Давайте чесно — Todoist справді хороший, якщо ви керуєте власними завданнями. Чистий інтерфейс, введення завдань природною мовою, стабільні мобільні додатки. Його репутація заслужена.
Але ось де починаються складнощі. Якщо ви намагаєтесь використовувати Todoist для командних проєктів, проблеми з’являються швидко. Немає діаграм Ганта. Немає вбудованого відстеження часу. Обмежена видимість того, хто що робить. І модель ціноутворення для команд швидко накопичує витрати.
Цей гід охоплює 10 перевірених альтернатив на 2026 рік, від повнофункціональних інструментів управління проєктами на кшталт Worksection до спеціалізованих додатків як Things. Ми розберемо реальні ціни (не маркетингову риторику), чесні обмеження (у кожного інструменту вони є) та кому реально підходить кожен варіант.
Поглянемо детальніше.
Чому користувачі шукають альтернативи Todoist?
Todoist не поганий — він просто створений для конкретного випадку використання. Якщо це не ваш випадок, ви зіштовхнетеся зі складнощами.
- Todoist = інструмент для особистого використання (не для команд)
Todoist з самого початку орієнтований на особисту продуктивність. Технічно можна ділитися проєктами з колегами, але це виглядає як «доповнення». Немає планування ресурсів, балансування навантаження, централізованої командної панелі. Якщо ви керуєте понад 5 людьми на кількох проєктах, Todoist стає вузьким місцем, а не рішенням.
- Обмежена візуалізація
Ви отримуєте лише списки. І все.
Немає канбан-дошок (якщо не робити їх вручну через мітки — незручно). Немає діаграм Ганта для залежностей. Немає перегляду таймлайну, щоб бачити хід проєкту.
Для команд, які мислять візуально — особливо дизайн-агенцій, розробників, маркетингових команд — Todoist схожий на роботу в темряві.
- Модель ціноутворення не масштабується
Бізнес-план для команд коштує $8/користувач/місяць при щорічній оплаті. Для команди з 10 людей — це $80/місяць, і навіть за ці гроші ви не отримуєте облік часу чи діаграми Ганта.
У порівнянні. наприклад, з Worksection: $3 – 5/користувач/місяць з більшою кількістю командних функцій. Зробіть підрахунок.
- Відсутність обліку часу
Todoist не відстежує час. Взагалі.
Можна інтегруватися з Toggl або Clockify, але тепер ви керуєте двома інструментами замість одного. І витрати на інтеграції зростають — Toggl Track Premium коштує приблизно $18 за користувача на місяць при річній оплаті або $20 при щомісячній оплаті. Для агентств, що рахують години, це неприпустимо.
- Слабкі функції управління проєктами
Todoist добре працює з завданнями. З проєктами — не дуже.
Не можна встановити залежності між завданнями. Немає аналізу критичного шляху. Немає розподілу ресурсів. Немає контролю бюджету.
Якщо ваші «проєкти» — це складні ініціативи з багатьма компонентами, Todoist залишає вас координувати все вручну у таблицях.
- Відсутність вбудованої комунікації
Коментарі є, але заховані під завданнями. Немає централізованого командного чату, немає надійних @згадувань, немає версій файлів.
Вам все одно доведеться користуватися Slack або електронною поштою — що зводить нанівець сенс PM-інструменту.
- Складна структура для великих проєктів
Ієрархія Todoist: Проєкти → Секції → Завдання → Підзавдання. Максимум два рівні.
Спробуйте керувати 6‑місячним запуском продукту з 12 робочими потоками і 200+ завданнями. Структура ламається. Ви втрачаєте контекст. Все знову перетворюється на плоский список.
Висновок: Todoist чудовий для особистого GTD (Getting Things Done). Але як тільки потрібна координація команди, візуальне управління проєктами або облік часу — з’являються обмеження. Тут на допомогу приходять альтернативи.
Критерії вибору альтернативи Todoist у 2026
Не всі «альтернативи Todoist» реально вирішують проблеми Todoist. Деякі — просто інші смаки тих самих обмежень.
Що насправді важливо при оцінці варіантів:
Функції командної роботиЧи можуть кілька людей працювати над проєктами без перешкод?
Шукайте:
- Розподіл ролей (адмін, учасник, доступ клієнта)
- Оновлення в реальному часі (зміни синхронізуються миттєво)
- Журнал активності (хто що зробив і коли)
- @згадування, що справді надсилають повідомлення
- Доступ для клієнтів (якщо працюєте з зовнішніми партнерами)
Якщо інструмент створений для одного користувача, а функції командної роботи «прикручено» пізніше — це червоний прапорець.
