10 Melhores Alternativas ao xTiles em 2025

xTiles con­quis­tou muitos fãs com seu ​“quadro” flexív­el de cartões onde você pode fixar notas, arquiv­os e links. No entan­to, uma vez que um pro­je­to cresce, seus lim­ites se tor­nam óbvios: hier­ar­quia rasa, aces­so lim­i­ta­do offline, pou­cas inte­grações e quase nen­hum con­t­role em nív­el de equipe. Se você chegou a esse pon­to, é hora de escol­her uma alter­na­ti­va ao xTiles que aten­da aos req­ui­si­tos de 2025. Abaixo, expli­camos por que as pes­soas bus­cam sub­sti­tu­tos, lis­ta­mos os prin­ci­pais critérios de seleção e ofer­e­ce­mos uma revisão lado a lado de dez serviços — des­de o min­i­mal­ista Google Keep até o profis­sion­al Work­sec­tion.

Ape­sar de pon­tos fortes claros — um edi­tor visu­al intu­iti­vo, notas ráp­i­das e colab­o­ração em tem­po real — o xTiles começa a fal­har quan­do seu quadro se trans­for­ma em um ecos­sis­tema de tra­bal­ho com­ple­to. Primeiro, a pro­fun­di­dade estru­tur­al é lim­i­ta­da; uma vez que você geren­cia cen­te­nas de cartões, a bus­ca se tor­na uma mis­são, e hier­ar­quias com­plexas escor­regam para o caos. Segun­do, inte­grações são escas­sas: a API é bási­ca, e prati­ca­mente não exis­tem conec­tores pron­tos para CRMs pop­u­lares ou fer­ra­men­tas de análise. Ter­ceiro, a platafor­ma carece de recur­sos avança­dos para equipes: sem con­t­role de tem­po, per­mis­sões lim­i­tadas, sem relatórios finan­ceiros, e desem­pen­ho reduzi­do em larga escala. Por fim, as empre­sas enfrentam obstácu­los de segu­rança: os dados exis­tem ape­nas na nuvem do fornece­dor, por­tan­to, sem back­ups locais. Tudo isso leva as pes­soas a procu­rarem ​“gestão de infor­mações” mais rica, com ras­treadores de tem­po robus­tos, inte­grações mais fortes e suporte offline confiável.

Antes de migrar cen­te­nas de notas e arquiv­os de mídia, defi­na o que real­mente impor­ta. Se sua prin­ci­pal neces­si­dade é mapea­men­to visu­al de ideias, con­cen­tre-se em quadros kan­ban, mapas men­tais e lay­outs de blo­cos flexíveis. Qual­quer um que este­ja con­stru­in­do uma ​“base de con­hec­i­men­to” com­ple­ta dese­jará pas­tas, tags e pesquisa pro­fun­da. As equipes pre­cisam de papéis, per­mis­sões gran­u­lares e con­t­role de tem­po para cri­ar relatórios de clientes pre­cisos. Inte­grações tam­bém são impor­tantes: expor­tação dire­ta para Google Docs, sin­cro­nia de cal­endário, web-hooks e APIs. O tra­bal­ho remo­to exige um modo offline ou pelo menos um cache local, enquan­to empre­sas com regras de segu­rança rig­orosas acol­hem back­ups auto-hospeda­dos. Por fim, preço: uma alter­na­ti­va ao xTiles deve ser não ape­nas poderosa, mas tam­bém trans­par­ente, sem cobranças ocul­tas para módu­los básicos.

