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Organización del trabajo con clientes y freelancers en el proyecto
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Gestión de proyectos Equipos

Organización del trabajo con clientes y freelancers en el proyecto

Cómo orga­ni­zar el tra­ba­jo con clientes o free­lancers es un desafío que afec­ta a empre­sas de todos los tamaños. Después de todo, el éxi­to de un proyec­to se deter­mi­na por la capaci­dad de ges­tionar la comu­ni­cación no solo den­tro del equipo, sino tam­bién con todas las partes involu­cradas, que a menudo incluye a free­lancers y clientes. 
La gestión exi­tosa de esto es una com­bi­nación de prin­ci­p­ios orga­ni­za­tivos gen­erales y sis­temas autom­a­ti­za­dos de gestión de proyec­tos. El equi­lib­rio hábil de conocimien­to prác­ti­co y el uso de las her­ramien­tas nece­sarias deter­mi­na el alto niv­el de gestión de proyec­tos en una empresa. 

En este artícu­lo, vamos a con­tar­le cómo orga­ni­zar efec­ti­va­mente el tra­ba­jo con clientes y free­lancers, así como las her­ramien­tas de Work­sec­tion que le ayu­darán a hacerlo.

Prin­ci­p­ios gen­erales de orga­ni­zación del flu­jo de trabajo

Para colab­o­rar de man­era efec­ti­va, debe seguir estos prin­ci­p­ios:

  1. Comu­ni­cación abier­ta: Establez­ca un cal­en­dario de comu­ni­cación para coor­di­nar el tra­ba­jo y cúm­pla­lo. Sea claro y con­ciso en las dis­cu­siones para evi­tar malentendidos.
  2. Trans­paren­cia de los pro­ce­sos de tra­ba­jo: Man­ten­ga clar­i­dad en todas las eta­pas del tra­ba­jo. Todos deben ten­er acce­so à la infor­ma­ción que nece­si­tan para hac­er su tra­ba­jo de man­era efectiva.
  3. Retroal­i­mentación reg­u­lar: Man­ten­ga un pro­ce­so para recibir retroal­i­mentación reg­u­lar de todos los par­tic­i­pantes para impul­sar la mejo­ra orga­ni­za­cional y resolver prob­le­mas rápidamente.
  4. Doc­u­mentación: Todos los doc­u­men­tos rela­ciona­dos con el proyec­to deben ser reg­istra­dos para fácil ref­er­en­cia y responsabilidad.
  5. Con­trol de cal­i­dad: Debería haber pun­tos de ver­i­fi­cación reg­u­lares para ver­i­ficar la cal­i­dad del tra­ba­jo y garan­ti­zar que el proyec­to cumpla con los están­dares y expec­ta­ti­vas establecidos.
  6. Uti­lizar her­ramien­tas de gestión de proyec­tos: Imple­mente ser­vi­cios de gestión de proyec­tos, como Work­sec­tion, para ges­tionar y cen­tralizar fácil­mente la infor­ma­ción del proyecto.

La impor­tan­cia de una clara defini­ción de roles y responsabilidades

Vale la pena crear un pro­ce­so inter­no sep­a­ra­do para tra­ba­jar con clientes y free­lancers, además de los prin­ci­p­ios gen­erales. Usar her­ramien­tas autom­a­ti­zadas ase­gu­rará que la orga­ni­zación siga operan­do a un alto niv­el inde­pen­di­en­te­mente de las cir­cun­stan­cias externas.

🤝Orga­ni­zan­do el tra­ba­jo con clientes

Definir el alcance del proyec­to es el primer paso para tra­ba­jar con clientes. Este pro­ce­so impli­ca una dis­cusión detal­la­da de los obje­tivos del proyec­to, entre­gables, crono­gra­mas y los roles especí­fi­cos que el cliente jugará a lo largo del ciclo de vida del proyec­to. Este enfoque ayu­dará a ges­tionar expec­ta­ti­vas y crear un ambi­ente donde ambas partes com­pren­dan su con­tribu­ción al éxi­to del proyecto. 

