vail internes et ceux impli­quant des tiers. 
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