Esta pregunta es planteada por emprendedores en el sector industrial, productores de bienes materiales. Sin embargo, la respuesta a esta pregunta será beneficiosa para el sector de servicios, TI, y proyectos sociales.
La Gestión Lean (también conocida como la “metodología de producción ajustada”), junto con la filosofía Kaizen y otras herramientas de gestión, puede implementarse en cualquier negocio y proceso. Después de todo, todo puede ser optimizado. Es una forma de pensar y trabajo productivo, no solo una táctica compuesta de varios algoritmos.
La producción lean es
Hay muchos sinónimos: producción lean, gestión lean, pensamiento lean… incluso transformación lean. El pensamiento y la transformación (en inglés, el término “transformación” puede definir adecuadamente la metodología lean) sirven como filosofía y teoría de la gestión empresarial, mientras que la producción y la gestión actúan como la práctica.
Las palabras reflejan la idea, al igual que la producción “justo a tiempo,” implementada en Toyota como el primer ejemplo en la historia de la metodología lean y la mejora continua del ensamblaje de automóviles. Taiichi Ohno fue el ingeniero que desarrolló los principios de la manufactura lean después de la Segunda Guerra Mundial.
Sus principios:
- eliminación de desperdicios;
- empoderamiento de los empleados;
- reducción de niveles de inventario;
- incremento de la productividad.
Mientras Henry Ford mantenía recursos “en anticipación de la demanda” en su línea de producción, Toyota construía asociaciones con proveedores y producía vehículos de manera efectiva bajo demanda.
Muchas startups industriales comienzan inmediatamente con la transformación, utilizando métodos y herramientas desde el inicio de la producción hasta la etapa final del servicio al cliente. Un negocio que ha estado funcionando durante años también puede pivotar de un antiguo “modo” a un nuevo pensamiento, aunque esto requiere perseverancia y paciencia por parte de la dirección. Tal camino es más beneficioso a largo plazo.
Es notable cómo el sistema de producción lean cambia la jerarquía dentro de la estructura de la empresa. En lugar de gerentes y personal, forma una comunidad de empleados multifuncionales. Todos los recursos de la empresa, incluidos los recursos humanos, se utilizan al máximo; todos pueden proponer mejoras, todos tienen la oportunidad de probar su idea en la práctica, y todos son responsables del resultado final. Esta flexibilidad permite ajustes inmediatos, respondiendo así a las solicitudes de los consumidores, acciones impredecibles de competidores y fluctuaciones del mercado.
Qué es la gestión lean
En una interpretación simplista, Lean o producción lean es una metodología para gestionar proyectos dentro de una empresa, que elimina todos los obstáculos à la producción. El tiempo y los recursos desperdiciados arruinan el resultado. Si un proceso puede hacerse más rápido, mejor y más barato – debe hacerse ahora mismo.
La revisión de los algoritmos de trabajo ocurre en dos etapas:
- Análisis. Para entender qué tan bien funciona el marco actual de la empresa, analiza todos los procesos y crea un diagrama. Guiones de centros de llamadas, algoritmos de aceptación de solicitudes, logística, manejo de devoluciones en una tienda online; guiones de soporte técnico, procesamiento de solicitudes en un rastreador de errores, lanzamiento de actualizaciones en una empresa de TI de productos. Documenta todo el orden de acciones, identifica puntos débiles ya sea de forma independiente o usando software (cualquier software para visualizar algoritmos, cuellos de botella, recursos y tiempo).
- Implementar cambios. Después de identificar vulnerabilidades: problemas de coordinación en el trabajo, falta de recursos, o procesos burocráticos obsoletos – propone alternativas. La alternativa no tiene que ser algo innovador, un cambio radical, o una solución perfecta. Simplemente es una forma de mejorar. Las opciones pueden ser seleccionadas de las propuestas por el equipo. Simplemente no en la cabeza de uno, sino en la práctica. Nadie sabe de antemano qué será beneficioso en tu proyecto. Los beneficios y costes de cada alternativa se comprueban a través de resultados prácticos. La mejor opción se implementa finalmente.