Para man­ten­er una comu­ni­cación y con­trol trans­par­entes, puede invi­tar al cliente al proyec­to en Work­sec­tion. Para comen­zar, nece­si­ta crear un equipo sep­a­ra­do y mar­car­lo como un equipo de clientes. Dicho equipo ten­drá acce­so lim­i­ta­do para ver gas­tos e informes por defecto.


Tam­bién puede restringir la infor­ma­ción del per­fil del usuario para los clientes en la sec­ción “Edi­tar emplea­do”.

👩‍💻Orga­ni­zan­do el tra­ba­jo con freelancers

El primer paso al involu­crar free­lancers en un proyec­to debe ser definir clara­mente el alcance del tra­ba­jo. Esto ayu­dará a estable­cer expec­ta­ti­vas real­is­tas y alin­ear el tra­ba­jo de los free­lancers con los obje­tivos gen­erales del proyec­to. En este pun­to, es cru­cial detallar:
  • sus expec­ta­ti­vas sobre el tra­ba­jo a realizar;
  • el área de respon­s­abil­i­dad, qué tar­eas especí­fi­cas realizará el freelancer
  • están­dares gen­erales de rendimien­to laboral;
  • pla­zos.
Esto no solo ase­gu­rará la esta­bil­i­dad de la cal­i­dad del tra­ba­jo real­iza­do, sino que tam­bién min­i­mizará el ries­go de ampli­ar el alcance del trabajo.

Al tra­ba­jar con free­lancers, tam­bién recomen­damos crear un equipo sep­a­ra­do para ellos por con­ve­nien­cia y otor­gar dere­chos según las condi­ciones de empleo.

👔Per­misos en Worksection

En Work­sec­tion, tam­bién puede per­son­alizar el acce­so al sis­tema para usuar­ios indi­vid­uales. Los roles en Work­sec­tion se div­i­den en admin­is­tra­tivos y de usuario. Cada uno de ellos tiene un cier­to niv­el de acce­so al sistema. 


Analizare­mos los roles de usuario que son más comunes al tra­ba­jar con clientes y freelancers:

👓Lector 

El sig­nifi­ca­do del rol se rev­ela com­ple­ta­mente por su nom­bre. El Lec­tor puede solo ver infor­ma­ción gen­er­al sobre el proyec­to, pero no puede dejar comen­tar­ios ni desem­peñarse como un eje­cu­tor de tareas. 

El rol de Lec­tor puede usarse para involu­crar al cliente en el proyec­to y comu­nicar de man­era trans­par­ente sobre el cumplim­ien­to. Al mis­mo tiem­po, el cliente no puede inter­ac­tu­ar direc­ta­mente con el proyec­to, lo que ase­gu­ra la inte­gri­dad del flu­jo de trabajo.

¡Nota impor­tante! El rol de lec­tor es gra­tu­ito, pero tiene un límite cuan­ti­ta­ti­vo. Por ejem­p­lo, en el plan de nego­cios que incluye 50 usuar­ios, puede agre­gar 100 lec­tores al proyec­to, que es el doble. 

☕Invitado

Un invi­ta­do es un rol con acce­so lim­i­ta­do al sis­tema. Este usuario tiene acce­so solo a aque­l­las tar­eas en las que está mar­ca­do como respon­s­able o suscriptor.

☝️Usuario

El usuario es el rol más común en el sis­tema. Puede crear, comen­tar y ver todas las tar­eas den­tro del proyec­to al que ha sido invitado. 

Car­ac­terís­ti­cas adicionales 

Inde­pen­di­en­te­mente del rol del par­tic­i­pante, puede ocul­tar tar­eas den­tro del proyec­to agregado. 


Y comen­tar­ios:


Así que, con Work­sec­tion, puede ges­tionar de man­era flex­i­ble la vis­i­bil­i­dad de la infor­ma­ción den­tro de un proyec­to, lo cual es muy con­ve­niente al involu­crar a clientes y freelancers.
Para resumir, la prin­ci­pal difer­en­cia entre un Lec­tor, un Usuario y un Invi­ta­do es la capaci­dad de inter­ac­tu­ar con el sis­tema y el niv­el de vis­i­bil­i­dad de la infor­ma­ción del proyec­to con los par­tic­i­pantes. Entonces, depen­di­en­do del for­ma­to de coop­eración, puede ele­gir el niv­el de acce­so que más le convenga. 

