10 Mejores Alternativas a xTiles en 2025

xTiles ha gana­do muchos fanáti­cos con su flex­i­ble ​“tablero” de tar­je­tas donde puedes fijar notas, archivos y enlaces. Sin embar­go, una vez que un proyec­to crece, sus límites se vuel­ven evi­dentes: jer­ar­quía super­fi­cial, acce­so lim­i­ta­do fuera de línea, pocas inte­gra­ciones y casi ningún con­trol a niv­el de equipo. Si has lle­ga­do a ese pun­to, es hora de ele­gir una alter­na­ti­va a xTiles que cumpla con los req­ui­si­tos de 2025. A con­tin­uación, expli­camos por qué la gente bus­ca susti­tu­tos, enu­mer­amos los cri­te­rios clave de selec­ción y ofre­ce­mos una revisión com­par­a­ti­va de diez ser­vi­cios: des­de el min­i­mal­ista Google Keep has­ta el pro­fe­sion­al Work­sec­tion.

A pesar de sus claras for­t­alezas — un edi­tor visu­al intu­iti­vo, notas ráp­i­das y colab­o­ración en tiem­po real — xTiles comien­za a quedarse cor­to cuan­do tu tablero se trans­for­ma en un eco­sis­tema de tra­ba­jo com­ple­to. Primero, la pro­fun­di­dad estruc­tur­al es lim­i­ta­da; una vez que mane­jas cien­tos de tar­je­tas, la búsque­da se con­vierte en una odis­ea y las jer­ar­quías com­ple­jas se deslizan hacia el caos. En segun­do lugar, las inte­gra­ciones son escasas: la API es bási­ca y prác­ti­ca­mente no hay conec­tores lis­tos para CRM pop­u­lares o her­ramien­tas de análi­sis. Ter­cero, la platafor­ma carece de fun­ciones avan­zadas para equipos: sin seguimien­to del tiem­po, per­misos lim­i­ta­dos, sin informes financieros, y el rendimien­to dis­min­uye a gran escala. Final­mente, las empre­sas enfrentan obstácu­los de seguri­dad: los datos res­i­den solo en la nube del provee­dor, por lo que no hay copias de seguri­dad locales. Todo esto impul­sa a las per­sonas hacia una ​“gestión de infor­ma­ción” más rica, con ras­treadores de tiem­po robus­tos, inte­gra­ciones más fuertes y soporte fuera de línea confiable.

Antes de migrar cien­tos de notas y archivos mul­ti­me­dia, define lo que real­mente impor­ta. Si tu necesi­dad prin­ci­pal es la visu­al­ización de ideas, enfó­cate en tableros kan­ban, mapas men­tales y dis­eños de blo­ques flex­i­bles. Cualquiera que esté con­struyen­do una ​“base de conocimien­to” com­ple­ta quer­rá car­petas, eti­que­tas y búsque­da pro­fun­da. Los equipos nece­si­tan roles, per­misos gran­u­lares y seguimien­to del tiem­po para crear informes pre­cisos para los clientes. Las inte­gra­ciones tam­bién impor­tan: exportación direc­ta a Google Docs, sin­cronización de cal­en­dar­ios, web-hooks y APIs. El tra­ba­jo remo­to requiere un modo fuera de línea o al menos un caché local, mien­tras que las empre­sas con reglas de seguri­dad estric­tas dan la bien­veni­da a las copias de seguri­dad auto­hospedadas. Final­mente, el pre­cio: una alter­na­ti­va a xTiles no solo debe ser potente sino tam­bién trans­par­ente, sin car­gos ocul­tos por módu­los básicos.

