Essa pergunta é feita por empreendedores do setor industrial, produzindo bens materiais. No entanto, a resposta a essa pergunta será benéfica para o setor de serviços, TI e projetos sociais.
Gestão Lean (também referida como a “metodologia de produção enxuta”), junto com a filosofia Kaizen e outras ferramentas de gestão, pode ser implementada em qualquer negócio e processo. Afinal, tudo pode ser otimizado. É uma forma de pensar e um trabalho produtivo, não apenas uma tática composta por vários algoritmos.
A produção enxuta é
Existem muitos sinônimos: produção enxuta, gestão enxuta, pensamento enxuto… até transformação enxuta. O pensamento e a transformação (em inglês, o termo “transformation” pode definir adequadamente a metodologia lean) servem tanto como filosofia quanto teoria da gestão empresarial, enquanto produção e gestão atuam como prática.
As palavras refletem a ideia, assim como a produção “just in time”, implementada na Toyota como o primeiro exemplo na história da metodologia lean e melhoria contínua da montagem de automóveis. Taiichi Ohno foi o engenheiro que desenvolveu os princípios da fabricação enxuta após a Segunda Guerra Mundial.
Seus princípios:
- eliminação de desperdícios;
- empoderamento dos funcionários;
- redução dos níveis de inventário;
- aumento da produtividade.
Enquanto Henry Ford mantinha recursos “em antecipação à demanda” em sua linha de produção, a Toyota criou parcerias com fornecedores e produziu veículos de forma eficaz sob demanda.
Muitas startups industriais começam imediatamente com a transformação, utilizando métodos e ferramentas desde o início da produção até a etapa final do atendimento ao cliente. Um negócio que está funcionando há anos também pode mudar de um antigo “modo” para um novo pensamento, embora isso exija perseverança e paciência da administração. Tal caminho é mais benéfico a longo prazo.
É notável como o sistema de produção enxuta muda a hierarquia dentro da estrutura da empresa. Em vez de gerentes e pessoal, forma-se uma comunidade de funcionários multifuncionais. Todos os recursos da empresa, incluindo recursos humanos, são utilizados ao máximo; todos podem propor melhorias, todos têm a oportunidade de testar sua ideia na prática, e todos são responsáveis pelo resultado final. Essa flexibilidade permite ajustes imediatos, respondendo assim a solicitações dos consumidores, ações imprevisíveis dos concorrentes e flutuações do mercado.
O que é Gestão Lean
Em uma interpretação simplista, Lean ou produção lean é uma metodologia para gerenciar projetos dentro de uma empresa, que elimina todos os obstáculos à produção. Tempo e recursos desperdiçados estragam o resultado. Se um processo pode ser feito mais rápido, melhor e mais barato – deve ser feito agora.
A revisão dos algoritmos de trabalho ocorre em duas etapas:
- Análise. Para entender quão bem o atual quadro da empresa funciona, analise todos os processos e crie um diagrama. Scripts de call center, algoritmos de aceitação de aplicações, logística, manuseio de devoluções em uma loja online; scripts de suporte técnico, processamento de solicitações em um bug tracker, lançamento de atualizações em uma empresa de TI de produtos. Documente toda a ordem de ações, identifique os pontos fracos de forma independente ou utilizando software (qualquer software para visualizar algoritmos, gargalos, recursos e tempo).
- Implementar mudanças. Após identificar as vulnerabilidades: problemas de coordenação de trabalho, falta de recursos ou processos burocráticos desatualizados – proponha alternativas. A alternativa não precisa ser algo inovador, uma mudança radical ou uma solução perfeita. É simplesmente uma forma de melhorar. Opções podem ser escolhidas entre aquelas propostas pela equipe. Apenas não na cabeça de alguém, mas na prática. Ninguém sabe de antemão o que será benéfico em seu projeto. Os benefícios e custos de cada alternativa são verificados através de resultados práticos. A melhor opção é finalmente implementada.
