•   9 min read

Die besten Alternativen zu Todoist im Jahr 2025

Der Markt für dig­i­tale Pla­nungstools entwick­elt sich mit atem­ber­auben­der Geschwindigkeit, getrieben von hybri­dem Arbeit­en, verteil­ten Teams und steigen­den Benutzer­erwartun­gen. Einige suchen nach einem leis­tungsstarken Sys­tem, um ein über­fülltes Trel­lo-Board zu erset­zen, während andere eine min­i­mal­is­tis­che App benöti­gen, die die Ein­fach­heit von Todoist bewahrt, aber Automa­tisierung hinzufügt. Egal, ob Sie per­sön­liche Erledi­gun­gen oder Dutzende von Kun­den­pro­jek­ten ver­wal­ten, der richtige Auf­gaben­man­ag­er spart Zeit, beseit­igt Chaos und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf Ergeb­nisse zu konzen­tri­eren. Im Fol­gen­den betra­cht­en wir, warum selb­st zufriedene Todoist-Nutzer Alter­na­tiv­en erkun­den, welche Kri­te­rien am wichtig­sten sind und — entschei­dend — ver­gle­ichen wir zehn top Lösun­gen für 2025 und heben her­vor, warum Work­sec­tion aus der Masse heraussticht.

Warum suchen Benutzer nach Alter­na­tiv­en zu Todoist?

Todoist bleibt ein­er der weltweit beliebtesten Plan­er, doch bis 2025 zeigt es mehrere Schwächen, die Teams und Einzelkämpfer zunehmend erwähnen.
  • Pro­jek­twach­s­tum. Wenn Sie mehr als nur eine ein­fache Liste benöti­gen — voll­ständi­ges Pro­jek­t­man­age­ment mit Rollen, Abhängigkeit­en und abrechen­baren Stun­den — stößt Todoist schnell an seine Grenzen.
  • Eingeschränk­te Zugriff­s­rechte. Unternehmensszenar­ien ver­lan­gen eine fein­gran­u­lare Kon­trolle darüber, wer Bud­gets und interne Diskus­sio­nen sehen kann. Todoist bietet nur grundle­gende Datenschutzeinstellungen.
  • Inte­gra­tionskosten. Die Erweiterung von Funk­tio­nen durch Drit­tan­bi­eter (Gantt-Dia­gramme, Kan­ban-Boards, Zeit­er­fas­sung) kostet oft mehr als das Todoist-Abon­nement selb­st und kom­pliziert die IT-Landschaft.
  • Automa­tisierung und Berichter­stat­tung. Benutzer beschw­eren sich über beschei­dene inte­gri­erte Berichte, einen Man­gel an Zeit­er­fas­sung und die Notwendigkeit, für externe Bots zu bezahlen, um ein­fache Regeln zu erstellen.
  • Team­gren­zen. Der kosten­lose Plan lim­i­tiert die Anzahl der Pro­jek­te, und kostenpflichtige Pläne beschränken die Teil­nehmer in Arbeits­bere­ichen, was die Skalierung teuer macht.
Infolgedessen wün­schen sich die Men­schen Werkzeuge, die die Benutzer­fre­undlichkeit von Todoist mit pro­jek­t­gerechter Pow­er, flex­i­blen Berech­ti­gun­gen und inte­gri­ert­er Zeitach­sen­vi­su­al­isierung kombinieren.

