El mercado de herramientas de planificación digital está evolucionando a una velocidad vertiginosa, impulsado por el trabajo híbrido, los equipos distribuidos y las crecientes expectativas de los usuarios. Algunos buscan un sistema potente para reemplazar una tabla de Trello abarrotada, mientras que otros necesitan una aplicación minimalista que mantenga la simplicidad de Todoist pero agregue automatización. Ya sea que gestiones tareas personales o docenas de proyectos de clientes, el gestor de tareas adecuado ahorra tiempo, elimina el caos y libera a tu equipo para concentrarse en los resultados. A continuación, analizamos por qué incluso los usuarios satisfechos de Todoist comienzan a explorar alternativas, qué criterios son los más importantes y, crucialmente, comparamos diez soluciones principales para 2025, destacando por qué Worksection se destaca entre la multitud.
¿Por qué buscan los usuarios alternativas a Todoist?
Todoist sigue siendo uno de los planificadores más populares del mundo, sin embargo, para 2025 muestra varios puntos débiles que los equipos y los especialistas individuales mencionan cada vez más.
- Crecimiento del proyecto. Cuando necesitas más que una lista simple —gestión de proyectos completa con roles, dependencias y horas facturables— Todoist rápidamente alcanza su límite.
- Derechos de acceso limitados. Los escenarios corporativos exigen un control preciso sobre quién ve presupuestos y discusiones internas. Todoist solo ofrece niveles básicos de privacidad.
- Costos de integración. Ampliar características a través de servicios de terceros (gráficas de Gantt, tableros Kanban, seguimiento de tiempo) a menudo cuesta más que la suscripción a Todoist en sí y complica el panorama de TI.
- Automatización e informes. Los usuarios se quejan de informes modestos incorporados, falta de seguimiento de tiempo y la necesidad de pagar por bots externos para crear reglas simples.
- Límites de equipo. El plan gratuito limita el número de proyectos, y los planes pagos restringen la cantidad de participantes en el espacio de trabajo, lo que hace que la escalabilidad sea costosa.
Criterios para elegir un sistema de gestión de proyectos y equipos
Antes de migrar a una nueva plataforma, evalúa qué tan bien cubre tus necesidades del mundo real.
- Escalabilidad. ¿Puede el servicio manejar tanto tareas personales como grandes proyectos de equipo para que no tengas que cambiar de nuevo el próximo año?
- Opciones de vista. Listas, tableros Kanban, gráficas de Gantt, calendarios — cada uno ayuda a los usuarios con estilos de planificación distintos a trabajar cómodamente.
- Rastreador de tiempo e informes. El seguimiento de tiempo incorporado y los paneles configurables ahorran dinero en complementos y herramientas financieras.
- Seguridad y derechos. Modelos de acceso detallados, autenticación de dos factores, centros de datos confiables y cumplimiento de GDPR son vitales para cualquier industria.
- Costo total de propiedad. Cuantos menos “complementos” pagos haya, más claro será el presupuesto. Idealmente, las funciones clave están disponibles en cada plan.
- Facilidad de adopción. Interfaz en inglés nativa, navegación intuitiva, materiales de aprendizaje y soporte rápido aceleran la incorporación.
- Integraciones. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, webhooks o bots internos reducen la fricción entre departamentos.
Las mejores alternativas a Todoist en 2025
Worksection
Worksection es una plataforma SaaS ucraniana que ha ayudado a los equipos a mantener los proyectos bajo control desde 2008. Los desarrolladores preservaron la simplicidad de Todoist mientras ampliaban el conjunto de características a nivel completo de sistema de gestión de proyectos:- Vistas universales. Cada tarea vive simultáneamente en una lista, en un tablero Kanban, en el calendario y en una gráfica de Gantt. Cambia con un clic sin perder datos.
- Rastreador de tiempo incorporado. Los miembros del equipo registran horas directamente en la tarea, y los informes se generan automáticamente — ideal para agencias, subcontrataciones de TI y firmas legales.
- Acceso granular. Decide exactamente qué verán los clientes y contratistas: proyectos específicos, comentarios ocultos o líneas de presupuesto.
- No hay ventas ocultas. Cada característica — desde listas de verificación hasta API — está disponible en todos los planes. Solo pagas por los usuarios activos, escalando sin problemas.
