PRINCE2. Британский принц
проектного менеджмента

Prince2 — это главный стандарт проектного менеджмента в Великобритании. Его также с успехом применяли в США, Канаде, Австралии, странах Европы.

Сильными сторонами этой методологии является гибкость, усиленный контроль над проектом, четкое распределение обязанностей между членами команды.

Методология Prince2 была создана в государственном секторе, но получила ювелирную огранку благодаря представителям бизнеса. 150 частных компаний, а также опытные проектные менеджеры оставляли свои отзывы, которые воплощались в важные улучшения.

Трехуровневое управление

Каждый проект вызывает три разных ожидания. Заказчик видит в голове готовый результат и как он принесет ему выгоду. Исполнитель думает о вызовах, которые его ждут. Где-то находится незримый пока потребитель, мнение которого надо предугадать — как он воспримет изменения или новый продукт.

Эти три точки зрения становятся цельным треугольником благодаря управляющему органу в Prince2 — Проектному комитету. В него входят Заказчик, Старший пользователь и Старший исполнитель.

Им подчинен Проектный менеджер. Проектный комитет наделен ответственностью, он проверяет на каждом этапе, насколько соблюдаются интересы бизнеса, потребителей и исполнителей. Власть и ресурсы передают Проектному менеджеру.

Его работа начинается после утверждения Внутреннего документа проекта.

ПК — Проектный комитет, ПМ — Проектный менеджер, КМ — корпоративный менеджмент

Принесет ли это выгоду? — спрашивает Заказчик.

Как это используют потребители? — задается вопросом Старший пользователь, представляющий их интересы.

Осуществимо ли это? — озадачен Старший исполнитель.

Получил ли я нужные ресурсы и информацию? Довольны ли моей работой на данном этапе? — кружатся роем вопросы в голове Проектного менеджера.

Устройство методологии Prince2

Чтобы создать в голове быструю схему — Prince2 что это и как работает, очень удобно выделить три «семерки»: 7 компонентов, 7 процессов и 7 принципов. Все они должны вписываться в 6 ограничений: время, деньги, риски, выгоды, качество и содержание проекта.

Структура Prince2

Вот пример, как Prince2 методология обосновывает эти ограничения. Мы хотим увеличить производство нашей продукции и улучшить тем самым свою прибыль от продаж — получить выгоду. Мы строим новый завод и готовимся к рискам. Уложиться нужно в определенное время, так как уже запланирован выход на рынок, либо в другое время года строительство затянется. И тогда потребуется больше денег, особенно, если мы неправильно рассчитали расходы — но бюджет-то ограничен. Нам нужны определенные материалы, продукты, и исполнители с конкретными навыками — это содержание проекта. Эти ресурсы и услуги должны быть нужного нам качества, иначе продукция выйдет дороже или хуже, чем у конкурентов.

Компоненты методологии

1. Обоснование проекта. Детально обдумайте, стоит ли его запускать, получится ли сделать и какими методами. Если первый «зеленый свет» загорелся, то дальше анализируйте стоимость проекта, время его выполнения и поджидающие рисках.
2. Организация. ПК контролирует работу ПМ и сам отчитывается КМ.
3. Планы. Составляйте на разных стадиях проекта. Одно из свойств Prince2 — планирование на основе Характеристик продукта: почему его создают, какие материалы или навыки нужны. Это позволяет сразу сосредоточиться на нужном результате, а не вносить потом поспешные изменения.
4. Контроль. Убедитесь на данном этапе, что проект соответствует заданным критериям, на него не уходит больше времени и денег, чем планировалось, и шансы довести дело до победного конца — также высокие.
5. Управление рисками. Проведите заранее риск-анализ, или неприятные неожиданности вас как следует встряхнут.
6. Качество. Потребитель должен получить именно тот продукт, который описывался в Характеристиках.
7. Изменения. Они, как и риски, неизбежны: подготовить полностью предсказуемый проект едва ли возможно. На каком-то этапе оказывается, что производство требует больше ресурсов, исследования затянулись, ваша команда не работает слаженно. Надо ли менять план, или это временные заминки — решение должно приниматься в пользу проекта.

