Організація великої кількості людей і синхронізація відділів

Скільки людей може працювати разом у Worksection?

Worksection призначений для організації ефективної діяльності команди проєкту і зручний для команд майже будь-якого розміру. Від зовсім малих — до 100+ персон. 

Команди Ukraїner та Wezom, що налічують понад 200 – 300 співробітників, успішно користуються Worksection. Їм вдається не тільки підтримувати ефективність роботи, але й масштабувати успіхи разом з нами.

Організація командної роботи у Worksection

Така функціональна універсальність базується на простій та логічній фрактальній структурі. Незалежно від чисельності, колектив, що працює у Worksection, групується на трьох рівнях: 
  1. Акаунт
  2. Команди
  3. Відділи

Акаунт, Команди та Відділи Worksection

Робота у Worksection починається з акаунту, це — фундамент. Акаунт ви отримуєте при реєстрації в системі. Простіше кажучи, в системі він відповідає вашій компанії, де запрошені співробітники розподіляються по командах. 
Якщо співробітників багато (наприклад, біля 100), то команди доцільно поділити на дрібніші підрозділи: відділи.

Отже, акаунт поділяється на команди, які також можна розбити на окремі відділи

Рівні доступу Адміністраторів Worksection

Структурному поділу відповідає різнорівнева система керівництва. Акаунти, команди і відділи мають своїх Адміністраторів.

Адміністратор акаунта
має найбільше прав в системі. На рівні з Власником акаунту, він має доступ до всіх команд та проєктів у системі та може:
  • Змінювати налаштування акаунта, управляти мітками, оплачувати акаунт.
  • Призначати адміністраторів.
  • Бачити приховане листування, задачі, файли.
  • Редагувати тимчасові і фінансові витрати.

Можливості Адміністратора команди поширюються саме на його команду. Тут він може:
  • Бачити всі проєкти своєї команди і всіх учасників своєї команди.
  • Створювати і редагувати проєкти своєї команди.
  • Редагувати свою команду, керувати співробітниками своєї команди, запрошувати співробітників в проєкти своєї команди.
  • Редагувати задачі, підзадачі та коментарі в проєктах своєї команди та в проєкти, в яких бере участь сам (додавати тільки свою команду).

Адміністратор відділу має повноваження тільки в межах свого відділу.
Тут він управляє діями людей зі свого відділу в проєктах різних команд, а також може створювати проєкти та керувати ними. 

Робочий простір Worksection

Проєкт є робочим простором, у якому працівники ведуть та відстежують свої завдання. Адміністратори можуть створювати проєкти та додавати учасників відповідно до свого рівня доступу. До прикладу, Адміністратор команди може створити проєкт як на всю команду, так і на окремий відділ, скориставшись параметрами створення проєкту.


Також у кожного проєкту є свій Менеджер. Зазвичай Менеджером проєкту призначається керівник відділу або teamlead. Завдяки цьому в системі чітко видно зони відповідальності співробітників.

Можливості в межах проєкту 

Саме у проєктах виразно проявляються можливості Worksection з організації команд. 

По-перше

Гнучкі детальні налаштування видимості. Ви можете керувати видимістю інформації, людей, участі суміжних команд тощо. 

Наприклад, можна налаштувати таким чином, щоб, якщо учасника команди Alpha додають у проєкт іншої команди Bravo, то система автоматично додасть керівника Alpha, бо він повинен бути в курсі навантаження своїх співробітників.

По-друге

Всі правила ведення проєктів в кожному відділі — up to you. Адміністратор — керівник воркспейсу проєкту — може дозволити чи заборонити будь-що в рамках його проєкту: ставити задачі без термінів, переносити терміни тощо.

Названі функції націлені на збереження порядку та ефективності в роботі. Бо зі зростанням команди зберегти системність дедалі складніше, а без відповідних інструментів — практично неможливо.

Підсумок: Організації ефективної діяльності команди проєкту у Worksection

Велика кількість працівників утворює більшу кількість взаємодій і комунікацій, які воліють вийти з‑під контролю. Так, можна просто розділити співробітників на декілька мікрокоманд, кожна з яких матиме свого лідера. Але все одно потрібно налагодити регулярну синхронізацію між всіма командами.


Саме тому Worksection приділяє багато уваги систематизації та організації всіх людей, відділів, ланок у командах. Налагоджена система працює стабільно незалежно від складності проєкту та кількості працівників. 

Тобто Worksection — це єдиний робочий простір для всієї компанії. Всі його складові, інтерфейс і можливості сприяють організованості:
  • Діаграма Ганта та Канбан-дошки фіксують терміни, статуси та пріоритетність.
  • Вбудована двостороння інтеграція з CRM-системами поєднує сервіси, що використовуються різними відділами.
  • Мобільні програми iOS та Android — для легкого контролю та швидкого доступу до проєктів та завдань у дорозі або на зустрічі з клієнтом.
  • Сповіщення про задачі, які необхідно виконати на поточний день, приходять кожному співробітнику на пошту або в месенджер.
  • Також можна підключити до проєкту у Worksection клієнтів, субпідрядників та третіх осіб, щоб спільно ставити завдання, обговорювати та організувати ефективну діяльність команди проєкту.


Все разом перетворює навіть розгалужену команду на зразок симфонічного оркестру, де кожен музикант грає свою партію, щоб створити спільну мелодію. Підключайтесь до Worksection, щоб команда отримала вправного диригента.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
У цій статті ми детально розглянемо найкращі програмні забезпечення для управління командами, яке можна буде використовувати у 2024 році. У статті показано, як ці інструменти можуть змінити динаміку роботи...
11 липня 2024   •   12 min read
Школа PM
Worksection та Jira є популярними сервісами проєктного менеджменту. Вони пропонують широкий набір інструментів, від діаграми Ганта до автоматизованих звітів, які значно підвищують ефективність командної...
9 липня 2024   •   7 min read
Школа PM
Запрошуємо зануритися в наш гід по найкращим програмам для відстеження часу у 2024 році! Ми покажемо вам, чим вирізняється кожна програма, зосередившись на їхніх особливостях та ключових перевагах. Незалежно...
9 липня 2024   •   12 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