Kri­te­rien für die Auswahl eines Pro­jekt- und Teammanagementsystems

Bevor Sie zu ein­er neuen Plat­tform migri­eren, bew­erten Sie, wie gut sie Ihre realen Bedürfnisse abdeckt.
  • Skalier­barkeit. Kann der Dienst sowohl per­sön­liche To-dos als auch große Team­pro­jek­te ver­wal­ten, sodass Sie näch­stes Jahr nicht wieder wech­seln müssen?
  • Ansicht­sop­tio­nen. Lis­ten, Kan­ban-Boards, Gantt-Dia­gramme, Kalen­der — jed­er hil­ft Benutzern mit unter­schiedlichen Pla­nungsstilen, kom­fort­a­bel zu arbeiten.
  • Zeit­er­fas­sung und Berichte. Inte­gri­erte Zeit­er­fas­sung und kon­fig­urier­bare Dash­boards sparen Geld für Add-ons und Finanztools.
  • Sicher­heit und Rechte. Fein­gran­u­lare Zugangsmod­elle, Zwei-Fak­tor-Authen­tifizierung, zuver­läs­sige Rechen­zen­tren und DSG­VO-Kon­for­mität sind für jede Branche von entschei­den­der Bedeutung.
  • Gesamtkosten der Nutzung. Je weniger kostenpflichtige Erweiterun­gen“, desto klar­er das Bud­get. Ide­al­er­weise sind die wichtig­sten Funk­tio­nen in jedem Plan enthalten.
  • Ein­fach­heit der Ein­führung. Native englis­che Schnittstelle, intu­itive Nav­i­ga­tion, Lern­ma­te­ri­alien und schneller Sup­port beschle­u­ni­gen die Einarbeitung.
  • Inte­gra­tio­nen. Google Work­space, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapi­er, Web­hooks oder hau­seigene Bots reduzieren die Rei­bung zwis­chen Abteilungen.

Die besten Todoist-Alter­na­tiv­en im Jahr 2025

Work­sec­tion

Work­sec­tion ist eine ukrainis­che SaaS-Plat­tform, die Teams seit 2008 dabei unter­stützt, Pro­jek­te unter Kon­trolle zu hal­ten. Die Entwick­ler haben die Ein­fach­heit von Todoist bewahrt und das Funk­tio­nenset auf voll­ständi­ge Pro­jek­t­man­age­mentsys­tem-Ebene erweitert:
  • Uni­verselle Ansicht­en. Jede Auf­gabe existiert gle­ichzeit­ig in ein­er Liste, auf einem Kan­ban-Board, im Kalen­der und in einem Gantt-Dia­gramm. Wech­seln Sie mit einem Klick, ohne Dat­en zu verlieren.
  • Inte­gri­erte Zeit­er­fas­sung. Team­mit­glieder erfassen Stun­den direkt in der Auf­gabe, und Berichte wer­den automa­tisch erstellt — ide­al für Agen­turen, IT-Out­sourc­ing und Rechtsanwaltskanzleien.
  • Gran­u­lare Zugriffe. Bes­tim­men Sie genau, was Kun­den und Auf­trag­nehmer sehen: spez­i­fis­che Pro­jek­te, ver­steck­te Kom­mentare oder Budgetposten.
  • Keine ver­steck­ten Upsells. Jede Funk­tion — von Check­lis­ten bis API — ist in allen Plä­nen ver­füg­bar. Sie zahlen nur für aktive Benutzer, skalieren ohne Schmerzen.
  • Schneller Start. Der Import von Trel­lo, Todoist und Asana dauert Minuten. Mobile Apps für iOS und Android unter­stützen den Offline-Modus.
  • Sup­port. Ein fre­undlich­es Team beant­wortet Fra­gen im Live-Chat in etwa sieben Minuten — sog­ar unter glob­alen Anbi­etern selten.
Dank dieser Kom­bi­na­tion ist Work­sec­tion mehr als nur eine Todoist-Alter­na­tive; es kann Unternehmenssys­teme wie Jira erset­zen und bleibt dabei anfängerfreundlich.

Click­Up

Click­Up ist berühmt für seine Mod­u­lar­ität: Sie schal­ten Funk­tio­nen ein oder aus und ver­wan­deln den Dienst von ein­er ein­fachen To-Do-Liste in eine ERP-Lev­el-Bestie. Es umfasst Doku­mente, Mindmaps, OKRs und Automa­tisierun­gen, doch der Ler­naufwand und die über­ladene Schnittstelle schreck­en oft Benutzer ab, die an die Min­i­mal­is­mus von Todoist gewöh­nt sind.

Asana

Asana konzen­tri­ert sich auf Work­flow-Man­age­ment. Der Bere­ich Ziele“ verbindet Auf­gaben mit wichti­gen Ergeb­nis­sen, und Automa­tisierungsregeln reduzieren manuelle Schritte. Fort­geschrit­tene Funk­tio­nen erfordern jedoch einen Busi­ness-Plan, und es fehlt immer noch eine native Zeiterfassung.