Візуальне управління проєктамиСписки підходять для покупок. Проєкти потребують структури.
Обов’язково у 2026 році:
- Канбан-дошки (візуальні етапи роботи)
- Діаграми Ганта (хронологія з залежностями)
- Перегляд календаря (терміни у контексті)
- Перегляд навантаження (хто перевантажений, хто вільний)
Якщо бачите роботу тільки як списки, ви працюєте «в сліпу».
Прозорість ціноутворенняСлідкуйте за хитрощами:
- Ціна за користувача або фіксована ставка
- Приховані витрати (автоматизація, обсяг сховища, API)
- Річне блокування (можна платити щомісяця?)
- Функції, заблоковані для Enterprise
Наприклад, у Monday.com базовий тариф виглядає недорогим ($12 за користувача на місяць при річній оплаті), але для доступу до автоматизацій, розширених інтеграцій, сховища та вбудованого обліку часу потрібно перейти на вищі тарифні рівні. Раптом ви платите до ~$16 – 19 за користувача/місяць.
Інтеграція обліку часуВ ідеалі: вбудований облік часу (Worksection, Clockify, Harvest).
Прийнятно: нативна інтеграція з інструментами часу (ClickUp ↔ Toggl).
Неприпустимо: відсутність обліку часу і API для інтеграцій.
Якщо ви виставляєте рахунки клієнтам погодинно або відстежуєте внутрішню продуктивність команди, це обов’язково.
Налаштування без складностіДеякі інструменти (ClickUp) мають всі функції світу, але онбординг складний.
Оптимум: налаштовувані робочі процеси без надскладного конфігурування:
- Користувацькі поля (пріоритет, статус, клієнт, бюджет)
- Налаштовувані робочі процеси (дизайн → перевірка → затвердження)
- Шаблони для повторного використання
Якщо потрібно 3 дні налаштовувати, перш ніж команда почне працювати, це проблема.
Масштабованість (від особистого до команди та департаменту)Сьогодні ви команда з 3 осіб. А наступного року?
Хороші альтернативи масштабуються:
- Початковий план для маленьких команд (5−10 осіб)
- План зростання без обов’язкової оплати Enterprise
- Доступ до функцій без штучного обмеження малих команд
Уникайте інструментів, що зривають стрибок від $50/місяць до $500/місяць без проміжного варіанту.
Екосистема інтеграційВаш PM-інструмент не островок.
Перевірте інтеграції:
- Пошта (Gmail, Outlook)
- Календар (Google Calendar, Outlook)
- Сховище (Google Drive, Dropbox)
- Комунікація (Slack, Telegram)
- Бухгалтерія (QuickBooks, Xero — якщо виставляєте рахунки)
- Нативні інтеграції > Zapier-підходи > відсутність інтеграцій.
Крива навчання та онбордингЯк швидко команда почне користуватися інструментом?
Червоні прапорці:- Потрібно 40-хвилинне відео для розуміння основ
- Команда потребує «тренінгів» для простих робочих процесів
- Інтерфейс настільки захаращений, що не знайти ключові функції
Зелені прапорці:- Інтуїтивний з першого дня
- Онбординг менше 30 хвилин
- Підтримка локальною мовою
Порада: тестуйте безкоштовний період на усій команді, а не лише на собі. Тест одного користувача пропускає 80% реальних проблем.
Найкращі альтернативи Todoist у 2025 році
Worksection — найкраще для командної роботи
Worksection — українська SaaS-платформа, яка допомагає командам тримати проєкти під контролем з 2008 року.
Чому краще за Todoist для команд: Worksection створений для співпраці, а не як додаток до персонального таск-менеджера.
