worksection
Blog
Organización del trabajo con clientes y freelancers en el proyecto
  •     •   8 min read
Gestión de proyectos Equipos

Organización del trabajo con clientes y freelancers en el proyecto

Cómo orga­ni­zar el tra­ba­jo con clientes o free­lancers es un desafío que afec­ta a empre­sas de todos los tamaños. Después de todo, el éxi­to de un proyec­to se deter­mi­na por la capaci­dad de ges­tionar la comu­ni­cación no solo den­tro del equipo, sino tam­bién con todas las partes involu­cradas, que a menudo incluye a free­lancers y clientes. 
La gestión exi­tosa de esto es una com­bi­nación de prin­ci­p­ios orga­ni­za­tivos gen­erales y sis­temas autom­a­ti­za­dos de gestión de proyec­tos. El equi­lib­rio hábil de conocimien­to prác­ti­co y el uso de las her­ramien­tas nece­sarias deter­mi­na el alto niv­el de gestión de proyec­tos en una empresa. 

En este artícu­lo, vamos a con­tar­le cómo orga­ni­zar efec­ti­va­mente el tra­ba­jo con clientes y free­lancers, así como las her­ramien­tas de Work­sec­tion que le ayu­darán a hacerlo.

Prin­ci­p­ios gen­erales de orga­ni­zación del flu­jo de trabajo

Para colab­o­rar de man­era efec­ti­va, debe seguir estos prin­ci­p­ios:

  1. Comu­ni­cación abier­ta: Establez­ca un cal­en­dario de comu­ni­cación para coor­di­nar el tra­ba­jo y cúm­pla­lo. Sea claro y con­ciso en las dis­cu­siones para evi­tar malentendidos.
  2. Trans­paren­cia de los pro­ce­sos de tra­ba­jo: Man­ten­ga clar­i­dad en todas las eta­pas del tra­ba­jo. Todos deben ten­er acce­so à la infor­ma­ción que nece­si­tan para hac­er su tra­ba­jo de man­era efectiva.
  3. Retroal­i­mentación reg­u­lar: Man­ten­ga un pro­ce­so para recibir retroal­i­mentación reg­u­lar de todos los par­tic­i­pantes para impul­sar la mejo­ra orga­ni­za­cional y resolver prob­le­mas rápidamente.
  4. Doc­u­mentación: Todos los doc­u­men­tos rela­ciona­dos con el proyec­to deben ser reg­istra­dos para fácil ref­er­en­cia y responsabilidad.
  5. Con­trol de cal­i­dad: Debería haber pun­tos de ver­i­fi­cación reg­u­lares para ver­i­ficar la cal­i­dad del tra­ba­jo y garan­ti­zar que el proyec­to cumpla con los están­dares y expec­ta­ti­vas establecidos.
  6. Uti­lizar her­ramien­tas de gestión de proyec­tos: Imple­mente ser­vi­cios de gestión de proyec­tos, como Work­sec­tion, para ges­tionar y cen­tralizar fácil­mente la infor­ma­ción del proyecto.

La impor­tan­cia de una clara defini­ción de roles y responsabilidades

Vale la pena crear un pro­ce­so inter­no sep­a­ra­do para tra­ba­jar con clientes y free­lancers, además de los prin­ci­p­ios gen­erales. Usar her­ramien­tas autom­a­ti­zadas ase­gu­rará que la orga­ni­zación siga operan­do a un alto niv­el inde­pen­di­en­te­mente de las cir­cun­stan­cias externas.

🤝Orga­ni­zan­do el tra­ba­jo con clientes

Definir el alcance del proyec­to es el primer paso para tra­ba­jar con clientes. Este pro­ce­so impli­ca una dis­cusión detal­la­da de los obje­tivos del proyec­to, entre­gables, crono­gra­mas y los roles especí­fi­cos que el cliente jugará a lo largo del ciclo de vida del proyec­to. Este enfoque ayu­dará a ges­tionar expec­ta­ti­vas y crear un ambi­ente donde ambas partes com­pren­dan su con­tribu­ción al éxi­to del proyecto. 

Para man­ten­er una comu­ni­cación y con­trol trans­par­entes, puede invi­tar al cliente al proyec­to en Work­sec­tion. Para comen­zar, nece­si­ta crear un equipo sep­a­ra­do y mar­car­lo como un equipo de clientes. Dicho equipo ten­drá acce­so lim­i­ta­do para ver gas­tos e informes por defecto.


