Це питання ставлять підприємці промислового сектору, виробництва матеріальних благ. Та відповідь на це питання буде корисним для сфери послуг, ІТ та соціальним проєктам.
Lean Management (також можна почути «методика ощадливого виробництва»), як і філософію Кайдзен та інші інструменти управління, можливо впровадити в будь-який бізнес та процес. Адже оптимізувати можна все. Це спосіб мислення і продуктивної діяльності, а не просто тактика з кількох алгоритмів.
Lean production – це
Синонімів багато: ощадливе виробництво, ощадливе управління, ощадливе мислення… навіть ощадливе перевтілення. Мислення і перевтілення (англійською одне слово «перевтілення» може самодостатньо визначати lean-методологію) як філософія і теорія ведення бізнесу, виробництво та управління – як практика.
Слова відображають ідею, як і виробництво «якраз вчасно», впроваджене в Toyota як перший в історії зразок lean-методу та постійного вдосконалення конвеєрного виробництва автомобілів. Таїті Оно – інженер-розробник принципів ощадливості після Другої світової війни.
Його положення:
- усунення відходів;
- розширення прав і можливостей працівників;
- зменшення обсягів запасів;
- підвищення продуктивності.
Коли Генрі Форд на своїй виробничій лінії утримував ресурси «на випередження попиту», Toyota вибудовували партнерські стосунки з постачальниками й по факту робили авто на замовлення.
Чимало промислових стартапів починають одразу з перевтілення, використовуючи методи та інструменти зі старту виробництва й до останнього етапу обслуговування клієнтів. Бізнес, що триває багато років, також може перелаштуватися зі старого «режиму» на нове мислення, хоча це й вимагає наполегливості та терпіння від керівників. Такий шлях вигідніший у довгостроковій перспективі.
Дивовижно як система ощадливого виробництва змінює ієрархію в структурі компанії. Замість менеджерів і персоналу формується громада багатопрофільних співробітників. Усі ресурси компанії, включаючи людські – застосовуються на повну, кожен може запропонувати покращення, у кожного є можливість перевірити свою ідею на практиці, а також кожен відповідальний за фінальний результат. Така гнучкість дає змогу вносити зміни миттєво, а отже, і реагувати на запити споживачів, непередбаченість дій конкурентів і коливання ринку.
Що таке Lean management
У примітивному тлумаченні Lean або ощадливе виробництво – це методологія управління проєктами в компанії, що усуває всі перешкоди для виробництва. Витрати часу і ресурсів псують результат. Якщо процес можна зробити швидше, якісніше і дешевше – це варто зробити просто зараз.
Перегляд алгоритмів роботи відбувається у два етапи:
- Аналіз. Щоб зрозуміти, чи добре працює поточний устрій компанії, проаналізуйте всі процеси та складіть схему. Скрипти кол-центру, алгоритм приймання заявок, логістика, робота з поверненнями в інтернет-магазині; скрипти техпідтримки, опрацювання заявок у багтрекері, реліз оновлень у продуктовій ІТ-компанії. Пропишіть весь порядок дій, визначте слабкі місця самостійно або використайте програму (будь-який софт для візуалізації алгоритмів, пляшкових горлечок, ресурсів і часу).
- Внесення змін. Після знаходження «вразливостей»: проблеми координації роботи, брак ресурсів або застарілі бюрократичні процеси – запропонуйте альтернативу. Альтернатива не повинна бути та навіть не має бути чимось інноваційним, кардинальною зміною та ідеальним рішенням. Це просто спосіб зробити краще. Можна відбирати варіанти, запропоновані командою. Тільки не в голові, а на практиці. Ніхто не знає заздалегідь, що виявиться корисним саме у вашому проєкті. Користь і витрати кожної альтернативи перевіряються в результаті практики. Кращий варіант впроваджується остаточно.