Ключові відмінності:
- Діаграми Ганта включені (Todoist цього не має)
- Вбудований облік часу (Todoist потребує сторонніх інтеграцій)
- Командна панель з видимістю навантаження (Todoist не має командного огляду)
- Доступ для клієнтів (Todoist має незграбне спільне використання)
- Підтримка української мови (важливо для українських команд)
- Зберігання файлів до 500 ГБ у преміумі (Todoist ледве підтримує вкладення)
Основні функції:
- Візуальне управління проєктами: діаграми Ганта, Канбан, перегляд списків
- Облік часу: таймери на завданнях старт/стоп
- Бюджети: встановлення бюджетів проєктів, відстеження витрат проти плану
- Звіти: звіти по часу, виконаних завданнях, продуктивності команди
- Комунікація: коментарі, згадки, спільне використання файлів в одному місці
- Гнучкі доступи для клієнтів та підрядників
Плюси:
- Все в одному (немає потреби в окремому обліку часу)
- Масштабується від невеликої команди до 50+ людей
- Український інтерфейс та підтримка (важливо для адаптації команди)
- Діаграми Ганта + Канбан + перегляд списків
- Прозора ціна
Мінуси:
- Інтерфейс виглядає утилітарним, не такий стильний як Todoist
- Мобільний додаток хороший, але не видатний
- Менше відомості за межами України
Висновок: якщо ви українська команда, яка виросла з обмежень Todoist і потребує справжнього управління проєктами без великих витрат, Worksection — очевидний вибір. Оцінка: 9⁄10.
ClickUp — для досвідчених користувачів
ClickUp має всі можливі функції. діаграми Ганта, канбан, календар, таймлайн, навантаження, таблиця, карта, ментальна карта, дошка для ідей — так, усе це.
Однак через надлишок функцій інтерфейс виглядає перевантаженим, а налаштування займає дні.
Ключові функції:
- 15+ типів переглядів (можливо більше до моменту читання цього тексту)
- Вбудований облік часу з детальними звітами
- Автоматизації (дії на основі правил)
- Користувацькі поля для всього
- Документи та вікі інтегровані
- Відстеження цілей та OKR
Плюси:
- Надзвичайно багатофункціональний
- Потужні автоматизації
- Активна розробка (постійно з’являються нові функції)
- API для кастомних інтеграцій
Мінуси:
- Крута крива навчання (плануйте 1 – 2 тижні на адаптацію команди)
- Інтерфейс перевантажений
- Проблеми з продуктивністю на великих робочих просторах (1000+ завдань)
- Ціна зростає при необхідності розширених функцій
ClickUp — протилежність простоти Todoist. Якщо Todoist здається надто базовим, ClickUp може здатися надто складним. Існує «золота середина», але потрібне терпіння. Оцінка: 8.5÷10 — потужний, але не для всіх.
Asana — корпоративне управління проєктами
Asana — це Todoist з доданими серйозними командними функціями, оптимізованими для компаній з понад 100 співробітниками.
Ключові функції:
- Таймлайн (залежності у стилі діаграми Ганта)
- Балансування навантаження (хто перевантажений)
- Портфелі (управління декількома проектами разом)
- Вирівнювання цілей та OKR
- Розширений пошук та звітність
- Інтеграції з 200+ інструментами
Плюси:
- Полірований, професійний інтерфейс
- Сильні корпоративні функції (SSO, адмін-контролі)
- Відмінні мобільні додатки
- Хороший баланс потужності та зручності
Мінуси:
- Дорого для невеликих команд: $10,99/користувач на тарифі Premium.
- Ключові функції доступні лише на тарифі Business: $24,99/користувач.
- Облік часу потребує інтеграцій (Harvest, Everhour)
- Надмірно для команд <10 осіб
Порівняно з Todoist: Asana — це більший, дорожчий «сестринський» продукт Todoist. Якщо Todoist — велосипед, Asana — SUV: добре якщо потрібен простір, зайве якщо ні. Оцінка: 8.0÷10 — відмінно для середніх і великих команд, дорого для маленьких.
Microsoft To Do — для особистої організації
Ця безкоштовна альтернатива інтегрована з Microsoft 365, зручно для тих, хто вже в екосистемі Microsoft.
Ключові функції:
- Завдання зі списками та підзадачами
- Інтеграція з Outlook та Teams
- Повторювані завдання та нагадування
- Пріоритети та категорії
- Можливість ділитися списками
Плюси:
- Безкоштовно для всіх користувачів Microsoft 365
- Синхронізація між пристроями та Outlook
- Простий інтерфейс
Мінуси:
- Дуже базовий для командної роботи
- Преміум-функції доступні через підписку Microsoft 365
- Немає діаграм Ганта або тайм-трекінгу
- Менше гнучкості для масштабних проєктів
Оцінка: 6⁄10 — ідеально для особистого використання або малих команд.
Trello — візуальна канбан-дошка
Trello залишається культовою канбан-дошкою для візуального управління завданнями.