Принципы

• На каждом этапе проверяйте, остается ли проект целесообразным.
• Учитесь на ошибках. Записывайте их в отдельный список, чтобы не допустить на следующей стадии и в следующем проекте.
• Четко указывайте роли и обязанности.
• Управляйте поэтапно. Даже очень сложные проекты можно довести до конца, если следовать схеме процессов.
• Управляйте по необходимости. Нет нужды в постоянных встречах с командой или стоять у подопечных над душой — им достаточно раздать исчерпывающие задания. Вмешивайтесь тогда, когда нарушаются одно из шести ограничений.
• Сосредоточьтесь на продукте. Каждый этап нужно завершить промежуточным результатом, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении и не отходите от плана.
• Проявляйте гибкость. Если составление документов о проделанной работе занимает неоправданно много времени, то можно просто отчитаться устно перед комитетом или прислать им электронное письмо. Сам ПК тоже способен упростить себе жизнь, если тема касается только одного из его членов. Тогда вместо голосования можно просто довериться тому, кому ближе вопрос — заказчику, старшему исполнителю или старшему пользователю.

Процессы Prince2

Схема процессов Prince2

1. Начало проекта. Создайте ПК.
2. Инициирование проекта. ПК и ПМ составляют «контракт» — Внутренний документ проекта. В нем прописывают ключевые, но общие детали проекта. На этом этапе вы должны иметь представление, как будет проходить работа в целом.
3. Управление проектом. Как изображено на схеме выше, этот процесс располагается выше других и взаимодействует с ними. Это единственный этап, в котором принимает участие ПК — остальные отданы ПМ и его команде. Все Prince2 процессы «замыкаются» на «Управление проектом».
4. Контроль над стадиями. ПМ принимает текущую работу, вносит по необходимости изменения, решает возникшие проблемы или сообщает о серьезных трудностях ПК.
5. Управление командой. ПМ раздает поручения подопечным и следит за тем, чтобы выполняли работу согласно плану.
6. Переход на следующий этап. Убедитесь, что процесс выполнен в рамках плана, и утвердите переход на следующий уровень с ПК. Также запишите те уроки, которые были вынесены на данном этапе: что не просчитали, чему нужно уделить больше внимания и времени, как лучше мотивировать исполнителей.
7. Закрытие проекта. Сделанная работа должна устраивать заказчика и потребителей, а конечный результат уже можно использовать.

Преимущества и недостатки Prince2

За

• Сильные стороны методологии мы уже частично выявили ранее. Она отличается ясным управлением благодаря структуре, где каждый знает, чем ему заниматься.
• Участников процесса не держат в нервном состоянии из-за постоянных «планерок». Проектный менеджер вмешивается только тогда, когда поступают тревожные сигналы — команда вышла за рамки ограничений, и нужно либо возвращаться, либо вносить изменения.
• Проектный комитет представляет интересы бизнеса, потребителей и исполнителей, поэтому решения принимаются сбалансированно. Если не забывать к тому же про принципы Prince2, то всегда останетесь рядом с «центром тяжести» проекта.
• Prince2 — надежная методология, которая дает серьезные гарантии успеха. Она постоянно обновляется с учетом опыта последних проектов, у нее большое сообщество пользователей и качественная техническая поддержка.
• Prince2 была создана для масштабных государственных проектов, но благодаря своей гибкости теперь служит и бизнесу. Методология легко связывает разные отделы. Ее также можно использовать с другими методологиями: MSP (Управление успешными программами) и ITIL — библиотекой для управления IT-услугами.

