Der Markt für digitale Planungstools entwickelt sich rasant, angetrieben von hybridem Arbeiten, verteilten Teams und steigenden Benutzererwartungen. Einige suchen nach einem leistungsstarken System, um ein überfülltes Trello-Board zu ersetzen, während andere eine minimalistische App benötigen, die die Einfachheit von Todoist beibehält, aber Automatisierung hinzufügt. Ob Sie persönliche Erledigungen oder Dutzende von Kundenprojekten verwalten, der richtige Aufgabenmanager spart Zeit, beseitigt Chaos und gibt Ihrem Team die Freiheit, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren. Im Folgenden betrachten wir, warum selbst zufriedene Todoist-Nutzer Alternativen erkunden, welche Kriterien am wichtigsten sind und — entscheidend — vergleichen wir zehn Top-Lösungen für 2025, wobei wir hervorheben, warum Worksection aus der Masse herausragt.
Warum suchen Nutzer nach Alternativen zu Todoist?
Todoist bleibt einer der weltweit beliebtesten Planer, zeigt jedoch bis 2025 mehrere Schwachstellen, die Teams und Einzelpersonen zunehmend erwähnen.
- Projektwachstum. Wenn Sie mehr als nur eine einfache Liste benötigen — vollständiges Projektmanagement mit Rollen, Abhängigkeiten und abrechenbaren Stunden — stößt Todoist schnell an seine Grenzen.
- Eingeschränkte Zugriffsrechte. Unternehmensszenarien erfordern eine feingranulare Kontrolle darüber, wer Budgets und interne Diskussionen sehen kann. Todoist bietet nur grundlegende Datenschutzeinstellungen.
- Integrationskosten. Die Erweiterung von Funktionen durch Drittanbieterdienste (Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Zeiterfassung) kostet oft mehr als das Todoist-Abonnement selbst und kompliziert die IT-Landschaft.
- Automatisierung und Berichterstattung. Nutzer beschweren sich über bescheidene integrierte Berichte, Mangel an Zeiterfassung und die Notwendigkeit, für externe Bots zu zahlen, um einfache Regeln zu erstellen.
- Teillimits. Der kostenlose Plan beschränkt die Anzahl der Projekte, und kostenpflichtige Pläne schränken die Teilnehmer des Arbeitsbereichs ein, was eine Skalierung teuer macht.
Kriterien zur Auswahl eines Projekt- und Teammanagementsystems
Bevor Sie zu einer neuen Plattform wechseln, bewerten Sie, wie gut sie Ihre realen Bedürfnisse abdeckt.
- Skalierbarkeit. Kann der Dienst sowohl persönliche To-Dos als auch große Teamprojekte verwalten, sodass Sie nächstes Jahr nicht erneut wechseln müssen?
- Ansichtsoptionen. Listen, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender — jede hilft Nutzern mit unterschiedlichen Planungsstilen, komfortabel zu arbeiten.
- Zeiterfassung und Berichte. Integrierte Zeiterfassung und konfigurierbare Dashboards sparen Geld für Zusatztools und Finanzinstrumente.
- Sicherheit und Rechte. Feingranulare Zugriffsmodelle, Zwei-Faktor-Authentifizierung, zuverlässige Rechenzentren und DSGVO-Compliance sind für jede Branche von entscheidender Bedeutung.
- Gesamtkosten des Eigentums. Je weniger kostenpflichtige „Erweiterungen“, desto klarer das Budget. Idealerweise sind zentrale Funktionen in jedem Plan enthalten.
- Benutzerfreundlichkeit. Native englische Benutzeroberfläche, intuitive Navigation, Lernmaterialien und schneller Support beschleunigen die Einarbeitung.
- Integrationen. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, Webhooks oder interne Bots verringern die Reibung zwischen Abteilungen.
Die besten Todoist-Alternativen 2025
Worksection
Worksection ist eine ukrainische SaaS-Plattform, die Teams seit 2008 hilft, Projekte unter Kontrolle zu halten. Die Entwickler bewahrten die Einfachheit von Todoist und erweiterten gleichzeitig das Funktionsangebot auf vollständiges Projektmanagement-Systemniveau:- Universelle Ansichten. Jede Aufgabe lebt gleichzeitig in einer Liste, auf einem Kanban-Board, im Kalender und in einem Gantt-Diagramm. Wechseln Sie mit einem Klick, ohne Daten zu verlieren.
- Integrierte Zeiterfassung. Teammitglieder protokollieren die Stunden direkt in der Aufgabe, und Berichte werden automatisch erstellt — ideal für Agenturen, IT-Outsourcing und Anwaltskanzleien.
- Granularer Zugang. Bestimmen Sie genau, was Kunden und Auftragnehmer sehen: spezifische Projekte, versteckte Kommentare oder Budgetlinien.
- Keine versteckten Upsells. Jede Funktion — von Checklisten bis zur API — ist in allen Plänen verfügbar. Sie zahlen nur für aktive Benutzer und skalieren schmerzlos.