Work­sec­tion se desta­ca por com­bi­nar con­trol visu­al de proyec­tos, alma­ce­namien­to de conocimien­to y seguimien­to del tiem­po a gran escala. Las tar­eas cam­bian entre vista de lista, tableros Kan­ban o grá­fi­cos de Gantt con un clic, por lo que dis­eñadores, desar­rol­ladores y ger­entes ven los datos a su man­era. A difer­en­cia de xTiles, donde las tar­je­tas prin­ci­pal­mente alma­ce­nan notas, las tar­eas de Work­sec­tion alma­ce­nan archivos, lis­tas de ver­i­fi­cación, comen­tar­ios y reg­istros de tiem­po en un solo lugar. Las inte­gra­ciones van más allá de una API bási­ca: exis­ten conec­tores lis­tos para Slack, Google Cal­en­dar, Zapi­er, además de web-hooks para flu­jos per­son­al­iza­dos. Un ras­treador de tiem­po inte­gra­do per­mite al per­son­al reg­is­trar horas direc­ta­mente en las tar­eas, mien­tras que los ger­entes obtienen informes pre­cisos sin com­ple­men­tos. Los per­misos se des­glosan en sub­car­petas, ase­gu­ran­do que los clientes vean solo lo que deben. Todas las fun­ciones — incluyen­do Gantt, informes y roles de múlti­ples nive­les — se incluyen en el plan de entra­da; la fac­turación anu­al puede reducir los cos­tos por deba­jo de 5 USD por usuario. Para grandes empre­sas, hay un niv­el empre­sar­i­al con copias de seguri­dad automáti­cas, domin­ios per­son­al­iza­dos y soporte pri­or­i­tario ²⁴⁄₇: ben­efi­cios que xTiles no puede igualar inclu­so a un cos­to adicional.

Notion sigue sien­do la ​“nava­ja suiza” para con­stru­ir una base de conocimien­to. Tablas, pági­nas, scripts incrus­ta­dos y miles de plan­til­las públi­cas te per­miten crear cualquier cosa: des­de cal­en­dar­ios edi­to­ri­ales has­ta un CRM. Su prin­ci­pal ven­ta­ja es estruc­tura flex­i­ble: bases de datos anidadas, fór­mu­las y enlaces de retro­ce­so. El pre­cio es la com­ple­ji­dad: para dar for­ma a un wiki de equipo avan­za­do, ten­drás que esbozar esque­mas de relación y ajus­tar per­misos. Las inte­gra­ciones lle­gan a través de una API ofi­cial y una enorme comu­nidad de desar­rol­ladores, lo que es una ven­ta­ja. La fal­ta de un ver­dadero modo fuera de línea (el alma­ce­namien­to en caché móvil es par­cial) y un límite de 50 blo­ques para los nuevos usuar­ios son pun­tos débiles. Sin embar­go, el plan gra­tu­ito ya incluye kan­ban, cal­en­dar­ios y co-edi­ción en tiem­po real.

Milan­ote fue crea­do para cre­ativos: dis­eñadores, guion­istas, espe­cial­is­tas en mar­ket­ing. La inter­faz de usuario se siente como una pared de estu­dio de notas adhe­si­vas, imá­genes y fle­chas. Echa ideas en un lien­zo infini­to, agru­pa colum­nas y dibu­ja conex­iones. En com­para­ción con xTiles, Milan­ote admite imá­genes de alta res­olu­ción y exporta­ciones sim­ples en PDF. La colab­o­ración fun­ciona a través de comen­tar­ios y acce­so com­par­tido, pero no hay ras­treador de tiem­po ni roles avan­za­dos, lo que limi­ta los despliegues cor­po­ra­tivos. El niv­el gra­tu­ito per­mite has­ta 100 notas, después de lo cual debes actu­alizar. Las inte­gra­ciones son bási­cas: esen­cial­mente Fig­ma, Slack y Adobe XD.

Click­Up ya es cono­ci­do por la gestión de tar­eas, y las actu­al­iza­ciones recientes añadieron Docs: un módu­lo que fusiona tex­to enrique­ci­do y tar­eas. Redac­ta con­tenido, resalta un pár­rafo, y se con­vierte en una tarea con un respon­s­able y una fecha límite. Para equipos, une edi­ción con gestión de proyec­tos en una ven­tana. Los mod­os visuales incluyen lista, kan­ban, línea de tiem­po y mapa men­tal. Los per­misos son gran­u­lares con clientes invi­ta­dos. Desven­ta­jas: la nave­gación se com­pli­ca en con­jun­tos de tar­eas enormes, y la gran can­ti­dad de micro-car­ac­terís­ti­cas puede abru­mar a los nuevos usuar­ios. El plan gra­tu­ito ofrece usuar­ios ilim­i­ta­dos, aunque algunos informes y cam­pos per­son­al­iza­dos tienen un cos­to adicional.