Para el director
La tarea principal de la gestión es la rentabilidad de la empresa. Una forma de lograrlo es a través de resolver problemas y reduciendo los costes de producción, mientras que otra es centrarse en crear “valor” para el cliente en el producto o servicio. El punto más interesante es que al definir con precisión el valor para el cliente, se puede dirigir la energía y recursos materiales del equipo solo a lo que es importante y reducir gastos en cosas menos importantes.
Así, Lean ayuda a ahorrar sin sacrificar la calidad y eliminar procesos innecesarios del algoritmo de trabajo de la empresa.
Por ejemplo: el cliente necesita máquinas de procesamiento de madera
- ¿Qué es verdaderamente importante para el comprador? El precio, la funcionalidad y la entrega importan a todos. Sin embargo, hay clientes que se centran en el precio (modelos de máquinas económicas a menor coste) y aquellos que se centran en la calidad (máquinas que permiten proyectos de tallado complejos y exclusivos). Todos quieren recibir una máquina en el taller de manera rápida y ordenada.
- ¿Qué se puede optimizar o mejorar? Elevar la calidad para justificar un precio más alto. Elegir bienes licenciados con certificación clara para el idioma del consumidor y también se pueden proporcionar sesiones informativas. Entregar utilizando una agencia de logística confiable con términos de cooperación beneficiosos establecidos.
- ¿Qué eliminar? Todas las acciones que obstaculizan el trabajo deben ser eliminadas. Hay una fábrica de reparación de ferrocarriles con talleres distribuidos geográficamente. Cada día, sus gerentes se reúnen en el edificio principal para coordinar una lista de tareas. Implementar un sistema de gestión unificado puede eliminar la pérdida diaria de tiempo durante reuniones, lo que equivale a 7 horas cada gerente de taller por semana.
- ¿Qué acciones tomar y en qué secuencia para lograr clientes leales? A los ojos del cliente, el algoritmo de compra aparece así: primero, determinar con precisión el modelo de la máquina, luego el método y la dirección de entrega. Pedir al cliente que inicie sesión y proporcione una dirección mientras selecciona un producto puede ser inconveniente para el cliente. Sin embargo, si la dirección se introduce después de que el consultor en línea de una ventana emergente ayuda a seleccionar el modelo, configuración y otros matices – el cliente ya siente confianza y satisfacción. El valor para el consumidor se mantiene, las tareas se completan a tiempo. Desde el lado de la empresa, también hay un algoritmo: los pedidos no pueden ser enviados hasta que se realice el pago. Esto es justo y evita problemas con expectativas falsas de ambas partes.
Para el personal
¿Qué significa la producción lean para los trabajadores en una fábrica o en el centro de soporte de una empresa de TI? La metodología bien aplicada ahorra recursos gastados, mejora las condiciones de trabajo y ayuda a los trabajadores a ganar más.
Lean en la empresa también necesita implementarse correctamente. Si el método se aplica sin reflexionar, la gestión podría:
- esperando ahorrar – comprar piezas de baja calidad;
- mover equipos en el taller para acortar distancias entre transportadoras pero olvidar la longitud de los cables de alimentación;
- escribir un calendario para experimentos y prohibir la creatividad no planificada;
- imponer multas por herramientas de trabajo defectuosas pero no revisar su calidad y estado;
- agregar sus propias opciones.
La metodología Lean fomenta el intercambio constante de ideas entre los empleados.
Si la metodología es aceptada en el colectivo, cualquier trabajador de la fábrica puede proponer su idea para mejorar el proceso de trabajo al director. Porque un trabajador que se encarga directamente del proceso de trabajo tiene una visión mucho más clara de dónde y qué puede mejorarse en ese proceso. Con la implementación constante de tales propuestas, la fábrica ciertamente aumenta su eficiencia.
Y un trabajador será recompensado si la idea resulta útil. Tendrán carta blanca para implementar y probar prácticamente su idea. Solo a través de prueba y error se puede encontrar el camino correcto, y la producción lean recomienda intentar y mejorar continuamente.