Tam­bién puede restringir la infor­ma­ción del per­fil del usuario para los clientes en la sec­ción “Edi­tar emplea­do”.

👩‍💻Orga­ni­zan­do el tra­ba­jo con freelancers

El primer paso al involu­crar free­lancers en un proyec­to debe ser definir clara­mente el alcance del tra­ba­jo. Esto ayu­dará a estable­cer expec­ta­ti­vas real­is­tas y alin­ear el tra­ba­jo de los free­lancers con los obje­tivos gen­erales del proyec­to. En este pun­to, es cru­cial detallar:
  • sus expec­ta­ti­vas sobre el tra­ba­jo a realizar;
  • el área de respon­s­abil­i­dad, qué tar­eas especí­fi­cas realizará el freelancer
  • están­dares gen­erales de rendimien­to laboral;
  • pla­zos.
Esto no solo ase­gu­rará la esta­bil­i­dad de la cal­i­dad del tra­ba­jo real­iza­do, sino que tam­bién min­i­mizará el ries­go de ampli­ar el alcance del trabajo.

Al tra­ba­jar con free­lancers, tam­bién recomen­damos crear un equipo sep­a­ra­do para ellos por con­ve­nien­cia y otor­gar dere­chos según las condi­ciones de empleo.

👔Per­misos en Worksection

En Work­sec­tion, tam­bién puede per­son­alizar el acce­so al sis­tema para usuar­ios indi­vid­uales. Los roles en Work­sec­tion se div­i­den en admin­is­tra­tivos y de usuario. Cada uno de ellos tiene un cier­to niv­el de acce­so al sistema. 


Analizare­mos los roles de usuario que son más comunes al tra­ba­jar con clientes y freelancers:

👓Lector 

El sig­nifi­ca­do del rol se rev­ela com­ple­ta­mente por su nom­bre. El Lec­tor puede solo ver infor­ma­ción gen­er­al sobre el proyec­to, pero no puede dejar comen­tar­ios ni desem­peñarse como un eje­cu­tor de tareas. 

El rol de Lec­tor puede usarse para involu­crar al cliente en el proyec­to y comu­nicar de man­era trans­par­ente sobre el cumplim­ien­to. Al mis­mo tiem­po, el cliente no puede inter­ac­tu­ar direc­ta­mente con el proyec­to, lo que ase­gu­ra la inte­gri­dad del flu­jo de trabajo.

¡Nota impor­tante! El rol de lec­tor es gra­tu­ito, pero tiene un límite cuan­ti­ta­ti­vo. Por ejem­p­lo, en el plan de nego­cios que incluye 50 usuar­ios, puede agre­gar 100 lec­tores al proyec­to, que es el doble. 

☕Invitado

Un invi­ta­do es un rol con acce­so lim­i­ta­do al sis­tema. Este usuario tiene acce­so solo a aque­l­las tar­eas en las que está mar­ca­do como respon­s­able o suscriptor.

☝️Usuario

El usuario es el rol más común en el sis­tema. Puede crear, comen­tar y ver todas las tar­eas den­tro del proyec­to al que ha sido invitado. 

Car­ac­terís­ti­cas adicionales 

Inde­pen­di­en­te­mente del rol del par­tic­i­pante, puede ocul­tar tar­eas den­tro del proyec­to agregado. 


Y comen­tar­ios:


Así que, con Work­sec­tion, puede ges­tionar de man­era flex­i­ble la vis­i­bil­i­dad de la infor­ma­ción den­tro de un proyec­to, lo cual es muy con­ve­niente al involu­crar a clientes y freelancers.
Para resumir, la prin­ci­pal difer­en­cia entre un Lec­tor, un Usuario y un Invi­ta­do es la capaci­dad de inter­ac­tu­ar con el sis­tema y el niv­el de vis­i­bil­i­dad de la infor­ma­ción del proyec­to con los par­tic­i­pantes. Entonces, depen­di­en­do del for­ma­to de coop­eración, puede ele­gir el niv­el de acce­so que más le convenga. 

Gestión de cam­bios y ajustes

La gestión de cam­bios y ajustes puede dividirse en tres áreas principales:

Gestión del des­bor­damien­to del alcance

El des­bor­damien­to del alcance puede arru­inar inclu­so proyec­tos bien plan­i­fi­ca­dos. Esto lle­va a pla­zos retrasa­dos y expan­sión del pre­supuesto. Para mane­jar esto, es impor­tante crear un pro­ce­so for­mal para ges­tionar cam­bios y ajustes del alcance. 