Для директора
Головне завдання керівника – це прибутковість компанії. Одним зі способів її досягнення буде розв’язання проблем і зменшення витрат на виробництво, а іншим – фокусування на створенні «цінності» для клієнта в продукті або послузі. Найцікавіше – правильно визначивши цінність для клієнта, можна спрямувати сили команди та матеріальні ресурси тільки на важливе і скоротити витрати на менш важливе.
Тобто Lean допомагає заощаджувати без втрати якості та позбутися зайвих процесів з алгоритму роботи компанії.
Наприклад: клієнту необхідні верстати для обробки дерева
- Що дійсно важливо для покупця? Ціна, функціональність і доставка важливі всім. Але є клієнти, які орієнтовані на ціну (бюджетні моделі верстатів подешевше) і які орієнтовані на якість (верстати, що дають змогу робити складні й ексклюзивні проєкти з різьбою). Усі вони хочуть отримати верстат у майстерню швидко й акуратно.
- Що можна оптимізувати або поліпшити? Підняти якість, щоб підвищити ціну виправдано. Обирати ліцензовані товари з сертифікацією зрозумілою споживачеві мовою, також можна проводити інструктаж. Доставляти за допомогою надійного логістичного агентства, з котрим встановлені вигідні умови співпраці.
- Що прибрати? Усунути варто всі дії, що заважають роботі. Є вагоноремонтний завод із географічно розподіленими цехами. Щодня його менеджери збираються в головній будівлі на планерку для узгодження списку робіт. Якщо впровадити єдину систему управління – можна позбавитися від щоденної втрати часу на планерках, а це 7 годин кожного керівника цеху на тиждень.
- Що робити та в якій послідовності для отримання лояльних клієнтів? В очах клієнта алгоритм купівлі виглядає так: спочатку точно визначити модель верстата, потім спосіб і адресу доставки. Просити клієнта авторизуватися і вписати адресу до вибору товару буде незручно клієнту. Якщо ж адреса вписується після того, як онлайн-консультант у pop-up вікні допоміг обрати модель, конфігурацію та інші нюанси – клієнт вже відчуває довіру і задоволений. Цінність для споживача дотримана, завдання виконуються вчасно. З боку компанії теж є алгоритм – не можна надсилати замовлення, поки воно не оплачене. Це справедливо і позбавляє від проблем з неправдивими очікуваннями обох сторін.
Для персоналу
Що таке ощадливе виробництво для працівників заводу або центру техпідтримки ІТ компанії? Грамотно застосована методологія економить витрачену сировину, підвищує умови праці та допомагає робітникам заробляти більше.
Lean на підприємстві потрібно також правильно впровадити. Якщо використовувати метод необдумано, то керівник може:
- бажаючи заощадити – закупити неякісні деталі;
- перемістити апаратуру в цеху для скорочення відстані між конвеєрами, але забути про довжину кабелів електроживлення;
- прописати календар експериментів і заборонити незапланований креатив;
- запустити штрафи за несправність робочих інструментів, але не перевірити їхню якість і стан;
- додайте свій варіант.
Методологія Lean вітає постійний обмін ідеями між співробітниками.
Якщо методологія прийнята в колектив, то будь-який робітник заводу може запропонувати директору свою ідею поліпшення робочого процесу. Тому що працівник, який безпосередньо виконує робочий процес, значно краще бачить, де і що можна поліпшити в цьому процесі. При постійному впровадженні таких пропозицій – завод звичайно ж підвищує свою ефективність.
А робітник буде винагороджений, якщо ідея виявиться корисною. Він матиме карт-бланш на втілення і практичні випробування своєї ідеї. Тільки методом спроб і помилок можна знайти правильний шлях, і ощадливе виробництво рекомендує намагатися і вдосконалюватись постійно.
Наприклад, зручний мобільний органайзер скоротить кількість недоотриманих дедлайнів і підвищить швидкість роботи відділів маркетингу та дизайну. Впровадження його в компанії буде економією часу, а отже, ощадливим виробництвом.