Para o diretor
A principal tarefa da gestão é a rentabilidade da empresa. Uma maneira de alcançá-la é através da resolução de problemas e redução de custos de produção, enquanto outra é focar em criar “valor” para o cliente no produto ou serviço. O ponto mais interessante é que, ao definir com precisão o valor para o cliente, é possível direcionar a energia da equipe e os recursos materiais apenas para o que é importante e reduzir despesas com coisas menos importantes.
Assim, o Lean ajuda a economizar sem sacrificar a qualidade e eliminar processos desnecessários do algoritmo de trabalho da empresa.
Por exemplo: o cliente precisa de máquinas para processar madeira
- O que é realmente importante para o comprador? Preço, funcionalidade e entrega são importantes para todos. No entanto, há clientes que focam no preço (modelos de máquinas de baixo custo) e aqueles que focam na qualidade (máquinas que permitem projetos complexos e exclusivos). Todos eles querem receber a máquina na oficina rapidamente e de forma organizada.
- O que pode ser otimizado ou melhorado? Aumentar a qualidade para justificar um preço mais alto. Escolher produtos licenciados com certificação clara na linguagem do consumidor, e sessões informativas também podem ser fornecidas. Entregar utilizando uma agência de logística confiável com termos de cooperação benéficos estabelecidos.
- O que eliminar? Todas as ações que dificultam o trabalho devem ser removidas. Há uma fábrica de reparo de ferrovias com oficinas geograficamente distribuídas. Todos os dias, seus gerentes se reúnem no prédio principal para uma reunião para coordenar uma lista de tarefas. Implementar um sistema unificado de gestão pode eliminar a perda diária de tempo durante as reuniões, o que equivale a 7 horas para cada gerente de oficina por semana.
- Que ações tomar e em que sequência para conquistar clientes fiéis? Aos olhos do cliente, o algoritmo de compra aparece assim: primeiro, determinar com precisão o modelo da máquina, depois o método e o endereço de entrega. Pedir ao cliente que faça login e forneça um endereço durante a seleção de um produto pode ser inconveniente. No entanto, se o endereço for inserido após o consultor online ajudar na seleção do modelo, configuração e outras nuances – o cliente já sente confiança e satisfação. O valor para o consumidor é mantido, as tarefas são concluídas no prazo. Do lado da empresa, também existe um algoritmo – os pedidos não podem ser enviados até que o pagamento seja feito. Isso é justo e evita problemas com falsas expectativas de ambos os lados.
Para a equipe
O que significa produção enxuta para os trabalhadores em uma fábrica ou no centro de suporte de uma empresa de TI? Uma metodologia bem aplicada economiza recursos gastos, melhora as condições de trabalho e ajuda os trabalhadores a ganharem mais.
O Lean na empresa também precisa ser implementado corretamente. Se o método for aplicado de forma inconsequente, a administração pode:
- na esperança de economizar – adquirir peças de baixa qualidade;
- mover equipamentos na oficina para encurtar distâncias entre os transportadores, mas esquecer o comprimento dos cabos de energia;
- escrever um calendário para experimentos e proibir criatividade não planejada;
- impor multas por ferramentas de trabalho com defeito, mas não verificar sua qualidade e condição;
- adicionar suas próprias opções.
A metodologia Lean incentiva a troca constante de ideias entre os funcionários.
Se a metodologia for aceita no coletivo, qualquer trabalhador da fábrica pode propor sua ideia para melhorar o processo de trabalho ao diretor. Porque um trabalhador que realiza diretamente o processo de trabalho tem uma visão muito mais clara de onde e o que pode ser melhorado nesse processo. Com a implementação constante de tais propostas, a fábrica certamente aumenta sua eficiência.
E um trabalhador será recompensado se a ideia se provar útil. Ele terá carta branca para implementar e testar praticamente sua ideia. Apenas através de tentativa e erro é possível encontrar o caminho certo, e a produção enxuta recomenda tentar e melhorar continuamente.
Por exemplo, um organizador móvel conveniente reduzirá o número de prazos perdidos e aumentará a velocidade de trabalho nos departamentos de marketing e design. Sua implementação na empresa economizará tempo, sendo assim uma representação da produção enxuta.
