Ukraїner: координируем людей по всей стране с помощью Worksection
10 февраля 2020   •   Алексей Бондаренко   •   8 min read

Ukraїner: координируем людей по всей стране с помощью Worksection

Про проект:


  • команда из 20 человек, 80+ удаленных сотрудников и 220 волонтеров, которые подключаются к работе по возможности;
  • работают в Worksection с 2018 года.

Ukraїner — это социальный медиапроект, который начал работу в июле 2016 года. Цель Ukraїner простым языком рассказать всему миру о Украине.

Герои этого кейса:

Богдан Логвиненко — писатель, редактор, литературный критик, общественный деятель и основатель Ukraїner. Работал в ТСН.ua, объездил автостопом Украину, а также написал 3 книги.

Людмила Кучер — координатор и организационный менеджер в Ukraїner. Она внедрила Worksection в медиапроект!


В 2020 году более 320 волонтеров помогают медиапроекту дышать и демонстрировать достопримечательности из Украины по миру на 10 языках.

Люда Кучер любезно согласилась рассказать об успехе Ukraїner и о том, как система по управлению проектами Worksection помогает организовывать работу более чем 80 человек со всей Украины.




Как развивался Ukraїner

Заграницей украинцы часто сталкиваются с тем, что о Украине никто не знает. На вопросы иностранцев «откуда ты?», ответ — «из Украины» ничего им не объясняет, так как большинство не знает даже где это. Так появилась идея медиапроекта Ukrаїner.

На старте проекта было 5 человек: мы начали с анонса на Facebook, который получил много одобрений и первую аудиторию. За пару месяцев проект стал узнаваемым и мы взяли на себя ответственность рассказывать о Украине на 10 языках. Людей в команде становилось больше, постепенно формировались отделы, которым назначались координаторы.

К 2020 году Ukraїner выпустил более 700 историй на разных языках, книгу на украинском и английском языке, а также полнометражный фильм. Над проектом работают более 100 человек, 20 из них — это основная команда, которая живет проектом днем и ночью. Остальные сотрудники работают удаленно, когда могут и сколько могут.




Фото команды из официальной Facebook страницы Ukraїner




Начинали с чатов и онлайн-таблиц

На старте мы вели задачи в онлайн таблицах, а в мессенджерах были всё обсуждения. Пока не столкнулись с тем, что людей стало больше.

Мессенджеры переполнились сообщениями по поводу и без, а таблицы нужно долго настраивать под последовательность задач. Пришло много заинтересованных людей, которых нужно координировать. Нам нужно было, чтобы каждый видел что происходит в проекте.








Я протестировала много систем для управления проектами, среди которых были довольно известные системы в мире проектного управления. Одной системе не хватало гибкости, в другой нам не понравился интерфейс и так далее... Коллективно пришли к мнению, что нам подходит Worksection.


Команда отметила, что это удобный для наших задач инструмент, а также это украинская разработка.




Так выглядит главная страница Worksection:




Интеграция в команду

Worksection это система, в которой нужно разобраться. Изначально команде было сложно привыкнуть, так как приходилось фиксировать всю работу в новой программе. За неделю люди адаптировались, а через 2 недели каждый согласился, что вести работу в Worksection — это удобно.


На совещаниях и при звонках всегда слышится: — «ставь мне задачу в Worksection».


Правила, которые помогли интегрировать Worksection в Ukraїner:


  • Любая задача фиксируется в Worksection.
Когда мы ставили задачи в устной форме, часто бывало что и сами забывали о них. Сейчас же, человек заходит в Worksection и в списке задач видит что ему нужно сделать. Это правило помогает отслеживать реальный объем работы для каждого сотрудника.

Заметка небольшие задачи теперь ставим в виде чек-листа, где выполненные пункты можно вычеркивать:


  • Важные обсуждения переносить в Worksection.
Раньше мы записывали идеи в блокноте, а потом рассылали остальным в мессенджерах. Но важные идеи теряются на фоне обсуждений бытовых проблем.

Сейчас мы обсуждаем рабочие вопросы в Worksection. Это удобно, потому что переписка привязана к определенной задаче. Обсуждение съемок происходят под задачей «Съемки в месте N», обсуждение редакторов происходит под задачей «Редактируем текст N» и так далее...

Заметка в Worksection история изменений задачи и переписка доступна даже у закрытых или архивированных задачах, поэтому ничего никогда не теряется:



Как Ukraїner планирует задачи

Нам нужно эффективно координировать людей до и после съемок: чтобы каждый успел прийти на место отъезда, взял с собой необходимую технику и не забыл подготовить материал к экспедиции. Всё эти сведения заносятся в Worksection, а участники получают уведомления о новой задаче, изменениях или комментариях о ней.

Координаторам важно планировать задачи на несколько недель вперед и отслеживать дедлайны. Для этого в Worksection мы используем следующие инструменты:


Диаграмма Ганта

Это удобная таблица для планирования сроков и продолжительности задач проекта. На временной шкале видно последовательность задач, их продолжительность, ответственных и приоритет. Это помогает делать все своевременно, координаторы точно знают что, когда и за чем следует, а исполнитесь знает точные сроки своих задач.

На диаграмме Ганта видно критический путь задач, который поможет вовремя заметить отставания от графика.







Календарь

Все задачи и сроки на Диаграмме Ганта видны и в календаре Worksection. Мы смотрим задачи в календаре потому, что это привычный для всех формат. Календарь простой и на нем сразу видны ближние сроки задач.

В Worksection мы заносим событие в виде задачи с конечной датой, например — «Лекция в университете». А календарь всегда напомнит о приближении лекции и времени её проведения.


Работа проекта завязана на конкретных датах и времени. Нам важно, чтобы люди были всегда в курсе что, когда и где мы будем делать.

Календарь Worksection синхронизируется с личным Google Календарем и iCal


Канбан-доска

Канбан-доска — это способ визуализации проекта. Статусы задачи — это отдельная карточка на Канбан-доске, на которой отображаются соответствующие задания. Рабочие процессы адаптируются под нужды команды с помощью гибких статусов задач. Статусы кастомизируются по названию и цвету.

Мы настроили общие статусы проекта, где статусы установлены в следующем порядке:

Подготовка — To-do (в работе) — Согласование — Опубликовано

Кому подходит Worksection

Благодаря Worksection с объемом съемки и постпродакшна всего контента от Ukraїner справляется один проектный менеджер.

На вопрос «какой таск-менеджер выбрать?» мы отметим — конечно же Worksection.
Любой компании или организации необходим хороший помощник в коммуникации и управлении задачами.


С Worksection всё стало понятно и просто.

esc
Поделиться в
или
Worksection показался самым удобным и самым подходящим под задачи рекламного агентства. Трекинг времени дает нам понимание, для каких проектов нужно взять еще сотрудников в команду, где сотрудник недогружен задачами, а где наоборот – перегружен.
27 октября 2020   •   10 min read
Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения...
29 апреля 2020   •   6 min read
Два года назад, когда я пришла в Twiga Digital, в агентстве была Почта, Телеграм и ноги для коммуникации. Много информации терялось и это был испорченный телефон. Сейчас есть Worksection и всё хранится в одном месте.
15 октября 2020   •   11 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через