10 Beste xTiles Alternativen im Jahr 2025

xTiles hat viele Fans mit seinem flex­i­blen ​“Board” von Karten gewon­nen, auf dem Sie Noti­zen, Dateien und Links anheften kön­nen. Doch sobald ein Pro­jekt wächst, wer­den seine Gren­zen offen­sichtlich: flache Hier­ar­chie, lück­en­hafter Offline-Zugriff, wenige Inte­gra­tio­nen und fast keine teamweit­en Kon­trollen. Wenn Sie diesen Punkt erre­icht haben, ist es an der Zeit, eine Alter­na­tive zu xTiles zu wählen, die den Anforderun­gen von 2025 gerecht wird. Nach­fol­gend erk­lären wir, warum Men­schen nach Alter­na­tiv­en suchen, lis­ten die wichtig­sten Auswahlkri­te­rien auf und liefern eine Ansicht von zehn Dien­sten — vom min­i­mal­is­tis­chen Google Keep bis zum pro­fes­sionellen Work­sec­tion.

Trotz klar­er Stärken — einem intu­itiv­en visuellen Edi­tor, schnellen Noti­zen und Echtzeit-Zusam­me­nar­beit — begin­nt xTiles zu schwächeln, wenn Ihr Board sich in ein voll­ständi­ges Arbeit­splatz-Ökosys­tem ver­wan­delt. Erstens, struk­turelle Tiefe ist begren­zt; sobald Sie Hun­derte von Karten jonglieren, wird die Suche zu ein­er Her­aus­forderung, und kom­plexe Hier­ar­chien rutschen in das Chaos. Zweit­ens, Inte­gra­tio­nen sind rar: die API ist grundle­gend, und es gibt kaum fer­tige Verbindungsstellen für gängige CRMs oder Analy­se­tools. Drit­tens, die Plat­tform fehlt es an fort­geschrit­te­nen Team­funk­tio­nen: keine Zeit­er­fas­sung, eingeschränk­te Berech­ti­gun­gen, keine Finanzberichte und Leis­tungsabfälle bei größerem Umfang. Schließlich sehen sich Unternehmen Sicher­heit­sHer­aus­forderun­gen gegenüber: Dat­en leben nur auf der Cloud des Anbi­eters, also keine lokalen Back­ups. All dies treibt die Men­schen dazu, reicheres ​“Infor­ma­tion­s­man­age­ment” mit robusten Zeitver­fol­gern, stärk­eren Inte­gra­tio­nen und zuver­läs­sigem Offline-Sup­port zu suchen.

Bevor Sie Hun­derte von Noti­zen und Medi­en­dateien migri­eren, definieren Sie, was wirk­lich wichtig ist. Wenn Ihr Hauptbe­darf visuelle Ideen-Map­ping ist, konzen­tri­eren Sie sich auf Kan­ban-Boards, Mind-Maps und flex­i­ble Block­lay­outs. Jed­er, der eine voll­ständi­ge ​“Wis­sens­daten­bank” auf­bauen möchte, wird robuste Ord­ner, Tags und tiefge­hende Such­funk­tio­nen wollen. Teams benöti­gen Rollen, gran­u­lare Berech­ti­gun­gen und Zeit­er­fas­sung, um genaue Kun­den­berichte zu erstellen. Inte­gra­tio­nen sind eben­falls wichtig: direk­ter Export nach Google Docs, Kalen­der-Syn­chro­nisierung, Web­hooks und APIs. Remote-Arbeit erfordert einen Offline-Modus oder min­destens eine lokale Cache, während Unternehmen mit stren­gen Sicher­heitsvor­gaben selb­st gehostete Back­ups begrüßen. Schließlich, Preis: eine xTiles-Alter­na­tive muss nicht nur leis­tungsstark, son­dern auch trans­par­ent sein, ohne ver­steck­te Kosten für grundle­gende Module.