- Inicio rápido. Importar de Trello, Todoist y Asana toma minutos. Las aplicaciones móviles para iOS y Android admiten modo fuera de línea.
- Soporte. Un equipo amable responde preguntas de chat en vivo en aproximadamente siete minutos — raro incluso entre los líderes globales.
ClickUp
ClickUp es famoso por su modularidad: puedes activar o desactivar funciones, transformando el servicio de una lista de tareas simple en un potente ERP. Incluye documentos, mapas mentales, OKRs y automatizaciones, sin embargo, la curva de aprendizaje y la interfaz ocupada a menudo asustan a los usuarios acostumbrados al minimalismo de Todoist.
Asana
Asana se centra en gestionar flujos de trabajo. La sección “Objetivos” relaciona tareas con resultados clave, y las reglas de automatización eliminan pasos manuales. Sin embargo, las funciones avanzadas requieren un plan de negocios, y aún no hay un rastreador de tiempo nativo.
Microsoft To Do
Esta alternativa gratuita se integra perfectamente en los ecosistemas de Windows 11 y Outlook. Las listas se sincronizan a través de Microsoft 365, los recordatorios aparecen en el calendario, y la UI limpia recuerda à la clásica Wunderlist. Elementos que faltan: Kanban, Gantt y reportes de equipo.
Trello
Trello sigue siendo el icónico tablero Kanban para la planificación visual. Con Automatización (anteriormente Butler), el tablero se volvió más inteligente: puedes asignar automáticamente miembros y fechas de vencimiento. Sin embargo, la elaboración de informes robusta, el seguimiento de tiempo y los derechos de acceso están ausentes a menos que pagues por complementos —los mismos puntos críticos que las personas citan en Todoist.
Notion
Notion fusiona tareas, documentación y bases de datos: tablas, wikis y tableros Kanban coexisten en un espacio de trabajo. A los usuarios avanzados les encanta la flexibilidad, pero los recién llegados necesitan tiempo para formar un gestor de tareas totalmente funcional.
Things (macOS/iOS)
Things es la epítome de la elegancia en el mundo del GTD. La cálida paleta de colores, “Hoy”, “Plan”, y tareas recurrentes crean una experiencia relajante en Mac y iPhone. Obvio desventaja: no hay versión para Windows o Android, y la colaboración está limitada al uso familiar.
TickTick
TickTick es a menudo llamado “Todoist con esteroides.” Heredó el formulario de creación rápida de tareas pero agregó un temporizador de Pomodoro, calendario, rastreador de hábitos y un sistema de prioridades matizado. Incluso hay un widget de calendario embebible para Chrome y Edge. Sin embargo, para equipos, los roles y permisos detallados siguen siendo escasos.
Any.do
Any.do se centra en minimalismo y movilidad. Tareas por voz a través de Siri y Google Assistant, la característica distintiva “Planificación del Domingo,” y una integración de calendario sin interrupciones lo convierten en un estupendo asistente diario. Sin embargo, para proyectos serios, carece de Kanban, análisis y una API.
Quire
Quire combina un esquema estructurado en árbol con tableros Kanban: grandes proyectos se dividen en niveles, luego se mueven entre columnas. El servicio es gratuito para hasta diez personas, pero el seguimiento de tiempo y los informes avanzados tienen un costo adicional, por lo que las empresas a menudo encuentran una solución como Worksection más económica a largo plazo.
Tabla comparativa de las mejores alternativas a Todoist
| Herramienta | Características clave | Rastreador de tiempo incorporado | Modelo de acceso | Precio inicial (2025) | Mejor para |
| Worksection | Kanban, Gantt, calendario, informes, API | Sí | Granular | a partir de $49 por equipo | PYMEs, agencias |
| ClickUp | Documentos, objetivos, automatizaciones, mapas mentales | Sí | Avanzado | a partir de $7 por usuario | Equipos híbridos, IT de producto |
| Asana | Proyectos, portfolios, automatización, informes | No | Avanzado | a partir de $10.99 por usuario | Marketing, desarrollo |
| Microsoft To Do | Listas, recordatorios, integración con Outlook | No | Básico | Gratis | Tareas personales, micro-equipos |
| Trello | Kanban, automatización, Power-Ups | A través de complementos | Básico | $6 por usuario | Planificación visual |
| Notion | bases de datos, páginas, Kanban, wiki | No | Avanzado | $8 por usuario | Start-ups, equipos remotos |
| Things | GTD, calendario, integración con Siri | No | Personal | $49.99 de pago único | Usuarios de Apple |
| TickTick | Pomodoro, hábitos, calendario | Sí | Personal | $3.99 por usuario | Freelancers, estudiantes |
| Any.do | Tareas por voz, calendario, recordatorios | No | Personal | $2.99 por usuario | Trámites diarios |
| Quire | Árbol de tareas, Kanban, informes | A través de complemento | Avanzado | $8.50 por usuario | Equipos de proyecto, creativos |
¿Qué plataforma deberías elegir en 2025?