Esto incluye estable­cer un pro­ce­so de solic­i­tud de cam­bio. Cuan­do se nece­siten realizar cam­bios o adi­ciones al alcance orig­i­nal del tra­ba­jo, deben doc­u­men­tarse para revisión y aprobación antes de ser implementadas.

Ajustes del plan del proyecto

Las mod­i­fi­ca­ciones son una parte inte­gral de cualquier proyec­to. La gestión efec­ti­va de proyec­tos debe antic­i­par la necesi­dad de ajustes y con­stru­ir flex­i­bil­i­dad en el plan del proyec­to. Esto impli­ca reuniones reg­u­lares para revis­ar el pro­gre­so y abor­dar prob­le­mas que puedan afec­tar el proyec­to. Man­ten­er un ambi­ente de apoyo para dis­cu­tir posi­bles cam­bios y sus impli­ca­ciones puede ayu­dar en los ajustes del proyecto.

Doc­u­mentación y transparencia

Reg­is­trar acuer­dos, cam­bios y todas las inter­ac­ciones a lo largo del proyec­to ayu­da a man­ten­er un con­trol claro. Tal trans­paren­cia reduce los con­flic­tos de interés y aumen­ta la con­fi­an­za entre todos los intere­sa­dos. Para man­ten­er el niv­el ade­cua­do de trans­paren­cia y doc­u­mentación, vale la pena uti­lizar sis­temas de gestión de proyec­tos. Work­sec­tion tiene un sis­tema de análi­sis e informes incor­po­ra­do que per­mite una comu­ni­cación trans­par­ente sobre el pro­gre­so del proyecto. 

Informe de Work­sec­tion por personas

Al definir clara­mente roles y respon­s­abil­i­dades, y ten­er her­ramien­tas sól­i­das para ges­tionar cam­bios y ajustes, los ger­entes de proyec­to pueden crear un ambi­ente de tra­ba­jo colab­o­ra­ti­vo y pro­duc­ti­vo. Este enfoque no solo opti­miza las con­tribu­ciones de free­lancers y clientes, sino que tam­bién ayu­da a com­ple­tar el proyec­to con éxito. 

Estable­cien­do una comu­ni­cación clara y responsabilidad 

En cualquier proyec­to que involu­cre free­lancers y clientes, la comu­ni­cación trans­par­ente y la pre­sentación efec­ti­va de informes son esen­ciales para con­stru­ir con­fi­an­za, respon­s­abil­i­dad y rela­ciones lab­o­rales pos­i­ti­vas. A con­tin­uación se pre­sen­tan algunos pasos para lograr una comu­ni­cación abier­ta y respeto:

Paso 1: Con­stru­ir con­fi­an­za y responsabilidad

Actu­al­iza­ciones regulares

Al man­ten­er a todas las partes infor­madas sobre el pro­gre­so del proyec­to, los desafíos y los éxi­tos, demues­tra su com­pro­miso con los obje­tivos del proyec­to y ani­ma a otros par­tic­i­pantes a com­par­tir sus propias actu­al­iza­ciones. Esto se puede hac­er a través de reuniones pro­gra­madas, informes de pro­gre­so y tableros de infor­ma­ción en tiem­po real.

Informe trans­par­ente

Asegúrese de que los informes no solo sean con­sis­tentes, sino tam­bién claros. Use her­ramien­tas que le per­mi­tan com­par­tir la mis­ma infor­ma­ción con free­lancers y clientes al mis­mo tiem­po. Esta trans­paren­cia ayu­da a estable­cer expec­ta­ti­vas claras y reduce la posi­bil­i­dad de confusión.

Acce­so à la información

Pro­por­cione a todas las partes intere­sadas acce­so à la doc­u­mentación nece­saria del proyec­to, comu­ni­ca­ciones ante­ri­ores y otra infor­ma­ción impor­tante. Hac­er esto puede ser facil­i­ta­do por una platafor­ma cen­tral­iza­da donde se alma­ce­nan los doc­u­men­tos y se pueden acced­er rápidamente.

Sec­ción “Archivos” de Worksection

Paso 2: Crear un ambi­ente de tra­ba­jo positivo

Respeto y experiencia

Respete y actúe de man­era pro­fe­sion­al en todas las inter­ac­ciones. Ya sea en una reunión for­mal o en una actu­al­ización reg­u­lar. La for­ma en que se comu­ni­ca establece el tono para todo el proyecto.

