Toto otázka je položena podnikateli v průmyslovém sektoru, kteří vyrábějí materiální zboží. Odpověď na tuto otázku však bude prospěšná i pro sektor služeb, IT a sociální projekty.
Lean management (také označovaný jako “metodologie štíhlé výroby”) spolu s filozofií Kaizen a dalšími nástroji řízení lze implementovat v jakémkoliv podnikání a procesu. Nakonec, všechno může být optimalizováno. Je to způsob myšlení a produktivní práce, né jen taktika složená z několika algoritmů.
Štíhlá výroba je
Existuje mnoho synonym: štíhlá výroba, štíhlé řízení, štíhlé myšlení… dokonce i štíhlá transformace. Myšlení a transformace (v angličtině termín “transformation” může adekvátně definovat štíhlou metodologii) slouží jako filozofie a teorie řízení podniků, zatímco výroba a řízení působí jako praxe.
Slova odrážejí myšlenku, stejně jako výroba „just in time,” implementována v Toyotě jako první příklad v historii štíhlé metodologie a neustálého zlepšování výrobních procesů automobilů. Taiichi Ohno byl inženýr, který po druhé světové válce vyvinul principy štíhlé výroby.
Jeho principy:
- eliminace odpadu;
- zmocnění zaměstnanců;
- snížení úrovní zásob;
- zvýšení produktivity.
Zatímco Henry Ford uchovával zdroje “v očekávání poptávky” na své výrobní lince, Toyota budovala partnerství s dodavateli a efektivně vyráběla vozidla na základě poptávky.
Mnohé průmyslové startupy začínají okamžitě transformací, používajíc metody a nástroje od začátku výroby po konečnou fázi zákaznického servisu. Podnik, který funguje roky, se také může přeměnit z “starého” “režimu” na nové myšlení, i když to vyžaduje vytrvalost a trpělivost managementu. Taková cesta je dlouhodobě výhodnější.
Je pozoruhodné, jak systém štíhlé výroby mění hierarchii v rámci struktury společnosti. Spíše než manažeři a personál vytváří komunitu multifunkčních zaměstnanců. Všechny zdroje společnosti, včetně lidských zdrojů, jsou plně využívány; každý může navrhovat zlepšení, každý má možnost vyzkoušet svůj nápad v praxi a každý je odpovědný za konečný výsledek. Tato flexibilita umožňuje okamžité úpravy a tím reaguje na požadavky zákazníků, nepředvídatelné akce konkurentů a tržní fluktuace.
Co je lean management
V zjednodušené interpretaci štíhlé nebo lean výroba je metodologie pro řízení projektů uvnitř společnosti, která odstraňuje všechny překážky výrobě. Ztracený čas a zdroje kazí výsledek. Pokud by proces mohl být urychlen, vylepšen a levnější – mělo by to být uděláno hned teď.
Revisování pracovních algoritmů probíhá ve dvou fázích:
- Analýza. Abychom pochopili, jak dobře aktuální rámec společnosti funguje, analyzujte všechny procesy a vytvořte diagram. Skripty call centra, algoritmy přijímání aplikací, logistika, zpracování vratek v online obchodě; skripty technické podpory, zpracování žádostí v bug trackeru, vydávání aktualizací v produktové IT společnosti. Zdokumentujte celý pořadí akcí, identifikujte slabá místa buď samostatně nebo pomocí softwaru (jakýkoliv software pro vizualizaci algoritmů, úzkých míst, zdrojů a času).
- Implementace změn. Po identifikaci zranitelností: problémy s koordinací práce, nedostatek zdrojů nebo zastaralé byrokratické procesy – navrhněte alternativy. Alternativa nemusí být něco inovativního, radikální změna nebo dokonalé řešení. Je to prostě způsob, jak se zlepšit. Možnosti mohou být vybírány z těch, které navrhla tým. Né jen v hlavě, ale v praxi. Nikdo neví předem, co bude pro váš projekt prospěšné. Výhody a náklady každé alternativy jsou zkontrolovány prostřednictvím praktických výsledků. Nejlepší možnost je nakonec implementována.
