Його також з успіхом застосовували в США, Канаді, Австралії, країнах Європи.
Сильними сторонами цієї методології є гнучкість, посилений контроль над проектом, чіткий розподіл обов'язків між членами команди.
Методологія Prince2 була створена в державному секторі, але отримала ювелірне огранювання завдяки представникам бізнесу. 150 приватних компаній, а також досвідчені проектні менеджери залишали свої відгуки, які втілювалися у важливі поліпшення.
Трирівневе управління
Кожен проект викликає три різних очікування. Замовник бачить в голові готовий результат і як він принесе йому вигоду. Виконавець думає про виклики, які його чекають. Десь знаходиться невидимий поки споживач, думку якого треба передбачити, - як він сприйме зміни або новий продукт.
Ці три точки зору стають цілісним трикутником завдяки керуючому органу в Prince2 - Проектному комітету. У нього входять Замовник, Старший користувач і Старший виконавець.
Їм підпорядкований Проектний менеджер. Проектний комітет наділений відповідальністю, він перевіряє на кожному етапі, наскільки дотримуються інтереси бізнесу, споживачів і виконавців. Владу і ресурси передають Проектному менеджеру.
Його робота починається після затвердження Внутрішнього документа проекту.
ПК - Проектний комітет, ПМ - Проектний менеджер, КМ - корпоративний менеджмент
Чи принесе це користь? - запитує Замовник.
Як це використовують споживачі? - задається питанням Старший користувач, який представляє їх інтереси.
Здійсненно це? - спантеличений Старший виконавець.
Чи отримав я потрібні ресурси і інформацію? Чи задоволені моєю роботою
на даному етапі? - кружляють роєм питання в голові Проектного менеджера.
Як це використовують споживачі? - задається питанням Старший користувач, який представляє їх інтереси.
Здійсненно це? - спантеличений Старший виконавець.
Чи отримав я потрібні ресурси і інформацію? Чи задоволені моєю роботою
на даному етапі? - кружляють роєм питання в голові Проектного менеджера.
Структура методології Prince2
Щоб створити в голові швидку схему "Prince2 - що це і як працює?", - дуже зручно виділити три «сімки»: 7 компонентів, 7 процесів і 7 принципів. Всі вони повинні вписуватися в 6 обмежень: час, гроші, ризики, вигоди, якість і зміст проекту.
Структура Prince2
Ось приклад, як Prince2 методологія обґрунтовує ці обмеження. Ми хочемо збільшити виробництво нашої продукції і поліпшити тим самим свій прибуток від продажу - отримати вигоду. Ми будуємо новий завод і готуємося до ризиків. Вкластися потрібно в певний час, так як вже запланований вихід на ринок, або в іншу пору року будівництво затягнеться. І тоді буде потрібно більше грошей, особливо, якщо ми неправильно розрахували витрати - але бюджет обмежений. Нам потрібні певні матеріали, продукти, і виконавці з конкретними навичками - це зміст проекту. Ці ресурси і послуги повинні бути потрібної нам якості, інакше продукція вийде дорожчою або гіршою, ніж у конкурентів.
Компоненти методології
1 Обґрунтування проекту. Детально обміркуйте, чи варто його запускати, чи вийде його зробити і якими методами. Якщо перше «зелене світло» загорілось, то далі аналізуйте вартість проекту, час його виконання і ризики.
2 Організація. ПК контролює роботу ПМ і сам звітує КМ.
3 Плани. Складайте їх на різних стадіях проекту. Одна з властивостей Prince2 - планування на основі Характеристик продукту: чому його створюють, які матеріали або навички потрібні. Це дозволяє відразу зосередитися на потрібному результаті, а не вносити потім поспішні зміни.
4 Контроль. Переконайтеся на даному етапі, що проект відповідає заданим критеріям, на нього не йде більше часу і грошей, ніж планувалося, і шанси довести справу до переможного кінця - також високі.
5 Управління ризиками. Проведіть заздалегідь ризик-аналіз, інакше неприємні сюрпризи вас як слід потрусять.
6 Якість. Споживач повинен отримати саме той продукт, який описувався в характеристиці.
7 Зміни. Вони, як і ризики, неминучі: підготувати повністю передбачуваний проект навряд чи можливо. На якомусь етапі виявляється, що виробництво вимагає більше ресурсів, дослідження затягнулися, ваша команда не працює злагоджено. Чи треба міняти план, або це тимчасові затримки - рішення повинно прийматися на користь проекту.