Для компаній
Як керівник компанії, так і звичайний виконавець проєкту своїми діями створюють цінність продукту для клієнта. На це спрямовані всі зусилля.
Користь для клієнта виникає не в рандомних моментах – факті вибору товару, прийманні замовлення, комплектації на складі або даті доставки.
Цінність створюється потоком процесів, орієнтованих на результат:
- онлайн консультант допомагає підібрати розмір, модель і колір;
- оформляючи замовлення, можна вибрати спосіб оплати кредитною карткою або готівкою кур’єру;
- у комплекті йде гарантія, талон на заміну або повернення, подарункові карти або запрошення на тематичний захід;
- можна назвати дату і час доставки, зателефонувати кур’єру або вибрати певний магазин мережі для самовивозу.
Окрім цілковитої цінності та відсутності дефектних екземплярів, клієнту важлива кастомізація продукту, особливо в сегменті для споживачів. Якщо компанія може без істотних втрат перелаштувати свій конвеєр, виготовляти різні або нові моделі товару – то порівняно з іншими компаніями в конкурентній боротьбі вона точно переможе. Наприклад, створити складні індивідуальні комплекти з базових деталей або пропонувати ексклюзивні сети на замовлення – вже відчутна перевага на ринку.
Муда, мура, мурі – це
Так у методології Lean називаються відходи або витрати. Усе зайве, що варто прибрати. Усе, що не підвищує цінність для клієнта. Муда, мура, мурі – слова з японської, що гарно закріпилися в англійському бізнес-сленгу.
Муда – відходи, непотрібні витрати. Наслідки помилок в управлінні.
| Муда | В промисловості | В ІТ |
| 1. Транспорт | Розрахунок логістики, зайві переміщення сировини, товару, документів або даних. | Марна передача інформації між базами даних і відомствами. Непотрібні інструменти або постійні перемикання документів. |
| 2. Інвентар | Надлишкові запаси сировини, напівфабрикатів і готової продукції. | Проєкти, що застрягають «у стадії розробки». Багтрекер забитий застарілими запитами. Невиконані замовлення, що накопичуються. |
| 3. Рух | Непотрібні переміщення людей по цеху, кабінетах, між складом і кабінетом директора. | Фрагментовані бази даних, погана навігація пошуку. Фізично віддалені локальні носії інформації. Необхідність постійно їздити на зустрічі. Багато вкладок у браузерах, месенджерів або інші способи децентралізації даних і зв’язку |
4. Очікування | Час простою людей і апаратури. Очікування вказівок, перевірки, доступу до інформації. Брак інструментів і техніки для безперебійної роботи персоналу. | Відсутність усієї апаратури для роботи, особливо у тестувальників ПЗ. Проблеми з доступом до бази, перебої інтернету, електрики та інші причини простою програмістів. |
| 5. Надмірна розробка | Зайвий процес під час опрацювання, перевитрата сировини під час виробництва. | Після запиту «драфт, попередні дані, приблизні показники» буде помилкою робити кінцевий код, глибокий аналіз або план розвитку відповідно до зростання/спаду показників. |
| 6. Перевиробництво | Невиправдане виробництво продукту ще до замовлення або у великих партіях. Товар втрачає актуальність до реалізації. | У готовому проєкті є непотрібна самодіяльність, а також некоректне посилання на минулі ситуації або технології. |
| 7. Дефекти, брак | Невідповідність продукту ДСТУ, замовленню або регламенту підприємства. | Невідповідність ТЗ. Додаткові ітерації правок. |
| 8. Талант* | Ігнорування потенціалу та навичок колег. Несправедлива експлуатація праці, заборона ініціативи працівників. | Відсутність кар’єрного росту. Байдужість до пропозицій оптимізації робочого процесу. |
9. Ресурси*. | Неекономічність. Обладнання, світло та інші технічні ресурси необхідно відключати, коли зупиняється робота (на ніч, після завершення виробництва). | Вилогінитися, вимкнути ПК перед відходом. Контролювати роботу кондиціонера, опалення, принтера, чайника і мікрохвильовки (як мінімум). |
10. Надлишкові продукти* | Крім кінцевого продукту можуть вироблятися продукти, що супроводжують процес створення. Додаткові деталі з обрізків металу на заводі труб, послуги з ремонту на станції продажу старих авто. | Певні функції софту можуть бути самостійним продуктом. Розробка застосунку з пошуком найближчого кафе може призвести до ще двох можливостей: прибуток на рекламі для ресторанчиків, прибуток на рекламі івентів. |
*муда, які додають у деяких класифікаціях.
