El mercado de herramientas de planificación digital está evolucionando a una velocidad vertiginosa, impulsado por el trabajo híbrido, equipos distribuidos y la creciente expectativa de los usuarios. Algunos buscan un sistema poderoso para reemplazar una saturada tabla de Trello, mientras que otros necesitan una aplicación minimalista que mantenga la simplicidad de Todoist pero añada automatización. Ya sea que gestiones tareas personales o docenas de proyectos de clientes, el gestor de tareas adecuado ahorra tiempo, elimina el caos y libera a tu equipo para que se enfoque en los resultados. A continuación, analizamos por qué incluso los usuarios satisfechos de Todoist comienzan a explorar alternativas, qué criterios son más importantes y — crucialmente — comparamos diez soluciones líderes para 2025, destacando por qué Worksection se destaca de la multitud.
¿Por qué los usuarios buscan alternativas a Todoist?
Todoist sigue siendo uno de los planificadores más populares del mundo, sin embargo, para 2025 muestra varios puntos débiles que los equipos y especialistas solitarios mencionan cada vez más.
- Crecimiento del proyecto. Cuando necesitas más que una simple lista — gestión de proyectos completa con roles, dependencias y horas facturables — Todoist rápidamente alcanza su límite.
- Derechos de acceso limitados. Los escenarios corporativos requieren un control detallado sobre quién ve presupuestos y discusiones internas. Todoist solo ofrece niveles básicos de privacidad.
- Costos de integración. Ampliar características a través de servicios de terceros (gráficas de Gantt, tableros Kanban, seguimiento de tiempo) a menudo cuesta más que la suscripción a Todoist en sí misma y complica el panorama de TI.
- Automatización e informes. Los usuarios se quejan de informes modestos integrados, falta de seguimiento de tiempo y la necesidad de pagar por bots externos para crear reglas simples.
- Límites de equipo. El plan gratuito limita el número de proyectos y los planes de pago restringen los participantes del espacio de trabajo, haciendo costosa la escalabilidad.
Criterios para elegir un sistema de gestión de proyectos y equipos
Antes de migrar a una nueva plataforma, evalúa qué tan bien cubre tus necesidades del mundo real.
- Escalabilidad. ¿Puede el servicio manejar tanto tareas personales como grandes proyectos de equipo para que no tengas que cambiarlo nuevamente el próximo año?
- Opciones de visualización. Listas, tableros Kanban, gráficas de Gantt, calendarios — cada uno ayuda a los usuarios con distintos estilos de planificación a trabajar cómodamente.
- Seguimiento de tiempo e informes. El seguimiento de tiempo integrado y dashboards configurables ahorran dinero en complementos y herramientas financieras.
- Seguridad y derechos. Modelos de acceso detallados, autenticación de dos factores, centros de datos fiables y cumplimiento con GDPR son vitales para cualquier industria.
- Costo total de propiedad. Cuantos menos “extensiones” pagadas, más claro es el presupuesto. Idealmente, las funciones clave vienen en cada plan.
- Facilidad de adopción. Interfaz nativa en inglés, navegación intuitiva, materiales de aprendizaje y soporte rápido aceleran la integración.
- Integraciones. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, webhooks o bots internos reducen la fricción entre departamentos.
Las mejores alternativas a Todoist en 2025
Worksection
Worksection es una plataforma SaaS ucraniana que ha ayudado a los equipos a mantener los proyectos bajo control desde 2008. Los desarrolladores preservaron la simplicidad de Todoist mientras expandieron la gama de funciones a nivel completo de Sistema de Gestión de Proyectos:- Vistas universales. Cada tarea vive simultáneamente en una lista, en un tablero Kanban, en el calendario y en una gráfica de Gantt. Cambia con un clic sin perder datos.
- Seguimiento de tiempo integrado. Los miembros del equipo registran horas directamente en la tarea, y los informes se generan automáticamente — ideal para agencias, subcontratación de TI y despachos legales.
- Acceso granular. Decide exactamente qué verán los clientes y contratistas: proyectos específicos, comentarios ocultos o líneas de presupuesto.
- Sin upsells ocultos. Cada función —desde listas de verificación hasta API— está disponible en todos los planes. Solo pagas por usuarios activos, escalando sin dolor.