Por ejemplo, un organizador móvil conveniente reducirá el número de plazos perdidos y aumentará la velocidad de trabajo en los departamentos de marketing y diseño. Su implementación en la empresa ahorrará tiempo, siendo así una representación de la producción lean.
Para las empresas
Tanto el director de la empresa como un simple ejecutor de proyectos crean valor en el producto para el cliente a través de sus acciones. Todos los esfuerzos están dirigidos a esto.
El beneficio para el cliente no surge en momentos aleatorios – en el punto de selección de un producto, aceptación de un pedido, finalización de inventario en el almacén, o fecha de entrega.
El valor se crea a través de un flujo de procesos dirigidos a resultados:
- el consultor online ayuda a elegir tamaño, modelo y color;
- al realizar un pedido, uno puede elegir un método de pago por tarjeta de crédito o efectivo al mensajero;
- con el pedido, se incluye una garantía, un cupón para intercambio o devolución, tarjetas de regalo o invitaciones a eventos temáticos;
- se puede especificar la fecha y hora de la entrega, llamar al mensajero, o elegir una tienda específica de la cadena para recoger.
Además del valor total y la ausencia de artículos defectuosos, el cliente también valora la personalización del producto, especialmente en segmentos de consumo. Si una empresa puede ajustar su línea de producción sin pérdidas significativas para producir modelos variados o nuevos de bienes – seguramente superará a sus competidores. Por ejemplo, crear conjuntos personalizados de componentes básicos o ofrecer conjuntos exclusivos bajo demanda ya proporciona una ventaja en el mercado.
Muda, mura, muri – estos son
En la metodología Lean, el desperdicio o costes se conocen como muda, mura, muri. Todo lo innecesario que debe ser eliminado. Todo lo que no aumenta el valor para el cliente. Muda, mura, muri son palabras del japonés que se han afianzado en la jerga empresarial inglesa.
Muda – desperdicio, costes innecesarios. Consecuencias de errores de gestión.
| Muda | En la industria | En TI |
| 1. Transporte | Cálculo logístico, movimiento innecesario de materiales, bienes, documentos o datos. | Transmisión innecesaria de información entre bases de datos y departamentos. Herramientas innecesarias o cambio constante de documentos. |
| 2. Inventario | Inventario excesivo de materias primas, intermedios y productos terminados. | Proyectos atascados “en fase de desarrollo.” El rastreador de errores lleno de solicitudes obsoletas. Pedidos incumplidos acumulándose. |
| 3. Movimiento | Movimiento innecesario de personas a través del taller, entre oficinas y entre el almacén y la oficina del director. | Bases de datos fragmentadas, mala navegación de búsqueda. Dispositivos de almacenamiento locales físicamente remotos. La necesidad de viajar constantemente a reuniones. Numerosas pestañas en navegadores, mensajeros o otros medios de descentralización de datos y comunicación. |
4. Espera | Inactividad para personas y equipos. Espera de instrucciones, verificación, acceso a información. Falta de herramientas y equipos para que el personal trabaje sin problemas. | Falta de todo el equipo necesario para trabajar, especialmente para los testers de software. Problemas para acceder à la base de datos, internet, cortes de electricidad y otras razones para la inactividad del programador. |
| 5. Procesamiento excesivo | Procesos innecesarios durante el procesamiento, uso excesivo de materias primas durante la producción. | Después de una solicitud de “borradores, datos preliminares, indicadores aproximados,” hacer código final, análisis profundo o planificación del desarrollo de acuerdo con indicadores ascendentes/descendentes sería un error. |
| 6. Sobreproducción | Producción injustificada de un producto antes de pedir o en grandes lotes. Bienes que pierden relevancia antes de la venta. | En un proyecto terminado, hay una auto-acción innecesaria y referencias incorrectas a situaciones o tecnologías pasadas. |
| 7. Defectos, carencias | Incumplimiento de productos con estándares, pedidos o regulaciones de la empresa. | Incumplimiento de las especificaciones. Iteraciones adicionales de correcciones necesarias. |
| 8. Talento* | Ignorar el potencial y las habilidades de los colegas. Explotación injusta de la mano de obra, prohibiciones sobre las iniciativas de los empleados. | Falta de crecimiento profesional. Indiferencia hacia las propuestas para optimizar procesos de trabajo. |
9. Recursos*. | Operación poco económica. Equipo, iluminación y otros recursos técnicos deben ser apagados cuando se detiene el trabajo (por la noche, después de que finaliza la producción). | Cerrar sesión, apagar el PC antes de irse. Controlar el funcionamiento del aire acondicionado, calefacción, impresoras, hervidores y microondas (al menos). |
10. Productos excesivos* | Junto con el producto final, pueden crearse productos adicionales que acompañan al proceso de creación. Componentes adicionales de chatarra metálica en la fábrica de tubos, servicios de reparación en la estación de ventas de coches viejos. |
*muda que se agrega en algunas clasificaciones.