Para as empresas
Tanto o chefe da empresa quanto um executor de projeto comum criam valor no produto para o cliente através de suas ações. Todos os esforços são direcionados a isso.
O benefício para o cliente não surge em momentos aleatórios – no momento de selecionar um produto, aceitando um pedido, conclusão de inventário no armazém ou data de entrega.
O valor é criado através de um fluxo de processos direcionados a resultados:
- o consultor online ajuda a escolher tamanho, modelo e cor;
- ao fazer um pedido, é possível escolher um método de pagamento por cartão de crédito ou dinheiro para o courier;
- com o pedido, uma garantia é incluída, um cupom para troca ou devolução, cartões-presente ou convites para eventos temáticos;
- você pode especificar a data e hora de entrega, chamar o courier ou escolher uma loja específica na rede para retirada.
Além do valor total e da ausência de itens defeituosos, o cliente também valoriza personalização do produto, especialmente em segmentos de consumo. Se uma empresa pode ajustar sua linha de produção sem perdas significativas para produzir modelos variados ou novos produtos – certamente superará seus concorrentes. Por exemplo, criar conjuntos customizados complexos a partir de componentes básicos ou oferecer conjuntos exclusivos sob demanda já proporciona uma vantagem no mercado.
Muda, mura, muri – estes são
Na metodologia Lean, desperdício ou custos são referidos como muda, mura, muri. Tudo que é desnecessário e que deve ser eliminado. Tudo que não aumenta o valor para o cliente. Muda, mura, muri são palavras provenientes do japonês que se firmaram no jargão empresarial em inglês.
Muda – desperdício, custos desnecessários. Consequências de erros gerenciais.
| Muda | Na indústria | Em TI |
| 1. Transporte | Cálculo de logística, movimentação desnecessária de materiais, produtos, documentos ou dados. | Transmissão desnecessária de informações entre bancos de dados e departamentos. Ferramentas desnecessárias ou constante troca de documentos. |
| 2. Inventário | Excesso de inventário de matérias-primas, intermediários e produtos acabados. | Projetos parados “na fase de desenvolvimento.” O bug tracker cheio de solicitações desatualizadas. Pedidos não cumpridos se acumulando. |
| 3. Movimento | Movimentação desnecessária de pessoas no chão da fábrica, entre escritórios e entre o armazém e o escritório do diretor. | Bancos de dados fragmentados, navegação de busca ruim. Dispositivos de armazenamento local fisicamente remotos. A necessidade de constantes viagens para reuniões. Múltiplas abas em navegadores, mensageiros ou outros meios de descentralização de dados e comunicação. |
4. Espera | Inatividade de pessoas e equipamentos. Espera por instruções, verificação, acesso às informações. Falta de ferramentas e equipamentos para que o pessoal trabalhe sem problemas. | Falta de todo o equipamento necessário para o trabalho, especialmente para testadores de software. Problemas de acesso ao banco de dados, internet, quedas de energia e outras razões para inatividade do programador. |
| 5. Sobrecarga de processamento | Processos desnecessários durante a elaboração, uso excessivo de matérias-primas durante a produção. | Após um pedido por “rascunhos, dados preliminares, indicadores aproximados,” fazer código final, análise profunda ou planejamento de desenvolvimento de acordo com indicadores em alta/baixa seria um erro. |
| 6. Superprodução | Produção injustificada de um produto antes do pedido ou em grandes lotes. Produtos perdendo relevância antes da venda. | Em um projeto finalizado, a automação desnecessária está presente, e referências incorretas a situações ou tecnologias passadas existem. |
| 7. Defeitos, falhas | Não conformidade de produtos com normas, pedidos ou regulamentos da empresa. | Não conformidade com as especificações. Itinerários adicionais de correções necessários. |
| 8. Talento* | Ignorar o potencial e as habilidades dos colegas. Exploração injusta do trabalho, proibições às iniciativas dos funcionários. | Falta de crescimento na carreira. Indiferença às propostas de otimização dos processos de trabalho. |
9. Recursos*. | Operação não econômica. Equipamentos, iluminação e outros recursos técnicos devem ser desligados quando o trabalho para (à noite, após a produção terminar). | Desconectar-se, desligar o PC antes de sair. Controlar o funcionamento do ar condicionado, aquecimento, impressoras, chaleiras e micro-ondas (no mínimo). |
10. Produtos excedentes* | Junto com o produto final, produtos adicionais podem ser criados que acompanham o processo de criação. Componentes extras de sucata de metal na fábrica de tubos, serviços de reparo na estação de venda de carros antigos. |
*muda que é adicionado em algumas classificações.