Pro ředitele
Primární úkolem managementu je ziskovost firmy. Jedním způsobem, jak to dosáhnout, je řešení problémů a snižování výrobních nákladů, zatímco jiným je zaměření na vytváření “hodnoty” pro klienta v produktu nebo službě. Nejzajímavější je, že přesným definováním hodnoty pro zákazníka lze směřovat energii týmu a materiální zdroje pouze k tomu, co je důležité a snižovat výdaje na méně důležité věci.
Takže lean pomáhá šetřit bez obětování kvality a eliminovat zbytečné procesy z pracovního algoritmu společnosti.
Například: klient potřebuje stroje na zpracování dřeva
- Co je opravdu důležité pro kupujícího? Cena, funkčnost a dodání jsou důležité pro každého. Přesto jsou klienti, kteří se zaměřují na cenu (rozpočtové modely strojů za nižší náklady) a ti, kteří se zaměřují na kvalitu (stroje, které umožňují složité a exkluzivní řezbářské projekty). Všichni chtějí rychle a pečlivě obdržet stroj do dílny.
- Co lze optimalizovat nebo zlepšit? Zvyšte kvalitu, abyste odůvodnili vyšší cenu. Vyberte licencované zboží s certifikací jasnou pro jazyk spotřebitele, a také mohou být poskytnuty školící sezení. Doručujte pomocí spolehlivé logistické agentury s ustavenými prospěšnými podmínkami spolupráce.
- Co eliminovat? Všechny akce, které brání práci, by měly být odstraněny. Existuje továrna na opravy železnice s geograficky rozptýlenými dílnami. Každý den se její manažeři schází v hlavní budově na schůzku, aby koordinovali seznam úkolů. Implementací jednotného systému řízení lze eliminovat denní ztrátu času během schůzek, což se rovná 7 hodinám každého vedoucího dílny týdně.
- Jaké akce provést a v jakém pořadí k dosažení loajálních zákazníků? V očích klienta vypadá algoritmus nákupu takto: nejprve přesně určete model stroje, poté způsob a adresu dodání. Požádat klienta, aby se přihlásil a poskytl adresu při výběru produktu, může být pro klienta nepohodlné. Avšak pokud je adresa zadána po online konzultantovi v pop-up okně, který pomůže vybrat model, konfiguraci a další nuance – klient již cítí důvěru a spokojenost. Hodnota pro spotřebitele se udržuje, úkoly jsou dokončeny včas. Z pohledu firmy existuje také algoritmus – objednávky nemohou být odeslány, dokud není provedena platba. To je spravedlivé a vyhýbá se problémům s falešnými očekáváními na obou stranách.
Pro zaměstnance
Co znamená štíhlá výroba pro pracovníky ve fabrice nebo v podpoře IT společnosti? Správně aplikovaná metodologie šetří vynaložené zdroje, zlepšuje pracovní podmínky a pomáhá pracovníkům vydělávat více.
Lean v podniku je také nutné implementovat správně. Pokud je metoda aplikována bezmyšlenkovitě, management může:
- doufat, že ušetří – koupí nekvalitní díly;
- pohybovat zařízení v dílně, aby zkrátil vzdálenosti mezi linkami, ale zapomene na délku napájecích kabelů;
- napsat kalendář experimentů a zakázat neplánovanou kreativitu;
- imponovat pokuty za vadné pracovní nástroje, ale nekontrolovat jejich kvalitu a stav;
- přidávat vlastní možnosti.
Štíhlá metodologie podporuje neustálou výměnu nápadů mezi zaměstnanci.
Pokud je metodologie přijata v kolektivu, může jakýkoli pracovník v továrně navrhnout svůj nápad na zlepšení pracovního procesu řediteli. Protože pracovník, který přímo provádí pracovní proces, má mnohem jasnější představu o tom, kde a co lze v tom procesu zlepšit. S neustálým zaváděním takových návrhů továrna jistě zvyšuje svou efektivitu.
A pracovník bude odměněn, pokud se nápad ukáže jako užitečný. Dostane volnou ruku k implementaci a praktickému testování svého nápadu. Pouze prostřednictvím zkoušení a omylu lze najít správnou cestu, a štíhlá výroba doporučuje neustále se pokoušet a zlepšovat.
