Il mercato degli strumenti di pianificazione digitale sta evolvendo a una velocità vertiginosa, guidato dal lavoro ibrido, dai team distribuiti e dalle crescenti aspettative degli utenti. Alcuni cercano un sistema potente per sostituire una scheda Trello sovraffollata, mentre altri hanno bisogno di un’app minimalista che mantenga la semplicità di Todoist ma aggiunga automazione. Che tu gestisca faccende personali o dozzine di progetti clienti, il giusto gestore di attività risparmia tempo, rimuove il caos e libera il tuo team per concentrarsi sui risultati. Qui di seguito, esaminiamo perché anche gli utenti soddisfatti di Todoist iniziano a esplorare alternative, quali criteri contano di più e — cosa cruciale — confrontiamo dieci soluzioni di punta per il 2025, evidenziando perché Worksection si distingue dalla massa.
Perché gli utenti cercano alternative a Todoist?
Todoist rimane uno dei pianificatori più popolari al mondo, eppure entro il 2025 mostra diversi punti deboli che team e specialisti singoli menzionano sempre di più.
- Crescita del progetto. Quando hai bisogno di più di un semplice elenco — gestione completa del progetto con ruoli, dipendenze e ore fatturabili — Todoist raggiunge rapidamente il suo limite.
- Diritti di accesso limitati. Gli scenari aziendali richiedono un controllo dettagliato su chi vede budget e discussioni interne. Todoist offre solo livelli di privacy di base.
- Costi di integrazione. Espandere le funzionalità attraverso servizi di terze parti (grafici di Gantt, schede Kanban, tracciamento del tempo) costa spesso più del costo dell’abbonamento a Todoist e complica il panorama IT.
- Automazione e reportistica. Gli utenti lamentano relazione modeste incorporate, mancanza di tracciamento del tempo e necessità di pagare per bot esterni per creare semplici regole.
- Limiti di team. Il piano gratuito limita il numero di progetti, e i piani a pagamento restringono i partecipanti allo spazio di lavoro, rendendo costosa la scalabilità.
Criteri per scegliere un sistema di gestione progetti e team
Prima di migrare a una nuova piattaforma, valuta quanto bene copre le tue esigenze nel mondo reale.
- Scalabilità. Può il servizio gestire sia attività personali che progetti di grandi team in modo tale da non dover cambiare di nuovo l’anno prossimo?
- Opzioni di visualizzazione. Elenchi, schede Kanban, grafici di Gantt, calendari: ognuno aiuta gli utenti con stili di pianificazione distinti a lavorare comodamente.
- Tracciatore di tempo e report. Il tracciamento del tempo incorporato e i dashboard configurabili fanno risparmiare denaro su componenti aggiuntivi e strumenti finanziari.
- Sicurezza e diritti. Modelli di accesso dettagliati, autenticazione a due fattori, centri dati affidabili e conformità al GDPR sono vitali per qualsiasi settore.
- Costo totale di proprietà. Meno “estensioni” a pagamento, più chiaro il budget. Idealmente, le funzioni chiave sono disponibili in ogni piano.
- Facilità di adozione. Interfaccia in inglese nativa, navigazione intuitiva, materiali didattici e supporto rapido accelerano l’inserimento.
- Integrazioni. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, webhook o bot interni riducono il attrito tra i reparti.
Le migliori alternative a Todoist nel 2025
Worksection
Worksection è una piattaforma SaaS ucraina che ha aiutato i team a tenere sotto controllo i progetti dal 2008. Gli sviluppatori hanno preservato la semplicità di Todoist espandendo il set di funzionalità a livello completo di sistema di gestione progetti:- Visioni universali. Ogni attività vive contemporaneamente in un elenco, su una scheda Kanban, nel calendario e su un grafico di Gantt. Passa con un clic senza perdere dati.
- Tracciatore di tempo incorporato. I membri del team registrano le ore direttamente nell’attività, e i report vengono generati automaticamente — ideale per agenzie, outsourcing IT e studi legali.
- Accesso granulare. Decidi esattamente cosa vedranno clienti e appaltatori: progetti specifici, commenti nascosti o linee di budget.
- Nessun upsell nascosto. Ogni funzione — da checklist a API — è disponibile in tutti i piani. Paghi solo per gli utenti attivi, scalando senza dolore.
