Rynek narzędzi do cyfrowego planowania rozwija się w zastraszającym tempie, napędzany przez pracę hybrydową, rozproszoną infrastrukturę zespołową oraz wzrastające oczekiwania użytkowników. Niektórzy szukają potężnego systemu, który zastąpi przepełnioną tablicę Trello, podczas gdy inni potrzebują minimalistycznej aplikacji, która zachowa prostotę Todoista, ale doda automatyzację. Niezależnie od tego, czy zarządzasz osobistymi zadaniami, czy dziesiątkami projektów klientów, odpowiedni menedżer zadań oszczędza czas, eliminuje chaos i uwalnia Twój zespół, by skupił się na wynikach. Poniżej przyglądamy się temu, dlaczego nawet zadowoleni użytkownicy Todoista zaczynają badać alternatywy, które kryteria są najważniejsze, i — co najważniejsze — porównujemy dziesięć najlepszych rozwiązań na rok 2025, podkreślając, dlaczego Worksection wyróżnia się spośród tłumu.
Dlaczego użytkownicy szukają alternatyw dla Todoista?
Todoist pozostaje jednym z najbardziej popularnych planerów na świecie, jednak do 2025 roku wykazuje kilka słabych punktów, które coraz częściej wymieniają zespoły i samodzielni specjaliści.
- Wzrost projektu. Gdy potrzebujesz więcej niż prostą listę — pełne zarządzanie projektami z rolami, zależnościami i godzinami rozliczalnymi — Todoist szybko osiąga swój sufit.
- Ograniczone prawa dostępu. Scenariusze korporacyjne wymagają precyzyjnej kontroli nad tym, kto widzi budżety i wewnętrzne dyskusje. Todoist oferuje tylko podstawowe poziomy prywatności.
- Koszty integracji. Rozszerzanie funkcji przez usługi zewnętrzne (wykresy Gantta, tablice Kanban, śledzenie czasu) często kosztuje więcej niż subskrypcja Todoista i komplikuje krajobraz IT.
- Automatyzacja i raportowanie. Użytkownicy skarżą się na skromne wbudowane raporty, brak śledzenia czasu oraz potrzebę płacenia za zewnętrzne boty do tworzenia prostych reguł.
- Limity zespołowe. Darmowy plan ogranicza liczbę projektów, a płatne plany ograniczają uczestników w przestrzeni roboczej, co czyni skalowanie kosztownym.
Kryteria wyboru systemu zarządzania projektami i zespołami
Przed migracją do nowej platformy oceń, jak dobrze pokrywa ona Twoje rzeczywiste potrzeby.
- Skalowalność. Czy usługa może obsługiwać zarówno osobiste zadania, jak i duże projekty zespołowe, aby nie musieć znowu zmieniać systemu w przyszłym roku?
- Opcje widoku. Listy, tablice Kanban, wykresy Gantta, kalendarze — każdy z nich pomaga użytkownikom o różnych stylach planowania pracować komfortowo.
- Śledzenie czasu i raporty. Wbudowane śledzenie czasu i konfigurowalne pulpity oszczędzają pieniądze na dodatkach i narzędziach finansowych.
- Bezpieczeństwo i prawa. Modele dostępu o wysokiej precyzji, uwierzytelnianie dwuetapowe, niezawodne centra danych i zgodność z RODO są kluczowe w każdej branży.
- Całkowity koszt posiadania. Im mniej płatnych „rozszerzeń”, tym jaśniejszy budżet. Idealnie, kluczowe funkcje powinny być dostępne w każdym planie.
- Łatwość przyswajania. Rodzimy interfejs anglojęzyczny, intuicyjna nawigacja, materiały edukacyjne i szybkie wsparcie przyspieszają wdrażanie.
- Integracje. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, webhooki lub wewnętrzne boty zmniejszają tarcia między działami.
Najlepsze alternatywy dla Todoista w 2025 roku
Worksection
Worksection to ukraińska platforma SaaS, która od 2008 roku pomaga zespołom kontrolować projekty. Programiści zachowali prostotę Todoista, rozszerzając zestaw funkcji do pełnego poziomu systemu zarządzania projektami:- Uniwersalne widoki. Każde zadanie równocześnie istnieje na liście, na tablicy Kanban, w kalendarzu i na wykresie Gantta. Przełączaj się jednym kliknięciem, nie tracąc danych.
- Wbudowane śledzenie czasu. Członkowie zespołu rejestrują godziny bezpośrednio w zadaniu, a raporty generowane są automatycznie — idealne dla agencji, outsourcingu IT i firm prawnych.
- Granularny dostęp. Zdecyduj dokładnie, co klienci i wykonawcy będą widzieć: konkretne projekty, ukryte komentarze lub linie budżetowe.
- Brak ukrytych dodatków. Każda funkcja — od list kontrolnych po API — jest dostępna we wszystkich planach. Płacisz tylko za aktywnych użytkowników, skalując bez bólu.