Příklad: pohodlný mobilní organizátor sníží počet zmeškaných termínů a zvýší rychlost práce v marketingovém a designovém oddělení. Jeho implementace ve společnosti ušetří čas a tím bude výrazem štíhlé výroby.
Pro firmy
Jak vedoucí společnosti, tak obyčejný realizátor projektu vytvářejí hodnotu v produktu pro klienta prostřednictvím svých činů. Veškeré úsilí je tímto směrem zaměřeno.
Prospěch pro klienta nevzniká v náhodných momentech – v bodě výběru produktu, přijetí objednávky, dokončení inventáře ve skladu nebo datu dodání.
Hodnota se vytváří prostřednictvím toku procesů zaměřených na výsledky:
- online konzultant pomáhá vybrat velikost, model a barvu;
- při zadávání objednávky si lze vybrat způsob platby kreditní kartou nebo hotově kurýrovi;
- při objednávce je zahrnuta záruka, kupón na výměnu nebo vrácení, dárkové karty nebo pozvánky na tematické akce;
- lze specifikovat datum a čas dodání, zavolat kurýra nebo si vybrat konkrétní obchod v síti pro vyzvednutí.
Kromě celkové hodnoty a absence vadných položek si klient také cení přizpůsobení produktu, zejména v segmentu spotřebitelů. Pokud si společnost může přizpůsobit své výrobní linky bez významných ztrát na výrobu různých nebo nových modelů zboží – určitě předčí své konkurenty. Například vytváření složitých speciálních sad ze základních komponentů nebo nabízení exkluzivních sad na zakázku již poskytuje tržní výhodu.
Muda, mura, muri – toto jsou
V metodologii Lean jsou odpad nebo náklady označovány jako muda, mura, muri. Všechno zbytečné, co by mělo být eliminováno. Všechno, co nezvyšuje hodnotu pro klienta. Muda, mura, muri jsou slova z japonštiny, která se pevně etablovala v anglickém obchodním slangu.
Muda – odpad, zbytečné náklady. Důsledky chyb v řízení.
| Muda | V průmyslu | V IT |
| 1. Doprava | Logistické výpočty, zbytečný pohyb materiálů, zboží, dokumentů nebo dat. | Zbytečný přenos informací mezi databázemi a odděleními. Nežádoucí nástroje nebo neustálé přepínání dokumentů. |
| 2. Zásoby | Nadměrné zásoby surovin, polotovarů a hotových výrobků. | Projekty uvízlé “ve fázi vývoje.” Bug tracker zaplněný zastaralými žádostmi. Nedokončené objednávky se hromadí. |
| 3. Pohyb | Zbytečný pohyb lidí po výrobní hale, mezi kancelářemi a mezi skladem a kanceláří ředitele. | Fragmentované databáze, špatná navigace při vyhledávání. Fyzicky vzdálená lokální úložiště. Potřeba neustálého cestování na schůzky. Velké množství karet v prohlížečích, messengerech nebo jiných prostředcích decentralizace dat a komunikace. |
4. Čekání | Prostoje pro lidi a zařízení. Čekání na pokyny, ověření, přístup k informacím. Nedostatek nástrojů a zařízení pro plynulou práci zaměstnanců. | Nedostatek veškerého potřebného vybavení pro práci, zvláště pro testery softwaru. Problémy s přístupem do databáze, internetem, výpadky elektřiny a jiné důvody pro prostoje programátorů. |
| 5. Přespracování | Zbytečné procesy během zpracování, nadměrné používání surovin během výroby. | Po žádosti o “návrhy, předběžná data, orientační ukazatele,” by bylo chybou dokončit finální kód, provést hlubokou analýzu nebo plánování vývoje podle vzrůstajících/klesajících ukazatelů. |
| 6. Nadvýroba | Nepodložená výroba produktu před objednáním nebo ve velkých šaržích. Zboží ztrácející relevanci před prodejem. | V hotovém projektu je přítomna zbytečná sebereflexe a existují nesprávné odkazy na minulé situace nebo technologie. |
| 7. Vady, nedostatky | Neshoda výrobků se standardy, objednávkami nebo předpisy společnosti. | Neshoda s technickými specifikacemi. Dodatečné iterace potřebných oprav. |
| 8. Talent* | Ignorování potenciálu a dovedností kolegů. Nespravedlivé využívání práce, zákazy iniciativ zaměstnanců. | Nedostatek kariérního růstu. Nezájem o návrhy na optimalizaci pracovních procesů. |
9. Zdroje*. | Neekonomický provoz. Zařízení, osvětlení a další technické zdroje by měly být vypnuty, když práce přestane (v noci, po dokončení výroby). | Odhlásit se, vypnout PC před odchodem. Kontrolovat provoz klimatizace, topení, tiskáren, rychlovarných konvic a mikrovlnných troub (alespoň). |
10. Nadbytečné produkty* | Vedle konečného produktu mohou být vytvářeny dodatečné produkty, které doprovázejí proces tvorby. Extra komponenty z kovových odřezků v továrně na trubky, opravářské služby na staré prodejně automobilů. |
*muda, které je přidáno v některých klasifikacích.
