Der Markt für digitale Planungstools entwickelt sich mit atemberaubender Geschwindigkeit, getrieben von hybridem Arbeiten, verteilten Teams und steigenden Benutzererwartungen. Einige suchen nach einem leistungsstarken System, um ein überfülltes Trello-Board zu ersetzen, während andere eine minimalistische App benötigen, die die Einfachheit von Todoist bewahrt, aber Automatisierung hinzufügt. Egal, ob Sie persönliche Erledigungen oder Dutzende von Kundenprojekten verwalten, der richtige Aufgabenmanager spart Zeit, beseitigt Chaos und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren. Im Folgenden betrachten wir, warum selbst zufriedene Todoist-Nutzer Alternativen erkunden, welche Kriterien am wichtigsten sind und — entscheidend — vergleichen wir zehn top Lösungen für 2025 und heben hervor, warum Worksection aus der Masse heraussticht.
Warum suchen Benutzer nach Alternativen zu Todoist?
Todoist bleibt einer der weltweit beliebtesten Planer, doch bis 2025 zeigt es mehrere Schwächen, die Teams und Einzelkämpfer zunehmend erwähnen.
- Projektwachstum. Wenn Sie mehr als nur eine einfache Liste benötigen — vollständiges Projektmanagement mit Rollen, Abhängigkeiten und abrechenbaren Stunden — stößt Todoist schnell an seine Grenzen.
- Eingeschränkte Zugriffsrechte. Unternehmensszenarien verlangen eine feingranulare Kontrolle darüber, wer Budgets und interne Diskussionen sehen kann. Todoist bietet nur grundlegende Datenschutzeinstellungen.
- Integrationskosten. Die Erweiterung von Funktionen durch Drittanbieter (Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeiterfassung) kostet oft mehr als das Todoist-Abonnement selbst und kompliziert die IT-Landschaft.
- Automatisierung und Berichterstattung. Benutzer beschweren sich über bescheidene integrierte Berichte, einen Mangel an Zeiterfassung und die Notwendigkeit, für externe Bots zu bezahlen, um einfache Regeln zu erstellen.
- Teamgrenzen. Der kostenlose Plan limitiert die Anzahl der Projekte, und kostenpflichtige Pläne beschränken die Teilnehmer in Arbeitsbereichen, was die Skalierung teuer macht.
Kriterien für die Auswahl eines Projekt- und Teammanagementsystems
Bevor Sie zu einer neuen Plattform migrieren, bewerten Sie, wie gut sie Ihre realen Bedürfnisse abdeckt.
- Skalierbarkeit. Kann der Dienst sowohl persönliche To-dos als auch große Teamprojekte verwalten, sodass Sie nächstes Jahr nicht wieder wechseln müssen?
- Ansichtsoptionen. Listen, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender — jeder hilft Benutzern mit unterschiedlichen Planungsstilen, komfortabel zu arbeiten.
- Zeiterfassung und Berichte. Integrierte Zeiterfassung und konfigurierbare Dashboards sparen Geld für Add-ons und Finanztools.
- Sicherheit und Rechte. Feingranulare Zugangsmodelle, Zwei-Faktor-Authentifizierung, zuverlässige Rechenzentren und DSGVO-Konformität sind für jede Branche von entscheidender Bedeutung.
- Gesamtkosten der Nutzung. Je weniger kostenpflichtige „Erweiterungen“, desto klarer das Budget. Idealerweise sind die wichtigsten Funktionen in jedem Plan enthalten.
- Einfachheit der Einführung. Native englische Schnittstelle, intuitive Navigation, Lernmaterialien und schneller Support beschleunigen die Einarbeitung.
- Integrationen. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, Webhooks oder hauseigene Bots reduzieren die Reibung zwischen Abteilungen.
Die besten Todoist-Alternativen im Jahr 2025
Worksection
Worksection ist eine ukrainische SaaS-Plattform, die Teams seit 2008 dabei unterstützt, Projekte unter Kontrolle zu halten. Die Entwickler haben die Einfachheit von Todoist bewahrt und das Funktionenset auf vollständige Projektmanagementsystem-Ebene erweitert:- Universelle Ansichten. Jede Aufgabe existiert gleichzeitig in einer Liste, auf einem Kanban-Board, im Kalender und in einem Gantt-Diagramm. Wechseln Sie mit einem Klick, ohne Daten zu verlieren.
- Integrierte Zeiterfassung. Teammitglieder erfassen Stunden direkt in der Aufgabe, und Berichte werden automatisch erstellt — ideal für Agenturen, IT-Outsourcing und Rechtsanwaltskanzleien.
- Granulare Zugriffe. Bestimmen Sie genau, was Kunden und Auftragnehmer sehen: spezifische Projekte, versteckte Kommentare oder Budgetposten.
- Keine versteckten Upsells. Jede Funktion — von Checklisten bis API — ist in allen Plänen verfügbar. Sie zahlen nur für aktive Benutzer, skalieren ohne Schmerzen.