Принципи
- На кожному етапі перевіряйте, чи залишається проект доцільним.
- Вчіться на помилках. Записуйте їх в окремий список, щоб не допустити на наступній стадії і в наступному проекті.
- Чітко вказуйте ролі і обов'язки.
- Керуйте поетапно. Навіть дуже складні проекти можна довести до кінця, якщо слідувати схемі процесів.
- Керуйте за потребою. Немає потреби постійно зустрічатись з командою або стояти у підопічних над душею - їм достатньо роздати вичерпні завдання. Втручайтеся тоді, коли порушуються одне з шести обмежень.
- Зосередьтеся на продукті. Кожен етап потрібно завершити проміжним результатом, щоб переконатися, що ви йдете в правильному напрямку і не відходьте від плану.
- Проявляйте гнучкість. Якщо складання документів про виконану роботу займає невиправдано багато часу, то можна просто відзвітувати усно перед комітетом або надіслати їм електронного листа. Сам ПК теж здатний спростити собі життя, якщо тема стосується тільки одного з його членів. Тоді замість голосування можна просто довіритися тому, кому ближче питання - замовнику, старшому виконавцеві або старшому користувачеві.
Процеси Prince2
Схема процесів Prince2
- Початок проекту. Створіть ПК.
- Ініціювання проекту. ПК і ПМ складають «контракт» - Внутрішній документ проекту. У ньому прописують ключові, але загальні деталі проекту. На цьому етапі ви повинні мати уявлення, як буде проходити робота в цілому.
- Управління проектом. Як зображено на схемі вище, цей процес розташовується вище інших і взаємодіє з ними. Це єдиний етап, в якому бере участь ПК - інші віддані ПМ і його команді. Всі Prince2 процеси «замикаються» на «Управлінні проектом».
- Контроль над стадіями. ПМ приймає поточну роботу, вносить в разі потреби зміни, вирішує виниклі проблеми або повідомляє про серйозні труднощі ПК.
- Управління командою. ПМ роздає доручення підопічним і стежить за тим, щоб виконували роботу згідно з планом.
- Перехід на наступний етап. Переконайтеся, що процес виконаний в рамках плану, і затвердите перехід на наступний рівень з ПК. Також запишіть ті уроки, які були винесені на даному етапі: що ні прорахували, чому потрібно приділити більше уваги і часу, як краще мотивувати виконавців.
- Закриття проекту. Зроблена робота повинна влаштовувати замовника і споживачів, а кінцевий результат вже можна використовувати.
Переваги та недоліки Prince2
За:
- Сильні сторони методології ми вже частково виявили раніше. Вона відрізняється ясним управлінням завдяки структурі, де кожен знає, чим йому займатися.
- Учасників судового процесу не тримають в нервовому стані через постійні «планерки». Проектний менеджер втручається тільки тоді, коли надходять тривожні сигнали - команда вийшла за рамки обмежень, і потрібно або повертатися, або вносити зміни.
- Проектний комітет представляє інтереси бізнесу, споживачів і виконавців, тому рішення приймаються збалансовано. Якщо не забувати ще й про принципи Prince2, то завжди зможете залишатися поруч з «центром тяжіння» проекту.
- Prince2 - надійна методологія, яка дає серйозні гарантії успіху. Вона постійно оновлюється з урахуванням досвіду останніх проектів, у неї велике співтовариство користувачів і якісна технічна підтримка.
- Prince2 була створена для масштабних державних проектів, але завдяки своїй гнучкості тепер служить і бізнесу. Методологія легко пов'язує різні відділи. Її також можна використовувати з іншими методологіями: MSP (Управління успішними програмами) і ITIL - бібліотекою для управління IT-послугами.
Проти
- До недоліків Prince2 можна віднести те, що іноді вона погано підходить для дрібних проектів. Коли необхідна гнучкість, постійно змінюються вимоги, - методологія не дасть бажаного результату. Колеги не встигнуть зреагувати на зміни, заповнюючи пачки звітів і списків помилок.
- Іноді слабким місцем методології вважають її обмежене використання - Prince2 заявив про себе, в основному, в англомовних країнах.