Мура – причини муда. Нерівномірність і невідповідність навантаження, перевантаження.
| Мура | В промисловості | В ІТ |
| Перевантаження | Брак ресурсів під час піку попиту, бездіяльність у спад. У святкові розпродажі варто найняти тимчасових додаткових працівників. У годину пік у метро їздять додаткові потяги. Вигравши тендер, заздалегідь закінчіть старі проєкти, щоб потужностей вистачило виконати замовлення вчасно. | Місяць сидимо без роботи, а потім поспіхом за тиждень потрібно зробити все. Це недоцільний стрес, до того ж розбіжність умов праці та поставлених завдань. Додавання анонсу заходу в соцмережах за тиждень до події – провал. Маркетингова кампанія за 3 – 4 місяці з регулярними постами – успіх. |
Мурі – недоцільність. Необґрунтовані складнощі в роботі.
| Мурі | В промисловості | В ІТ |
Непрофільна робота | Поставити менеджера продажів до конвеєрної стрічки цеху. Призначити директором заводу третю дружину в подарунок. | Виконання завдань, що не мають відношення до посади та наявних навичок. Відправити верстальника в call-center. |
| Погано обладнане робоче місце | Один набір інструментів на 4 монтажники. | У стажера є ноутбук, але на ньому немає антивірусу і необхідних для роботи спеціалізованих програм. У дизайнера застарілий «піратський» фотошоп. |
Нечіткі інструкції | Абстрактні вимоги до замовлення, вимірювання на око. | «Зробіть макет життєрадіснішим, і кнопочки прям щоб ого-го були!» |
| Відсутність інструментів та обладнання | Один принтер у кабінеті директора, бухгалтерія постійно бігає до нього роздрукувати. | Програміста наймають з його власним ноутбуком і зобов’язують носити його в офіс, оскільки купити й укомплектувати йому стаціонарний комп’ютер не можна. |
| Відсутність належного технічного сервісу / ненадійне обладнання | Застаріла конвеєрна стрічка, технічне обслуговування якої протерміновано на півроку-рік. | Системний адміністратор не систематизує і не підписує кабелі в серверній стійці. Час на пошук несправності збільшується в кілька разів. |
| Ненадійні процеси | Неперевірені технології обробки сировини, абстрактно доведені методи обліку та сумнівні ідеї у виробництві. | Monkey testing як єдиний та повноцінний спосіб тестування програм на баги (помилки). |
Погана комунікація та зв’язок | Неналежна якість звуку у рації на території цеху. Боротьба з секретарем директора, коли важливо терміново повідомити про НП. Бюрократія. | 2 мобільні номери, 8 месенджерів, 3 імейли та 5 соцмереж, щоб отримати згоду на виконання завдання. |
Зміст ощадливого перевтілення в тому, щоб прибрати всі муда, мурі та мура. Розуміючи їхній причинно-наслідковий зв’язок, можна зосередитися на джерелі проблем, щоб потім не усувати кожну дрібницю.