Gestión de cam­bios y ajustes

La gestión de cam­bios y ajustes puede dividirse en tres áreas principales:

Gestión del des­bor­damien­to del alcance

El des­bor­damien­to del alcance puede arru­inar inclu­so proyec­tos bien plan­i­fi­ca­dos. Esto lle­va a pla­zos retrasa­dos y expan­sión del pre­supuesto. Para mane­jar esto, es impor­tante crear un pro­ce­so for­mal para ges­tionar cam­bios y ajustes del alcance. 

Esto incluye estable­cer un pro­ce­so de solic­i­tud de cam­bio. Cuan­do se nece­siten realizar cam­bios o adi­ciones al alcance orig­i­nal del tra­ba­jo, deben doc­u­men­tarse para revisión y aprobación antes de ser implementadas.

Ajustes del plan del proyecto

Las mod­i­fi­ca­ciones son una parte inte­gral de cualquier proyec­to. La gestión efec­ti­va de proyec­tos debe antic­i­par la necesi­dad de ajustes y con­stru­ir flex­i­bil­i­dad en el plan del proyec­to. Esto impli­ca reuniones reg­u­lares para revis­ar el pro­gre­so y abor­dar prob­le­mas que puedan afec­tar el proyec­to. Man­ten­er un ambi­ente de apoyo para dis­cu­tir posi­bles cam­bios y sus impli­ca­ciones puede ayu­dar en los ajustes del proyecto.

Doc­u­mentación y transparencia

Reg­is­trar acuer­dos, cam­bios y todas las inter­ac­ciones a lo largo del proyec­to ayu­da a man­ten­er un con­trol claro. Tal trans­paren­cia reduce los con­flic­tos de interés y aumen­ta la con­fi­an­za entre todos los intere­sa­dos. Para man­ten­er el niv­el ade­cua­do de trans­paren­cia y doc­u­mentación, vale la pena uti­lizar sis­temas de gestión de proyec­tos. Work­sec­tion tiene un sis­tema de análi­sis e informes incor­po­ra­do que per­mite una comu­ni­cación trans­par­ente sobre el pro­gre­so del proyecto. 

Informe de Work­sec­tion por personas

Al definir clara­mente roles y respon­s­abil­i­dades, y ten­er her­ramien­tas sól­i­das para ges­tionar cam­bios y ajustes, los ger­entes de proyec­to pueden crear un ambi­ente de tra­ba­jo colab­o­ra­ti­vo y pro­duc­ti­vo. Este enfoque no solo opti­miza las con­tribu­ciones de free­lancers y clientes, sino que tam­bién ayu­da a com­ple­tar el proyec­to con éxito. 

Estable­cien­do una comu­ni­cación clara y responsabilidad 

En cualquier proyec­to que involu­cre free­lancers y clientes, la comu­ni­cación trans­par­ente y la pre­sentación efec­ti­va de informes son esen­ciales para con­stru­ir con­fi­an­za, respon­s­abil­i­dad y rela­ciones lab­o­rales pos­i­ti­vas. A con­tin­uación se pre­sen­tan algunos pasos para lograr una comu­ni­cación abier­ta y respeto:

Paso 1: Con­stru­ir con­fi­an­za y responsabilidad

Actu­al­iza­ciones regulares

Al man­ten­er a todas las partes infor­madas sobre el pro­gre­so del proyec­to, los desafíos y los éxi­tos, demues­tra su com­pro­miso con los obje­tivos del proyec­to y ani­ma a otros par­tic­i­pantes a com­par­tir sus propias actu­al­iza­ciones. Esto se puede hac­er a través de reuniones pro­gra­madas, informes de pro­gre­so y tableros de infor­ma­ción en tiem­po real.