Ключові функції:
- Дошки, колонки, картки
- Мітки, чеклісти, дедлайни
- Інтеграції з сотнями додатків через Power-Ups
- Автоматизації Butler
Плюси:
- Легко навчити нових користувачів
- Візуально зручно відстежувати статус
- Безкоштовний тариф достатній для невеликих команд
Мінуси:
- Не підходить для масштабного управління проектами
- Багато ключових функцій заблоковано на Premium
- Облік часу через сторонні інтеграції
Notion — гнучка організація
Notion — це все в одному: документи, бази даних, завдання, таблиці, wiki та канбан-дошки.
Ключові функції:
- Створення баз даних для завдань та проектів
- Канбан, таблиці, календар, списки
- Вбудовані документи та wiki
- Інтеграції з іншими сервісами через Zapier
- Команди, що цінують гнучкість та документацію
- Стартапи, що будують внутрішню базу знань
- Проекти з нетиповою структурою
Плюси:
- Висока гнучкість
- Все в одному (завдання + документи + база знань)
- Підходить для віддалених команд
Мінуси:
- Не такий структурований для класичного управління проєктами
- Облік часу обмежений через сторонні інтеграції
- Може стати хаотичним без дисципліни
Оцінка: 7.5÷10 — відмінно для стартапів та креативних команд.
Things — мінімалістичний менеджер завдань (macOS/iOS)
Things — це чистий дизайн, інтуїтивне управління особистими завданнями для користувачів Mac та iPhone.
Ключові функції:
- Списки завдань та підзадач
- Проєкти та зони відповідальності
- Планування на день, календар та нагадування
- Простий drag-and-drop
Плюси:
- Красивий інтерфейс
- Проста організація завдань
- Одноразова оплата (Mac 49,99$, iPhone/iPad 9,99$)
Мінуси:
- Не для командної роботи
- Немає інтеграцій з Windows або Android
- Обмежена функціональність для складних проектів
Оцінка: 6.5÷10 — чудово для особистих завдань, не для команд.
TickTick — поєднання списку завдань і таймера
TickTick має простий інтерфейс, вбудований Pomodoro, календар та списки. Тариф Free пропонує базові функції, до 99 завдань на список. Тариф Premium коштуватиме $3/місяць або $27/рік.
Ключові функції:
- Списки завдань, підзадачі, нагадування
- Календар та перегляд у вигляді таймлайну
- Pomodoro таймер та статистика продуктивності
- Мітки та пріоритети
Для кого підходить:
- Індивідуальні користувачі та маленькі команди
- Тим, хто хоче просту інтеграцію завдань і таймера
Плюси:
- Простий і швидкий старт
- Pomodoro вбудований
- Мультіплатформовий
Мінуси:
- Не для великих команд
- Облік часу обмежений
- Обмежені функції для масштабних проектів
Оцінка: 7⁄10 — добре для особистого планування та маленьких команд.
Any.do — простота та календар
Any.do поєднує список завдань з календарем. Базові функції безкоштовні, Premium коштує $5/місяць або $36/рік.
Ключові функції:
- Завдання та підзадачі
- Календар з drag-and-drop
- Нагадування та повторювані завдання
- Синхронізація між пристроями
Для кого підходить:
- Індивідуальні користувачі та сімейні списки завдань
- Просте планування та щоденні справи
Плюси:
- Зручний інтерфейс
- Інтеграція з календарями
- Кросплатформовий
Мінуси:
- Не підходить для управління командними проектами
- Обмежена аналітика та звіти
Оцінка: 6.5÷10 — добре для особистого використання.
Quire — для команд та стартапів
Quire — легкий, сучасний інструмент, який підходить для маленьких команд та стартапів. Безкоштовний до 80 проектів, 30 співробітників; тариф Business з необмеженими проєктами і користувачами — $8/користувач/місяць. Підійде для швидкого старту, для невеликих команд і стартапів.
Ключові функції:
- Завдання, підзадачі, дерево проєктів
- Канбан-дошки та списки
- Календар та дедлайни
- Спільна робота в реальному часі
Плюси:
- Простий старт
- Чистий сучасний інтерфейс
- Легко масштабувати
Мінуси:
- Не так багато інтеграцій
- Облік часу обмежений
Оцінка: 7⁄10 — добре для швидкого старту та невеликих команд.