Microsoft To Do

Diese kosten­lose Alter­na­tive fügt sich per­fekt in das Win­dows 11 und Out­look-Ökosys­tem ein. Lis­ten syn­chro­nisieren über Microsoft 365, Erin­nerun­gen erscheinen im Kalen­der, und die saubere Benutze­r­ober­fläche erin­nert an die klas­sis­che Wun­derlist. Fehlende Stücke: Kan­ban, Gantt und Teamberichterstattung.

Trel­lo

Trel­lo bleibt das ikonis­che Kan­ban-Board für visuelle Pla­nung. Mit Automa­tisierung (früher But­ler) wurde das Board intel­li­gen­ter: Sie kön­nen Mit­glieder und Fäl­ligkeits­dat­en automa­tisch zuweisen. Den­noch fehlen robuste Berichter­stat­tung, Zeit­er­fas­sung und Zugriff­s­rechte, es sei denn, Sie bezahlen für Add-ons — die gle­ichen Schmerzpunk­te, die in Todoist genan­nt werden.

Notion

Notion vere­int Auf­gaben, Doku­men­ta­tion und Daten­banken: Tabellen, Wikis und Kan­ban-Boards existieren in einem einzi­gen Arbeits­bere­ich. Pow­er-User lieben die Flex­i­bil­ität, aber Neue­in­steiger benöti­gen Zeit, um einen voll­w­er­ti­gen Auf­gaben­man­ag­er zu gestalten.

Things (macOS/​iOS)

Things ist der Inbe­griff von Ele­ganz in der GTD-Welt. Die warme Farb­palette, Heute“, Pla­nen“ und wiederkehrende Auf­gaben schaf­fen ein entspan­ntes Erleb­nis auf Mac und iPhone. Offen­sichtlich­er Nachteil: keine Win­dows- oder Android-Ver­sion, und die Zusam­me­nar­beit ist auf die Ver­wen­dung inner­halb der Fam­i­lie beschränkt.

Tick­Tick

Tick­Tick wird oft als Todoist auf Steroiden“ beze­ich­net. Es hat das schnelle Erstellen von Auf­gaben geerbt, aber einen Pomodoro-Timer, einen Kalen­der, einen Gewohn­heit­strack­er und ein dif­feren­ziertes Pri­or­itätssys­tem hinzuge­fügt. Es gibt sog­ar ein ein­bet­tbares Kalen­der-Wid­get für Chrome und Edge. Für Teams bleiben jedoch Rollen und detail­lierte Berech­ti­gun­gen knapp.

Any​.do

Any​.do set­zt auf Min­i­mal­is­mus und Mobil­ität. Sprachauf­gaben über Siri und Google Assis­tant, die charak­ter­is­tis­che Son­ntags­pla­nung“ und naht­lose Kalen­der­in­te­gra­tion machen es zu einem her­vor­ra­gen­den Helfer für den All­t­ag. Für ern­sthafte Pro­jek­te fehlen jedoch Kan­ban, Analy­sen und eine API.

Quire

Quire kom­biniert eine baum­struk­turi­erte Gliederung mit Kan­ban-Boards: Große Pro­jek­te wer­den in Ebe­nen unterteilt und dann über Spal­ten ver­schoben. Der Dienst ist für bis zu zehn Per­so­n­en kosten­los, aber die Zeit­er­fas­sung und erweit­erten Berichte kosten extra, sodass Unternehmen oft eine Lösung wie Work­sec­tion auf lange Sicht wirtschaftlich­er finden.

