Проєктний менеджмент в IT - як
це?

Керувати людьми складно. Керувати людьми ефективно — неймовірно складно. Тому ми винаходимо та комбінуємо різні практики, алгоритми і технології контролю, оцінки результатів праці. Переходимо від застарілих методик до нових, намагаємося врахувати всі нюанси і ризики, витрачаємо час і ресурси на планування замість роботи за звичкою.

З безлічі методологій потрібна одна оптимальна і налаштована особисто під нас і наш проект. Одне діло виконувати шаблонні завдання строго за скриптами з книги, інше — методом проб і помилок виробляти свої спеціальні інструменти для обліку пріоритетів компанії. Тому проектний менеджмент(PM), тобто методологія управління компанією з поділом усієї роботи на проекти, стає популярним у всіх галузях. 

Що таке проектний менеджмент

Багато компаній лише зараз перейшли від класичної (відпрацьована, часто бюрократична схема) до проектної (кожне завдання окремо, делегування відповідальності) моделі управління. Загальний менеджмент для підприємця зводився до того, що є керівник і виконавець завдання. Дисципліна взаємодії залежила від того, як прописано в шаблоні. Шаблон же був вбитий у свідомість усіх приблизно 20 – 30 років тому. Але цей шаблон вже не застосувати до нових умов світового ринку.

Історично все почалося з того, що в період перебудови 90‑х років сама логіка ведення бізнесу була порушена настільки, що спроби побудувати нову робочу концепцію управління в мілленіум створили термін ​“компанія-одноденна”. Концепції таких компаній перевірялися на міцність і лише одна з 10 компаній існувала більше півроку в 2000‑х. Паралельно залишалися багаторічні підприємства, кардинально змінюючись кожні 5 років, щоб вижити в період змін.

У 2010‑х інформаційний вибух інтернету зробив доступною всю розрізнену базу наработок європейського та американського бізнесу. З тонн корисної та сміттєвої інформації типу ​“що таке управління проектами та сучасний менеджмент”, ​“як розподіляти обов’язки, правильно передбачати та скорочувати ризики” підприємці досі вибирають крихти знань, застосованих саме в їх компаніях.

Зараз ми слідкуємо в новинах, як прибуткові корпорації ростуть і розпадаються на підрозділи, покупаються і переживають структурні злиття. За кожним актом купівлі-продажу відділу ховається складна мережа проектів (гаджети, додатки, розширення для браузерів), пов’язаних за різними критеріями. Коли змінюються критерії, змінюється поділ проектів на групи. Саме зміна групування і повідомляють нам у ЗМІ. Всередині ж компанії продовжують працювати, а проекти ведуться безперервно.

В IT project man­age­ment (PM) — це дисципліна, що об’єднує процедури, принципи і політику ведення бізнесу. Вона керує проектом від розробки концепції до завершення проекту. 

Загальний (функціональний) і проектний менеджмент відрізняються тим, що:

• функціональний стабільний. Мета: підтримати і примножити. Є відпрацьований шаблон, він працює постійно.
• проектний змінний. Мета: результат будь-якою ціною. Є дедлайн.

Причиною переходу від загального менеджменту до PM частіше за все стає надійність — замість відносної абстрактної перспективи до передбачуваних результатів.

Міжнародна Асоціація Управління Проектами (IPMA) провела дослідження, за результатами якого новий підхід зекономить вам близько 20 – 30% часу та 15 – 20% ресурсів.

Управління IT проектами vs інші сфери бізнесу

Чим відрізняються Інформаційні Технології від інших галузей? Судячи з ІТ-форумів, залежністю програмістів від гаджетів, дорогого сиру та можливості поїхати на Балі. Віртуальністю всієї роботи та її результатів, неможливістю використання програми без електрики в місті. Важливістю для майбутніх поколінь всіх наукових досягнень, що можливі лише завдяки комп’ютерним інноваціям. 

В будівництві результат статичний, в продуктовій індустрії — вичерпний, а програми та віртуальний світ — безкінечний динамічний ресурс, що залежить лише від наявності інструмента доступу (гаджета та мережі). Тому розробка комп’ютерних технологій повинна бути продуманою і правильною спочатку.