Mura – příčiny muda. Nerovnoměrnost a nekonzistence zatížení, přetížení.
| Mura | V průmyslu | V IT |
| Přetížení | Nedostatek zdrojů během vrcholu poptávky, nečinnost během poklesu. Sezónní prodeje vyžadují najímání dočasných dodatečných pracovníků. Další vlaky jezdí během dopravních špiček v metru. Po vyřízení tendru dokončete předchozí projekty předem, aby kapacity stačily na včasné splnění objednávek. | Sedíme bez práce měsíc, a pak musíme pospíchat, abychom vše dokončili během týdne. To je neefektivní stres, plus nesoulad mezi pracovními podmínkami a zadanými úkoly. Oznámení o události na sociálních médiích týden před akcí — selhání. Marketingová kampaň trvající 3 – 4 měsíce s pravidelnými příspěvky — úspěch. |
Muri – neefektivnost. Nepodložené složitosti v práci.
| Muri | V průmyslu | V IT |
Non-core práce | Přidělení obchodníka na výrobní linku továrny. Povýšení ředitele továrny jako dar třetí manželce. | Provádění úkolů, které nejsou v souladu s pozicí a dostupnými dovednostmi. Poslání návrháře do call centra. |
| Přeplněné pracoviště | Jeden soubor nástrojů pro 4 montéry. | Stážista má notebook, ale chybí mu antivir a potřebné specializované programy pro práci. Návrhář má zastaralý “pirátovaný” Photoshop. |
Nejasné pokyny | Abstraktní požadavky na objednávku, měření od oka. | „Udělejte design veseléjší, a tlačítka by měla být wow!” |
| Nedostatek nástrojů a zařízení | Jedna tiskárna v kanceláři ředitele, účetní oddělení neustále utíká, aby tisklo. | Programátor je najat se svým notebookem a vyžaduje se, aby si ho bral do kanceláře, protože pro něj nemusí být možné koupit a vybavit stolní počítač. |
| Nedostatek odpovídající technické podpory / nespolehlivé zařízení | Zastaralý dopravník, jehož technická údržba je zpožděna o půl roku až rok. | Správce systému nesystematizuje a neoznačuje kabely v serverovém racku. Doba potřebná k nalezení poruch se několikrát zvyšuje. |
| Nespolehlivé procesy | Netestované technologie zpracování surovin, obecné účetní metody a pochybných výrobních nápadů. | Testování pomocí opic jako jediného platného způsobu testování programů na chyby (bugy). |
Špatná komunikace a spojení | Nespokojená kvalita zvuku na vysílačkách v továrních prostorách. Potíže s sekretářkou ředitele, když je naléhavě potřeba informovat o havárii. Byrokracie. | 2 mobilní čísla, 8 messengerů, 3 e‑maily a 5 sociálních sítí pro získání souhlasu k provedení úkolu. |
Podstatou štíhlé transformace je eliminace veškerého muda, muri a mura. Porozumění jejich příčinným vztahům umožňuje zaměřit se na zdroj problémů, takže né každá maličkost musí být řešena.