- Schneller Start. Der Import von Trello, Todoist und Asana dauert Minuten. Mobile Apps für iOS und Android unterstützen den Offline-Modus.
- Support. Ein freundliches Team beantwortet Fragen im Live-Chat in etwa sieben Minuten — selten selbst bei globalen Marktführern.
ClickUp
ClickUp ist bekannt für seine Modularität: Sie schalten Funktionen ein oder aus und verwandeln den Dienst von einer einfachen To-Do-Liste in eine ERP-Stärke. Es umfasst Dokumente, Mindmaps, OKRs und Automatisierungen, doch die steile Lernkurve und die geschäftige Benutzeroberfläche schrecken oft Nutzer ab, die die Minimalistik von Todoist gewöhnt sind.
Asana
Asana konzentriert sich auf Workflow-Management. Der Abschnitt „Ziele“ verknüpft Aufgaben mit den wichtigsten Ergebnissen, und Automatisierungsregeln reduzieren manuelle Schritte. Fortgeschrittene Funktionen erfordern jedoch einen Business-Plan, und es gibt immer noch keinen nativen Zeittracker.
Microsoft To Do
Diese kostenlose Alternative passt perfekt in die Windows 11 und Outlook-Ökosysteme. Listen synchronisieren über Microsoft 365, Erinnerungen erscheinen im Kalender, und die saubere Benutzeroberfläche erinnert an die klassische Wunderlist. Fehlende Teile: Kanban, Gantt und Teamberichterstattung.
Trello
Trello bleibt das ikonische Kanban-Board für visuelles Planen. Mit Automatisierung (früher Butler) wurde das Board intelligenter: Sie können Mitglieder und Fälligkeitstermine automatisch zuweisen. Dennoch fehlen robuste Berichterstattung, Zeiterfassung und Zugriffsrechte, es sei denn, Sie zahlen für Zusatzfunktionen — die genannten Schmerzpunkte der Nutzer bei Todoist.
Notion
Notion vereinigt Aufgaben, Dokumentationen und Datenbanken: Tabellen, Wikis und Kanban-Boards existieren in einem Arbeitsbereich. Power-User lieben die Flexibilität, doch Neulinge benötigen Zeit, um einen vollwertigen Aufgabenmanager zu gestalten.
Things (macOS/iOS)
Things ist das Inbegriff von Eleganz in der GTD-Welt. Die warme Farbpalette, „Heute“, „Planen“ und wiederkehrende Aufgaben schaffen eine entspannte Erfahrung auf Mac und iPhone. Offensichtlicher Nachteil: keine Windows- oder Android-Version, und die Zusammenarbeit ist auf die Familiennutzung beschränkt.
TickTick
TickTick wird oft als „Todoist auf Steroiden“ bezeichnet. Es hat die schnelle Aufgaben Erstellung-Form übernommen, aber einen Pomodoro-Timer, Kalender, Habit-Tracker und differenziertes Prioritätssystem hinzugefügt. Es gibt sogar ein einbettbares Kalender-Widget für Chrome und Edge. Für Teams bleiben jedoch Rollen und detaillierte Berechtigungen knapp.
Any.do
Any.do setzt auf Minimalismus und Mobilität. Sprachaufgaben über Siri und Google Assistant, die charakteristische „Sonntagsplanung“ und nahtlose Kalenderintegration machen es zu einem hervorragenden Alltagshelfer. Für ernsthafte Projekte fehlen jedoch Kanban, Analysen und eine API.
Quire
Quire kombiniert eine baumstrukturierte Gliederung mit Kanban-Boards: große Projekte brechen in Ebenen auf und bewegen sich dann quer über die Spalten. Der Dienst ist kostenlos für bis zu zehn Personen, aber die Zeiterfassung und erweiterten Berichte kosten extra, sodass Unternehmen oft eine Lösung wie Worksection langfristig wirtschaftlicher finden.
Vergleichstabelle der besten Todoist-Alternativen
| Tool | Wichtigste Funktionen | Integrierte Zeiterfassung | Zugriffsmodell | Startpreis (2025) | Am besten geeignet für |
| Worksection | Kanban, Gantt, Kalender, Berichte, API | Ja | Granular | ab $49 pro Team | KMUs, Agenturen |
| ClickUp | Dokumente, Ziele, Automatisierungen, Mindmaps | Ja | Fortgeschritten | ab $7 pro Benutzer | Hybride Teams, Produkt-IT |
| Asana | Projekte, Portfolios, Automatisierungen, Berichterstattung | Nein | Fortgeschritten | ab $10.99 pro Benutzer | Marketing, Entwicklung |
| Microsoft To Do | Listen, Erinnerungen, Outlook-Integration | Nein | Grundlegend | Kostenlos | Persönliche Aufgaben, Mikro-Teams |
| Trello | Kanban, Automatisierung, Power-Ups | Über Plug-ins | Grundlegend | $6 pro Benutzer | Visuelles Planen |
| Notion | Datenbanken, Seiten, Kanban, Wiki | Nein | Fortgeschritten | $8 pro Benutzer | Start-ups, remote Teams |
| Things | GTD, Kalender, Siri-Integration | Nein | Persönlich | $49.99 einmalig | Apple-Nutzer |
| TickTick | Pomodoro, Gewohnheiten, Kalender | Ja | Persönlich | $3.99 pro Benutzer | Freiberufler, Studenten |
| Any.do | Sprachaufgaben, Kalender, Erinnerungen | Nein | Persönlich | $2.99 pro Benutzer | Alltagsaufgaben |
| Quire | Aufgabenbaum, Kanban, Berichte | Über Add-On | Fortgeschritten | $8.50 pro Benutzer | Projektteams, Kreative |
Welche Plattform sollten Sie 2025 wählen?