Mura – as causas do muda. Irregularidade e inconsistência de carga, sobrecargas.
| Mura | Na indústria | Em TI |
| Sobrecarga | Falta de recursos durante a demanda máxima, inatividade durante períodos de baixa. As vendas sazonais exigem contratação de trabalhadores temporários adicionais. Trens adicionais circulam durante os horários de pico no metrô. Ao vencer uma licitação, finalize projetos anteriores antes que as capacidades sejam abrangidas para cumprir os pedidos a tempo. | Ficamos sem trabalho por um mês, e depois precisamos correr para completar tudo em uma semana. Isso é estresse ineficiente, além de uma discrepância entre as condições de trabalho e as tarefas estabelecidas. Adicionar um anúncio de evento nas redes sociais uma semana antes do evento – falha. Uma campanha de marketing de 3 a 4 meses com postagens regulares – sucesso. |
Muri – ineficiência. Complexidades injustificadas no trabalho.
| Muri | Na indústria | Em TI |
Trabalho não essencial | Colocar um gerente de vendas na linha de produção da fábrica. Nomear o diretor da fábrica como presente para a terceira esposa. | Desempenhar tarefas não relacionadas à posição e habilidades disponíveis. Mandar o designer gráfico para o call center. |
| Local de trabalho mal equipado | Um conjunto de ferramentas para 4 montadores. | O estagiário tem um laptop, mas falta antivírus e programas especializados necessários para o trabalho. O designer tem um Photoshop “pirata” desatualizado. |
Instruções pouco claras | Requisitos abstratos para um pedido, medições a olho. | “Faça o layout mais alegre, e os botões devem ser incríveis!” |
| Falta de ferramentas e equipamentos | Uma impressora no escritório do diretor, o departamento de contabilidade constantemente corre para imprimir. | Um programador é contratado com seu próprio laptop e é exigido que o leve para o escritório, pois pode não ser possível comprar e equipar um computador de mesa para ele. |
| Falta de serviço técnico adequado / equipamento não confiável | Correia transportadora desatualizada, com manutenção técnica atrasada de seis meses a um ano. | O administrador do sistema não sistematiza e rotula cabos no rack do servidor. O tempo para localizar falhas aumenta várias vezes. |
| Processos não confiáveis | Tecnologias de processamento de matérias-primas não testadas, métodos de contabilidade abstratos e ideias de produção duvidosas. | Teste de macaco como a única forma válida de teste de programas para encontrar bugs (erros). |
Poor comunicação e conexão | Qualidade de som insatisfatória em walkie-talkies nas áreas da fábrica. Confusão com a secretária do diretor quando é urgente relatar uma emergência. Burocracia. | 2 números móveis, 8 mensageiros, 3 e‑mails e 5 redes sociais para obter consentimento para executar uma tarefa. |
A essência da transformação lean é eliminar todo muda, muri e mura. Compreender suas relações de causa e efeito permite que se concentre na fonte dos problemas para que não cada pequeno detalhe tenha que ser abordado.
Vantagens da metodologia Lean
Um cético pode perguntar por que a transformação lean é necessária, se é possível simplesmente aplicar algumas instruções padrão para combater defeitos do GOST ou cortar custos de papel na burocracia de uma empresa? Os métodos de produção lean como ferramentas são fortes, mas sem entender a filosofia e a estrutura, não será viável implementá-los totalmente.