Переваги методології Lean
Скептик скаже, навіщо потрібне ощадливе перевтілення, якщо можна просто застосувати кілька стандартних інструкцій по боротьбі з браком з ГОСТів або скоротити витрати паперу на бюрократію на підприємстві? Методи ощадливого виробництва як інструмент – сильні, але без розуміння філософії та структури впровадити їх повноцінно не вийде.
Це як принцип складання іспитів в університеті «знав-здав-забув». Після іспиту в голові залишиться тільки «фух!», а застосувати на практиці нічого. Так само з інструкцією. Впровадивши пару алгоритмів для скорочення витрати або терміни виконання завдань, ощадливе виробництво не створити. Lean – це постійні зміни. Навіть раз на рік проводити модернізацію, не означає впровадити методологію насправді.
Вся суть у досвіді, відпрацюванні на практиці. Тільки після власного досвіду, тестування теорій і збору даних можна проаналізувати і розробити нові етапи експериментів. Встановіть собі такий цикл як норму впровадження виправлень, боротьби з муда, мура і мурі.
Аби від початку запустити проєкт за методологією lean, треба:
- зібрати всю інформацію про майбутнє завдання;
- сегментувати її на підзадачі, розробити й тестувати їх окремо;
- розрахувати всі терміни та бюджет на основі зібраного досвіду конкурентів або власних минулих проєктів (покладатися тільки на реальні дані замість абстрактних теорій.
Принципи ощадливого виробництва
На основі всіх муда, мура і мурі є рівно 10 принципів ощадливого виробництва:
- Ліквідувати сміття
- Мінімізувати запаси
- Максимізувати потік
- Виробництво залежить від споживчого попиту
- Знати вимоги клієнтів
- Зробити правильно з першого разу
- Збільшувати можливості працівників
- Побудувати систему з легкою заміною її деталей
- Налагодити партнерські відносини з постачальниками
- Створити культуру постійного вдосконалення
Також є три базові завдання бізнесу. Вони скеровують трансформацію всієї компанії:
- Мета. Які проблеми клієнта вирішує компанія, кінцева цінність для споживача?
- Процес. Критерії оцінки кожного потоку створення цінності? Перевірка алгоритмів і ланок ланцюга, боротьба з відходами, недоцільністю і перевантаженнями. Кожен крок цінний, реальний, доступний, адекватний і гнучкий, а потоки та впливи рівномірні.
- Люди. Як розподілити відповідальність за кожен процес і потік виробництва? Закріпити людину не за посадою, а за процесом, ввіреним цілком? Куратор завдання формує створення цінності з погляду бізнес-цілей і активно втілює ощадливе перетворення.
Для індивідуального розвитку в кар’єрі ці ж базові три завдання мають такий вигляд:
- Яка мета моєї роботи?
- Який процес для генерації найкращих результатів у найефективніший спосіб?
- Хто ті люди, яким я створюю цінність?
Принципи філософії Кайдзен – неперервне вдосконалення
Термін кайдзен – складається з двох японських ієрогліфів カイゼン: кай – зміни та дзен – добре. Зміни на краще, невпинне вдосконалення, перетворення на добро… Складно сказати, це теоретичне вчення філософів чи практичний метод управління. Кайдзен – симбіоз обох понять, що дає змогу підлеглим пропонувати й оперативно тестувати свої ідеї щодо поліпшення роботи підприємства. Ощадливе перетворення походить від практичної частини кайдзен, а ґрунтується на його філософії.
Кайдзен тримається на п’яти китах:
- Рівноправна взаємодія всіх рівнів (керівництво, менеджери, робітники) і пряма комунікація між ними
- Індивідуальна дисципліна
- Здоровий моральний стан колективу і кожного особисто
- Коло якості
- Пропозиції щодо поліпшень усього: від робочого місця і конвеєра до способу оцінки роботи компанії.