- Початківці проектні менеджери можуть заплутатися в термінах, і тоді сповільниться робота всієї організації.
- Більш досвідчені проектні менеджери відзначають, що Prince2 погано розкриває навички «м'якого менеджменту» - управління конфліктами та спілкування з керівництвом проекту. Також метод Prince2 звинувачують в тому, що він надає більше уваги звітам, ніж лідерству. А це може призвести до поганої роботи команди, коли з її членами спілкуються недостатньо або слабо їх мотивують.
Проекти, яких би не було без Prince2
Зона «Маасвлакте 2», Роттердам
На фотографії - зона «Маасвлакте 2» порту Роттердам. Це найбільший інженерний проект в Нідерландах в XXI столітті. Він був побудований на рік раніше запланованого терміну завдяки методології Prince2. Порт Роттердама - найбільший в Європі, але навіть він зіткнувся з проблемою браку місця, коли вантажообіг тільки зростав. В результаті був побудований штучний острів площею 2000 га та вартістю 2 млрд євро. У 2013 році голландські портовики полегшено видихнули - з наступним розширенням можна добре почекати. А розробники Prince2 протягом 9 років щорічно вносили правки, так що тріумфальний досвід «Маасвлакте 2» поліпшив і методологію.
Симулятор споживання енергії від Transpower
Національний енергооператор Нової Зеландії Transpower в 2008 році вирішив створити програму, яка буде симулювати споживання енергії і тим самим показувати, як воно виросте в майбутньому. Для цього проекту в методології Prince2 були внесені зміни - Проектний комітет замінили Команди проектних радників. Програмне забезпечення було вже готове в 2010 році, а в кейсі Prince2 з'явився вражаючий IT-проект, заради якого були покращені принципи і процеси.
Міністерство навколишнього середовища Канади і Чак Шоукросс
Ще один успішний проект Prince2 із сфери інформаційних технологій. Чак Шоукросс очолив Міністерство навколишнього середовища Канади в 2008 році. Колишній офіцер НАТО, який прослужив понад 10 років, вже отримав успішний досвід в бізнесі, застосовуючи там принципи Prince2. Тепер він керував державним відомством з 6000 співробітників і з бюджетом $ 500 млн. І отримав серйозний виклик: міністерство ніяк не могло створити потрібне програмне забезпечення. Витрати не влазили у кошторис, проектні менеджери застосовували різні методи, а команди їм надавали відразу кілька начальників.
Шоукросс поклав край цьому хаосу, встановивши один стандарт проектного менеджменту - Prince2. 110 співробітників міністерства відправили на вивчення методології, і 70 з них отримали сертифікації Prince2. У відомстві відкрили спеціальний відділ для підтримки новоспечених проектних менеджерів. Нарешті зникли проблеми з IT: тепер команди управлінців знали, як розподіляти обов'язки, не виходити за рамки бюджету і часу. З'явилися програмні продукти, які полегшили життя держслужбовцям і зробили міністерство сучаснішим в очах простих громадян.
Сертифікати можна отримати у компаній AXELOS - офіційного власника Prince2, а також AMG Group, ILX Group.
Шоукросс поклав край цьому хаосу, встановивши один стандарт проектного менеджменту - Prince2. 110 співробітників міністерства відправили на вивчення методології, і 70 з них отримали сертифікації Prince2. У відомстві відкрили спеціальний відділ для підтримки новоспечених проектних менеджерів. Нарешті зникли проблеми з IT: тепер команди управлінців знали, як розподіляти обов'язки, не виходити за рамки бюджету і часу. З'явилися програмні продукти, які полегшили життя держслужбовцям і зробили міністерство сучаснішим в очах простих громадян.
Сертифікація і навчання
Існують такі кваліфікації Prince2:
- Prince2 Foundation. Даний сертифікат означає, що його власник знає основи методології і може стати членом команди, яка працює по Prince2.
- Prince2 Practitioner. З цієї кваліфікацією можна самому керувати командою. Адже щоб отримати сертифікат, доведеться досконало вивчити принципи і процеси Prince2. Тепер від теорії переходимо до практики, так як нам розкажуть ситуації із життя, а не підручника.
- Prince2 Re-Register. Отримали сертифікат Prince2 Practitioner? Рано розслаблятися! Як згадувалося вище, методологія постійно оновлюється. Тому і практикуючим користувачам Prince2 потрібно кожні 3-5 років доводити свій рівень.