Mura – las causas de muda. Desigualdad y falta de consistencia de carga, sobrecargas.
| Mura | En la industria | En TI |
| Sobre carga | Falta de recursos durante la demanda máxima, inactividad durante las caídas. Ventas estacionales requieren la contratación de trabajadores temporales adicionales. Trenes adicionales funcionan durante las horas punta en el metro. Al ganar una licitación, terminar proyectos previos primero para que las capacidades sean suficientes para cumplir con los pedidos a tiempo. | Estamos sentados sin trabajo durante un mes, y luego necesitamos apresurarnos para completar todo en una semana. Este es un estrés ineficiente, más una discrepancia entre las condiciones de trabajo y las tareas establecidas. Agregar un anuncio de evento en redes sociales una semana antes del evento – fracaso. Una campaña de marketing que dura 3 – 4 meses con publicaciones regulares – éxito. |
Muri – ineficiencia. Complejidades injustificadas en el trabajo.
| Muri | En la industria | En TI |
Trabajo no relacionado | Poner un gerente de ventas en la línea de producción de la fábrica. Nombrar al director de la fábrica como un regalo para la tercera esposa. | Realizar tareas no relacionadas con el puesto y las habilidades disponibles. Enviar al diseñador de maquetas al centro de llamadas. |
| Trabajo mal equipado | Un conjunto de herramientas para 4 ensambladores. | El aprendiz tiene un portátil, pero le falta antivirus y los programas especializados necesarios para el trabajo. El diseñador tiene un Photoshop “pirata” obsoleto. |
Instrucciones poco claras | Requisitos abstractos para un pedido, mediciones a ojo. | “Haz que la maqueta sea más alegre, y los botones deben ser ¡guau!” |
| Falta de herramientas y equipos | Una impresora en la oficina del director, el departamento contable corre constantemente para imprimir. | Se contrata a un programador con su propio portátil y se le exige que lo lleve à la oficina porque puede no ser posible comprar y equipar un ordenador de sobremesa para él. |
| Falta de servicio técnico adecuado / equipo poco fiable | Banda transportadora obsoleta, con mantenimiento técnico atrasado por medio año a un año. | El administrador de sistemas no sistematiza y etiqueta los cables en el rack del servidor. El tiempo para localizar fallos aumenta varias veces. |
| Procesos poco fiables | Tecnologías de procesamiento de materias primas no probadas, métodos contables abstractos y ideas de producción dudosas. | Pruebas de mono como la única forma válida de probar programas para errores (bugs). |
Pobre comunicación y conexión | Calidad de sonido insatisfactoria en walkie-talkies en áreas de la fábrica. Problemas con la secretaria del director cuando es urgente informar de una emergencia. Burocracia. | 2 números móviles, 8 mensajeros, 3 correos electrónicos y 5 redes sociales para obtener el consentimiento para ejecutar una tarea. |
La esencia de la transformación lean es eliminar todo muda, muri y mura. Entender sus relaciones de causa y efecto permite enfocarse en la fuente de los problemas para que no se tenga que abordar cada pequeño detalle.