- Inicio rápido. La importación desde Trello, Todoist y Asana toma minutos. Las apps móviles para iOS y Android soportan modo offline.
- Soporte. Un equipo amable responde preguntas de chat en vivo en aproximadamente siete minutos — raro incluso entre los líderes globales.
ClickUp
ClickUp es famoso por su modularidad: puedes activar o desactivar funciones, convirtiendo el servicio de una simple lista de tareas en una potencia de nivel ERP. Incluye docs, mapas mentales, OKRs y automatizaciones, pero la curva de aprendizaje y la interfaz ocupada a menudo asustan a los usuarios acostumbrados al minimalismo de Todoist.
Asana
Asana se centra en gestionar flujos de trabajo. La sección “Objetivos” une tareas a resultados clave, y las reglas de automatización reducen los pasos manuales. Sin embargo, las funciones avanzadas requieren un plan Business, y todavía no hay un rastreador de tiempo nativo.
Microsoft To Do
Esta alternativa gratuita encaja perfectamente en Windows 11 y ecosistemas de Outlook. Las listas se sincronizan a través de Microsoft 365, los recordatorios aparecen en el calendario, y la interfaz limpia recuerda à la clásica Wunderlist. Elementos que faltan: Kanban, Gantt y reportes de equipo.
Trello
Trello sigue siendo el icónico tablero Kanban para la planificación visual. Con Automatización (anteriormente Butler), el tablero se volvió más inteligente: puedes asignar automáticamente miembros y fechas de vencimiento. Sin embargo, informes robustos, seguimiento de tiempo y derechos de acceso están ausentes a menos que pagues por complementos —los mismos puntos problemáticos que la gente cita en Todoist.
Notion
Notion fusiona tareas, documentación y bases de datos: tablas, wikis y tableros Kanban coexisten en un solo espacio de trabajo. Los usuarios avanzados adoran la flexibilidad, pero los recién llegados necesitan tiempo para dar forma a un gestor de tareas completamente desarrollado.
Things (macOS/iOS)
Things es el epítome de la elegancia en el mundo GTD. La cálida paleta de colores, “Hoy”, “Planificar” y tareas recurrentes crean una experiencia relajante en Mac y iPhone. Un obvio inconveniente: no hay versión para Windows o Android, y la colaboración está limitada al uso familiar.
TickTick
TickTick a menudo se llama “Todoist con esteroides.” Heredó la creación rápida de tareas pero añadió un temporizador Pomodoro, calendario, rastreador de hábitos y un sistema de prioridades matizado. Incluso hay un widget de calendario embebible para Chrome y Edge. Para equipos, sin embargo, los roles y permisos detallados siguen siendo escasos.
Any.do
Any.do se enfoca en el minimalismo y la movilidad. Tareas por voz a través de Siri y Google Assistant, la característica “Planificación del domingo” y la integración del calendario lo convierten en un excelente asistente diario. Sin embargo, para proyectos serios, carece de Kanban, análisis y una API.
Quire
Quire combina un esquema estructurado en árbol con tableros Kanban: grandes proyectos se dividen en niveles, y luego se mueven a través de columnas. El servicio es gratuito para hasta diez personas, pero el seguimiento de tiempo y los informes avanzados tienen un costo adicional, por lo que las empresas a menudo encuentran una solución como Worksection más económica a largo plazo.
Tabla Comparativa de las Mejores Alternativas a Todoist
| Herramienta | Características Clave | Seguimiento de Tiempo Integrado | Modelo de Acceso | Precio Inicial (2025) | Mejor Para |
| Worksection | Kanban, Gantt, calendario, informes, API | Sí | Granular | a partir de $49 por equipo | PYMEs, agencias |
| ClickUp | Docs, objetivos, automatizaciones, mapas mentales | Sí | Avanzado | a partir de $7 por usuario | Equipos híbridos, IT de productos |
| Asana | Proyectos, portafolios, automatización, informes | No | Avanzado | a partir de $10.99 por usuario | Marketing, desarrollo |
| Microsoft To Do | Listas, recordatorios, integración de Outlook | No | Básico | Gratis | Tareas personales, micro-equipos |
| Trello | Kanban, automatización, Power-Ups | A través de complementos | Básico | $6 por usuario | Planificación visual |
| Notion | Bases de datos, páginas, Kanban, wiki | No | Avanzado | $8 por usuario | Start-ups, equipos remotos |
| Things | GTD, calendario, integración con Siri | No | Personal | $49.99 pago único | Usuarios de Apple |
| TickTick | Pomodoro, hábitos, calendario | Sí | Personal | $3.99 por usuario | Freelancers, estudiantes |
| Any.do | Tareas por voz, calendario, recordatorios | No | Personal | $2.99 por usuario | Tareas diarias |
| Quire | Árbol de tareas, Kanban, informes | A través de complemento | Avanzado | $8.50 por usuario | Equipos de proyectos, creativos |
¿Qué plataforma deberías elegir en 2025?