Алгоритм впровадження ощадливого виробництва
За Джеймсом Вумеком, засновником Lean Enterprise Institute та автором низки книжок про трансформацію:
- Обрати лідера – відповідального провідника змін
- Отримати від надійного джерела знання про lean і кайдзен
- Знайти або створити кризу – проблему, що потребує негайного вирішення
- Експериментувати, практикувати, аналізувати результати відразу – не захоплюватися розробкою стратегії (доведено братами Райт)
- Побудувати реальні та бажані карти потоків створення цінностей. Вони мають відрізнятися
- Забезпечити прозорість результатів для всього персоналу
- Скорочувати час виробничого циклу (прискорення потоку)
- Впровадити кайдзен і безперервно розвивати компанію (створення цінності в цехах переходить до адміністративних змін)
Ось із чого почати впровадження ощадливого виробництва. Можливі інструменти:
- Value Stream Mapping
- Pull production
- Кайдзен
- 5С
- SMED
- Poka Yoke
- Total Productive Maintenance (TPM)
- Just-In-Time (JIT)
- Visualization
- U‑подібні комірки
Приклади впровадження ощадливого виробництва
Конкурентоспроможність компанії часто залежить від певних критеріїв. Швидка доставка смачної піци переможе просто смачну піцу. Кастомізація автомобіля в офіційного автодилера є цікавішою за стандартну базову комплектацію. А деталізовані результати приватних медичних аналізів завжди кращі за скупі виписки з районної поліклініки.Забезпечити перевагу над конкурентами (швидкість, кастомізація, якість дослідження) можна, постійно вдосконалюючи систему управління проєктами, як роблять багато компаній у світі.
Успішно впровадили lean:
- у США: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher);
- у Європі: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- у Китаї: Lenovo, Suntory;
- державні та муніципальні відомства багатьох країн.
Додатки та інструменти Lean
Впровадити трансформацію в сучасній компанії простіше, ніж 30 років тому. Для Андроїд і iOS є багато схожих застосунків, що допомагають вести ощадливий і якісно-орієнтований бізнес.Інструменти ощадливого виробництва застосовуються для мотивації персоналу, побудови взаємин і зв’язку між цехом і керівництвом, для аналізу результатів впровадження нових ідей і знаходження втрат у роботі підприємства. Тестування та експерименти, розробка системи конвеєрів або багтрекер для програмістів – усе це софт для Lean методології.
Worksection
Worksection – Saas сервіс, у якому міститься повний функціонал управління проєктами, діаграма Ганта і декілька типів звітів.
Діаграма Ганта дає змогу відстежити взаємозв’язки, хронологію і відповідальних за завданнями. У звітах відзначаються прострочені завдання і перевищені бюджети.
У розділі завдань «по людях» керівнику видно обсяги робіт на кожну людину і хто недостатньо навантажений. У такий спосіб легко визначити нерівномірний розподіл людських ресурсів.
Через це боротьба з муда, мура і мурі стає наочною і простою.
Можна створити окремий проєкт «пропозицій від команд», де додавати ідеї для впровадження у вигляді окремих завдань.
Встановити дедлайн на два тижні або місяць, тестувати ідею, обговорювати в коментарях процес і потім аналізувати результат.
Якщо ідея хороша – впровадити остаточно.
Oracle
LeanApp
Найзнаменитіший застосунок – LeanApp для iOS дає змогу систематизувати та контролювати всі процеси в компанії.
Висновок
Компанії впроваджують ощадливе виробництво в усьому світі, але не всі вони мають успіх завдяки такому підходу. Багато хто не знає як, не розуміє філософію або неправильно застосовує на практиці вивчені інструкції.
Суть методології
- усунення відходів;
- розширення прав і можливостей працівників;
- зменшення запасів;
- підвищення продуктивності.
Починати боротьбу з відходами у найбільш «вузьких» місцях потоку робіт – там, де помилка критична.
Знайти кризу і її вирішити набагато ефективніше, ніж бездумно впроваджувати алгоритм Lean.