Ver­gle­ich­sta­belle der besten Todoist-Alternativen

ToolWichtig­ste FunktionenInte­gri­erte ZeiterfassungZugangsmod­ellStart­preis (2025)Am besten geeignet für
Work­sec­tionKan­ban, Gantt, Kalen­der, Berichte, APIJaGran­u­larab 49 $ pro TeamKMUs, Agen­turen
Click­UpDoku­mente, Ziele, Automa­tisierun­gen, MindmapsJaFort­geschrit­tenab 7 $ pro Benutzer
Hybride Teams, Produkt-IT
AsanaPro­jek­te, Port­fo­lios, Automa­tisierung, BerichterstattungNeinFort­geschrit­tenab 10,99 $ pro BenutzerMar­ket­ing, Entwicklung
Microsoft To DoLis­ten, Erin­nerun­gen, Outlook-IntegrationNeinBasisKosten­losPer­sön­liche Auf­gaben, Micro-Teams
Trel­loKan­ban, Automa­tisierung, Power-UpsÜber Plug-insBasis6 $ pro BenutzerVisuelle Pla­nung
NotionDaten­banken, Seit­en, Kan­ban, WikiNeinFort­geschrit­ten8 $ pro BenutzerStart-ups, Remote-Teams
ThingsGTD, Kalen­der, Siri-IntegrationNeinPer­sön­lich49,99 $ einmaligApple-Nutzer
Tick­TickPomodoro, Gewohn­heit­en, KalenderJaPer­sön­lich3,99 $ pro BenutzerFree­lancer, Studenten
Any​.doSprachauf­gaben, Kalen­der, ErinnerungenNeinPer­sön­lich2,99 $ pro Benutzer
Alltägliche Erledi­gun­gen
QuireAuf­gaben­baum, Kan­ban, BerichteÜber Add-onFort­geschrit­ten8,50 $ pro BenutzerPro­jek­t­teams, Kreative

Welch­es Sys­tem soll­ten Sie 2025 wählen?

Wenn Sie einen ein­fachen Ersatz wün­schen, der Todoists leichte Hand­habung beibehält, begin­nen Sie mit Tick­Tick oder Microsoft To Do. Bei­de starten inner­halb von Minuten, und der Auf­gaben­im­port ist nahezu schmerzfrei. Teams, die auf Trel­lo-Stil-Kan­ban angewiesen sind, aber eine stärkere Zeit­er­fas­sung und Berech­ti­gun­gen benöti­gen, soll­ten Work­sec­tion oder Click­Up in Betra­cht ziehen. Der Unter­schied: Work­sec­tion bietet Ihnen alle wesentlichen Funk­tio­nen in jedem Plan, während Click­Up für jedes zusät­zliche Pow­er-up” Gebühren erhebt.

Asana und Notion stechen Todoist aus, wenn ein Unternehmen Auf­gaben mit umfan­gre­ichen Work­flows und Wis­sens­daten­banken verbinden muss. Erwarten Sie jedoch, eine Woche bis einen Monat für Schu­lun­gen, Migra­tion und Ein­rich­tung zu investieren. Things, Any​.do und Microsoft To Do sind aus­geze­ich­nete per­sön­liche Plan­er, aber das kom­plexe Pro­jek­t­man­age­ment erfordert zusät­zliche Werkzeuge.
Kurz gesagt, die Wahl hängt von der Größe ab:
  • Per­sön­liche Pro­duk­tiv­ität — Microsoft To Do, Things oder Any​.do.
  • Quer­schnittsteams bis zu 100 Per­so­n­en — Work­sec­tion, ohne Plug-in-Käufe und mit inte­gri­erten Berichten.
  • Pro­duk­to­ri­en­tierte Unternehmen mit ein­er Automa­tisierungsabteilung — Click­Up oder Notion, voraus­ge­set­zt, Sie kön­nen in Skript­ing und Wartung investieren.

Häu­fig gestellte Fra­gen (FAQ)

Welche Todoist-Alter­na­tive ist am besten für die Geschäft­snutzung geeignet?

Für kleine und mit­tlere Unternehmen ist Work­sec­tion die opti­male Wahl im Jahr 2025. Der Dienst vere­int Kan­ban-Boards, Gantt-Dia­gramme, eine inte­gri­erte Zeit­er­fas­sung und gran­u­lare Rollen. Da jede Funk­tion im Ein­stiegstarif ver­füg­bar ist, ver­mei­den Unternehmen, für die Vielzahl von Inte­gra­tio­nen und Mod­ulen zu zahlen, die oft in Asana oder Trel­lo erforder­lich sind.

Gibt es kosten­lose Todoist-Alter­na­tiv­en, die die Teamzusam­me­nar­beit unterstützen?