Recono­cer logros

Reconoz­ca los esfuer­zos y logros de los miem­bros del equipo, incluyen­do a free­lancers, de man­era reg­u­lar. Esto puede ser un poderoso moti­vador y aumen­tar el sen­ti­do de impor­tan­cia del proyecto.

Con­sid­er­ar la diver­si­dad cultural

Ten­ga en cuen­ta la diver­si­dad cul­tur­al, espe­cial­mente al tra­ba­jar con un equipo que puede abar­car múlti­ples ubi­ca­ciones. Esto puede afec­tar el for­ma­to de la comu­ni­cación y la inter­ac­ción inter­per­son­al, que son impor­tantes para un tra­ba­jo en equipo equilibrado.

Paso 3: Pro­por­cione retroal­i­mentación y diál­o­go abierto

Pro­ce­so de retroalimentación

Establez­ca pro­ce­sos de retroal­i­mentación claros que per­mi­tan a los free­lancers y clientes expre­sar sus opin­iones sobre el pro­gre­so del proyec­to y la final­ización de tar­eas en cur­so. Esto se puede orga­ni­zar como parte de reuniones pro­gra­madas o a través de encues­tas y sondeos.

Respues­ta rápida

Intente respon­der ráp­i­da y con­struc­ti­va­mente a los comen­tar­ios y pre­ocu­pa­ciones. Esto demostrará el val­or de la retroal­i­mentación y reforzará la comu­ni­cación abierta.

Fomen­tar preguntas

Brinde opor­tu­nidades para hac­er pre­gun­tas. Esto ayu­dará a min­i­mizar la incer­tidum­bre durante la eje­cu­ción del trabajo.
Al pri­orizar una comu­ni­cación trans­par­ente y una pre­sentación reg­u­lar de informes, puede crear una atmós­fera de proyec­to donde se val­oren los roles de todos. Esto fomen­ta la con­fi­an­za y con­struye rela­ciones fuertes y pos­i­ti­vas entre todas las partes involucradas.

Con­clu­siones

Una parte impor­tante de con­stru­ir una comu­ni­cación clara y coop­eración entre la empre­sa es la trans­paren­cia de los par­tic­i­pantes y el acce­so cen­tral­iza­do a toda la infor­ma­ción necesaria.

Work­sec­tion es una gran solu­ción para tales propósi­tos. Su fun­cional­i­dad incluye her­ramien­tas para con­stru­ir un sis­tema de informes claro, un alma­ce­namien­to cen­tral­iza­do de todos los doc­u­men­tos y con­fig­u­rar los dere­chos de los par­tic­i­pantes involu­cra­dos. Esto hace que el sis­tema sea con­ve­niente para orga­ni­zar tan­to flu­jos de tra­ba­jo inter­nos como aque­l­los que involu­cran a terceros. 
⇆

esc
Compartir en
или
Escuela PM
¿Por qué el rastreador de tiempo de Worksection es la mejor opción para controlar los recursos del proyecto?
Por qué el rastreador de tiempo de Worksection es la mejor opción para controlar los recursos del proyecto Las horas se registran de memoria y a menudo con retrasos. Las hojas de tiempo no están vinculadas...
2 mayo 2025   •   8 min read
Escuela PM
¿Por qué Kanban Worksection es la mejor opción para la gestión de proyectos?
Las tareas dispersas en chats y tableros dificultan el control de la ejecución del proyecto. La dirección tiene que gastar la mayor parte de su tiempo sincronizando al equipo para averiguar el estado...
1 mayo 2025   •   8 min read
Escuela PM
Por qué el diagrama de Gantt de Worksection es la mejor opción para la gestión
La falta de comprensión de los plazos del proyecto, retrasos constantes, dificultad para coordinar procesos con los contratistas. El presupuesto está creciendo y el resultado se pospone constantemente...
30 abril 2025   •   7 min read
Empieza ahora
Por favor ingrese su correo electrónico real 🙂
Cancelar
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Más 49...
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Video Comentarios Kanban Proyectos Equipos Gestión de proyectos Diagrama de Gantt Tareas Calendario Migración P.M secretos del PM Asana Informes Seguimiento del tiempo Marketing Consejos y trucos Prioridades Rastreador de tiempo Ágil Cascada Melé Gestión de tareas Arquitecto ELEGANTE Estados Plan Minutero rastreador de tiempo Telegrama rastreador de tiempo Etiquetas Inclinarse Notificaciones Integración ÉL Integraciones API Consejo Entrevista SEO Buscar CRM Asociación Gente Aplicación Archivos Planificación Digital