Work­sec­tion zeich­net sich durch die Kom­bi­na­tion von visueller Pro­jek­tkon­trolle, Wis­sensspe­ich­er und umfassender Zeit­er­fas­sung aus. Auf­gaben wech­seln mit einem Klick zwis­chen Lis­te­nan­sicht, Kan­ban-Boards oder Gantt-Dia­gram­men, sodass Design­er, Entwick­ler und Man­ag­er Dat­en jew­eils auf ihre Weise sehen. Im Gegen­satz zu xTiles, wo Karten haupt­säch­lich Noti­zen spe­ich­ern, hal­ten Work­sec­tion-Auf­gaben Dateien, Check­lis­ten, Kom­mentare und Zeit­pro­tokolle an einem Ort. Die Inte­gra­tio­nen gehen über eine Stan­dard-API hin­aus: Fer­tige Verbindungsstellen existieren für Slack, Google Kalen­der, Zapi­er sowie Web­hooks für benutzerdefinierte Abläufe. Ein inte­gri­ert­er Zeitver­fol­ger lässt Mitar­beit­er Stun­den direkt auf Auf­gaben pro­tokol­lieren, während Man­ag­er präzise Berichte ohne Zusatz­mod­ule abrufen. Die Berech­ti­gun­gen reichen bis zu Unterord­nern, sodass Kun­den nur sehen, was sie soll­ten. Alle Funk­tio­nen — ein­schließlich Gantt, Berichte und mehrstu­fige Rollen — sind im Basis­mod­ell enthal­ten; die jährliche Abrech­nung kann die Kosten auf unter 5 USD pro Benutzer senken. Für große Unternehmen gibt es eine Unternehmensstufe mit automa­tis­chen Back­ups, benutzerdefinierten Domains und pri­or­itärem 24/​7‑Support — Vorteile, die xTiles selb­st bei zusät­zlichem Aufwand nicht bieten kann.

Notion bleibt das ​“Schweiz­er Taschen­mess­er” für den Auf­bau ein­er Wis­sens­daten­bank. Tabellen, Seit­en, einge­bet­tete Skripte und Tausende von öffentlichen Vor­la­gen lassen Sie alles gestal­ten — von Redak­tion­skalen­dern bis zu einem CRM. Ihr Hauptvorteil ist die flex­i­ble Struk­tur: ver­schachtelte Daten­banken, Formeln und Back­links. Der Preis ist die Kom­plex­ität: um ein fortschrit­tlich­es Team-Wiki zu gestal­ten, wer­den Sie Beziehungss­chema­ta entwer­fen und Berech­ti­gun­gen anpassen. Inte­gra­tio­nen kom­men über eine offizielle API und eine riesige Entwick­lerge­mein­schaft, was ein Plus ist. Ein Man­gel an echtem Offline-Modus (mobiles Caching ist teil­weise) und ein 50-Block-Lim­it für Neulinge sind Schwach­stellen. Den­noch enthält der kosten­lose Plan bere­its Kan­ban, Kalen­der und Echtzeit-Co-Editing.

Milan­ote wurde für Kreative — Design­er, Drehbuchau­toren, Mar­ket­ing­fach­leute — entwick­elt. Die Benutze­r­ober­fläche fühlt sich wie eine Stu­diowand aus Haft­no­ti­zen, Bildern und Pfeilen an. Ideen auf eine unendliche Lein­wand wer­fen, Säulen grup­pieren und Verbindun­gen zeich­nen. Im Ver­gle­ich zu xTiles unter­stützt Milan­ote hochau­flösende Bilder und ein­fache PDF-Exporte. Die Zusam­me­nar­beit erfol­gt durch Kom­mentare und gemein­samen Zugriff, jedoch gibt es keine Zeit­er­fas­sung oder erweit­erten Rollen — was Unternehmen­sroll­outs ein­schränkt. Die kosten­lose Stufe erlaubt bis zu 100 Noti­zen, danach müssen Sie aufrüsten. Die Inte­gra­tio­nen sind grundle­gend — im Wesentlichen Fig­ma, Slack und Adobe XD.

Click­Up ist bere­its bekan­nt für das Auf­gaben­man­age­ment, und die neuesten Aktu­al­isierun­gen haben Docs hinzuge­fügt — ein Mod­ul, das Rich Text und Auf­gaben kom­biniert. Entwurf von Inhal­ten, markieren eines Absatzes und es wird zu ein­er Auf­gabe mit einem Zuweis­er und ein­er Frist. Für Teams verbindet es Bear­beitung mit PM in einem Fen­ster. Visuelle Modi umfassen Liste, Kan­ban, Zeitachse und Mind-Map. Die Berech­ti­gun­gen sind gran­u­lar mit Gastkun­den. Nachteile: Die Nav­i­ga­tion wird knif­flig bei großen Auf­gaben­sätzen, und die schiere Anzahl von Mikro-Funk­tio­nen kann Neulinge über­wälti­gen. Der kosten­lose Plan bietet unbe­gren­zte Benutzer, einige Berichte und benutzerdefinierte Felder kosten jedoch zusätzlich.