- Schneller Start. Der Import von Trello, Todoist und Asana dauert Minuten. Mobile Apps für iOS und Android unterstützen den Offline-Modus.
- Support. Ein freundliches Team beantwortet Fragen im Live-Chat in etwa sieben Minuten — sogar unter globalen Anbietern selten.
ClickUp
ClickUp ist berühmt für seine Modularität: Sie schalten Funktionen ein oder aus und verwandeln den Dienst von einer einfachen To-Do-Liste in eine ERP-Level-Bestie. Es umfasst Dokumente, Mindmaps, OKRs und Automatisierungen, doch der Lernaufwand und die überladene Schnittstelle schrecken oft Benutzer ab, die an die Minimalismus von Todoist gewöhnt sind.
Asana
Asana konzentriert sich auf Workflow-Management. Der Bereich „Ziele“ verbindet Aufgaben mit wichtigen Ergebnissen, und Automatisierungsregeln reduzieren manuelle Schritte. Fortgeschrittene Funktionen erfordern jedoch einen Business-Plan, und es fehlt immer noch eine native Zeiterfassung.
Microsoft To Do
Diese kostenlose Alternative fügt sich perfekt in das Windows 11 und Outlook-Ökosystem ein. Listen synchronisieren über Microsoft 365, Erinnerungen erscheinen im Kalender, und die saubere Benutzeroberfläche erinnert an die klassische Wunderlist. Fehlende Stücke: Kanban, Gantt und Teamberichterstattung.
Trello
Trello bleibt das ikonische Kanban-Board für visuelle Planung. Mit Automatisierung (früher Butler) wurde das Board intelligenter: Sie können Mitglieder und Fälligkeitsdaten automatisch zuweisen. Dennoch fehlen robuste Berichterstattung, Zeiterfassung und Zugriffsrechte, es sei denn, Sie bezahlen für Add-ons — die gleichen Schmerzpunkte, die in Todoist genannt werden.
Notion
Notion vereint Aufgaben, Dokumentation und Datenbanken: Tabellen, Wikis und Kanban-Boards existieren in einem einzigen Arbeitsbereich. Power-User lieben die Flexibilität, aber Neueinsteiger benötigen Zeit, um einen vollwertigen Aufgabenmanager zu gestalten.
Things (macOS/iOS)
Things ist der Inbegriff von Eleganz in der GTD-Welt. Die warme Farbpalette, „Heute“, „Planen“ und wiederkehrende Aufgaben schaffen ein entspanntes Erlebnis auf Mac und iPhone. Offensichtlicher Nachteil: keine Windows- oder Android-Version, und die Zusammenarbeit ist auf die Verwendung innerhalb der Familie beschränkt.
TickTick
TickTick wird oft als „Todoist auf Steroiden“ bezeichnet. Es hat das schnelle Erstellen von Aufgaben geerbt, aber einen Pomodoro-Timer, einen Kalender, einen Gewohnheitstracker und ein differenziertes Prioritätssystem hinzugefügt. Es gibt sogar ein einbettbares Kalender-Widget für Chrome und Edge. Für Teams bleiben jedoch Rollen und detaillierte Berechtigungen knapp.
Any.do
Any.do setzt auf Minimalismus und Mobilität. Sprachaufgaben über Siri und Google Assistant, die charakteristische „Sonntagsplanung“ und nahtlose Kalenderintegration machen es zu einem hervorragenden Helfer für den Alltag. Für ernsthafte Projekte fehlen jedoch Kanban, Analysen und eine API.
Quire
Quire kombiniert eine baumstrukturierte Gliederung mit Kanban-Boards: Große Projekte werden in Ebenen unterteilt und dann über Spalten verschoben. Der Dienst ist für bis zu zehn Personen kostenlos, aber die Zeiterfassung und erweiterten Berichte kosten extra, sodass Unternehmen oft eine Lösung wie Worksection auf lange Sicht wirtschaftlicher finden.
Vergleichstabelle der besten Todoist-Alternativen
| Tool | Wichtigste Funktionen | Integrierte Zeiterfassung | Zugangsmodell | Startpreis (2025) | Am besten geeignet für |
| Worksection | Kanban, Gantt, Kalender, Berichte, API | Ja | Granular | ab 49 $ pro Team | KMUs, Agenturen |
| ClickUp | Dokumente, Ziele, Automatisierungen, Mindmaps | Ja | Fortgeschritten | ab 7 $ pro Benutzer | Hybride Teams, Produkt-IT |
| Asana | Projekte, Portfolios, Automatisierung, Berichterstattung | Nein | Fortgeschritten | ab 10,99 $ pro Benutzer | Marketing, Entwicklung |
| Microsoft To Do | Listen, Erinnerungen, Outlook-Integration | Nein | Basis | Kostenlos | Persönliche Aufgaben, Micro-Teams |
| Trello | Kanban, Automatisierung, Power-Ups | Über Plug-ins | Basis | 6 $ pro Benutzer | Visuelle Planung |
| Notion | Datenbanken, Seiten, Kanban, Wiki | Nein | Fortgeschritten | 8 $ pro Benutzer | Start-ups, Remote-Teams |
| Things | GTD, Kalender, Siri-Integration | Nein | Persönlich | 49,99 $ einmalig | Apple-Nutzer |
| TickTick | Pomodoro, Gewohnheiten, Kalender | Ja | Persönlich | 3,99 $ pro Benutzer | Freelancer, Studenten |
| Any.do | Sprachaufgaben, Kalender, Erinnerungen | Nein | Persönlich | 2,99 $ pro Benutzer | Alltägliche Erledigungen |
| Quire | Aufgabenbaum, Kanban, Berichte | Über Add-on | Fortgeschritten | 8,50 $ pro Benutzer | Projektteams, Kreative |
Welches System sollten Sie 2025 wählen?