Si quieres un reemplazo simple que mantenga el toque ligero de Todoist, comienza con TickTick o Microsoft To Do. Ambos se lanzan en minutos, y la importación de tareas es casi indolora. Los equipos que dependen de Kanban al estilo Trello pero necesitan un seguimiento de tiempo más robusto y permisos deben considerar Worksection o ClickUp. La diferencia: Worksection te proporciona todas las características esenciales en cualquier plan, mientras que ClickUp cobra por cada “power-up” adicional.
Asana y Notion superan a Todoist cuando una empresa debe fusionar tareas con flujos de trabajo amplios y bases de conocimiento. Sin embargo, espera gastar de una semana a un mes en capacitación, migración y configuración. Things, Any.do y Microsoft To Do son excelentes planificadores personales, sin embargo, la gestión de proyectos compleja requerirá herramientas adicionales.
En corto, la elección depende de la escala:
- Productividad personal — Microsoft To Do, Things o Any.do.
- Equipos interfuncionales de hasta 100 personas — Worksection, sin compras de complementos e informes integrados.
- Empresas impulsadas por productos con un departamento de automatización — ClickUp o Notion, siempre que puedan invertir en scripting y mantenimiento.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la mejor alternativa a Todoist para uso empresarial?
Para pequeñas y medianas empresas, Worksection es la opción óptima en 2025. El servicio une tableros Kanban, gráficas de Gantt, un rastreador de tiempo integrado y roles granulares. Dado que cada función está disponible desde el plan de entrada, las empresas evitan pagar por la pila de integraciones y módulos que a menudo se requieren en Asana o Trello.
¿Existen alternativas gratuitas a Todoist que soporten colaboración en equipo?
Sí. Microsoft To Do y el nivel gratuito de Trello permiten colaboración sin cargo. Sin embargo, te enfrentarás a limitaciones: no hay informes, seguimiento de tiempo ni automatización avanzada. Si necesitas un conjunto de funciones más amplio mientras mantienes los costos bajos, prueba la prueba gratuita de dos semanas de Worksection —tiempo suficiente para importar proyectos, probar informes e invitar clientes.
¿Cómo se diferencia Worksection de Todoist?
Todoist se enfoca en listas de tareas individuales y colaboración ligera, mientras que Worksection fue construido desde el principio para equipos de proyecto. La distinción se descompone en tres áreas:
- Visualización. Worksection ofrece Kanban, Gantt y calendario; Todoist solo tiene listas.
- Seguimiento de tiempo. Worksection incluye un rastreador nativo e informes financieros, resolviendo necesidades de facturación.
- Derechos de acceso. Worksection te permite ocultar comentarios internos y presupuestos de los clientes, flexibilidad que Todoist carece.
Conclusión
Tu elección de plataforma siempre depende de lo que necesitas lograr hoy y hacia dónde apuntas mañana. Si quieres un planificador personal ligero, Things o Microsoft To Do serán suficientes; si necesitas un constructor de bases de conocimiento flexible, mira hacia Notion; y para automatización de procesos avanzada, muchos equipos se inclinan hacia ClickUp o Asana. Sin embargo, cuando se trata de un seguimiento de tiempo de equipo a gran escala, gestión de proyectos detallada e informes transparentes sin tarifas ocultas, Worksection sigue siendo la alternativa más equilibrada y rentable a Todoist — reuniendo todas las herramientas críticas bajo un mismo techo, simplificando la colaboración con clientes y ayudando a equipos de cualquier tamaño a trabajar de manera fluida y predecible.