Против

• К недостаткам Prince2 можно отнести то, что иногда она плохо годится для мелких проектов. Когда необходима гибкость, постоянно меняются требования — методология не даст желаемого результата. Коллеги не успеют среагировать на перемены заполняя пачки отчетов и списков ошибок.
• Иногда слабым местом методологии считают ее ограниченное использование — Prince2 заявил о себе в основном в англоязычных странах.
• Начинающие проектные менеджеры могут запутаться в терминах, и тогда замедлится работа всей организации.
• Более опытные проектные менеджеры отмечают, что Prince2 плохо раскрывает навыки «мягкого менеджмента» — управления конфликтами и общения с руководством проекта. Также метод Prince2 обвиняют в том, что он предоставляет больше внимания отчетам, нежели лидерству. А это может привести к плохой работе команды, когда с ее членами общаются недостаточно или слабо их мотивируют.

Проекты, которых бы не было без Prince2

Зона «Маасвлакте 2», Роттердам

На фотографии — зона «Маасвлакте 2» порта Роттердам. Это крупнейший инженерный проект в Нидерландах в XXI веке. Он был построен на год раньше срока благодаря методологии Prince2. Порт Роттердама — самый большой в Европе, но даже он столкнулся с проблемой нехватки места, когда грузооборот только возрастал. В итоге был построен искусственный остров площадью 2000 га и стоимостью 2 млрд евро. В 2013 году голландские портовики облегченно выдохнули — со следующим расширением можно хорошо подождать. А разработчики Prince2 на протяжении 9 лет ежегодно вносили правки, так что триумфальный опыт «Маасвлакте 2» улучшил и методологию.

Симулятор потребления энергии от Transpower

Национальный энергооператор Новой Зеландии Transpower в 2008 году решил создать программу, которая будет симулировать потребление энергии и тем самым показывать, как оно вырастет в будущем. Для этого проекта в методологии Prince2 были внесены изменения — Проектный комитет заменили Команды проектных советников. Программное обеспечение было уже готово в 2010 году, а в кейсе Prince2 появился впечатляющий IT-проект, ради которого были улучшены принципы и процессы.

Министерство окружающей среды Канады и Чак Шоукросс

Еще один успешный проект Prince2 из сферы информационных технологий. Чак Шоукросс возглавил Министерство окружающей среды Канады в 2008 году. Бывший офицер НАТО, прослуживший более 10 лет, он уже получил успешный опыт в бизнесе, применяя там принципы Prince2. Теперь он руководил государственным ведомством из 6000 сотрудников и с бюджетом $500 млн. И получил серьезный вызов: министерство никак не могло создать нужное программное обеспечение. Расходы не влазили в сметы, проектные менеджеры применяли разные методы, а команды им раздавали сразу несколько начальников.

Шоукросс положил конец этому хаосу, установив один стандарт проектного менеджмента — Prince2. 110 сотрудников министерства отправили на изучение методологии, и 70 из них получили сертификации Prince2. В ведомстве открыли специальный отдел для поддержки новоиспеченных проектных менеджеров. Наконец-то исчезли проблемы с IT: теперь команды управленцев знали, как распределять обязанности, не выходить за рамки бюджета и времени. Появились программные продукты, которые облегчили жизнь госслужащим и сделали министерство современнее в глазах простых граждан.

Сертификация и обучение

Существуют такие квалификации Prince2:

• Prince2 Foundation. Данный сертификат означает, что его владелец знает основы методологии и может стать членом команды, которая работает по Prince2.
• Prince2 Practitioner. С этой квалификацией можно самому управлять командой. Ведь чтобы получить сертификат, придется в совершенстве изучить принципы и процессы Prince2. Теперь от теории переходим к практике, так как нам расскажут ситуации из жизни, а не учебника.
• Prince2 Re-Register. Получили сертификат Prince2 Practitioner? Рано расслабляться! Как упоминалось выше, методология постоянно обновляется. Поэтому и практикующим пользователям Prince2 нужно каждые 3-5 лет доказывать свой уровень.
• Prince2 Professional. Название квалификации говорит за себя — еще один шаг вверх, и можно управлять полностью проектом. Чтобы получить сертификат, нужно завершить учебный проект, поработать в группах и убедить в соответствии жестким индивидуальным требованиям.
• Prince2 Agile. Владельцы сертификата Practitioner могут также добавить в универсальности. Квалификация Agile — это умение совмещать Prince2 и другие методологии управления проектами, такие как Scrum и Kanban. Кто жаловался, что «Принц» недостаточно гибок?