O Work­sec­tion se desta­ca ao com­bi­nar con­t­role visu­al de pro­je­tos, armazena­men­to de con­hec­i­men­to e ras­trea­men­to de tem­po em grande escala. As tare­fas mudam entre visu­al­iza­ção de lista, quadros Kan­ban ou grá­fi­cos de Gantt com um clique, então design­ers, desen­volve­dores e ger­entes vêem os dados à sua maneira. Difer­ente do xTiles, onde os cartões armazenam prin­ci­pal­mente notas, as tare­fas do Work­sec­tion man­têm arquiv­os, lis­tas de ver­i­fi­cação, comen­tários e reg­istros de tem­po em um só lugar. As inte­grações vão além de uma API padrão: exis­tem conec­tores pron­tos para Slack, Google Cal­en­dar, Zapi­er, além de web-hooks para flux­os per­son­al­iza­dos. Um ras­treador de tem­po embu­ti­do per­mite que a equipe reg­istre horas dire­ta­mente nas tare­fas, enquan­to ger­entes obtêm relatórios pre­cisos sem com­ple­men­tos. As per­mis­sões se detal­ham por sub­pas­tas, garan­ti­n­do que os clientes vejam ape­nas o que devem. Todos os recur­sos — incluin­do Gantt, relatórios e papéis em múlti­p­los níveis — são incluí­dos no plano de entra­da; a cobrança anu­al pode reduzir os cus­tos para menos de 5 USD por usuário. Para grandes empre­sas, há um nív­el Enter­prise com back­ups automáti­cos, domínios per­son­al­iza­dos e suporte pri­or­itário ²⁴⁄₇ — bene­fí­cios que o xTiles não con­segue igualar, mes­mo com cus­to adicional.

O Notion con­tin­ua sendo o ​“canivete suíço” para con­stru­ir uma base de con­hec­i­men­to. Tabelas, pági­nas, scripts embu­ti­dos e mil­hares de mod­e­los públi­cos per­mitem que você crie qual­quer coisa — des­de cal­endários edi­to­ri­ais até um CRM. Sua prin­ci­pal van­tagem é a estru­tu­ra flexív­el: ban­cos de dados anin­hados, fór­mu­las e back­links. O preço é a com­plex­i­dade: para moldar uma wiki avança­da de equipe, você terá que esboçar esque­mas de relação e ajus­tar per­mis­sões. As inte­grações chegam por meio de uma API ofi­cial e uma enorme comu­nidade de desen­volve­dores, o que é um pon­to pos­i­ti­vo. A fal­ta de um ver­dadeiro modo offline (o cache móv­el é par­cial) e um lim­ite de 50 blo­cos para novos usuários são pon­tos fra­cos. Mes­mo assim, o plano gra­tu­ito já inclui kan­ban, cal­endários e coedição em tem­po real.

Milan­ote foi con­struí­do para cria­tivos — design­ers, roteiris­tas, mar­queteiros. A inter­face é como uma parede de estú­dio com notas ade­si­vas, ima­gens e setas. Coloque ideias em uma tela infini­ta, agrupe col­u­nas e desen­he conexões. Em com­para­ção com o xTiles, o Milan­ote supor­ta ima­gens de alta res­olução e expor­tações sim­ples em PDF. A colab­o­ração acon­tece por meio de comen­tários e aces­so com­par­til­ha­do, no entan­to, não há ras­treador de tem­po ou papéis avança­dos — lim­i­tan­do o uso cor­po­ra­ti­vo. O nív­el gra­tu­ito per­mite até 100 notas, após o qual você pre­cisa faz­er um upgrade. As inte­grações são bási­cas — essen­cial­mente Fig­ma, Slack e Adobe XD.

Click­Up já é con­heci­do por geren­ci­a­men­to de tare­fas, e as atu­al­iza­ções recentes adi­cionaram Docs — um módu­lo que mescla tex­to rico e tare­fas. Redi­ja con­teú­do, destaque um pará­grafo e ele se tor­na uma tare­fa com um respon­sáv­el e pra­zo. Para equipes, une edição com PM em uma úni­ca janela. Os mod­os visuais incluem lista, kan­ban, lin­ha do tem­po e mapa men­tal. As per­mis­sões são gran­u­lares com clientes con­vi­da­dos. Desvan­ta­gens: a nave­g­ação se tor­na com­pli­ca­da em con­jun­tos de tare­fas grandes, e a quan­ti­dade de micro-recur­sos pode sobre­car­regar novos usuários. O plano gra­tu­ito ofer­ece usuários ilim­i­ta­dos, mas alguns relatórios e cam­pos per­son­al­iza­dos cus­tam extra.