Порівняльна таблиця найкращих альтернатив Todoist у 2026 році
| Інструмент | Ключові функції | Вбудований трекер часу | Модель доступу | Стартова ціна (2026) | Найкраще підходить для |
|---|---|---|---|---|---|
| Worksection | Канбан, діаграма Ганта, календар, звіти, API | Так | Гранульований | $3 – 5/користувач/місяць | МСП, агентства |
| ClickUp | Документи, цілі, автоматизації, майндмепи | Так | Розширений | $7 – 12/користувач/місяць | Гібридні команди, продуктові IT-компанії |
| Asana | Проєкти, портфелі, автоматизація, звітність | Ні | Розширений | $10.99 – 24.99/користувач/місяць | Маркетинг, розробка |
| Microsoft To Do | Списки, нагадування, інтеграція з Outlook | Ні | Базовий | Безкоштовно | Особисті завдання, мікрокоманди |
| Trello | Канбан, автоматизація, Power-Ups | Через плагіни | Базовий | $6 – 12.50/користувач/місяць | Візуальне планування |
| Notion | Бази даних, сторінки, канбан, wiki | Ні | Розширений | $8/користувач/місяць | Стартапи, віддалені команди |
| Things | GTD, календар, інтеграція Siri | Ні | Персональний | $49.99 одноразово | Користувачі Apple |
| TickTick | Pomodoro, звички, календар | Так | Персональний | $3.99/користувач/місяць або $27/рік | Фрілансери, студенти |
| Any.do | Голосові завдання, календар, нагадування | Ні | Персональний | $5/користувач/місяць або $36/рік | Щоденні завдання |
| Quire | Дерево завдань, канбан, звіти | Через доповнення | Розширений | $8/користувач/місяць | Проєктні команди, креативні агенції |
Todoist vs Альтернативи: Порівняльний Аналіз 2026
Будьмо чесними щодо Todoist. Він виконує деякі речі чудово.
Що Todoist робить добре:- Простота — найчистіший інтерфейс у категорії. Жодного захаращення.
- Введення природною мовою — наприклад, “Tomorrow 3pm buy milk #personal” працює без проблем.
- Мобільні додатки — швидкі, продумані, надійна синхронізація офлайн.
- Клавіатурні шорткати — досвідчені користувачі швидко працюють із завданнями.
- Гейміфікація Karma — смішно, але мотивує (щоденні серії, оцінка продуктивності).
- Якщо ви керуєте лише особистими завданнями і не потребуєте колаборації, Todoist справді складно перевершити.
Де Todoist програє альтернативам:- Командна робота — спільне використання проєктів виглядає як додатковий елемент. Немає командної панелі, перегляду навантаження, ролей або дозволів.
- Візуальне управління проєктами — лише списки. Немає Kanban, Gantt. Якщо не бачите часової лінії проєкту, доводиться вгадувати дедлайни.
- Відстеження часу — відсутнє. Потрібно інтегрувати Toggl Track Premium ($18/користувач/міс) або Clockify (безкоштовно, але незручно). Альтернативи, як Worksection, ClickUp, TickTick, мають вбудоване відстеження.
- Ціни для команд — $8/користувач/місяць бізнес-план швидко росте. Для 10 осіб — $80 – 85/місяць. Worksection коштує $30 – 50/місяць для тієї ж команди і дає більше функцій.
- Залежності завдань — неможливо сказати «Завдання B не може початися, поки Завдання A не завершено». Для складних проєктів це критично.
- Звіти — що ми виконали цього місяця? Скільки годин витратили? Todoist цього не показує. Доведеться експортувати в Excel.
- Управління файлами — базове прикріплення, немає версійності, немає централізованої бібліотеки. Альтернативи, як Notion або Worksection, справляються набагато краще.
- Чесно кажучи, Todoist — це таск-менеджер, а не проєктний менеджер. Якщо ваші «проєкти» — це просто групи завдань, Todoist працює. Якщо ж проєкти мають часові лінії, залежності, бюджети та команди — потрібен інший інструмент.
Часті запитання (FAQ)
Яка найкраща альтернатива Todoist для команд у 2026?
Worksection — беззаперечно. Ось чому:
Todoist коштує $8 за користувача на місяць Business ($80 на місяць для 10 людей) і дає спільні проєкти, мітки та коментарі. І все. Worksection коштує $3 – 5 за користувача на місяць ($30 – 50 для 10 людей) і включає:
- Візуалізація. Worksection має канбан, діаграму Ганта та календар; Todoist — лише списки.
- Трекінг часу. У Worksection є вбудований трекер та фінансові звіти.
- Права доступу. Worksection дозволяє приховувати внутрішні коментарі та бюджети від клієнтів, гнучкість якої немає у Todoist.
Todoist — відмінний менеджер завдань. Але якщо ви керуєте проєктами з командами, термінами, бюджетами та залежностями — ви його переросли. Альтернативи вище дають справжнє управління проєк