- Avvio veloce. L’importazione da Trello, Todoist e Asana richiede minuti. Le app mobili per iOS e Android supportano la modalità offline.
- Supporto. Un team cordiale risponde alle domande in chat dal vivo in circa sette minuti — raro anche tra i leader globali.
ClickUp
ClickUp è famoso per la sua modularità: attivi e disattivi funzionalità, trasformando il servizio da una semplice lista di attività a una potente soluzione di livello ERP. Include documenti, mappe mentali, OKR e automazioni, tuttavia la curva di apprendimento e l’interfaccia affollata spesso spaventano gli utenti abituati al minimalismo di Todoist.
Asana
Asana si concentra su gestire i flussi di lavoro. La sezione “Obiettivi” collega le attività ai risultati chiave, e le regole di automazione riducono i passaggi manuali. Tuttavia, le funzionalità avanzate richiedono un piano Business, e manca ancora un tracciatore di tempo nativo.
Microsoft To Do
Questa alternativa gratuita si integra perfettamente negli ecosistemi di Windows 11 e Outlook. Le liste si sincronizzano tramite Microsoft 365, i promemoria appaiono nel calendario e l’interfaccia pulita ricorda la classica Wunderlist. Pecche: Kanban, Gantt e report di team.
Trello
Trello rimane l’iconica scheda Kanban per la pianificazione visiva. Con Automazione (ex Butler), la scheda è diventata più intelligente: puoi assegnare automaticamente membri e scadenze. Tuttavia, report robusti, tracciamento del tempo e diritti di accesso sono assenti a meno che tu non paghi per componenti aggiuntivi — i veri punti dolenti che le persone citano in Todoist.
Notion
Notion unisce compiti, documentazione e database: tabelle, wiki e schede Kanban coesistono in un unico spazio di lavoro. Gli utenti esperti amano la flessibilità, ma i neofiti necessitano di tempo per creare un gestore di attività completo.
Things (macOS/iOS)
Things è l’epitome dell’eleganza nel mondo GTD. La calda palette di colori, “Oggi”, “Piano” e attività ricorrenti creano un’esperienza rilassante su Mac e iPhone. Ovvia controindicazione: nessuna versione per Windows o Android, e la collaborazione è limitata all’uso familiare.
TickTick
TickTick è spesso chiamato “Todoist potenziato.” Ha ereditato il modulo di creazione rapida delle attività ma ha aggiunto un timer Pomodoro, calendario, tracker di abitudini e un sistema di priorità sfumato. C’è anche un widget calendario incorporabile per Chrome e Edge. Tuttavia, per i team, ruoli e permessi dettagliati rimangono scarsi.
Any.do
Any.do punta su minimalismo e mobilità. Compiti vocali tramite Siri e Google Assistant, la vera “Pianificazione della Domenica” e l’integrazione calendario senza soluzione di continuità lo rendono un ottimo aiuto quotidiano. Tuttavia, per progetti seri, manca Kanban, analisi e un’API.
Quire
Quire combina un schema ad albero con schede Kanban: grandi progetti si scompongono in livelli, poi si muovono attraverso colonne. Il servizio è gratuito fino a dieci persone, ma il tracciamento del tempo e rapporti avanzati costano extra, quindi le aziende spesso trovano una soluzione come Worksection più economica a lungo termine.
Tabella comparativa delle migliori alternative a Todoist
| Strumento | Funzionalità chiave | Tracciatore di tempo incorporato | Modello di accesso | Prezzo d’inizio (2025) | Ottimale per |
| Worksection | Kanban, Gantt, calendario, report, API | Sì | Granitari | a partire da $49 per team | PMI, agenzie |
| ClickUp | Documenti, obiettivi, automazioni, mappe mentali | Sì | Avanzato | a partire da $7 per utente | Team ibridi, prodotto IT |
| Asana | Progetti, portafogli, automazione, reportistica | No | Avanzato | a partire da $10,99 per utente | Marketing, sviluppo |
| Microsoft To Do | Liste, promemoria, integrazione Outlook | No | Base | Gratuito | Attività personali, micro-team |
| Trello | Kanban, automazione, Power-Ups | Via plug-in | Base | $6 per utente | Pianificazione visiva |
| Notion | Database, pagine, Kanban, wiki | No | Avanzato | $8 per utente | Start-up, team remoti |
| Things | GTD, calendario, integrazione Siri | No | Personale | $49,99 una tantum | Utenti Apple |
| TickTick | Pomodoro, abitudini, calendario | Sì | Personale | $3,99 per utente | Freelancer, studenti |
| Any.do | Compiti vocali, calendario, promemoria | No | Personale | $2,99 per utente | Faccende quotidiane |
| Quire | Albero di attività, Kanban, report | Via add-on | Avanzato | $8,50 per utente | Team di progetto, creativi |
Quale piattaforma dovresti scegliere nel 2025?