Trel­lo bleibt das arche­typ­is­che Kan­ban-Tool: Karten, Spal­ten und ​“Pow­er-Ups”, die ein ein­fach­es Board in ein GTD-Sys­tem aufw­erten. Der Schlüs­sel ist ein müh­elos­es Onboard­ing: Jed­er Neul­ing beherrscht Drag-and-Drop in Minuten. Sie kön­nen Trel­lo für visuelle Notiz-Boards über Cov­er, Check­lis­ten und Etiket­ten anpassen, aber über­füllte Boards kön­nen sich träge anfühlen. Im Jahr 2025 erweit­erte Atlass­ian die kosten­lose Stufe auf zehn Arbeit­sräume, ein Geschenk für Freiberu­fler. Inte­gra­tio­nen kom­men als Pow­er-Ups (Slack, Google Dri­ve, Jira), aber kom­plexere Szenar­ien kosten Geld.

Obsid­i­an ist ein lokaler Mark­down-Spe­ich­er mit ein­er einzi­gar­ti­gen Grafikan­sicht von Noti­zen­verknüp­fun­gen. Jed­er Ein­trag ist eine .md-Datei in Ihrem Ord­ner, die stren­gen Sicher­heits- und Offline-Anforderun­gen entspricht. Die Grafik zeigt Konzeptverbindun­gen auf und ver­wan­delt ver­streute Gedanken in ein Wis­sen-Web. Plu­g­ins eröff­nen end­lose Möglichkeit­en, von Kalen­dern bis zu GTD-Suit­en. Zusam­me­nar­beit ist über bezahltes Obsid­i­an Sync oder Git möglich. Berech­ti­gun­gen erfordern eine manuelle Ein­rich­tung, sind aber für Forsch­er und Stu­den­ten das per­fek­te ​“zweite Gehirn”, das nicht durch Anbi­eter-Clouds behin­dert wird.

Hep­t­abase vere­int Mind-Map­ping mit einem White­board, das unendlich skalier­bar ist. Erstellen Sie Karten, clus­tern Sie sie, zeich­nen Sie Links und entwick­eln Sie sich von rohen Ideen zu tiefen Analy­sen. Ana­lysten und Pro­duk­t­man­ag­er lieben es, um kom­plexe The­men zu erkun­den und Erken­nt­nisse zu erfassen. Importe deck­en PDFs, Hand­schrift und Bilder ab. Die Teamver­sion befind­et sich noch in der Beta-Phase, sodass das Rol­len­man­age­ment begren­zt ist. Es gibt keinen kosten­losen Plan, aber eine ein­monatige Testver­sion lässt Sie die Kraft bewerten.

Google Keep ist eine min­i­mal­is­tis­che Lein­wand für schnelle Noti­zen, Sprach­no­ti­zen und Check­lis­ten. Die enge Inte­gra­tion mit Google Work­space ermöglicht es Ihnen, Noti­zen in Gmail oder Docs zu dock­en. Für per­sön­lich­es GTD glänzt es, doch es fehlen ver­schachtelte Ord­ner und es gibt eine ein­fache Tag­suche. Tea­mar­beit bedeutet gemein­same Noti­zen — keine Rollen oder Berichte. Es gibt keinen kostenpflichti­gen Plan; der Ser­vice ist voll­ständig kosten­los, aber der Spe­ich­er wird auf Ihr Google Dri­ve-Kontin­gent angerechnet.

Ever­note, ein Genre-Klas­sik­er, hat sich mit schnellerer Suche und ein­er Home­page von Wid­gets neu posi­tion­iert. Stärken umfassen einen leis­tungsstarken Web-Clip­per und OCR für PDFs. Die per­sön­liche Nutzung ist weit­er­hin ein­fach, aber Team-Szenar­ien lei­den unter ver­al­teten Berech­ti­gungsmustern und fehlen­den Boards. Nach Preis­er­höhun­gen wech­seln viele zu mod­erneren Tools, obwohl Ever­notes Vor­la­gen­ba­sis und Ökosys­tem robust bleiben.