Управлять людьми сложно. Управлять людьми эффективно — неимоверно сложно. Поэтому мы изобретаем и смешиваем разные практики, алгоритмы и технологии контроля, оценки результатов труда. Переходим от устаревших методик к новым, стараемся учесть все нюансы и риски, тратим время и ресурсы на планирование вместо работы по накатанной.
Из множества методологий нужна одна оптимальная и настроенная лично под нас и наш проект. Одно дело выполнять шаблонные задачи строго по скриптам из книги, другое — методом проб и ошибок вырабатывать свои специальные инструменты для учета приоритетов компании. Поэтому проектный менеджмент (PM), то есть методология управления компанией с делением всей работы на проекты, становится популярным во всех отраслях.
Что такое проектный менеджмент
Многие компании только сейчас переходят от классической (отработанная, часто бюрократическая схема) к проектной (каждая задача отдельно, делегирование ответственности) модели управления. Общий менеджмент для предпринимателя сводился к тому, что есть руководитель и исполнитель задачи. Дисциплина взаимодействия зависела от того, как прописано в шаблоне. Шаблон же был вбит в разумы всех одинаково лет этак 20-30 назад. Только этот шаблон уже не применить к новым условиями мирового рынка.
Исторически все началось с того, что в период перестройки 90-х годов сама логика ведения бизнеса была нарушена настолько, что попытки построить новую рабочую концепцию управления в миллениум создали термин «компания-однодневка». Концепции таких компаний проверялись на прочность и только одна из 10 компаний существовала больше полугода в 2000-х. Параллельно оставались многолетние предприятия, кардинально меняясь каждые лет 5 чтобы выжить в период перемен.
В 2010-х информационный взрыв интернета сделал доступной всю разрозненную базу наработок европейского и американского бизнеса. Из тонн полезной и мусорной информации вроде «что такое управление проектами и современный менеджмент», «как распределять обязанности, правильно предугадывать и сокращать риски» предприниматели до сих пор выбирают крупицы знаний, применимых именно в их компаниях.
Сейчас мы следим в новостях как прибыльные корпорации растут и распадаются на подразделения, покупаются и переживают структурные слияния. За каждым актом купли-продажи отдела кроется сложная сеть проектов (гаджеты, приложения, расширения для браузеров), связанных по разным критериям. Когда меняются критерии, меняется деление проектов на группы. Именно изменение группировки и сообщают нам в СМИ. Внутри же компании продолжают работать, а проекты ведутся непрерывно.
В IT project management (PM) — это дисциплина, что объединяет процедуры, принципы и политику ведения бизнеса. Она руководит проектом от разработки концепции до завершения проекта.
Общий (функциональный) и проектный менеджмент отличается тем, что:
- функциональный стабилен. Цель: поддержать и преумножить. Есть отработанный шаблон, он работает постоянно.
- проектный изменчив. Цель: результат любой ценой. Есть deadline.
Причиной перехода от общего менеджмента к PM чаще других становится надежность — вместо относительной абстрактной перспективы к предсказуемым результатам.
Международная Ассоциация Управления Проектами (IPMA) провела исследование, по результатам которого новый подход сэкономит вам около 20-30% времени и 15-20% ресурсов.
Управление IT проектами vs другие сферы бизнеса
Чем отличаются Информационные Технологии от других отраслей? Судя по ИТ-форумам, зависимостью программистов от гаджетов, дорогого сыра и возможности поехать на Бали. Виртуальностью всей работы и ее результатов, невозможностью использования программы без электричества в городе. Важностью для будущих поколений всех научных достижений, что возможны только благодаря компьютерным инновациям.
В строительстве результат статичный, в продуктовой индустрии — исчерпаемый, а программы и виртуальный мир — бесконечный динамичный ресурс, зависящий только от наличия инструмента доступа (гаджета и сети). Поэтому разработка компьютерных технологий обязана быть продуманной и правильной изначально.