Výhody metodologie Lean
Skeptik by se mohl ptát, proč je štíhlá transformace nutná, když je možné jednoduše aplikovat pár standardních pokynů na boj proti vadám z GOST nebo snížit náklady na papírování ve firmě? Metody štíhlé výroby jako nástroje jsou silné, ale bez pochopení filozofie a struktury nebude možné je plně implementovat.
Je to jako princip skládání zkoušek na univerzitě: “znal-vyšel-zapomněl.” Po zkoušce zůstane pouze úleva, ale nic k aplikaci v praxi. Také s pokyny. Implementace několika algoritmů ke snížení výdajů nebo termínů nevytváří štíhlou výrobu. Lean se týká neustálé změny. I modernizace jednou ročně neznamená skutečné provádění metodologie.
Celá podstata je ve zkušenosti, provozovat ji v praxi. Až po osobní zkušenosti, testování teorie a sbirání dat lze analyzovat a vyvinout nové fáze experimentů. Zaveďte takový cyklus jako normu pro implementaci korekcí, bojující proti muda, mura a muri.
Abychom zahájili projekt podle metodologie lean, je třeba:
- shromáždit všechny informace o budoucím úkolu;
- rozdělit ho na dílčí úkoly, vyvinout a testovat je jednotlivě;
- vypočítat všechny termíny a rozpočty na základě shromážděné zkušenosti konkurence nebo vlastních minulých projektů (spoléhejte se pouze na reálná data namísto abstraktních teorií).
Principy štíhlé výroby
Na základě všeho muda, mura a muri existuje přesně 10 principů štíhlé výroby:
- Eliminovat odpad
- Minimalizovat zásoby
- Maximalizovat tok
- Výroba závisí na poptávce spotřebitelů
- Znát požadavky zákazníků
- Udělát to správně poprvé
- Posílit schopnosti zaměstnanců
- Vybudovat systém s snadno vyměnitelnými částmi
- Navázat partnerství s dodavateli
- Vytvořit kulturu neustálého zlepšování
Existují také tři základní obchodní úkoly. Řídí transformaci celé společnosti:
- Cíl. Jaké problémy společnost řeší pro zákazníka, a jaká je konečná hodnota pro spotřebitele?
- Proces. Jaké jsou kritéria pro hodnocení každého proudu vytváření hodnoty? Ověřte algoritmy a vazby v řetězci, bojujte proti odpadu, neefektivnostem a přetížením. Každý krok je cenný, skutečný, dostupný, adekvátní a flexibilní, zatímco proudy a vlivy jsou uniformní.
- Lidé. Jak rozdělit odpovědnost za každý proces a výrobní proud? Přidělit osobu nikoli podle pozice, ale podle procesu, kterému je plně důvěřováno? Kurátor úkolu vytváří hodnotu z pohledu obchodních cílů a aktivně implementuje štíhlou transformaci.
Pro individuální kariérní rozvoj vypadá těchto základních tři úkoly takto:
- Jaký je mým pracovním cílem?
- Jaký je proces generování nejlepších výsledků nejefektivnějším způsobem?
- Kdo jsou lidé, pro které vytvářím hodnotu?
Principy filozofie Kaizen – neustálé zlepšování
Termín kaizen se skládá ze dvou japonských znaků カイゼン: kai – změna a zen – dobré. Změny k lepšímu, neúnavná zlepšení, transformace dobrého… Těžko říct, zda se jedná o teoretické učení filozofů nebo praktickou metodu řízení. Kaizen je symbióza obou konceptů, umožňující podřízeným navrhovat a rychle testovat své nápady na zlepšení operací podniku. Štíhlá transformace vychází z praktické části kaizen a je zakotvena v její filozofii.
Kaizen spočívá na pěti pilířích:
- Rovné interakce napříč všemi úrovněmi (vedení, manažeři, pracovníci) a přímá komunikace mezi nimi
- Osobní disciplína
- Zdravý morální stav týmu a každého jednotlivce
- Kruh kvality
- Návrhy na zlepšení všude: od pracovních míst a výrobních linek po to, jak hodnotit výkon společnosti.
