Этот вопрос задают предприниматели в промышленном секторе, производящие материальные товары. Однако ответ на этот вопрос будет полезен для сферы услуг, ИТ и социальных проектов.
Бережливое управление (также известное как “методология бережливого производства”), наряду с философией кайдзен и другими инструментами управления, может быть применено в любом бизнесе и процессе. В конце концов, все можно оптимизировать. Это способ мышления и продуктивной работы, а не просто тактика, состоящая из нескольких алгоритмов.
Бережливое производство — это
Существует множество синонимов: бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление… даже бережливая трансформация. Мыслительный процесс и трансформация (на английском термин “трансформация” может адекватно определять бережливую методологию) служат одновременно философией и теорией управления бизнесом, в то время как производство и управление выступают в качестве практики.
Слова отражают идею, как и производство “точно вовремя,” внедренное на Toyota как первый пример в истории бережливой методологии и непрерывного улучшения сборки автомобилей. Тайити Охно был инженером, который разработал принципы бережливого производства после Второй мировой войны.
Его принципы:
- устранение потерь;
- наделение полномочиями сотрудников;
- снижение уровней запасов;
- повышение производительности.
Пока Генри Форд сохранил ресурсы “в ожидании спроса” на своей производственной линии, Toyota строила партнерские отношения с поставщиками и эффективно производила автомобили по мере необходимости.
Многие промышленные стартапы начинают сразу с трансформации, используя методы и инструменты с самого начала производства до окончательной стадии обслуживания клиентов. Бизнес, который работает много лет, также может перейти от старого “режима” к новому мышлению, хотя это требует упорства и терпения от руководства. Такой путь более выгоден в долгосрочной перспективе.
Замечательно, как система бережливого производства изменяет иерархию внутри структуры компании. Вместо менеджеров и персонала, она формирует сообщество многофункциональных сотрудников. Все ресурсы компании, включая человеческие ресурсы, используются в максимальной степени; каждый может предложить улучшения, у каждого есть возможность протестировать свою идею на практике, и каждый отвечает за конечный результат. Эта гибкость позволяет незамедлительно вносить коррективы, реагируя на запросы потребителей, непредсказуемые действия конкурентов и колебания рынка.
Что такое бережливое управление
В упрощенной интерпретации, бережливое или бережливое производство — это методология управления проектами в компании, которая устраняет все препятствия для производства. Потеря времени и ресурсов портит результат. Если процесс можно сделать быстрее, лучше и дешевле — его следует сделать прямо сейчас.
Пересмотр алгоритмов работы происходит в два этапа:
- Анализ. Чтобы понять, насколько хорошо работает текущая структура компании, проанализируйте все процессы и создайте диаграмму. Сценарии колл-центра, алгоритмы приема заявок, логистика, обработка возвратов в интернет-магазине; сценарии технической поддержки, обработка запросов в трекере ошибок, выпуск обновлений в продуктовой ИТ-компании. Задокументируйте весь порядок действий, выявите слабые места либо самостоятельно, либо с помощью программного обеспечения (любое программное обеспечение для визуализации алгоритмов, узких мест, ресурсов и времени).
- Внедрение изменений. После выявления уязвимостей: проблемы с координацией работы, нехватка ресурсов или устаревшие бюрократические процессы — предложите альтернативы. Альтернатива не обязательно должна быть чем-то инновационным, радикальным изменением или идеальным решением. Это просто способ улучшить. Варианты могут быть выбраны из предложенных командой. Только не в голове, а на практике. Никто заранее не знает, что будет выгодно в вашем проекте. Преимущества и затраты каждой альтернативы проверяются через практические результаты. Лучший вариант в конечном итоге реализуется.
Для директора
Основная задача управления — это прибыльность компании. Один из способов ее достижения — это решение проблем и снижение производственных затрат, в то время как другой — это сосредоточение на создании “ценности” для клиента в продукте или услуге. Самый интересный момент заключается в том, что точно определив ценность для клиента, можно направить энергию команды и материальные ресурсы только на то, что важно, и сократить расходы на менее важные вещи.
Таким образом, бережливый подход помогает экономить без ущерба для качества и исключает ненужные процессы из рабочего алгоритма компании.
Например: клиенту нужны машины для обработки дерева
- Что действительно важно для покупателя? Цена, функциональность и доставка важны для всех. Однако есть клиенты, которые сосредоточены на цене (бюджетные модели машин по более низкой цене) и те, кто сосредоточены на качестве (машины, позволяющие проводить сложные и эксклюзивные резные проекты). Все они хотят получить машину в мастерской быстро и аккуратно.