Управление ИТ-проектами включает в себя курирующие задачи по установке оборудования и модернизации сети, разработке программного обеспечения, созданию виртуальной среды и облачным вычислениям, системам управления данными и бизнес-аналитике, внедрение других ИТ-услуг.
В IT проектный менеджмент может идти по трем жизненным циклам проекта:
- Прогнозируемый, он же waterfall. Традиционный подход, даже в 2010-х применяется на порядок чаще других. Поэтапный линейный алгоритм.
- Итерационный. Современный подход, в котором расширение функционала разрабатываемого программного обеспечения с каждым новым выпуском в рамках проекта.
- Адаптивный. Agile, Scrum и другие методы. Цели компании и стратегия развития может меняться независимо от первоначального плана.
Основы управления проектами и необходимые компетенции
Составлять собственную систему или применять существующую методику к руководству проектами — решать вам.
Для начала опишите свой проект по 10 функциям управления проектами:
- Интеграция структуры проекта. Ключевая проблема, которую решает проект. Его результат и этапы (сгруппируйте их по смыслу). Разделяй, объединяй и властвуй.
- Масштаб и объем работ. Количество планируемых задач, потоков и приоритеты.
- Время. Сроки и хронология зависимых задач, ключевые этапы.
- Стоимость. Себестоимость проекта (ресурсы и человеко-часы).
- Качество. Критерии и оценка.
- Закупки. Ресурсы, логистика.
- HR. Люди. Навыки, потенциал и продуктивность.
- Коммуникация. Отчет руководству, взаимодействие между персоналом.
- Риски и потери. Предусмотри и предотврати.
- Заинтересованные стороны. Инвесторы, акционеры, директора и клиенты.
Вот как управлять проектами в IT правильно: обозначьте функции, составьте схемы и таблицы всего предприятия и каждого проекта, выберите методику опираясь на свои приоритеты. И пользуйтесь сервисом по управлению проектами, вроде Worksection, где все это можно будет контролировать, соблюдать и совершенствовать.
Методологии управления IT проектами
Главный выбор предпринимателя при разработке программ и приложений — это подходящая методология управления. Их действительно много, на 2017-й год существуют:
Традиционные методики:
- Waterfall.
- Управление критической цепи проекта (CCPM). Фокус на ресурсах, не сроках.
- Метод критического пути (CPM). «Шаг за шагом» алгоритмы.
PMI / PMBOK «Метод». Инициирование, планирование, исполнение, контроль и закрытие. Инструкция, не метод по сути.
Гибкая методология:
Методики по управлению изменениями:
Процессно-ориентированные методики:
- Lean.
- Six Sigma.
- Lean Six Sigma.
- Процессно-ориентированная PM.
Другие индивидуальные методики и гибридные подходы:
- PRINCE2. Разработан правительством Великобритании.
- PRiSM.
- Benefits Realization (BRM).
- Быстрая разработка приложений (RAD).
Все названные методы управления проектами мы детально опишем в последующих статьях.
Процесс управления проектами в IT
Разрабатывать и внедрять PM в компании стоит постепенно, проверяя на практике каждый этап и взаимодействие.
За один день перейти на новые стандарты — нереально. Даже чтобы внедрить новый органайзер нужно: обучить команду пользоваться, перенести дела и задачи в такс-менеджер, назначить ответственных и дедлайны, настроить баг-трекеры. Обычно коллективу тяжело привыкнуть к изменениям, да и интеграция баз данных занимает время. Хотя в Worksection уже давно есть функционал для переноса данных из других сервисов, а гайд для новичков и сама система настолько интуитивно понятны, что это отмечают наши постоянные клиенты в отзывах.
Все процессы управления проектами также происходят постепенно и проходят 5 этапов:
- Разработка концепции, инициирование.
- Определение и планирование.
- Запуск работы и воплощение задуманного.
- Контроль и наблюдение.
- Закрытие проекта.