Wenn Sie einen einfachen Ersatz wünschen, der Todoists leichte Handhabung beibehält, beginnen Sie mit TickTick oder Microsoft To Do. Beide starten innerhalb von Minuten, und der Aufgabenimport ist nahezu schmerzfrei. Teams, die auf Trello-Stil-Kanban angewiesen sind, aber eine stärkere Zeiterfassung und Berechtigungen benötigen, sollten Worksection oder ClickUp in Betracht ziehen. Der Unterschied: Worksection bietet Ihnen alle wesentlichen Funktionen in jedem Plan, während ClickUp für jedes zusätzliche “Power-up” Gebühren erhebt.
Asana und Notion stechen Todoist aus, wenn ein Unternehmen Aufgaben mit umfangreichen Workflows und Wissensdatenbanken verbinden muss. Erwarten Sie jedoch, eine Woche bis einen Monat für Schulungen, Migration und Einrichtung zu investieren. Things, Any.do und Microsoft To Do sind ausgezeichnete persönliche Planer, aber das komplexe Projektmanagement erfordert zusätzliche Werkzeuge.
Kurz gesagt, die Wahl hängt von der Größe ab:
- Persönliche Produktivität — Microsoft To Do, Things oder Any.do.
- Querschnittsteams bis zu 100 Personen — Worksection, ohne Plug-in-Käufe und mit integrierten Berichten.
- Produktorientierte Unternehmen mit einer Automatisierungsabteilung — ClickUp oder Notion, vorausgesetzt, Sie können in Skripting und Wartung investieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Todoist-Alternative ist am besten für die Geschäftsnutzung geeignet?
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Worksection die optimale Wahl im Jahr 2025. Der Dienst vereint Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, eine integrierte Zeiterfassung und granulare Rollen. Da jede Funktion im Einstiegstarif verfügbar ist, vermeiden Unternehmen, für die Vielzahl von Integrationen und Modulen zu zahlen, die oft in Asana oder Trello erforderlich sind.
Gibt es kostenlose Todoist-Alternativen, die die Teamzusammenarbeit unterstützen?
Ja. Microsoft To Do und Trellos kostenlose Versionen ermöglichen beide die Zusammenarbeit ohne Kosten. Sie werden jedoch auf Einschränkungen stoßen: keine Berichte, Zeiterfassung oder erweiterte Automatisierung. Wenn Sie ein breiteres Funktionsspektrum bei gleichzeitiger Kostenkontrolle benötigen, probieren Sie Worksections kostenlose zweiwöchige Testversion — genug Zeit, um Projekte zu importieren, Berichte zu testen und Kunden einzuladen.
Wie unterscheidet sich Worksection von Todoist?
Todoist konzentriert sich auf individuelle Aufgabenlisten und leichte Zusammenarbeit, während Worksection von Anfang an für Projektteams entwickelt wurde. Der Unterschied lässt sich in drei Bereiche unterteilen:
- Visualisierung. Worksection bietet Kanban, Gantt und Kalender; Todoist hat nur Listen.
- Zeiterfassung. Worksection umfasst einen integrierten Tracker und Finanzberichte, die Abrechnungsbedürfnisse lösen.
- Zugriffsrechte. Worksection lässt Sie interne Kommentare und Budgets vor Kunden verbergen, eine Flexibilität, die Todoist fehlt.
Fazit
Ihre Wahl der Plattform hängt immer davon ab, was Sie heute erreichen möchten und wo Sie morgen hinwollen. Wenn Sie einen leichten persönlichen Planer möchten, sind Things oder Microsoft To Do geeignet; wenn Sie einen flexiblen Wissensdatenbank-Constructor benötigen, sollten Sie Notion in Betracht ziehen; und für fortgeschrittene Prozessautomatisierungen tendieren viele Teams zu ClickUp oder Asana. Aber wenn es um umfassende Teamzeiterfassung, detailliertes Projektmanagement und transparente Berichterstattung ohne versteckte Gebühren geht, bleibt Worksection die ausgewogenste und kosteneffizienteste Alternative zu Todoist — und bringt alle wichtigen Werkzeuge unter einem Dach zusammen, vereinfacht die Zusammenarbeit mit Kunden und hilft Teams jeder Größe, reibungslos und planbar zu arbeiten.