Trel­lo con­tin­ua sendo o arquétipo fer­ra­men­ta kan­ban: cartões, col­u­nas e ​“pow­er-ups” que atu­al­izam um quadro sim­ples em um sis­tema GTD. O essen­cial é a inte­gração fácil: qual­quer nova­to dom­i­na a fun­cional­i­dade de arras­tar e soltar em poucos min­u­tos. Você pode adap­tar o Trel­lo para quadros de notas visuais por meio de capas, lis­tas de ver­i­fi­cação e eti­que­tas, mas quadros muito lota­dos podem pare­cer lentos. Em 2025, a Atlass­ian expandiu o nív­el gra­tu­ito para dez espaços de tra­bal­ho, um pre­sente para free­lancers. As inte­grações chegam como pow­er-ups (Slack, Google Dri­ve, Jira), mas cenários mais com­plex­os ger­am taxas.

Obsid­i­an é um cofre Mark­down local com uma visão de grá­fi­co úni­ca dos links de notas. Cada entra­da é um arqui­vo .md na sua pas­ta, aten­den­do a deman­das rig­orosas de segu­rança e offline. O grá­fi­co rev­ela conexões de con­ceitos, trans­for­man­do pen­sa­men­tos dis­per­sos em uma rede de con­hec­i­men­to. Plu­g­ins des­blo­queiam opções infini­tas, des­de cal­endários até suítes GTD. A colab­o­ração é pos­sív­el via Obsid­i­an Sync pago ou Git. As per­mis­sões pre­cisam ser con­fig­u­radas man­ual­mente, mas para pesquisadores e estu­dantes é o ​“segun­do cére­bro” per­feito, sem ser lim­i­ta­do por nuvens de fornecedores.

Hep­t­abase une mapas men­tais com um quadro bran­co que escala infini­ta­mente. Crie cartões, agrupe-os, desen­he links e evolua de ideias bru­tas para anális­es pro­fun­das. Anal­is­tas e ger­entes de pro­du­tos ado­ram pela explo­ração de tópi­cos com­plex­os e cap­tura de insights. As impor­tações cobrem PDFs, escri­ta man­u­al e ima­gens. A edição em equipe ain­da está em beta, por­tan­to, a gestão de papéis é lim­i­ta­da. Não há nív­el gra­tu­ito, mas um teste de um mês per­mite que você ava­lie seu poder.

Google Keep é uma tela min­i­mal­ista para notas ráp­i­das, mem­os de voz e lis­tas de ver­i­fi­cação. A inte­gração estre­i­ta com o Google Work­space per­mite que você fixe notas den­tro do Gmail ou Docs. Para GTD pes­soal, bril­ha, mas carece de pas­tas anin­hadas e tem uma bus­ca de tags sim­ples. O tra­bal­ho em equipe equiv­ale a notas com­par­til­hadas — sem papéis ou relatórios. Não há plano pago; o serviço é com­ple­ta­mente gra­tu­ito, mas o armazena­men­to con­ta con­tra sua cota do Google Drive.

Ever­note, um clás­si­co do gênero, se rebrand­ing com bus­ca mais ráp­i­da e uma pági­na ini­cial com wid­gets. Os pon­tos fortes incluem um poderoso web-clip­per e OCR para PDFs. O uso pes­soal ain­da é fácil, mas cenários de equipe sofrem com mod­e­los de per­mis­são desat­u­al­iza­dos e ausên­cia de quadros. Após aumen­tos de preços, muitos migraram para fer­ra­men­tas mais mod­er­nas, emb­o­ra a base de tem­plates e o ecos­sis­tema do Ever­note con­tin­uem robustos.