Ja. Microsoft To Do und Trel­los kosten­lose Ver­sio­nen ermöglichen bei­de die Zusam­me­nar­beit ohne Kosten. Sie wer­den jedoch auf Ein­schränkun­gen stoßen: keine Berichte, Zeit­er­fas­sung oder erweit­erte Automa­tisierung. Wenn Sie ein bre­it­eres Funk­tion­sspek­trum bei gle­ichzeit­iger Kostenkon­trolle benöti­gen, pro­bieren Sie Work­sec­tions kosten­lose zwei­wöchige Testver­sion — genug Zeit, um Pro­jek­te zu importieren, Berichte zu testen und Kun­den einzuladen.

Wie unter­schei­det sich Work­sec­tion von Todoist?

Todoist konzen­tri­ert sich auf indi­vidu­elle Auf­gaben­lis­ten und leichte Zusam­me­nar­beit, während Work­sec­tion von Anfang an für Pro­jek­t­teams entwick­elt wurde. Der Unter­schied lässt sich in drei Bere­iche unterteilen:
  • Visu­al­isierung. Work­sec­tion bietet Kan­ban, Gantt und Kalen­der; Todoist hat nur Listen.
  • Zeit­er­fas­sung. Work­sec­tion umfasst einen inte­gri­erten Track­er und Finanzberichte, die Abrech­nungs­bedürfnisse lösen.
  • Zugriff­s­rechte. Work­sec­tion lässt Sie interne Kom­mentare und Bud­gets vor Kun­den ver­ber­gen, eine Flex­i­bil­ität, die Todoist fehlt.
Deshalb wählen Organ­i­sa­tio­nen, die von per­sön­lich­er Pla­nung auf Pro­jek­t­man­age­ment umschal­ten, Work­sec­tion, um die Ein­fach­heit beizube­hal­ten und gle­ichzeit­ig pro­jek­t­gerechte Pow­er zu gewinnen.

Faz­it

Ihre Wahl der Plat­tform hängt immer davon ab, was Sie heute erre­ichen möcht­en und wo Sie mor­gen hin­wollen. Wenn Sie einen leicht­en per­sön­lichen Plan­er möcht­en, sind Things oder Microsoft To Do geeignet; wenn Sie einen flex­i­blen Wis­sens­daten­bank-Con­struc­tor benöti­gen, soll­ten Sie Notion in Betra­cht ziehen; und für fort­geschrit­tene Prozes­sautoma­tisierun­gen tendieren viele Teams zu Click­Up oder Asana. Aber wenn es um umfassende Teamzeit­er­fas­sung, detail­liertes Pro­jek­t­man­age­ment und trans­par­ente Berichter­stat­tung ohne ver­steck­te Gebühren geht, bleibt Work­sec­tion die aus­ge­wogen­ste und kosten­ef­fizien­teste Alter­na­tive zu Todoist — und bringt alle wichti­gen Werkzeuge unter einem Dach zusam­men, vere­in­facht die Zusam­me­nar­beit mit Kun­den und hil­ft Teams jed­er Größe, rei­bungs­los und plan­bar zu arbeiten.

esc
Teilen auf
или
PM-Schule
Megaplan ist schon lange ein beliebtes russisches Tool für Aufgaben- und Verkaufsmanagement, doch bis 2025 suchen immer mehr Teams nach flexiblen, visuellen und sicheren Alternativen. Einige Unternehmen...
27 Juni 2025   •   8 min read
PM-Schule
Airtable hat sich von einer „supergeladenen Tabelle“ zu einer vollwertigen Cloud-Datenbank entwickelt, doch die ständig wachsende Funktionalität hat die Preise in die Höhe getrieben. Viele Unternehmen...
27 Juni 2025   •   8 min read
PM-Schule
Yaware ist seit langem ein bekanntes Werkzeug zur Kontrolle von Mitarbeitern und zur Zeiterfassung, doch der heutige Markt bietet Dutzende würdiger Alternativen. Einige Unternehmen empfinden das übermäßige...
26 Juni 2025   •   7 min read
Jetzt loslegen
Bitte geben Sie Ihre echte E-Mail-Adresse ein 🙂