Se desideri una semplice sostituzione che mantenga il tocco leggero di Todoist, inizia con TickTick o Microsoft To Do. Entrambi si avviano in pochi minuti e l’importazione delle attività è pressoché indolore. Le squadre che si affidano a Kanban in stile Trello ma necessitano di un monitoraggio del tempo e diritti più robusti dovrebbero considerare Worksection o ClickUp. La differenza: Worksection ti offre tutte le funzionalità essenziali in qualsiasi piano, mentre ClickUp addebita per ogni “potenziamento” aggiuntivo.
Asana e Notion superano Todoist quando un’azienda deve unire attività con flussi di lavoro e basi di conoscenza ampie. Aspettati, tuttavia, di dedicare da una settimana a un mese per formazione, migrazione e configurazione. Things, Any.do e Microsoft To Do fanno eccellenti pianificatori personali, ma la gestione complessa dei progetti richiederà strumenti extra.
In breve, la scelta dipende dalla scala:
- Produttività personale — Microsoft To Do, Things o Any.do.
- Team cross-funzionali fino a 100 persone — Worksection, senza acquisti di plug-in e report incorporati.
- Aziende orientate al prodotto con un dipartimento di automazione — ClickUp o Notion, a condizione che tu possa investire in scripting e manutenzione.
Domande frequenti (FAQ)
Quale alternativa a Todoist è migliore per l’uso aziendale?
Per le piccole e medie imprese, Worksection è la scelta ottimale nel 2025. Il servizio unisce schede Kanban, grafici di Gantt, un tracciatore di tempo integrato e ruoli granulati. Poiché ogni funzionalità è disponibile dal piano di ingresso, le aziende evitano di pagare per la serie di integrazioni e moduli spesso richiesti in Asana o Trello.
Ci sono alternative gratuite a Todoist che supportano la collaborazione del team?
Sì. Il livello gratuito di Microsoft To Do e Trello consente entrambi la collaborazione senza costi. Tuttavia, affronterai limitazioni: niente report, tracciamento del tempo o automazione avanzata. Se hai bisogno di un set di funzionalità più ampio mantenendo bassi i costi, prova la prova gratuita di due settimane di Worksection: tempo sufficiente per importare progetti, testare report e invitare clienti.
In cosa Worksection è diverso da Todoist?
Todoist si concentra su elenchi di attività individuali e collaborazione leggera, mentre Worksection è stata progettata per team di progetto fin dall’inizio. La distinzione si suddivide in tre aree:
- Visualizzazione. Worksection offre Kanban, Gantt e calendario; Todoist ha solo elenchi.
- Tracciamento del tempo. Worksection include un tracciatore nativo e report finanziari, risolvendo le esigenze di fatturazione.
- Diritti di accesso. Worksection ti consente di nascondere commenti e budget interni dai clienti, flessibilità che Todoist non ha.
Conclusione
La tua scelta di piattaforma dipende sempre da cosa devi realizzare oggi e dove intendi arrivare domani. Se desideri un pianificatore personale leggero, Things o Microsoft To Do andranno bene; se hai bisogno di un costruttore di basi di conoscenza flessibile, guarda a Notion; e per una automazione avanzata dei processi, molti team si inclinano verso ClickUp o Asana. Tuttavia, quando si tratta di un pieno tracciamento del tempo del team, gestione dettagliata dei progetti e reportistica trasparente senza costi nascosti, Worksection rimane l’alternativa più bilanciata e conveniente a Todoist — portando ogni strumento critico sotto un unico tetto, semplificando la collaborazione con i clienti e aiutando team di qualsiasi dimensione a lavorare in modo fluido e prevedibile.