É como o princípio de compor exames na universidade: “soube-passou-esqueceu.” Depois do exame, tudo que restará será um alívio, mas nada para aplicar na prática. Da mesma forma com instruções. Implementar alguns algoritmos para reduzir despesas ou prazos não cria produção lean. Lean é sobre mudanças constantes. Mesmo atualizar uma vez por ano não significa realmente implementar a metodologia.
Toda a essência está na experiência, aplicá-la na prática. Apenas após a experiência pessoal, testes teóricos e coleta de dados é possível analisar e desenvolver novas etapas de experimentos. Estabeleça tal ciclo como norma para a implementação de correções, lutando contra muda, mura e muri.
Para iniciar um projeto sob a metodologia lean, é necessário:
- coletar todas as informações sobre a futura tarefa;
- segmentá-la em subtarefas, desenvolvê-las e testá-las separadamente;
- calcular todos os prazos e orçamentos com base na experiência coletada de concorrentes ou em seus próprios projetos passados (dependendo apenas de dados reais e não de teorias abstratas).
Princípios da produção lean
Baseados em todo muda, mura e muri, existem exatamente 10 princípios da produção lean:
- Eliminar desperdícios
- Minimizar inventário
- Maximizar fluxo
- A produção depende da demanda do consumidor
- Saber as necessidades do cliente
- Fazer da maneira certa da primeira vez
- Perpetuar as capacidades dos funcionários
- Construir um sistema com peças facilmente substituíveis
- Estabelecer parcerias com fornecedores
- Criar uma cultura de melhoria contínua
Existem também três tarefas básicas de negócios. Elas direcionam a transformação de toda a empresa:
- Objetivo. Que problemas a empresa resolve para o cliente, e qual é o valor final para o consumidor?
- Processo. Quais são os critérios para avaliar cada fluxo de criação de valor? Verificar algoritmos e vínculos na cadeia, combater desperdícios, ineficiências e sobrecargas. Cada passo é valioso, real, acessível, adequado e flexível, enquanto fluxos e influências são uniformes.
- Pessoas. Como distribuir responsabilidade por cada processo e fluxo de produção? Atribuir uma pessoa não pela posição, mas pelo processo totalmente confiado? O curador da tarefa forma a criação de valor a partir da perspectiva dos objetivos de negócios e implementa ativamente a transformação lean.
Para o desenvolvimento individual da carreira, essas mesmas três tarefas básicas aparecem da seguinte forma:
- Qual é o meu objetivo de trabalho?
- Qual é o processo para gerar os melhores resultados da maneira mais eficiente?
- Quem são as pessoas para as quais crio valor?
Princípios da filosofia Kaizen – melhoria contínua
O termo kaizen consiste em dois caracteres japoneses カイゼン: kai – mudança e zen – bom. Mudanças para melhor, melhorias incessantes, transformando-se para o bem… É difícil dizer se isso é um ensinamento teórico de filósofos ou um método de gestão prático. Kaizen é uma simbiose de ambos os conceitos, permitindo que subordinados proponham e testem rapidamente suas ideias para melhorar as operações da empresa. A transformação lean decorre da parte prática do kaizen e se fundamenta em sua filosofia.
O Kaizen repousa sobre cinco pilares:
- Interações iguais entre todos os níveis (liderança, gerentes, trabalhadores) e comunicação direta entre eles
- Disciplina individual
- Estado moral saudável da equipe e de cada pessoa
- Círculo de qualidade
- Propostas de melhorias em todos os lugares: desde locais de trabalho e linhas de produção até como avaliar o desempenho da empresa.