Algoritmus pro implementaci štíhlé výroby
Podle Jamesa Womacka, zakladatele Lean Enterprise Institute a autora několika knih o transformaci:
- Vyberte vůdce – odpovědného průvodce pro změny
- Získejte znalosti o štíhlé a kaizen z důvěryhodného zdroje
- Najděte nebo vytvořte krizi – problém, který vyžaduje okamžité řešení
- Experimentujte, praktikujte, analyzujte výsledky okamžitě – nezaplétejte se do vývoje strategie (jak dokázali bratři Wrightové)
- Vytvořte skutečné a požadované mapy proudů vytváření hodnoty. Musí se lišit
- Zajistěte transparentnost výsledků pro všechny zaměstnance
- Zkraťte dobu výroby (urychlete tok)
- Implementujte kaizen a neustále rozvíjejte společnost (vytváření hodnoty na výrobních plochách se přenáší na administrativní změny)
Odkud začít implementaci štíhlé výroby. Možné nástroje:
- Mapování toku hodnot
- Pull výroba
- Kaizen
- 5S
- SMED
- Poka Yoke
- Celková produktivní údržba (TPM)
- Just-In-Time (JIT)
- Vizualizace
- U‑tvarové buňky
Příklady implementace štíhlé výroby
Konkurenční výhoda společnosti často závisí na konkrétních kritériích. Rychlé dodání chutné pizzy přebije pouze chutnou pizzu. Přizpůsobení automobilu v oficiálním dealerském centru je atraktivnější než standardní základní konfigurace. Podrobné výsledky z soukromých lékařských analýz jsou vždy lepší než skromné souhrny z místní kliniky.Poskytování nadřazenosti nad konkurenty (rychlost, přizpůsobení, kvalita výzkumu) lze dosáhnout kontinuálním zlepšováním systému řízení projektů, jak to dělá mnoho firem po celém světě.
Úspěšně implementováno lean:
- v USA: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher);
- v Evropě: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- v Číně: Lenovo, Suntory;
- vládní a místní orgány v mnoha zemích.
Applikace a nástroje související se štíhlým přístupem
Implementace transformace v moderní společnosti je snazší než před 30 lety. Pro Android a iOS existuje mnoho podobných aplikací, které pomáhají udržovat štíhlý a kvalitativně orientovaný byznys.Nástroje pro štíhlou výrobu se používají k motivaci zaměstnanců, budování vztahů a spojení mezi dílnou a řízením, analýze výsledků implementace nových nápadů a identifikaci ztrát v fungování podniku. Testování a experimenty, rozvoj systémů výrobních linek nebo bug trackeru pro programátory – to vše je software pro metodiku Lean.
Worksection
Worksection je SaaS služba, která zahrnuje kompletní funkčnost pro řízení projektů, Ganttovy diagramy a několik typů zpráv.
Ganttův diagram umožňuje sledování vztahů, časových os a odpovědností za úkoly. Zprávy zvýrazňují překročené úkoly a rozpočty.
V sekci úkolů “lidé” může manažer vidět pracovní zatížení jednotlivců a kdo je podzatížený. To usnadňuje identifikaci nerovnoměrného rozložení lidských zdrojů.
Díky tomu se boj proti muda, mura a muri stává viditelným a přímočarým.
Je možné vytvořit samostatný projekt nazvaný “návrhy týmu,” kde mohou být nápady na implementaci přidány ve formě samostatných úkolů.
Nastavte lhůtu na dva týdny nebo měsíc pro testování myšlenky, prodiskutujte proces v komentářích a poté analyzujte výsledek.
Pokud je nápad dobrý – implementujte ho trvale.
Oracle
LeanApp
Nejznámější aplikace – LeanApp pro iOS umožňuje systematizovat a kontrolovat všechny procesy ve společnosti.
Závěr
Společnosti po celém světě implementují štíhlou výrobu, ale né všechny úspěšně s tímto přístupem. Mnozí nevědí jak, nerozumějí filozofii, nebo nesprávně aplikují naučené pokyny v praxi.
Podstata metodologie
- eliminace odpadu;
- zmocnění zaměstnanců;
- snížení zásob;
- zvýšení produktivity.
Začněte boj proti odpadu na nejvíce “úzkých” místech pracovního postupu – kde je chyba kritická.
Najít a vyřešit krizi je mnohem efektivnější než bezmyšlenkovitě implementovat algoritmus Lean.