Ventajas de la metodología Lean
Un escéptico podría preguntar por qué es necesaria la transformación lean, si es posible simplemente aplicar un par de instrucciones estándar para combatir defectos del GOST o reducir los costes de papel en la burocracia de una empresa? Los métodos de producción lean como herramientas son fuertes, pero sin entender la filosofía y la estructura, no será factible implementarlos completamente.
Es como el principio de componer exámenes en la universidad: “supo-aprobó-olvidó.” Después del examen, todo lo que quedará es un suspiro de alivio, pero nada para aplicar en la práctica. Igualmente ocurre con la instrucción. Implementar unos pocos algoritmos para reducir gastos o plazos no crea producción lean. Lean trata sobre el cambio constante. Incluso actualizar una vez al año no significa implementar realmente la metodología.
La totalidad de la esencia está en la experiencia, ejecutándola en la práctica. Solo después de la experiencia personal, la prueba de teoría y la recolección de datos se puede analizar y desarrollar nuevas etapas de experimentos. Establecer dicho ciclo como una norma para implementar correcciones, luchar contra muda, mura y muri.
Para iniciar un proyecto bajo la metodología lean, se necesita:
- reunir toda la información sobre la tarea futura;
- segmentarla en subtareas, desarrollarlas y probarlas por separado;
- calcular todos los plazos y presupuestos basados en la experiencia recopilada de competidores o de proyectos pasados propios (dependiendo solo de datos reales en lugar de teorías abstractas).
Principios de la producción lean
Basado en todo muda, mura y muri, hay exactamente 10 principios de producción lean:
- Eliminar desperdicios
- Minimizar inventario
- Maximizar flujo
- La producción depende de la demanda del consumidor
- Conocer los requisitos del cliente
- Hacerlo bien à la primera
- Mejorar las capacidades de los empleados
- Construir un sistema con partes fácilmente reemplazables
- Establecer asociaciones con proveedores
- Crear una cultura de mejora continua
También hay tres tareas comerciales básicas. Dirigen la transformación de toda la empresa:
- Meta. ¿Qué problemas resuelve la empresa para el cliente, y cuál es el valor final para el consumidor?
- Proceso. ¿Cuáles son los criterios para evaluar cada flujo de creación de valor? Verificar algoritmos y enlaces en la cadena, combatir desperdicios, ineficiencias y sobrecargas. Cada paso es valioso, real, accesible, adecuado y flexible, mientras que los flujos e influencias son uniformes.
- Personas. ¿Cómo distribuir la responsabilidad por cada proceso y flujo de producción? ¿Asignar a una persona no por su posición, sino por el proceso que se le confía completamente? El curador de tareas forma la creación de valor desde la perspectiva de los objetivos empresariales y implementa activamente la transformación lean.
Para el desarrollo individual de carrera, estas mismas tres tareas básicas lucen de la siguiente manera:
- ¿Cuál es mi objetivo laboral?
- ¿Cuál es el proceso para generar los mejores resultados de la manera más eficiente?
- ¿Quiénes son las personas para las que creo valor?
Principios de la filosofía Kaizen – mejora continua
El término kaizen consiste en dos caracteres japoneses カイゼン: kai – cambio y zen – bueno. Cambios para mejor, mejoras incesantes, transformándose hacia el bien… Es difícil decir si esta es una enseñanza teórica de filósofos o un método de gestión práctico. Kaizen es un sándwich de ambos conceptos, permitiendo que los subordinados propongan y pongan a prueba rápidamente sus ideas para mejorar las operaciones de la empresa. La transformación lean se origina en la parte práctica del kaizen y está fundamentada en su filosofía.
Kaizen se basa en cinco pilares:
- Interacciones iguales en todos los niveles (liderazgo, gerentes, trabajadores) y comunicación directa entre ellos
- Disciplina individual
- Estado moral saludable del equipo y de cada persona
- Círculo de calidad
- Propuestas para mejoras en todas partes: desde lugares de trabajo y líneas de producción hasta cómo evaluar el rendimiento de la empresa.