Управління ІТ-проектами включає в себе курируючі завдання з установки обладнання та модернізації мережі, розробки програмного забезпечення, створення віртуального середовища та хмарних обчислень, системами управління даними і бізнес-аналітикою, впровадження інших ІТ-послуг.

В IT проектний менеджмент може йти за трьома життєвими циклами проекту:

• Прогнозований, він же water­fall. Традиційний підхід, навіть у 2010‑х застосовується на порядок частіше за інших. Поетапний лінійний алгоритм.
• Ітераційний. Сучасний підхід, у якому розширення функціоналу розроблюваного програмного забезпечення з кожним новим випуском в рамках проекту.
• Адаптивний. Agile, Scrum та інші методи. Цілі компанії та стратегія розвитку можуть змінюватися незалежно від первісного плану.

Основи управління проектами і необхідні компетенції

Складати власну систему або застосовувати існуючу методику до керівництва проектами — вирішувати вам. 

Для початку опишіть свій проект за 10 функціями управління проектами:

1. Інтеграція структури проекту. Ключова проблема, яку вирішує проект. Його результат і етапи (сгрупуйте їх за сенсом). Розділяй, об’єднуй і володарюй.
2. Масштаб і обсяг робіт. Кількість планованих завдань, потоків і пріоритети.
3. Час. Термін і хронологія залежних завдань, ключові етапи.
4. Вартість. Собівартість проекту (ресурси і людино-години).
5. Якість. Критерії та оцінка.
6. Закупівлі. Ресурси, логістика.
7. HR. Люди. Навички, потенціал і продуктивність.
8. Комунікація. Звіт керівництву, взаємодія між персоналом.
9. Ризики та втрати. Передбачте і запобігайте.
10. Зацікавлені сторони. Інвестори, акціонери, директори і клієнти.

Ось як правильно керувати проектами в IT: визначте функції, складіть схеми і таблиці всього підприємства і кожного проекту, виберіть методику, спираючись на свої пріоритети. І користуйтеся сервісом для управління проектами, як Work­sec­tion, де все це можна буде контролювати, дотримуватися та вдосконалювати.

Методології управління IT проектами

Головний вибір підприємця при розробці програм та додатків — це підходяща методологія управління. Їх дійсно багато, на 2017 рік існували:

Традиційні методики:

• Water­fall.
• Управління критичною ланцюгом проекту (CCPM). Фокус на ресурсах, а не термінах.
• Метод критичного шляху (CPM). ​“Крок за кроком” алгоритми.

PMI / PMBOK ​“Метод”. Ініціювання, планування, виконання, контроль і закриття. Інструкція, не метод по суті.

Гнучка методологія:

• Agile.
• Scrum.
• Kan­ban.
• Екстремальне програмування (XP).
• Адаптивні рамки проекту (APF).

Методики з управління змінами:

• Методологія моделювання подій (ECM).
• Екстремальне управління проектами (XPM).

Процесноорієнтовані методики:

• Lean.
• Six Sig­ma.
• Lean Six Sig­ma.
• Процесноорієнтована PM.

Інші індивідуальні методики та гібридні підходи:

• PRINCE2. Розроблений урядом Великобританії.
• PRiSM.
• Real­iza­tion Ben­e­fits (BRM).
• Швидка розробка додатків (RAD).

Усі названі методи управління проектами ми детально опишемо в наступних статтях.

Процес управління проектами в IT

Розробляти та впроваджувати PM у компанії слід поступово, перевіряючи на практиці кожен етап і взаємодію. 

За один день перейти на нові стандарти — нереально. Навіть щоб впровадити новий органайзер потрібно: навчити команду користуватися, перенести справи і завдання в такс-менеджер, призначити відповідальних і дедлайни, налаштувати баг-трекери. Зазвичай колективу важко звикнути до змін, та й інтеграція баз даних займає час. Хоча в Work­sec­tion вже давно є функціонал для переносу даних з інших сервісів, а гайд для новачків і сама система настільки інтуїтивно зрозумілі, що це відзначають наші постійні клієнти у відгуках.