Сертификаты можно получить у компаний AXELOS — официального владельца Prince2, а также AMG Group, ILX Group.

Книги для изучения Prince2

Читайте их, чтобы узнать больше о методологии, подготовиться к получению квалификации или вовсе обойтись без сдачи экзаменов.

PRINCE2 Study Guide (Prince2. Руководство по изучению)/ David Hinde

Книга написана Дэвидом Хинде, квалифицированным тренером, который также является тренером по менеджменту. Он помог сотням новичков подготовиться к успешной сдаче Prince2 сертификации. Поэтому книга, опубликованная в 2012 году, очень подробно знакомит с методологией. Издание наполнено практическими примерами из опыта бизнеса, тестами к квалификациям Prince2 Foundation и Prince2 Practitioner.

Passing the PRINCE2 Exams For Dummies (Подготовка к экзаменам по Prince2 для «чайников»)/ Nick Graham

Автор книги, вышедшей в 2013 году — Ник Грэм, глава компании, которая учит профессиональному проектному менеджменту. Это его не первый литературный труд по тематике: Грэм как соавтор писал другие книги по Prince2 и управлению проектами. Руководство для «чайников» отличается легким языком и не упускает ни одного малейшего понятия из методологии.

Prince2: A Practical Handbook (Prince2: Практическое пособие) / Colin Bentley

В книге 2009 года объясняется, как использовать принципы Prince2 для хорошего старта своего проекта и не выходить за ограничения. Все это подкреплено настоящими примерами и сценариями из жизни. На них автор, который долгое время работал как главный экзаменатор Prince2, не поскупился.

Prince2: Agile / AXELOS

Объемное руководство по «гибкой» методологии от ее правообладателя — компании AXELOS. Издание помогает «скрестить» Prince2 с другими методами, чтобы решить нестандартные ситуации в вашем бизнесе.

The PRINCE2 Practitioner: From Practitioner to Professional

Еще один труд от Колина Бентли, автора практического пособия по Prince2 и других книг о методологии. В этом издании, которое вышло только весной 2015 года, содержится свежая информация о Prince2. С ней получить квалификацию Practitioner должно быть проще.

Приложения

Существует множество сервисов по проектному менеджменту, позволяющих соблюдать каноны Prince2. Прописать проекты и их описания, назначить задачи и исполнителей. Назначить ответственных, определить связи между дедлайнами, финансами и задачами. Все это можно сделать виртуально и дать доступ командам в реальном времени.

Worksection

Мобильная версия, как и программа целиком, позволяет:

• контролировать, согласовывать, курировать и вести учет всех задач, проектов и исполнителей.
• предъявить прогресс работы заказчикам на любом этапе прямо в системе управления проектом, а не только в виде отчета, получить обратную связь комментарием к задаче — вот как воплощается Prince2 на практике.

Prince2 Snakes and Ladders

Программа для подготовки к экзаменам Prince2 Foundation в виде игры.

Вердикт

Prince2 — это методология, которая постоянно подпитывается информацией из успешных проектов. В ней построен мощный каркас из принципов и процессов, которые упираются в ограничения. Научитесь Prince2 как самостоятельно с помощью книг, так и пройдя официальные курсы. Овладев методологией, вы лучше сработаетесь в команде, распределите обязанности и будете вести не строгий, а эффективный контроль за процессами.

Практика же показывает, что Prince2 обеспечивал завершение проектов и в новых сферах, связанных с программным обеспечением. Сами разработчики методологии напутствуют пользователей — не бойтесь экспериментировать и подстраивать «Принца» под нужды вашего проекта.