- Prince2 Professional. Назва кваліфікації говорить за себе - ще один крок вгору, і можна управляти повністю проектом. Щоб отримати сертифікат, потрібно завершити навчальний проект, попрацювати в групах і переконати у відповідності жорстким індивідуальним вимогам.
- Prince2 Agile. Власники сертифіката Practitioner можуть також додати в універсальності. Кваліфікація Agile - це вміння поєднувати Prince2 і інші методології управління проектами, такі як Scrum і Kanban. Хто скаржився, що «Принц» недостатньо гнучкий?
Сертифікати можна отримати у компаній AXELOS - офіційного власника Prince2, а також AMG Group, ILX Group.
Книги для вивчення Prince2
Читайте їх, щоб дізнатися більше про методологію, підготуватися до отримання кваліфікації або зовсім обійтися без складання іспитів.
Книга написана Девідом Хінді, кваліфікованим тренером, який також є тренером з менеджменту. Він допоміг сотням новачків підготуватися до успішної здачі Prince2 сертифікації. Тому книга, опублікована в 2012 році, дуже детально знайомить з методологією. Видання наповнене практичними прикладами з досвіду бізнесу, тестами до кваліфікацій Prince2 Foundation і Prince2 Practitioner.
Passing the PRINCE2 Exams For Dummies (Підготовка до іспитів по Prince2 для «чайників») / Nick Graham
Автор книги, що вийшла в 2013 році - Нік Грем, глава компанії. Книга вчить професійному проектному менеджменту. Це його не перша літературна праця по тематиці: Грем як співавтор писав інші книги по Prince2 і управлінню проектами. Керівництво для «чайників» відрізняється легкою мовою і не упускає жодного найменшого поняття з методології.
Prince2: A Practical Handbook (Prince2: Практичний посібник) / Colin Bentley
У книзі 2009 року пояснюється, як використовувати принципи Prince2 для гарного старту свого проекту і не виходити за обмеження. Все це підкріплено реальними прикладами та сценаріями з життя. На них автор, який довгий час працював як головний екзаменатор Prince2, не поскупився.
Prince2: Agile / AXELOS
Об'ємне керівництво по «гнучкій» методології від її правовласника - компанії AXELOS. Видання допомагає «схрестити» Prince2 з іншими методами, щоб вирішити нестандартні ситуації в вашому бізнесі.
The PRINCE2 Practitioner: From Practitioner to Professional
Ще одна праця від Коліна Бентлі, автора практичного посібника з Prince2 та інших книг про методологію. У цьому виданні, яке вийшло тільки навесні 2015 року, міститься свіжа інформація про Prince2. З нею отримати кваліфікацію Practitioner має бути простіше.
Додатки
Існує безліч сервісів з проектного менеджменту, що дозволяють дотримуватися канонів Prince2. Прописати проекти і їх опису, призначити завдання і виконавців. Призначити відповідальних, визначити зв'язки між дедлайнами, фінансами і завданнями. Все це можна зробити віртуально і дати доступ командам в реальному часі.Worksection
Мобільна версія, як і програма цілком, дозволяє:
- контролювати та направляти виконавців; узгоджувати, керувати та вести облік всіх задач та проектів.
- пред'явити прогрес роботи замовникам на будь-якому етапі прямо в системі, а не тільки у вигляді звіту, отримати зворотній зв'язок коментарем до задачі - ось як втілюється Prince2 на практиці.
Prince2 Snakes and Ladders
Програма для підготовки до екзаменів Prince2 Foundation у вигляді гри.
Вердикт
Prince2 - це методологія, яка постійно підживлюється інформацією з успішних проектів. У ній побудований потужний каркас з принципів і процесів, які впираються в обмеження. Навчіться Prince2, як самостійно за допомогою книг, так і пройшовши офіційні курси. Оволодівши методологією, ви краще спрацюєтеся в команді, розподілите обов'язки і будете вести не строгий, а ефективний контроль за процесами.
Практика ж показує, що Prince2 забезпечував завершення проектів і в нових сферах, пов'язаних з програмним забезпеченням. Самі розробники методології дають настанову користувачам: "Не бійтеся експериментувати і підлаштовувати «Принца» під потреби вашого проекту".