Trel­lo sigue sien­do el arquetipo de her­ramien­ta kan­ban: tar­je­tas, colum­nas y ​“poten­ci­adores” que mejo­ran un tablero sim­ple en un sis­tema de GTD. La clave es la incor­po­ración sin esfuer­zo: cualquier prin­cipi­ante dom­i­na el arras­trar y soltar en min­u­tos. Puedes adap­tar Trel­lo para tableros de notas visuales a través de por­tadas, lis­tas de ver­i­fi­cación y eti­que­tas, pero los tableros sat­u­ra­dos pueden pare­cer lentos. En 2025, Atlass­ian expandió el niv­el gra­tu­ito a diez espa­cios de tra­ba­jo, un rega­lo para los free­lancers. Las inte­gra­ciones lle­gan como poten­ci­adores (Slack, Google Dri­ve, Jira), pero los esce­nar­ios más com­ple­jos tienen tarifas.

Obsid­i­an es un almacén local de Mark­down con una vista grá­fi­ca úni­ca de los enlaces de notas. Cada entra­da es un archi­vo .md en tu car­pe­ta, cumplien­do con estric­tas deman­das de seguri­dad y fuera de línea. El grá­fi­co rev­ela conex­iones con­cep­tuales, con­vir­tien­do pen­samien­tos dis­per­sos en una red de conocimien­to. Los plu­g­ins des­blo­quean opciones inter­minables, des­de cal­en­dar­ios has­ta suites de GTD. La colab­o­ración es posi­ble a través de Obsid­i­an Sync o Git de pago. Los per­misos nece­si­tan con­fig­u­ración man­u­al, pero para inves­ti­gadores y estu­di­antes es el ​“segun­do cere­bro” per­fec­to, sin estar lim­i­ta­do por nubes de proveedores.

Hep­t­abase com­bi­na mapas men­tales con una pizarra que se escala infini­ta­mente. Crea tar­je­tas, agrú­palas, dibu­ja enlaces y pasa de ideas en bru­to a análi­sis pro­fun­do. Los anal­is­tas y ger­entes de pro­duc­to lo ado­ran para explo­rar temas com­ple­jos y cap­turar ideas. Las importa­ciones cubren PDFs, escrit­u­ra a mano e imá­genes. La edi­ción para equipos todavía está en beta, por lo que la gestión de roles es lim­i­ta­da. No hay niv­el gra­tu­ito, pero una prue­ba de un mes te per­mite eval­u­ar su potencia.

Google Keep es un lien­zo min­i­mal­ista para notas ráp­i­das, men­sajes de voz y lis­tas de ver­i­fi­cación. La inte­gración estrecha con Google Work­space te per­mite acoplar notas den­tro de Gmail o Docs. Para GTD per­son­al bril­la, pero le fal­tan car­petas anidadas y tiene una búsque­da de eti­que­tas sim­ple. El tra­ba­jo en equipo equiv­ale a notas com­par­tidas: sin roles ni informes. No hay plan de pago; el ser­vi­cio es com­ple­ta­mente gra­tu­ito, pero el alma­ce­namien­to cuen­ta con­tra tu cuo­ta de Google Drive.

Ever­note, un clási­co del género, se ha rebrand­ed con una búsque­da más ráp­i­da y una pági­na de ini­cio de wid­gets. Sus for­t­alezas incluyen un potente recor­ta­dor web y OCR para PDFs. El uso per­son­al sigue sien­do fácil, pero los esce­nar­ios para equipos sufren de mod­e­los de per­misos antic­ua­dos y fal­ta de tableros. Después de los aumen­tos de pre­cios, muchos se mudan a her­ramien­tas más mod­er­nas, aunque la base de plan­til­las y el eco­sis­tema de Ever­note siguen sien­do robustos.