Wenn Sie einen einfachen Ersatz suchen, der Todoists leichte Handhabung beibehält, beginnen Sie mit TickTick oder Microsoft To Do. Beide starten innerhalb von Minuten, und der Import von Aufgaben ist nahezu schmerzlos. Teams, die auf Kanban im Stil von Trello setzen, aber eine stärkere Zeiterfassung und Berechtigungen benötigen, sollten Worksection oder ClickUp in Betracht ziehen. Der Unterschied: Worksection bietet Ihnen alle wesentlichen Funktionen in jedem Plan, während ClickUp für jede zusätzliche „Erweiterung“ berechnet.
Asana und Notion übertreffen Todoist, wenn ein Unternehmen Aufgaben mit umfangreichen Workflows und Wissensdatenbanken zusammenführen muss. Erwarten Sie jedoch, eine Woche bis einen Monat für Schulung, Migration und Einrichtung auszugeben. Things, Any.do und Microsoft To Do sind ausgezeichnete persönliche Planer, jedoch erfordert komplexes Projektmanagement zusätzliche Tools.
Kurz gesagt, die Wahl hängt von der Skalierung ab:
- Persönliche Produktivität — Microsoft To Do, Things oder Any.do.
- Funktionsübergreifende Teams bis zu 100 Personen — Worksection, ohne Plugin-Käufe und mit integrierter Berichterstattung.
- Produktgetriebene Unternehmen mit einer Automatisierungsabteilung — ClickUp oder Notion, sofern Sie in Scripting und Wartung investieren können.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Todoist-Alternative ist am besten für die Geschäftsnutzung geeignet?
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Worksection 2025 die optimale Wahl. Der Dienst vereint Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, einen integrierten Zeittracker und granulare Rollen. Da jede Funktion ab dem Einstiegstarif verfügbar ist, vermeiden Unternehmen die Zahlung für den Stapel von Integrationen und Modulen, die oft bei Asana oder Trello erforderlich sind.
Gibt es kostenlose Todoist-Alternativen, die die Teamzusammenarbeit unterstützen?
Ja. Microsoft To Do und die kostenlose Stufe von Trello ermöglichen beide die Zusammenarbeit ohne Gebühren. Sie werden jedoch auf Einschränkungen stoßen: keine Berichte, keine Zeiterfassung oder erweiterte Automatisierung. Wenn Sie ein breiteres Funktionsspektrum benötigen und die Kosten niedrig halten möchten, probieren Sie die zweiwöchige kostenlose Testversion von Worksection — genug Zeit, um Projekte zu importieren, Berichte zu testen und Kunden einzuladen.
Wie unterscheidet sich Worksection von Todoist?
Todoist richtet sich an individuelle Aufgabenlisten und leichte Zusammenarbeit, während Worksection von Anfang an für Projektteams entwickelt wurde. Die Unterscheidung lässt sich in drei Bereiche aufteilen:
- Visualisierung. Worksection bietet Kanban, Gantt und Kalender; Todoist hat nur Listen.
- Zeiterfassung. Worksection enthält einen nativen Tracker und Finanzberichte, die das Abrechnungsbedürfnis lösen.
- Zugriffsrechte. Worksection ermöglicht es Ihnen, interne Kommentare und Budgets vor Kunden zu verstecken, eine Flexibilität, die Todoist fehlt.
Fazit
Die Wahl Ihrer Plattform hängt immer davon ab, was Sie heute erreichen möchten und wo Sie morgen hin möchten. Wenn Sie einen leichten persönlichen Planer wünschen, tun es Things oder Microsoft To Do; wenn Sie einen flexiblen Wissenserzeuger benötigen, schauen Sie sich Notion an; und für fortgeschrittene Prozessautomatisierung neigen viele Teams zu ClickUp oder Asana. Doch wenn es um umfassende Teamzeiterfassung, detailliertes Projektmanagement und transparente Berichterstattung ohne versteckte Gebühren geht, bleibt Worksection die ausgewogenste und kostengünstigste Alternative zu Todoist — indem es jedes kritische Werkzeug unter einem Dach vereint, die Zusammenarbeit mit Kunden vereinfacht und Teams jeder Größe hilft, reibungslos und vorhersehbar zu arbeiten.