Algoritmo para la implementación de producción lean
Según James Womack, fundador del Lean Enterprise Institute y autor de varios libros sobre transformación:
- Elige un líder – un guía responsable para los cambios
- Adquiere conocimiento sobre lean y kaizen de una fuente fiable
- Encuentra o crea una crisis – un problema que requiere resolución inmediata
- Experimenta, practica, analiza resultados de inmediato – no te quedes atrapado en el desarrollo de estrategia (como lo probaron los hermanos Wright)
- Construye mapas reales y deseados de flujos de creación de valor. Deben diferir
- Asegura la transparencia de resultados para todo el personal
- Acorta el tiempo de ciclo de producción (acelera el flujo)
- Implementa kaizen y desarrolla continuamente la empresa (la creación de valor en las áreas de producción se transfiere a cambios administrativos)
Aquí es donde comenzar a implementar la producción lean. Herramientas posibles:
- Mapeo de flujo de valor
- Producción pull
- Kaizen
- 5S
- SMED
- Poka Yoke
- Mantenimiento Productivo Total (TPM)
- Justo a Tiempo (JIT)
- Visualización
- Celdas en forma de U
Ejemplos de implementación de producción lean
La competitividad de una empresa a menudo depende de criterios específicos. La entrega rápida de una pizza sabrosa superará a una simplemente sabrosa. Personalizar un automóvil en un concesionario oficial es más atractivo que una configuración básica estándar. Los resultados detallados de análisis médicos privados son siempre mejores que resúmenes escasos de una clínica local.Proporcionar superioridad sobre los competidores (velocidad, personalización, calidad de investigación) se puede lograr mejorando continuamente el sistema de gestión de proyectos, como hacen muchas empresas alrededor del mundo.
Lean implementado con éxito:
- en EE. UU.: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher);
- en Europa: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- en China: Lenovo, Suntory;
- organismos gubernamentales y municipales en muchos países.
Aplicaciones y herramientas relacionadas con Lean
Implementar la transformación en una empresa moderna es más fácil que hace 30 años. Para Android e iOS, hay muchas aplicaciones similares que ayudan a mantener un negocio lean y orientado à la calidad.Las herramientas para la producción lean se utilizan para motivar al personal, construir relaciones y conexiones entre el taller y la dirección, analizar los resultados de la implementación de nuevas ideas y detectar pérdidas en el funcionamiento de la empresa. Pruebas y experimentos, desarrollo de sistemas de producción o un rastreador de errores para programadores – todo esto es software para la metodología Lean.
Worksection
Worksection es un servicio SaaS que incluye funcionalidad completa para la gestión de proyectos, diagramas de Gantt, y varios tipos de informes.
El diagrama de Gantt permite rastrear relaciones, líneas de tiempo y responsabilidades para las tareas. Los informes destacan las tareas vencidas y los presupuestos excedidos.
En la sección de tareas “personas”, el gerente puede ver las cargas de trabajo de cada individuo y quién está subcargado. Esto facilita la identificación de la distribución desigual de recursos humanos.
Por eso, la lucha contra muda, mura y muri se vuelve visible y sencilla.
Se puede crear un proyecto separado llamado “sugerencias del equipo,” donde las ideas para implementación pueden añadirse en forma de tareas separadas.
Establecer un plazo de dos semanas o un mes para probar la idea, discutir el proceso en los comentarios y luego analizar el resultado.
Si la idea es buena – implementarla de forma permanente.
Oracle
LeanApp
La aplicación más famosa – LeanApp para iOS permite sistematizar y controlar todos los procesos en la empresa.
Conclusión
Las empresas a nivel mundial implementan producción lean, pero no todas tienen éxito con este enfoque. Muchas no saben cómo, no entienden la filosofía, o aplican incorrectamente las instrucciones aprendidas en la práctica.
La esencia de la metodología
- eliminación de desperdicios;
- empoderamiento de los empleados;
- reducción de inventario;
- incremento de la productividad.
Comienza la lucha contra el desperdicio en los lugares más “estrechos” del flujo de trabajo – donde el error es crítico.
Encontrar y resolver una crisis es mucho más efectivo que implementar sin reflexión el algoritmo Lean.