- Что можно оптимизировать или улучшить? Повышайте качество, чтобы оправдать более высокую цену. Выбирайте лицензированные товары с сертификатами, понятными для языка потребителя, и также можно предоставить обучающие сессии. Доставка с помощью надежного логистического агентства с установленными выгодными условиями сотрудничества.
- Что нужно исключить? Все действия, которые препятствуют работе, должны быть удалены. Существует завод по ремонту железных дорог с географически распределенными мастерскими. Каждый день его менеджеры собираются в главном здании на совещание для координации списка задач. Реализация единой системы управления может устранить ежедневные потери времени на совещаниях, что равняется 7 часам для каждого управляющего мастерской в неделю.
- Какие действия предпринять и в какой последовательности, чтобы достичь лояльных клиентов? В глазах клиента алгоритм покупки выглядит следующим образом: сначала точно определить модель машины, затем метод и адрес доставки. Просить клиента войти в систему и указать адрес при выборе продукта может быть неудобно для клиента. Однако, если адрес вводится после того, как онлайн-консультант в всплывающем окне помогает выбрать модель, конфигурацию и другие нюансы, — клиент уже чувствует доверие и удовлетворение. Ценность для потребителя сохраняется, задачи выполняются вовремя. Со стороны компании также существует алгоритм — заказы не могут быть отправлены, пока не произведен платеж. Это справедливо и позволяет избежать проблем с ложными ожиданиями с обеих сторон.
Для персонала
Что означает бережливое производство для рабочих на заводе или в службе поддержки ИТ-компании? Правильно применяемая методология экономит затраченные ресурсы, улучшает условия труда и помогает работникам зарабатывать больше.
Бережливый подход в предприятии также необходимо внедрять правильно. Если метод применяется бездумно, менеджмент может:
- надеясь сэкономить, — покупать некачественные детали;
- перемещать оборудование в мастерской, чтобы сократить расстояния между конвейерами, но забыть о длине проводов;
- написать календарь для экспериментов и запретить незапланированное творчество;
- налагать штрафы за неисправные рабочие инструменты, но не проверять их качество и состояние;
- добавлять свои собственные варианты.
Методология Lean поощряет постоянный обмен идеями между сотрудниками.
Если методология принята в коллективе, любой заводской рабочий может предложить свою идею по улучшению рабочего процесса директору. Потому что рабочий, который непосредственно выполняет процесс, гораздо яснее видит, где и что можно улучшить в этом процессе. Благодаря постоянной реализации таких предложений, завод, безусловно, повышает свою эффективность.
И работник будет вознагражден, если идея окажется полезной. У него будет карт-бланш для внедрения и практической проверки своей идеи. Только через пробу и ошибку можно найти правильный путь, а бережливое производство рекомендует постоянно пытаться и улучшать.
Например, удобный мобильный организатор снизит количество пропущенных сроков и увеличит скорость работы в отделах маркетинга и дизайна. Его внедрение в компанию сэкономит время, представляя собой пример бережливого производства.
Для компаний
Как руководитель компании, так и обычный исполнитель проекта создают ценность в продукте для клиента через свои действия. Все усилия направлены на это.
Польза для клиента не возникает в случайные моменты — в момент выбора продукта, приемки заказа, завершения инвентаризации на складе или даты доставки.
Ценность создается через поток процессов, направленных на результаты:
- онлайн-консультант помогает выбрать размер, модель и цвет;
- при размещении заказа можно выбрать способ оплаты: кредитной картой или наличными курьеру;
- с заказом предоставляется гарантия, купон на обмен или возврат, подарочные карты или приглашения на тематические мероприятия;
- можно указать дату и время доставки, вызвать курьера или выбрать конкретный магазин в сети для самовывоза.
Помимо общей ценности и отсутствия дефектных товаров, клиент также ценит индивидуализацию продукта, особенно в потребительских сегментах. Если компания может подстроить свой конвейер без значительных потерь для производства различных или новых моделей товаров — это несомненно даст ей конкурентное преимущество. Например, создание сложных индивидуальных наборов из основных компонентов или предложение эксклюзивных наборов по запросу уже приносит рыночное преимущество.
Муда, мура, мури — это
В методологии Lean, потери или затраты называются муда, мура, мури. Все ненужное, что должно быть устранено. Все, что не увеличивает ценность для клиента. Муда, мура, мури — это слова японского языка, которые прочно утвердились в английском бизнес-сленге.
Муда — потери, ненужные затраты. Последствия управленческих ошибок.
| Муда | В промышленности | В ИТ |
| 1. Транспорт | Логистический расчет, ненужные перемещения материалов, товаров, документов или данных. | Ненужная передача информации между базами данных и отделами. Ненужные инструменты или постоянное переключение документов. |
| 2. Запасы | Избыточные запасы сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. | Проекты застряли “на стадии разработки.” Трекер ошибок, заполненный устаревшими запросами. Невыполненные заказы накапливаются. |
| 3. Перемещение | Ненужные перемещения людей по заводскому помещению, между офисами и между складом и офисом директора. | Фрагментированные базы данных, плохая навигация по поиску. Физически удаленные локальные устройства хранения. Необходимость постоянно ездить на совещания. Множество вкладок в браузерах, мессенджерах или других средствах децентрализации данных и коммуникаций. |
4. Ожидание | Время простоя для людей и оборудования. Ожидание инструкций, проверки, доступа к информации. Нехватка инструментов и оборудования, чтобы персонал мог работать гладко. | Нехватка всего необходимого оборудования для работы, особенно для тестировщиков программного обеспечения. Проблемы доступа к базе данных, интернет, отключения электроэнергии и другие причины простоя программиста. |
| 5. Избыточная переработка | Ненужные процессы при переработке, излишнее использование сырья при производстве. | После запроса на “черновики, предварительные данные, приблизительные показатели”, создание финального кода, глубокий анализ или планирование разработки в соответствии с растущими/падающими показателями будет ошибкой. |
| 6. Избыточное производство | Необоснованное производство товара прежде чем будет сделан заказ или в больших партиях. Товары теряют актуальность до продажи. | В завершенном проекте присутствует ненужная самодеятельность, а также неправильные ссылки на прошлые ситуации или технологии. |
| 7. Дефекты, недостатки | Несоответствие продуктов стандартам, заказам или правилам компании. | Несоответствие спецификациям. Требуются дополнительные итерации исправлений. |
| 8. Таланты* | Игнорирование потенциала и навыков коллег. Несправедливая эксплуатация труда, запреты на инициативы сотрудников. | Проблемы с карьерным ростом. Безразличие к предложениям по оптимизации рабочих процессов. |
9. Ресурсы*. | Неэкономичная работа. Оборудование, освещение и другие технические ресурсы должны отключаться, когда работа прекращается (ночью, после завершения производства). | Выходите из системы, выключайте ПК перед уходом. Контролируйте работу кондиционеров, отопления, принтеров, чайников и микроволновых печей (по крайней мере). |
10. Избыточные товары* | Помимо конечного продукта, могут быть созданы дополнительные продукты, которые сопутствуют процессу создания. Избыточные компоненты из металлических обрезков на заводе по производству труб, ремонтные услуги на станции продажи старых автомобилей. |
*муда, добавленная в некоторых классификациях.
Мура — причины муда. Неровность и нестабильность нагрузки, перегрузки.
| Мура | В промышленности | В ИТ |
| Перегрузка | Нехватка ресурсов во время пикового спроса, бездействие в период падения. Сезонные продажи требуют найма временных дополнительных рабочих. Дополнительные поезда курсируют в часы пик в метро. При победе в тендере закончите предыдущие проекты заранее, чтобы мощности хватило для выполнения заказов вовремя. | Мы сидим без работы месяц, а затем нужно спешить завершить всё за неделю. Это неэффективный стресс, а также несоответствие между рабочими условиями и поставленными задачами. Добавьте анонс мероприятия в социальных сетях за неделю до события — неудача. Маркетинговая кампания длительностью 3 – 4 месяца с регулярными публикациями — успех. |
Мури — неэффективность. Необоснованные сложности в работе.
| Мури | В промышленности | В ИТ |
Несвойственная работа | Помещение менеджера по продажам на конвейерное производство. Назначение директора завода подарком для третьей жены. | Выполнение задач, не связанных с должностью и доступными навыками. Отправка дизайнера макетов в колл-центр. |
| Плохо оборудованное рабочее место | Один набор инструментов для 4 сборщиков. | Стажер имеет ноутбук, но у него нет антивируса и необходимых специализированных программ для работы. Дизайнер использует устаревший “пиратский” Photoshop. |
Неясные инструкции | Абстрактные требования к заказу, измерения на глаз. | “Сделай макет более веселым, а кнопки должны быть вау!” |
| Недостаток инструментов и оборудования | Один принтер в офисе директора, бухгалтерия постоянно бегает, чтобы напечатать. | Программист нанимается со своим ноутбуком и должен будет взять его в офис, так как может не быть возможности купить и оснастить настольный компьютер для него. |
| Отсутствие надлежащего технического обслуживания / ненадежное оборудование | Устаревшая конвейерная лента при сроках техобслуживания на полгода — год. | Системный администратор не систематизирует и не маркирует кабели в серверном шкафу. Время на выявление неисправностей увеличивается в несколько раз. |
| Ненадежные процессы | Несоответствующие технологии обработки сырья, абстрактные методы учета и сомнительные идеи производства. | Тестирование на безумие как единственный способ проверки программ на ошибки (ошибки). |
Плохая коммуникация и связь | Неудовлетворительное качество звука на радиостанциях в заводских помещениях. Проблемы с секретарем директора, когда срочно нужно сообщить об экстренной ситуации. Бюрократия. | 2 мобильных номера, 8 мессенджеров, 3 email, и 5 социальных сетей для получения согласия на выполнение задачи. |
Суть бережливой трансформации заключается в устранении всего муда, мури и мура. Понимание их причинно-следственных связей позволяет сосредоточиться на источнике проблем, чтобы не нужно было решать каждую мелочь.
Преимущества методологии Lean
Скептик может спросить, зачем нужна бережливая трансформация, если можно просто применить пару стандартных инструкций для борьбы с дефектами из ГОСТа или сократить бумажные расходы на бюрократию в компании? Методы бережливого производства как инструменты сильны, но без понимания философии и структуры их полного внедрения не будет.
Это как принцип составления экзаменов в университете: “знал-выпал-забыл”. После экзамена все, что останется — это вздох облегчения, но ничего для практического применения. Так же с инструкцией. Реализация нескольких алгоритмов для уменьшения расходов или сроков не создает бережливого производства. Бережливый — это постоянные изменения. Даже обновление раз в год не означает фактического внедрения методологии.
Вся суть заключается в опыте, применении его на практике. Только после личного опыта, проверки теории и сбора данных можно проанализировать и разработать новые этапы экспериментов. Установите такой цикл как норму для внедрения коррекций, борьбы с муда, мура и мури.
Чтобы начать проект в рамках бережливой методологии, необходимо:
- собрать всю информацию о будущей задаче;
- разделить ее на подзадачи, разработать и протестировать их отдельно;
- рассчитать все сроки и бюджеты на основе собранного опыта конкурентов или собственных прошлых проектов (опираясь только на реальные данные, а не на абстрактные теории).
Принципы бережливого производства
Основываясь на всем муда, мура и мури, существует ровно 10 принципов бережливого производства:
- Устранение потерь
- Минимизировать запасы
- Максимизировать поток
- Производство зависит от потребительского спроса
- Знать требования клиентов
- Сделать правильно с первого раза
- Увеличить возможности сотрудников
- Создать систему с легко заменяемыми частями
- Установить партнерство с поставщиками
- Создать культуру непрерывного улучшения
Также существуют три основные бизнес-задачи. Они направляют трансформацию всей компании:
- Цель. Какие проблемы решает компания для клиента и какая конечная ценность для потребителя?
- Процесс. Каковы критерии оценки каждого потока создания ценности? Проверяйте алгоритмы и связи в цепи, боритесь с потерями, неэффективностями и перегрузками. Каждый шаг ценен, реальный, доступный, адекватный и гибкий, в то время как потоки и влияния однородны.
- Люди. Как распределить ответственность за каждый процесс и поток производства? Назначать человека не по должности, а в полном объеме за доверенный процесс? Куратор задачи формирует создание ценности с точки зрения бизнес-целей и активно внедряет бережливую трансформацию.
Для индивидуального карьерного развития эти же три основные задачи выглядят следующим образом:
- Какова моя рабочая цель?
- Каков процесс получения лучших результатов самым эффективным образом?
- Кто люди, для которых я создаю ценность?
Принципы философии кайдзен – непрерывное улучшение
Термин кайдзен состоит из двух японских символов カイゼン: кай – изменение и дзен – добро. Изменения к лучшему, непрерывные улучшения, преобразование к добру… Трудно сказать, является ли это теоретическим учением философов или практическим методом управления. Кайдзен — это симбиоз обеих концепций, позволяющий подчиненным предлагать и быстро тестировать свои идеи по улучшению работы предприятия. Бережливая трансформация проистекает из практической части кайдзен и основана на его философии.
Кайдзен опирается на пять столпов:
- Равные взаимодействия на всех уровнях (руководство, менеджеры, работники) и прямая связь между ними
- Индивидуальная дисциплина
- Здоровое моральное состояние команды и каждого человека
- Круг качества
- Предложения по улучшению повсюду: от рабочих мест и производственных линий до оценки работы компании.
Алгоритм внедрения бережливого производства
Согласно Джеймсу Уомаку, основателю Lean Enterprise Institute и автору нескольких книг по трансформации:
- Выберите лидера — ответственного наставника по изменениям
- Получите знания о бережливом и кайдзен из надежного источника
- Найдите или создайте кризис — проблему, требующую немедленного решения
- Экспериментируйте, практикуйтесь, сразу анализируйте результаты — не увлекайтесь разработкой стратегии (как это доказывают братья Райт)
- Создайте реальные и желаемые карты потоков создания ценности. Они должны различаться
- Обеспечьте прозрачность результатов для всего персонала
- Сократите время цикла производства (ускорьте поток)
- Внедрите кайдзен и постоянно развивайте компанию (создание ценности на производственных площадках переходит в административные изменения)
Вот с чего начать внедрение бережливого производства. Возможные инструменты:
- Картирование потоков ценности
- Производство по требованию
- Кайдзен
- 5S
- SMED
- Poka Yoke
- Полное продуктивное обслуживание (TPM)
- Точно вовремя (JIT)
- Визуализация
- U‑образные ячейки
Примеры внедрения бережливого производства
Конкурентоспособность компании часто зависит от определенных критериев. Быстрая доставка вкусной пиццы победит просто ароматную пиццу. Индивидуальная настройка автомобиля у официального дилера более привлекательна, чем стандартная базовая конфигурация. Подробные результаты частных медицинских анализов всегда лучше, чем скудные сводки из местной клиники.Предоставление преимуществ над конкурентами (скорость, индивидуализация, качество исследований) можно достичь за счет постоянного улучшения системы управления проектом, как это делают многие компании по всему миру.
Успешно внедрено бережливое:
- в США: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher);
- в Европе: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- в Китае: Lenovo, Suntory;
- государственные и муниципальные органы во многих странах.
Приложения и инструменты, связанные с Lean
Реализация трансформации в современной компании проще, чем 30 лет назад. Для Android и iOS существует множество аналогичных приложений, которые помогают поддерживать бережливый и ориентированный на качество бизнес.Инструменты бережливого производства используются для мотивации персонала, построения отношений и связей между мастерской и менеджментом, анализа результатов внедрений новых идей и выявления потерь в функционировании предприятия. Тестирование и эксперименты, разработка конвейерных систем или трекера ошибок для программистов — все это программное обеспечение для методологии Lean.
Worksection
Worksection — это SaaS-сервис, который включает в себя полный функционал для управления проектами, диаграммы Ганта и несколько типов отчетов.
Диаграмма Ганта позволяет отслеживать связи, временные рамки и ответственность за задачи. Отчеты подчеркивают просроченные задачи и превышенные бюджеты.
В разделе “люди” менеджер может увидеть загрузку каждого человека и кто недогружен. Это упрощает выявление неравномерного распределения человеческих ресурсов.
Благодаря этому борьба с муда, мура и мури становится видимой и простой.
Можно создать отдельный проект под названием “предложения команды,” где идеи для внедрения могут добавляться в виде отдельных задач.
Установите срок в две недели или месяц для тестирования идеи, обсудите процесс в комментариях, а затем проанализируйте результаты.
Если идея хорошая — внедрите ее на постоянной основе.
Oracle
LeanApp
Самое известное приложение — LeanApp для iOS позволяет систематизировать и контролировать все процессы в компании.
Заключение
Компании по всему миру внедряют бережливое производство, но не все успешны в этом подходе. Многие не знают как, не понимают философию или неправильно применяют изученные инструкции на практике.
Суть методологии
- устранение потерь;
- наделение полномочиями сотрудников;
- снижение запасов;
- повышение производительности.
Начните борьбу с отходами в самых “узких” местах рабочего процесса — там, где ошибка критична.
Поиск и разрешение кризиса гораздо эффективнее, чем бездумное внедрение алгоритма Lean.