Si deseas un reemplazo simple que mantenga el toque ligero de Todoist, comienza con TickTick o Microsoft To Do. Ambos se lanzan en minutos, y la importación de tareas es casi indolora. Los equipos que dependen de tableros Kanban al estilo Trello pero necesitan un seguimiento de tiempo más fuerte y permisos deben considerar Worksection o ClickUp. La diferencia: Worksection te brinda todas las características esenciales en cualquier plan, mientras que ClickUp cobra por cada “mejora” adicional.
Asana y Notion superan a Todoist cuando un negocio debe fusionar tareas con flujos de trabajo amplios y bases de conocimiento. Sin embargo, espera gastar de una semana a un mes en capacitación, migración y configuración. Things, Any.do y Microsoft To Do hacen excelentes planificadores personales, pero la gestión de proyectos compleja requerirá herramientas adicionales.
En resumen, la elección depende de la escala:
- Productividad personal — Microsoft To Do, Things o Any.do.
- Equipos multifuncionales de hasta 100 personas — Worksection, sin compras de complementos e informes incorporados.
- Empresas impulsadas por productos con un departamento de automatización — ClickUp o Notion, siempre que puedas invertir en scripting y mantenimiento.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la mejor alternativa a Todoist para uso empresarial?
Para pequeñas y medianas empresas, Worksection es la opción óptima en 2025. El servicio une tableros Kanban, gráficas de Gantt, un rastreador de tiempo integrado y roles granulares. Debido a que cada característica está disponible desde el plan de entrada, las empresas evitan pagar por el montón de integraciones y módulos que a menudo se requieren en Asana o Trello.
¿Existen alternativas a Todoist gratuitas que permitan la colaboración en equipo?
Sí. La versión gratuita de Microsoft To Do y Trello permiten colaboración sin cargo. Sin embargo, te enfrentarás a limitaciones: sin informes, seguimiento de tiempo ni automatización avanzada. Si necesitas un conjunto de funciones más amplio mientras mantienes los costos bajos, prueba la prueba gratuita de dos semanas de Worksection—suficiente tiempo para importar proyectos, probar informes e invitar a clientes.
¿En qué se diferencia Worksection de Todoist?
Todoist se enfoca en listas de tareas individuales y colaboración ligera, mientras que Worksection fue construido para equipos de proyectos desde el principio. La distinción se desglosa en tres áreas:
- Visualización. Worksection ofrece Kanban, Gantt y calendario; Todoist solo tiene listas.
- Seguimiento del tiempo. Worksection incluye un rastreador nativo y informes financieros, resolviendo necesidades de facturación.
- Derechos de acceso. Worksection te permite ocultar comentarios internos y presupuestos de los clientes, flexibilidad que Todoist carece.
Conclusión
Tu elección de plataforma siempre depende de lo que necesitas lograr hoy y hacia dónde aspiras mañana. Si deseas un planificador personal ligero, Things o Microsoft To Do funcionarán; si necesitas un constructor de base de conocimiento flexible, mira hacia Notion; y para una automatización de procesos avanzada, muchos equipos se inclinan hacia ClickUp o Asana. Sin embargo, cuando se trata de un completo seguimiento de tiempo en equipo, gestión de proyectos detallada y informes transparentes sin costos ocultos, Worksection sigue siendo la alternativa más equilibrada y rentable a Todoist — reuniendo cada herramienta crítica bajo un mismo techo, simplificando la colaboración con los clientes y ayudando a equipos de cualquier tamaño a trabajar de manera fluida y predecible.