Informe trans­par­ente

Asegúrese de que los informes no solo sean con­sis­tentes, sino tam­bién claros. Use her­ramien­tas que le per­mi­tan com­par­tir la mis­ma infor­ma­ción con free­lancers y clientes al mis­mo tiem­po. Esta trans­paren­cia ayu­da a estable­cer expec­ta­ti­vas claras y reduce la posi­bil­i­dad de confusión.

Acce­so à la información

Pro­por­cione a todas las partes intere­sadas acce­so à la doc­u­mentación nece­saria del proyec­to, comu­ni­ca­ciones ante­ri­ores y otra infor­ma­ción impor­tante. Hac­er esto puede ser facil­i­ta­do por una platafor­ma cen­tral­iza­da donde se alma­ce­nan los doc­u­men­tos y se pueden acced­er rápidamente.

Sec­ción “Archivos” de Worksection

Paso 2: Crear un ambi­ente de tra­ba­jo positivo

Respeto y experiencia

Respete y actúe de man­era pro­fe­sion­al en todas las inter­ac­ciones. Ya sea en una reunión for­mal o en una actu­al­ización reg­u­lar. La for­ma en que se comu­ni­ca establece el tono para todo el proyecto.

Recono­cer logros

Reconoz­ca los esfuer­zos y logros de los miem­bros del equipo, incluyen­do a free­lancers, de man­era reg­u­lar. Esto puede ser un poderoso moti­vador y aumen­tar el sen­ti­do de impor­tan­cia del proyecto.

Con­sid­er­ar la diver­si­dad cultural

Ten­ga en cuen­ta la diver­si­dad cul­tur­al, espe­cial­mente al tra­ba­jar con un equipo que puede abar­car múlti­ples ubi­ca­ciones. Esto puede afec­tar el for­ma­to de la comu­ni­cación y la inter­ac­ción inter­per­son­al, que son impor­tantes para un tra­ba­jo en equipo equilibrado.

Paso 3: Pro­por­cione retroal­i­mentación y diál­o­go abierto

Pro­ce­so de retroalimentación

Establez­ca pro­ce­sos de retroal­i­mentación claros que per­mi­tan a los free­lancers y clientes expre­sar sus opin­iones sobre el pro­gre­so del proyec­to y la final­ización de tar­eas en cur­so. Esto se puede orga­ni­zar como parte de reuniones pro­gra­madas o a través de encues­tas y sondeos.

Respues­ta rápida

Intente respon­der ráp­i­da y con­struc­ti­va­mente a los comen­tar­ios y pre­ocu­pa­ciones. Esto demostrará el val­or de la retroal­i­mentación y reforzará la comu­ni­cación abierta.

Fomen­tar preguntas

Brinde opor­tu­nidades para hac­er pre­gun­tas. Esto ayu­dará a min­i­mizar la incer­tidum­bre durante la eje­cu­ción del trabajo.
Al pri­orizar una comu­ni­cación trans­par­ente y una pre­sentación reg­u­lar de informes, puede crear una atmós­fera de proyec­to donde se val­oren los roles de todos. Esto fomen­ta la con­fi­an­za y con­struye rela­ciones fuertes y pos­i­ti­vas entre todas las partes involucradas.

Con­clu­siones

Una parte impor­tante de con­stru­ir una comu­ni­cación clara y coop­eración entre la empre­sa es la trans­paren­cia de los par­tic­i­pantes y el acce­so cen­tral­iza­do a toda la infor­ma­ción necesaria.

Work­sec­tion es una gran solu­ción para tales propósi­tos. Su fun­cional­i­dad incluye her­ramien­tas para con­stru­ir un sis­tema de informes claro, un alma­ce­namien­to cen­tral­iza­do de todos los doc­u­men­tos y con­fig­u­rar los dere­chos de los par­tic­i­pantes involu­cra­dos. Esto hace que el sis­tema sea con­ve­niente para orga­ni­zar tan­to flu­jos de tra­ba­jo inter­nos como aque­l­los que involu­cran a terceros. 
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