Усі процеси управління проектами також відбуваються поступово і проходять 5 етапів:

1. Розробка концепції, ініціювання.
2. Визначення та планування.
3. Запуск роботи та втілення задуму.
4. Контроль і спостереження.
5. Закриття проекту.

Організація управління IT-проектом

Розумно налагоджений процес управління розподіляє не тільки функції, методи і алгоритми, але й відповідальність за результат. Існують ролі в кожному проекті, незалежно від його специфіки та кінцевого продукту.

Найгрубіше поділ класичної моделі ролей:

• Власники.
• Виконавці.
• Споживачі.

В комерційних компаніях виділяють таке поняття як зацікавлена сторона. Усі, хто впливає на результат і прибуток. Це стейкхолдери (stake­hold­ers).

Внутрішні:

• Засновники.
• Інвестори.
• Персонал.

Зовнішні:

• Постачальники.
• Посередники.
• Споживач (клієнти).

Для організації управління проектом в ІТ таке поділ занадто грубе, тут потрібна інша градація повноважень. 

Усі учасники проекту, причетні до його створення і споживання, поділяються на:

• Замовник. Головний. Прийме всі ключові рішення.
• Власник. Власник усіх прав власності на продукт проекту. Часто — замовник.
• Ініціатор. Його ідея стає проектом. Будь-який учасник проекту може бути ним. Права у замовника.
• Материнська (головна, материнська, постійна) організація. Організація, в якій виник і буде проект.
• Спонсор. Надає фінансування. Забезпечує матеріальні ресурси.
• Інвестор. Вкладає фінансування ради особистого прибутку від реалізації проекту.
• Керівник (менеджер проекту). Особисто відповідальний за проект перед замовником. Має право приймати рішення сам.
• Команда управління. Керівники середньої ланки.
• Команда. Виконавці. Створюють продукт.
• Контрактор, Субконтрактор, Підрядник. Виконавець за контрактом.
• Клієнт. Споживач продукту.

Інструменти для управління IT проектами

В Америці сервіси для ведення бізнесу існують з 1987 року, у нас же заветна 1С з’явилася лише в 1991 році. Розвиток технологій від автоматизованого бухгалтерського обліку та CRM для колл-центрів до повноцінної віртуальної середовища централізованого контролю та взаємодії в компанії був довгим, але плодотворним.

На 2017 рік інструменти управління проектами стали поширеним явищем. Розвився дуже різноманітний ринок сервісів, що відрізняються галузевим софтом, функціями та наявністю інтеграції з іншими програмами. Тепер вони можуть бути з розширеннями та мобільними версіями.

Найпопулярніші конкуренти серед сервісів у країнах СНД: Bitrix24, Trel­lo, Asana, Base­camp і Worksection. 

Фішка різних технологій в тому, що в них можна знайти:

1. Діаграму Ганта для визначення дедлайнів і пов’язаних за часом завдань, як реалізовано в Work­sec­tion. Це популярний інструмент для управління проектами в dig­i­tal-агенціях і веб-продакшенах.
   
2. PERT діаграму для оцінки та аналізу алгоритмів та способів реалізації проекту.
3. Автоматичні звіти, канбан-дошки, вбудовані файлові системи та багато іншого.

Окремо рекомендуємо для комфортного управління ІТ-проектом використовувати структурну декомпозицію робіт у вигляді блок-схем.

Вердикт

Ваша концепція управління проектами може відрізнятися від загальноприйнятих в галузі та від популярних за кордоном, спиратися на гібридні методології та нестандартне розділення ролей.

Тільки практика покаже, наскільки вдалою була ваша стратегія. Нагадаємо, що проблеми є завжди і це природно. Розділити їх можна на зовнішні та внутрішні.

Зовнішні — форс-мажори. 

Прийнятий невигідний закон у країні, стихійне лихо або закриття кордонів зі країною-постачальником сировини.

Внутрішні — поломки всередині компанії, які на рівні управління зводяться до трьох висновків: