Этот вопрос задают предприниматели промышленного сектора, производства материальных благ. А ответ будет полезен и сфере услуг, ИТ и социальным проектам.
Lean Management (еще называют «методика бережливого производства»), как и философию Кайдзен и другие инструменты управления, можно применять в каждом бизнесе и процессе. Потому что оптимизировать можно все. Это способ мышления и продуктивного действия, а не просто тактика из пары алгоритмов.
Lean production это
Синонимов много: бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление… даже бережливое преобразование. Мышление и преобразование (в английском само слово «преобразование» может самодостаточно означать лин-методологию) как философия и теория ведения бизнеса, производство и управление — как практика.
Слова отражают идею как и производство «точно в срок», внедренное в Toyota как первый в истории образец лин метода и беспрерывного совершенствования конвейерного производства автомобилей. Тайити Оно — инженер-разработчик принципов бережливости после Второй мировой войны.
Его постулаты:
устранение отходов,
расширение прав и возможностей работников,
уменьшение запасов,
повышение производительности.
В то время как Генри Форд на своей производственной линии поддерживал ресурсы «на опережение спроса», Toyota выстраивали партнерские отношения с поставщиками и по факту делали авто на заказ.
Многие промышленные стартапы начинают уже с преобразования, применяя методы и инструменты со старта производства и до последнего этапа сопровождения клиентов. Многолетний бизнес также может перестроиться со старого «режима» на новое мышление, хоть это и требует упорства и терпения от руководителей. Этот путь выгоднее в долгосрочной перспективе.
Удивительно как система бережливого производства меняет иерархию в структуре компании. Вместо менеджеров и персонала формируется община многопрофильных сотрудников. Все ресурсы компании, даже человеческие — применяются по полной, каждый может предложить улучшение, каждый может проверить свою идею на практике, и каждый ответственный за комплексный результат. Такая гибкость позволяет вносить изменения моментально, а значит и реагировать на запросы потребителей, выпады конкурентов и волнения рынка.
Что такое Lean management
В примитивной трактовке Lean или бережливое производство — методология управления проектами в компании, которая устраняет все помехи производству. Растраты времени и ресурсов портят результат. Если процесс можно сделать быстрее, качественнее и дешевле — это стоит сделать прямо сейчас.
Пересмотр алгоритмов работы происходит в два этапа:
Анализ. Чтобы понять, хорошо ли работает нынешний порядок в компании, проведите анализ всех процессов и составьте схему. Скрипты колл-центра, алгоритм приема заявок, логистика, работа с возвратами в интернет-магазине; скрипты техподдержки, обработка заявок в багтрекере, выкатка обновлений в продуктовой ИТ-компании. Пропишите весь порядок действий, определите плохие места сами или примените программы (любой софт для визуализации алгоритмов, бутылочных горлышек, ресурсов и времени).
Внесение изменений. Найдя “уязвимости”: проблемы координации работы, нехватка ресурсов или устаревшие бюрократические процессы, предложите альтернативу. Альтернатива не обязана быть и даже не должна быть инновацией, кардинальными переменами и идеальным решением. Просто способ сделать лучше. Можно перебирать варианты, предложенные командой. Только не в голове, а на практике. Никто не знает заранее, что окажется полезным именно в вашем проекте. Выгоды и затраты каждой альтернативы пересматриваются по результатам практики. Лучший вариант внедряется окончательно.
И эти два этапа постоянно повторяются. Бережливое производство не бывает выполненным. Это бесконечное совершенствование в мелочах. С Lean не бывает грандиозных инноваций, только беспрерывное совершенствование небольшими шажками.
Для директора
Главная задача управленца — это прибыльность компании. Одним из способов ее достижения будет решение проблем и снижение затрат на производство, а другим — фокусировка на создание «ценности» для клиента в продукте или услуге. Самое интересное — правильно определив ценность для клиента, можно направить силы команды и материальные ресурсы только на важное и сократить расходы на неважное.
То есть Lean помогает экономить без потери качества и выбросить бесполезные в конечном счете процессы из алгоритма работы компании.
Что реально важно для покупателя? Цена, функционал и доставка важны всем. Но есть клиенты ориентированные на цену (бюджетные модели станков подешевле) и ориентированные на качество (станки, позволяющие делать сложные и эксклюзивные проекты с резьбой). Все они хотят получить станок в мастерскую быстро и аккуратно.
Что можно оптимизировать или улучшить? Поднять качество, чтобы повысить цену оправдано. Выбирать лицензированные товары с сертификацией на известном потребителю языке, можно проводить инструктаж. Предоставлять доставку с помощью надежного логистического агентства, с которым налажены выгодные условия сотрудничества.
Что убрать? Убрать стоит все действия, что мешают работе. Есть вагоноремонтный завод с географически распределенными цехами. Каждый день его менеджеры собираются в главном здании на планерку для согласования списка работ. Если внедрить единую систему управления делами — можно избавиться от ежедневной потери времени от планерок, а это 7 часов каждого руководителя цеха в неделю.
Что делать и в каком порядке для получения лояльных клиентов? В глазах клиента алгоритм покупки выглядит так: сначала точно определить модель станка, потом способ и адрес доставки. Просить клиента авторизироваться и вписать адрес до выбора товара будет не приятно клиенту. Если же адрес вписывается после того, как онлайн-консультант во всплывающем окошке помог выбрать модель, конфигурацию и другие нюансы — клиент уже чувствует доверие и доволен. Ценность для потребителя соблюдена, задачи выполняются вовремя. Со стороны компании тоже есть алгоритм — нельзя отправлять заказ, пока он не оплачен. Это честно и избавляет от проблем с обманутыми ожиданиями обеих сторон.
Цель директора в методологии Lean: довести процесс производства, продажи и доставки товара клиенту до идеализированного совершенства. При этом акцент на выгоде клиента, а не компании. Выгода компании становится сопутствующим успехом, благодаря экономии времени и ресурсов при производстве и росту прибыли.
Для персонала
Что такое бережливое производство для работников завода или центра техподдержки ИТ компании? Правильно примененная методология экономит сырье, повышает условия труда и помогает рабочим зарабатывать больше.
Lean на предприятии надо еще и правильно внедрить. Если использовать метод бездумно, то руководитель может:
переставить аппаратуру в цеху для сокращения расстояния между конвейерами, но забыть о длине кабелей электропитания
прописать календарь экспериментов и запретить незапланированный креатив
запустить штрафы за поломку рабочих инструментов, но не проверить их качество и состояние
добавьте свой вариант.
Методология Lean приветствует постоянный обмен идеями между сотрудниками.
Если методология принята в коллективе — то любой рабочий завода может предложить директору свою идею улучшения рабочего процесса. Потому что работник, который непосредственно выполняет рабочий процесс, намного лучше видит, где и что можно улучшить в этом процессе. При постоянном внедрении таких предложений — завод конечно же повышает свою эффективность.
А рабочий будет вознагражден, если идея окажется полезной. Он получит карт-бланш на воплощение и практические испытания своей идеи. Только методом проб и ошибок можно найти правильный путь и бережливое производство рекомендует пробовать и улучшать постоянно.
Например, удобный мобильный органайзер сократит количество пропущенных дедлайнов и повысит скорость работы отделов маркетинга и дизайна. Внедрение его в компании будет экономией затрат времени, а значит бережливым производством.
Для компании
И руководитель компании, и рядовой исполнитель проекта своими действиями создают ценность продукта для клиента. Только на это направлены все усилия.
Выгода для клиента возникает не в каких-то моментах — факте выбора товара, приеме заказа, комплектации на складе или дате доставки.
Ценность создается потоком процессов, ориентированных на результат:
онлайн консультант помогает подобрать размер, модель и цвет;
оформляя заказ можно выбрать способ оплаты кредитной картой или наличными курьеру;
в комплекте идет гарантия, талон на замену или возврат, подарочные карты или пригласительный на тематическое мероприятие;
можно назвать дату и время доставки, созвониться с курьером или выбрать определенный магазин сети для самовывоза.
Нелинейность работы всей компании позволяет упрощать потоки, менять их алгоритмы так, чтобы выгадать экономию, увеличить ценность при тех же затратах или существенно снизить процент брака и возвратов.
Кроме чистой ценности и отсутствия бракованных экземпляров клиенту важна кастомизация продукта, особенно в потребительском сегменте. Если компания может без существенных потерь перестроить свой конвейер, производить разные или новые модели товара — то в конкурентной борьбе она однозначно победит. Даже сделать сборные индивидуальные комплекты из базовых деталей или предоставлять эксклюзивные сеты на заказ — уже ощутимое превосходство на рынке.
Муда, мура, мури это
Так в методологии Lean называются отходы или траты. Все лишнее, что стоит убрать. Все, что не повышает ценность для клиента. Муда, мура, мури — слова из японского языка, что прекрасно прижились в английском бизнес-сленге.
Муда - отходы, бесполезные траты. Последствия ошибок в управлении.
Муда
В промышленности
В ИТ
1. Транспорт
Просчет логистики, лишние перемещения сырья, товара, документов или данных.
Бесполезная передача информации между базами данных и ведомствами.
Ненужные инструменты или постоянные переключения документов.
2. Инвентарь
Избыточные запасы сырья, полуфабрикатов и готовой продукции.
Проекты, что застревают “в стадии разработки”.
Багтрекер забитый устаревшими запросами.
Накапливающиеся невыполненные заказы.
3. Движение
Ненужные перемещения людей по цеху, кабинетам, между складом и директорским кабинетом.
Фрагментированные базы данных, плохая навигация поиска. Физически дистанцированные локальные носители информации.
Необходимость часто ездить на встречи.
Много вкладок в браузерах, много месенджеров или другие способы децентрализации данных и связи.
4. Ожидание
Простой людей и аппаратуры. Ожидание указаний, проверки, доступа к информации.
Нехватка инструментов и техники для бесперебойной работы персонала.
Отсутствие всей аппаратуры для работы, особенно у тестировщиков ПО.
Проблемы с доступом к базе, перебои интернета, электричества и другие причины простоя программистов.
5. Непомерная разработка
Лишний процесс в обработке, перерасход сырья при производстве.
После запроса “набросок, предварительные данные, примерные показатели” будет ошибкой делать законченный код, глубокий анализ или план развития в соответствии с ростом/спадом показателей.
6. Перепроизводство
Неоправданное производство продукта до заказа или большими партиями.
Товар устаревает до реализации.
В готовом проекте есть непрошеная самодеятельность, некорректная привязка к прошедшим событиям или технологиям.
7. Дефекты, брак
Несоответствие продукта ГОСТ, заказу или регламенту предприятия.
Безразличие к предложениям оптимизации рабочего процесса.
9. Ресурсы*
Неэкономичность.
Аппаратуру, свет и другие технические ресурсы необходимо отключать, когда останавливается работа (на ночь, по завершении производства).
Вылогиниться, выключить ПК перед уходом.
Контролировать работу кондиционера, отопления, принтера, чайника и микроволновки (хотя бы).
10. Побочные продукты*
Кроме конечного продукта могут производиться сопровождающие процесс создания продукты.
Дополнительные детали из обрезков металла на заводе труб, услуги по ремонту на станции продажи подержанных авто.
Определенные функции софта могут быть самостоятельным продуктом.
Разработка приложения с поиском ближайшего кафе может привести к еще двум возможностям: прибыль на рекламе для ресторанчиков, прибыль на рекламе ивентов.
*муда, которые добавляют в некоторых классификациях.
Мура — причины муда. Неравномерность и несоответствие нагрузки, перегрузка.
Мура
В промышленности
В ИТ
Перегрузка
Нехватка ресурсов в пиках спроса, бездействие в спад.
В праздничные распродажи стоит нанять временных дополнительных работников.
В час пик в метро ездят дополнительные составы.
Выиграв тендер заранее закончите старые проекты, чтобы мощностей хватило выполнить заказ в срок.
Месяц сидим без работы, а потом аврал за неделю сделать все. Это бессмысленный стресс, к тому же несоответствие условий работы и поставленных задач.
Размещение анонса мероприятия в соц.сетях за неделю до события — провал. Маркетинговая кампания за 3 – 4 месяца с регулярными постами — аншлаг.
Сезонный, регулярный, управляемый рекламой потребительский спрос имеет свой ритм, тактовую частоту (неделя, месяц, квартал). Анализируем спады и взлеты спроса, востребованный и убыточный товар из модельного ряда. Прогнозируем, распределяем нагрузку и задачи.
Мури — нецелесообразность. Необоснованные сложности в работе.
Мури
В промышленности
В ИТ
Непрофильная работа
Поставить менеджера продаж к конвейерной ленте цеха.
Назначить директором завода третью жену в подарок.
Выполнение задач не имеющих отношения к занимаемой должности и развитым навыкам.
Отправить верстальщика в call-center.
Плохо укомплектованное рабочее место
Один набор инструментов на 4 монтажника.
У стажера есть ноут, но на нем нет антивируса и необходимых в работе специализированных программ.
У дизайнера устаревший пиратский фотошоп.
Нечеткие инструкции
Абстрактные требования к заказу, измерения на глаз.
“Сделайте макет жизнерадостнее, и кнопочки прям ух чтоб!”
Отсутствие инструментов и оборудования
Один принтер в кабинете директора, бухгалтерия постоянно бегает распечатать к нему.
Программиста нанимают с его собственным ноутбуком и обязываю носить его в офис, так как купить и укомплектовать ему стационарник нельзя.
Отсутствие надлежащего технического обслуживания / ненадежны оборудование
Устаревшая конвейерная лента, техническое обслуживание которой просрочено на полгода-год.
Сис.админ не систематизирует и не подписывает кабеля в серверной стойке. Время на поиск неисправности умножается в несколько раз.
Ненадежные процессы
Непроверенные технологии обработки сырья, абстрактно доказанные методы учета и сомнительные идеи в производстве.
Monkey testing как единственный и достаточный способ тестирования программ на баги (ошибки).
Плохая коммуникация и связь
Плохая слышимость в рации на территории цеха.
Борьба с секретарем директора, когда важно срочно сообщить о ЧП.
Бюрократия.
2 мобильных номера, 8 мессенджеров, 3 имейла и 5 соц.сетей, чтобы получить добро на выполнение задания.
Суть бережливого преобразования в том, чтобы убрать все муда, мури и мура. Понимая их причинно-следственную связь можно сосредоточиться на истоках проблем, чтобы потом не убирать каждую мелочь.
Преимущества методологии Lean
Скептик скажет, зачем нужно бережливое преобразование, если можно просто применить пару стандартных инструкций по борьбе с браком из ГОСТов или сократить траты бумаги на бюрократию на предприятии? Методы бережливого производства как инструмент — сильны, но без понимания философии и структуры внедрить полноценно не получится.
Это как универовское знал-сдал-забыл. После экзамена в голове останется только «фух!» и применить на практике нечего. Так же и один раз по инструкции внедрив пару алгоритмов, сокращающих траты или сроки выполнения задач, бережливое производство не создать. Lean — это постоянные изменения. Даже раз в год проводить модернизацию, не значит внедрить методологию на самом деле.
Вся суть в опыте, отработке на практике. Только после личного опыта, тестирования теорий и сбора данных можно проанализировать и разработать новые этапы экспериментов. Поставьте себе такой цикл как норму внедрения исправлений, борьбы с муда, мура и мури.
Чтобы изначально запустить проект по методологии lean надо:
собрать всю информацию о будущей задаче;
сегментировать ее на подзадачи, разрабатывать и тестировать их отдельно;
рассчитать все сроки и бюджет на основе собранного опыта конкурентов или собственных прошлых проектов (полагаться только на реальные данные вместо абстрактных теорий.
Принципы бережливого производства
На основе всех муда, мура и мури есть ровно 10 принципов бережливого производства:
Ликвидировать мусор
Минимизировать запасы
Максимизировать поток
Производство зависит от потребительского спроса
Знать требования клиентов
Сделать правильно с первого раза
Расширять возможности работников
Построить систему с легкой заменой ее деталей
Наладить партнерские отношения с поставщиками
Создать культуру постоянного совершенствования
Также есть три базовые задачи бизнеса. Они направляют преобразование всей компании:
Цель. Какие проблемы клиента решает компания, конечная ценность для потребителя?
Процесс. Критерии оценки каждого потока создания ценности? Проверка алгоритмов и звеньев цепи, борьба с отходами, нецелесообразностью и перегрузками. Каждый шаг ценный, реальный, доступный, адекватный и гибкий, а потоки и влияния равномерны.
Люди. Как распределить ответственность за каждый процесс и поток производства? Закрепить человека не за должностью, а за процессом, вверенным целиком? Куратор задачи формирует создание ценности с точки зрения бизнес-целей и активно воплощает бережливое преобразование.
Для индивидуального развития в карьере эти же базовые три задачи выглядят так:
Какова цель моей работы?
Процесс для генерации лучших результатов наиболее эффективным способом?
Кто те люди, которым я создаю ценность?
Ответить на эти вопросы помогает понятие «кайдзен».
Принципы философии Кайдзен — непрерывное совершенствование
Термин кайдзен — состоит из двух японских иероглифов カイゼン: кай — изменения и дзен — хорошо. Изменения к лучшему, непрерывное совершенствование, преобразование к добру… Сложно сказать, это теоретическое учение философов или практический метод управления. Кайдзен симбиоз обоих понятий, позволяющий подчиненным предлагать и оперативно тестировать свои идеи по улучшению работы предприятия. Бережливое преобразование происходит от практической части кайдзен, а основывается на его философии.
Кайдзен держится на пяти китах:
Равноправное взаимодействие всех уровней (руководство, менеджеры, рабочие) и прямая коммуникация между ними
Индивидуальная дисциплина
Здоровое моральное состояние коллектива и каждого лично
Кружки качества
Предложения по улучшениям всего от рабочего места и конвейера до способа оценки работы компании.
Детальнее о кайдзен читайте в следующей статье.
Алгоритм внедрения бережливого производства
По Джеймсу Вумеку, основателю Lean Enterprise Institute и автору ряда книг о преобразовании:
Выбрать лидера — ответственного проводника перемен
Получить от надежного источника знания о лин и кайдзен
Найти или создать кризис — проблему, требующую немедленного решения
Экспериментировать, практиковать, анализировать результаты сразу — не увлекаться разработкой стратегии (доказано братьями Райт)
Построить реальные и желаемые карты потоков создания ценностей. Они должны отличаться
Обеспечить прозрачность результатов для всего персонала
Сокращать время производственного цикла (ускорение потока)
Внедрить кайдзен и непрерывно развивать компанию (создание ценности в цехах переходит к административным изменениям)
Вот с чего начать внедрение бережливого производства. Возможные инструменты:
Value Stream Mapping
Pull production
Кайдзен
5С
SMED
Poka Yoke
Total Productive Maintenance (TPM)
Just-In-Time (JIT)
Visualization
U‑образные ячейки
Примеры внедрения бережливого производства
Конкурентоспособность компании часто зависит от определенных критериев. Быстрая доставка вкусной пиццы победит просто вкусную пиццу. Кастомизация автомобиля у официального автодилера интересней стандартной базовой комплектации. А развернутые результаты частных медицинских анализов всегда лучше скупых выписок из районной поликлиники.
Обеспечить преимущество над конкурентами (скорость, кастомизация, качество исследования) можно беспрерывно улучшая систему управления проектами, как поступают многие компании в мире.
Успешно внедрили лин:
в США: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher)
в Европе: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon
в Китае: Lenovo, Suntory
государственные и муниципальные ведомства многих стран.
Приложения и инструменты Lean
Внедрить преобразование в современной компании проще, чем лет 30 назад. Для Андроид и iOS есть много однотипных приложений, помогающих вести экономный и качественно-ориентированный бизнес.
Инструменты бережливого производства применяются для мотивации персонала, построения отношений и связи между цехом и руководством, анализа результатов внедрения новых идей и обнаружения отходов в работе предприятия. Тестирование и эксперименты, разработка системы конвейеров или багтрекер для программистов — все это софт для Lean методологии.
Worksection
Worksection — Saas сервис, в котором есть полный функционал управления проектами, диаграмма Ганта и несколько типов отчетов.
Диаграмма Ганта позволяет отследить взаимосвязи, хронологию и ответственных по задачам. В отчетах отмечаются просроченные задачи и превышенные бюджеты.
В разделе задач «по людям» руководителю видны объемы работ на каждого человека и кто простаивает. Так легко определить неправильное распределение человеческих ресурсов.
Так борьба с муда, мура и мури становится наглядной и простой.
Можно создать отдельный проект «предложений от команд», где создавать задачами внедряемые идеи.
Выставить дедлайн на две недели или месяц, тестировать идею, обсуждать в комментариях процесс и потом анализировать результат. Если идея хороша — внедрить окончательно.
Oracle
Чаще владельцы компаний применяют программы вроде Oracle или виртуальные сервисы для проектного менеджмента.
LeanApp
Самое знаменитое приложение — LeanApp для iOS позволяет систематизировать и контролировать все процессы в компании.
Вердикт
Компании внедряют бережливое производство во всем мире, но не все они процветают благодаря ему. Многие не знают как, не понимают философию или неправильно применяют на практике заученные инструкции.
Суть методологии
устранение отходов,
расширение прав и возможностей работников,
уменьшение запасов,
повышение производительности.
Способ всегда индивидуальный, зависит от многих факторов — отрасль и сегмент рынка, ЦА, товар или услуга, приоритет и конкурентное отличие компании.
Начинать борьбу с отходами в самых «узких» местах потока работ — там, где ошибка критична.
Найти кризис и его решить намного эффективнее, чем бездумно внедрять алгоритм Lean.
Задача управленца - не обеспечивать прибыль а создавать условия для исключения самой возможности возникновения убытков.
Если ваши экономисты считают БДДС путем деления БДР на условно равные периоды, без учета цикла производства, без учета условий контрагентов - нет смысла внедрять бережливое производство. Если вы уже начали оптимизировать численность и распродавать мощности - нет смысла внедрять бережливое производство.
Если вы считаете, что сэкономите на складах и комплектовании перейдя на поставку Точно в срок - поверьте, вы оплатите и хранение и комплектование и логистические услуги сполна и даже больше.
Никита Ловиков, СЕО и основатель веб-студии Letsmake.site, поделился с нами опытом пользования Worksection. Кроме того, Никита рассказал интересные инсайты об успешности и неуспешности проектов, а также...
Вместе с Иваном Тригубом, сооснователем и СЕО компании SPLIT Development обсудили становление его компании и особенности проектов, преимущества Worksection по сравнению с Jira, а также проблемы фикс-прайса...
Евгений Савельев, управляющий партнер юридической компании Avitar, рассказал о работе команды по Worksection, в чем ценность сервиса для юристов и о преимуществах тайм-трекинга. Расскажите о компании...
30 октября 2023 • 3 min read
Вторжение России в Украину
Worksection прекратил работу на территории РФ
Почему?