Организация управления IT-проектом
Здраво налаженный процесс управления распределяет не только функции, методы и алгоритмы, но и ответственность за результат. Существуют роли в каждом проекте, независимо от его специфики и конечного продукта.
Самое грубое деление классической модели ролей:
- Владельцы.
- Исполнители.
- Потребители.
В коммерческих компаниях выделяют такое понятие как заинтересованная сторона. Все, кто влияет на результат и прибыль. Это стейкхолдеры (stakeholders).
Внутренние:
- Учредители.
- Инвесторы.
- Персонал.
Внешние:
- Поставщики.
- Посредники.
- Потребитель (клиенты).
Для организации управления проектом в ИТ такое разделение слишком топорно, здесь нужна другая градация полномочий.
Все участники проекта, причастные к его созданию и потреблению, разделяются на:
- Заказчик. Главный. Принимает все ключевые решения.
- Собственник. Владелец всех прав собственности на продукт проекта. Часто — заказчик.
- Инициатор. Его идея становится проектом. Любой участник проекта может им быть. Права у заказчика.
- Родительская (головная, материнская, постоянная) организация. Организация, в которой возник и будет проект.
- Спонсор. Предоставляет финансирование. Обеспечивает материальные ресурсы.
- Инвестор. Вкладывает финансирование ради личной прибыли от реализации проекта.
- Управляющий (менеджер проекта). Лично ответственный за проект перед заказчиком. Имеет право принимать решения сам.
- Команда управления. Руководители среднего звена.
- Команда. Исполнители. Создают продукт.
- Контрактор, Субконтрактор, Подрядчик. Исполнитель по контракту.
- Клиент. Потребитель продукта.
Инструменты для управления IT проектами
В Америке сервисы для ведения бизнеса существуют с 1987 года, у нас же заветная 1С появилась лишь в 1991 году. Развитие технологий от автоматизированного бухгалтерского учета и CRM для call-центров до полноценной виртуальной среды централизованного контроля и взаимодействия в компании было долгим, но плодотворным.
На 2017 год инструменты управления проектами стали распространенным явлением. Развился очень разнообразный рынок сервисов, что отличаются отраслевым софтом, функциями и наличием интеграции с другими программами. Теперь они могут быть с расширениями и мобильными версиями.
Самые популярные конкуренты среди сервисов в странах СНГ: Bitrix24, Trello, Asana, Basecamp и Worksection.
Изюминка разных технологий в том, что в них можно найти:
- Диаграмму Ганта для определения дедлайнов и связанных временем задач, как реализовано в Worksection. Это популярный инструмент для управления проектами в диджитал-агенциях и веб-продакшенах.
- PERT диаграмму для оценки и анализа алгоритмов и способов реализации проекта.
- Автоматические отчеты, канбан-доски, встроенные файловые системы и многое другое.
Отдельно рекомендуем для комфортного управления ИТ-проектом использовать структурную декомпозицию работ в виде блок-схем.
Вердикт
Ваша концепция управления проектами может отличаться от общепринятых в отрасли и от популярных за рубежом, опираться на гибридные методологии и нестандартное разделение ролей.
Только практика покажет, насколько удачной была ваша стратегия. Напомним, что проблемы есть всегда и это естественно. Разделить их можно на внешние и внутренние.
Внешние — форс-мажоры.
Принятый невыгодный закон в стране, стихийное бедствие или закрытие границ со страной-поставщиком сырья.
Внутренние — поломки внутри компании, которые на уровне управления сводятся к трем выводам:
- Никто не знает, чего хочет, пока не попробует это. Даже самое точное ТЗ не отразит все ожидания. Даже лучший продукт найдет недовольного пользователя.
- Попробовав, мы хотим изменить. Многие идеи возникают только в процессе личного опыта и экспериментов. Помните: если мишень движется, стоит сдвигать прицел.
- Даже самому большому проекту будет брошен вызов конкурентом. Чем крупнее проект, тем легче ему провалиться. Сегментируйте, дробите, детализируйте.