Про проект:
- команда з 320 волонтерів;
- працюють в Worksection з 2018 року.
Ukraїner — це соціальний медіа-проект, який почав роботу в липні 2016 року. Ukraїner простою мовою розповідає всьому світу про Україну.
Герої цього кейса:
Богдан Логвиненко — письменник, редактор, літературний критик, громадський діяч і засновник Ukraїner. Працював в ТСН.ua, автостопом подорожував по Україні, а також написав 3 книги.
Люда Кучер — координаторка і та організаційна менеджериня Ukraїner. Вона впровадила Worksection у медіа-проєкт!
Як розвивався Ukraїner
За кордоном українці часто стикаються з тим, що про Україну ніхто не знає. На питання іноземців «звідки ти?», відповідь — «з України» нічого їм не пояснює тому, що більшість не знає навіть де це. Так з’явилася ідея медіапроекту Ukrаїner.
На старті проекту було 5 людей: ми почали з анонса на Facebook, який отримав багато схвалень і першу аудиторію. За пару місяців проект став впізнаваним і ми взяли на себе відповідальність розповідати про Україну на 10 мовах. Людей в команді ставало більше, поступово формувалися відділи, яким призначалися координатори.
За 4 роки Ukraїner випустив понад 700 історій на 10 мовах, книгу українською та англійською мовами, а також повнометражний фільм. На початку 2020 року в Ukraїner працюють більше 320 людей: 20 з них — це основна команда, яка живе проектом вдень і вночі. Інші волонтери працюють віддалено, коли можуть і скільки можуть.
Фото команди з офіційної Facebook-сторінки Ukraїner
Починали з чатів та онлайн-таблиць
На старті ми вели роботу в онлайн таблицях, а в месенджерах налаштували комунікацію. Поки не зіткнулися з тим, що людей стало більше.
Месенджери відволікали повідовленнями без приводу, а таблиці потрібно довго налаштовувати під послідовність завдань. Прийшло багато зацікавлених людей, яких потрібно ефективно координувати. Нам потрібно було, щоб кожен бачив що відбувається в проекті.
Я протестувала багато систем для управління проектами, серед яких були досить відомі системи в світі проектного управління. Однією системі не вистачало гнучкості, в інший нам не сподобався інтерфейс і так далі… Колективно прийшли до думки, що нам підходить Worksection.
Команда зазначила, що це зручний для наших завдань інструмент, а також це українська розробка.
Так виглядає головна сторінка Worksection:
Інтеграція в команду
Worksection це система, в якій потрібно розібратися. Спочатку команді було складно звикнути, так як доводилося фіксувати всю роботу в новій програмі. За тиждень люди адаптувалися, а через 2 тижні кожен погодився, що вести роботу в Worksection — це зручно.
На нарадах і при дзвінках завжди чується: — «став мені задачу в Worksection».
Правила, які допомогли інтегрувати Worksection в Ukraїner:
- Будь-яке завдання фіксується в Worksection.
Коли ми ставили завдання в усній формі, часто бувало що і самі забували про них. Зараз же, людина заходить в Worksection і в списку завдань бачить що йому потрібно зробити. Це правило допомагає відслідковувати реальний обсяг роботи для кожного співробітника.
Примітка невеликі завдання тепер ставимо у вигляді чек-листа, де виконані пункти можна викреслити:
- Важливі обговорення переносити в Worksection.
Раніше ми фіксували ідеї в блокноті, а потім розсилали іншим в месенджерах. Але важливі ідеї губляться на тлі обговорень побутових проблем.
Зараз ми обговорюємо робочі питання в Worksection. Це зручно, тому що листування прив’язана до певної задачі. Обговорення зйомок відбуваються під завданням «Зйомки в місці N», обговорення редакторів відбувається під завданням «Редагуємо текст N» і так далі …
Примітка в Worksection історія змін завдання і листування доступна навіть у закритих або архівуються завданнях, тому нічого ніколи не втрачається:
Як Ukraїner планує завдання
Нам потрібно ефективно координувати людей до і після зйомок: щоб кожен встиг прийти на місце від’їзду, взяв з собою необхідну техніку і не забув підготувати матеріал до експедиції. Все ці відомості заносяться у Worksection, а учасники отримують повідомлення про нове завдання, зміни або коментарі.
Координаторам важливо планувати завдання на кілька тижнів вперед і відстежувати дедлайни. Для цього в Worksection ми використовуємо такі інструменти:
Діаграма Ганта
Це зручна таблиця для планування термінів і тривалості завдань проекту. На часовій шкалі видно послідовність завдань, їх тривалість, відповідальних і пріоритет. Це допомагає робити все вчасно, координатори точно знають що, коли і за чим слід робити, а виконавець знає точні терміни своїх завдань.
На діаграмі Ганта можна побачити критичний шлях завдань, який допоможе вчасно помітити відставання від графіка.
Календар
Всі завдання і терміни на діаграмі Ганта видно і в календарі Worksection. Ми дивимося завдання в календарі тому, що це звичний для всіх формат. Календар простий і на ньому відразу видно ближні терміни завдань.
У Worksection ми заносимо подія у вигляді завдання з кінцевою датою, наприклад — «Лекція в університеті». А календар завжди нагадає про наближення лекції і часу її проведення.
Календар Worksection синхронізується з особистим Google Календарем і iCal.
Канбан-дошка
Канбан-дошка — це спосіб візуалізації проекту. Статуси завдання — це окрема картка на Канбан-дошці, на якій відображаються відповідні завдання. Робочі процеси адаптуються під потреби команди за допомогою гнучких статусів завдань. Статуси Кастомізіруйте за назвою і кольором.
Ми налаштували загальні статуси проекту, де статуси встановлені в наступному порядку:
Підготовка — To-do (в роботі) — Узгодження — Опубліковано
Кому підходить Worksection
Завдяки Worksection з об’ємом зйомки і постпродакшна всього контенту від Ukraїner справляється один проектний менеджер.
На питання «який таск-менеджер вибрати?» ми відзначимо — звичайно ж Worksection.
Будь-якій компанії чи організації необхідний хороший помічник в комунікації та управлінні завданнями.
З Worksection все стало зрозуміло і просто.