- Szybki start. Import z Trello, Todoista i Asany zajmuje kilka minut. Aplikacje mobilne dla systemów iOS i Android wspierają tryb offline.
- Wsparcie. Przyjazny zespół odpowiada na pytania na czacie na żywo w około siedem minut — co jest rzadkością nawet wśród globalnych liderów.
ClickUp
ClickUp znany jest z modularności: możesz włączyć lub wyłączyć funkcje, zamieniając usługę z prostej listy zadań w potężne rozwiązanie na poziomie ERP. Zawiera dokumenty, mapy myśli, OKR‑y i automatyzacje, mimo to stroma krzywa uczenia się i zatłoczony interfejs często odstraszają użytkowników przyzwyczajonych do minimalizmu Todoista.
Asana
Asana koncentruje się na zarządzaniu przepływem pracy. Sekcja „Cele” łączy zadania z kluczowymi wynikami, a reguły automatyzacji skracają ręczne kroki. Jednak zaawansowane funkcje wymagają planu biznesowego, a nadal brakuje wbudowanego śledzenia czasu.
Microsoft To Do
Ta darmowa alternatywa doskonale wpisuje się w ekosystemy Windows 11 i Outlook. Listy synchronizują się przez Microsoft 365, przypomnienia pojawiają się w kalendarzu, a czysty interfejs przypomina klasyczny Wunderlist. Brakujące elementy: Kanban, Gantt i raportowanie zespołowe.
Trello
Trello pozostaje ikoniczną tablicą Kanban do planowania wizualnego. Dzięki Automatyzacji (wcześniej Butler) tablica stała się mądrzejsza: możesz automatycznie przypisywać członków i terminy. Mimo to, brak zaawansowanego raportowania, śledzenia czasu i praw dostępu, chyba że zapłacisz za dodatki — to właśnie te problemy wskazują ludzie w Todoście.
Notion
Notion łączy zadania, dokumentację i bazy danych: tabele, wiki i tablice Kanban współistnieją w jednej przestrzeni roboczej. Użytkownicy zaawansowani kochają elastyczność, ale nowicjusze potrzebują czasu, aby uformować w pełni funkcjonalny menedżer zadań.
Things (macOS/iOS)
Things jest ucieleśnieniem elegancji w świecie GTD. Ciepła paleta kolorów, „Dziś”, „Planuj” i powtarzające się zadania tworzą relaksujące doświadczenie na Macu i iPhone’ie. Oczywisty minus: brak wersji na Windows lub Androida, a współpraca ogranicza się do użytkowania w rodzinie.
TickTick
TickTick często nazywany jest “Todoistem na sterydach.” Przejął szybki formularz tworzenia zadań, ale dodał timer Pomodoro, kalendarz, śledzenie nawyków i złożony system priorytetów. Jest nawet osadzany widget kalendarza dla Chrome i Edge. Jednak w przypadku zespołów, rangi i szczegółowe uprawnienia pozostają rzadkością.
Any.do
Any.do stawia na minimalizm i mobilność. Głosowe zadania za pomocą Siri i Google Assistant, charakterystyczne „planowanie niedzielne” oraz bezproblemowa integracja kalendarza czynią z niego doskonałego pomocnika w codziennych sprawach. Jednak w przypadku poważnych projektów brakuje mu Kanbana, analityki i API.
Quire
Quire łączy drzewiastą strukturę z tablicami Kanban: duże projekty dzielą się na poziomy, a następnie przesuwają się w kolumnach. Usługa jest darmowa dla maksymalnie dziesięciu osób, ale śledzenie czasu i zaawansowane raporty są dodatkowo płatne, więc firmy często uznają rozwiązanie takie jak Worksection za bardziej ekonomiczne na dłuższą metę.
Porównawcza tabela najlepszych alternatyw dla Todoista
| Narzędzie | Kluczowe funkcje | Wbudowane śledzenie czasu | Model dostępu | Cena początkowa (2025) | Najlepsze dla |
| Worksection | Kanban, Gantt, kalendarz, raporty, API | Tak | Granularny | od $49 za zespół | SMB, agencje |
| ClickUp | Dokumenty, cele, automatyzacje, mapy myśli | Tak | Zaawansowany | od $7 za użytkownika | Hybrydowe zespoły, IT produktów |
| Asana | Projekty, portfele, automatyzacja, raportowanie | Nie | Zaawansowany | od $10,99 za użytkownika | Marketing, rozwój |
| Microsoft To Do | Listy, przypomnienia, integracja z Outlookiem | Nie | Podstawowy | Darmowy | Osobiste zadania, mikro-zespoły |
| Trello | Kanban, automatyzacja, Power-Ups | Przez wtyczki | Podstawowy | $6 za użytkownika | Wizualne planowanie |
| Notion | Bazy danych, strony, Kanban, wiki | Nie | Zaawansowany | $8 za użytkownika | Start-upy, zespoły zdalne |
| Things | GTD, kalendarz, integracja z Siri | Nie | Osobisty | $49,99 jednorazowo | Użytkownicy Apple |
| TickTick | Pomodoro, nawyki, kalendarz | Tak | Osobisty | $3,99 za użytkownika | Freelancerzy, studenci |
| Any.do | Zadania głosowe, kalendarz, przypomnienia | Nie | Osobisty | $2,99 za użytkownika | Codzienne sprawy |
| Quire | Drzewo zadań, Kanban, raporty | Przez dodatek | Zaawansowany | $8,50 za użytkownika | Zespoły projektowe, twórcy |
Jaką platformę powinieneś wybrać w 2025 roku?