Algoritmo para implementar produção enxuta
De acordo com James Womack, fundador do Lean Enterprise Institute e autor de vários livros sobre transformação:
- Escolha um líder – um guia responsável pelas mudanças
- Adquira conhecimento sobre lean e kaizen de uma fonte confiável
- Encontre ou crie uma crise – um problema que exige resolução imediata
- Experimente, pratique, analise os resultados imediatamente – não se deixe levar pelo desenvolvimento de estratégias (como comprovado pelos irmãos Wright)
- Construa mapas reais e desejados dos fluxos de criação de valor. Eles devem diferir
- Garantir transparência dos resultados para todos os funcionários
- Reduzir o tempo do ciclo de produção (acelerar o fluxo)
- Implementar kaizen e desenvolver continuamente a empresa (a criação de valor nos andares de produção transita para mudanças administrativas)
Aqui está onde começar a implementar a produção enxuta. Ferramentas possíveis:
- Mapeamento de Fluxo de Valor
- Produção puxada
- Kaizen
- 5S
- SMED
- Poka Yoke
- Manutenção Produtiva Total (TPM)
- Just-In-Time (JIT)
- Visualização
- Células em formato U
Exemplos de implementação da produção enxuta
A competitividade de uma empresa muitas vezes depende de critérios específicos. Entrega rápida de pizza saborosa superará apenas uma pizza saborosa. Customizar um carro em uma concessionária oficial é mais atraente do que uma configuração básica padrão. Resultados detalhados de análises médicas particulares são sempre melhores do que resumos escassos de uma clínica local.Proporcionar superioridade sobre concorrentes (velocidade, personalização, qualidade de pesquisa) pode ser alcançado através da melhoria contínua do sistema de gerenciamento de projetos, como muitas empresas fazem ao redor do mundo.
Lean implementado com sucesso:
- nos EUA: Toyota, Alcoa, Boeing, Pella, Emerson Electric, Jacobs Equipment Company (Danaher);
- na Europa: Motoman Robotec, Unior, Iskra Asing, Volvo, Metso, Nuon;
- na China: Lenovo, Suntory;
- órgãos governamentais e municipais em muitos países.
Aplicações e ferramentas relacionadas ao Lean
Implementar a transformação em uma empresa moderna é mais fácil do que há 30 anos. Para Android e iOS, há muitos aplicativos semelhantes que ajudam a manter um negócio enxuto e orientado por qualidade.Ferramentas para a produção lean são usadas para motivar os funcionários, construir relacionamentos e conexões entre a oficina e a administração, analisar os resultados de novas implementações de ideias e identificar perdas no funcionamento da empresa. Testes e experimentos, desenvolvendo sistemas de transporte ou um bug tracker para programadores – tudo isso é software para a metodologia Lean.
Worksection
A Worksection é um serviço SaaS que inclui funcionalidade completa para gerenciamento de projetos, gráficos de Gantt, e vários tipos de relatórios.
O gráfico de Gantt permite rastrear relacionamentos, cronogramas e responsabilidades por tarefas. Os relatórios destacam tarefas em atraso e orçamentos excedidos.
Na seção de tarefas “pessoas”, o gerente pode ver as cargas de trabalho de cada indivíduo e quem está sobrecarregado. Isso facilita a identificação da distribuição desigual de recursos humanos.
Por causa disso, a luta contra muda, mura e muri se torna visível e direta.
É possível criar um projeto separado chamado “sugestões da equipe”, onde ideias para implementação podem ser adicionadas na forma de tarefas separadas.
Defina um prazo de duas semanas ou um mês para testar a ideia, discutir o processo em comentários e analisar o resultado.
Se a ideia for boa – implemente‑a permanentemente.
Oracle
LeanApp
O aplicativo mais famoso – LeanApp para iOS permite sistematizar e controlar todos os processos da empresa.
Conclusão
Empresas ao redor do mundo implementam a produção enxuta, mas nem todas têm sucesso com essa abordagem. Muitas não sabem como, não entendem a filosofia ou aplicam incorretamente as instruções aprendidas na prática.
A essência da metodologia
- eliminação de desperdícios;
- empoderamento dos funcionários;
- redução do inventário;
- aumento da produtividade.
Comece a luta contra o desperdício nos lugares mais “estreitos” do fluxo de trabalho – onde o erro é crítico.
Encontrar e resolver uma crise é muito mais eficaz do que implementar a metodologia Lean de forma inconsequente.