Jeśli chcesz prostego zastąpienia, które zachowa lekkie podejście Todoista, rozpocznij od TickTick lub Microsoft To Do. Oba uruchamiają się w ciągu kilku minut, a import zadań jest niemal bezbolesny. Zespoły, które polegają na stylu Kanban Trello, ale potrzebują mocniejszego śledzenia czasu i uprawnień, powinny rozważyć Worksection lub ClickUp. Różnica: Worksection oferuje wszystkie podstawowe funkcje w każdym planie, podczas gdy ClickUp pobiera opłaty za każdą dodatkową „moc”.
Asana i Notion przewyższają Todoista, gdy firma musi łączyć zadania z szerokimi przepływami pracy i bazami wiedzy. Oczekuj jednak, że spędzisz od tygodnia do miesiąca na szkoleniu, migracji i setupie. Things, Any.do i Microsoft To Do stanowią doskonałe osobiste planery, jednak złożone zarządzanie projektami będzie wymagać dodatkowych narzędzi.
Krótko mówiąc, wybór zależy od skali:
- Osobista produktywność – Microsoft To Do, Things lub Any.do.
- Zespoły międzyfunkcyjne do 100 osób – Worksection, bez zakupów wtyczek i wbudowanych raportów.
- Firmy skoncentrowane na produkcie z działem automatyzacji – ClickUp lub Notion, pod warunkiem, że możesz zainwestować w kodowanie i utrzymanie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Która alternatywa dla Todoista jest najlepsza do użytku w biznesie?
Dla małych i średnich przedsiębiorstw Worksection jest optymalnym wyborem w 2025 roku. Usługa łączy tablice Kanban, wykresy Gantta, zintegrowane śledzenie czasu oraz granularne role. Ponieważ każda funkcja jest dostępna od planu wejściowego, firmy unikają płacenia za stos integracji i modułów, które często są wymagane w Asanie lub Trello.
Czy są darmowe alternatywy dla Todoista, które wspierają współpracę zespołową?
Tak. Microsoft To Do i darmowa wersja Trello pozwalają na współpracę bez opłat. Będziesz jednak stawał w obliczu ograniczeń: brak raportów, śledzenia czasu i zaawansowanej automatyzacji. Jeśli potrzebujesz szerszego zestawu funkcji, zachowując jednocześnie niskie koszty, wypróbuj dwu tygodniowy okres próbny Worksection — wystarczająco dużo czasu, aby zaimportować projekty, przetestować raporty i zaprosić klientów.
Na czym Worksection różni się od Todoista?
Todoist jest skierowany na pojedyncze listy zadań i lekką współpracę, podczas gdy Worksection został stworzony od początku dla zespołów projektowych. Różnicę można podzielić na trzy obszary:
- Wizualizacja. Worksection oferuje Kanban, Gantt i kalendarz; Todoist ma tylko listy.
- Śledzenie czasu. Worksection zawiera natywny tracker i raporty finansowe, rozwiązując potrzeby fakturowania.
- Prawa dostępu. Worksection pozwala na ukrycie wewnętrznych komentarzy i budżetów przed klientami, elastyczności, której Todoist brakuje.
Podsumowanie
Twój wybór platformy zawsze zależy od tego, co chcesz osiągnąć dzisiaj i gdzie zmierzasz jutro. Jeśli chcesz lekkiego osobistego planera, Things lub Microsoft To Do będą odpowiednie; jeśli potrzebujesz elastycznego konstruktora baz wiedzy, zwróć się ku Notion; a dla zaawansowanej automatyzacji procesów wiele zespołów skłania się ku ClickUp lub Asanie. Jednak gdy chodzi o pełne śledzenie czasu zespołu, szczegółowe zarządzanie projektami i przejrzyste raportowanie bez ukrytych opłat, Worksection pozostaje najbardziej zrównoważoną i ekonomiczną alternatywą dla Todoista — łącząc każde kluczowe narzędzie pod jednym dachem, upraszczając współpracę z klientami i pomagając zespołom każdej wielkości pracować gładko i przewidywalnie.