O mercado de ferramentas de planejamento digital está evoluindo em uma velocidade vertiginosa, impulsionado pelo trabalho híbrido, equipes distribuídas e expectativas crescentes dos usuários. Alguns buscam um sistema poderoso para substituir um quadro do Trello congestionado, enquanto outros precisam de um aplicativo minimalista que mantenha a simplicidade do Todoist, mas adicione automação. Seja você responsável por tarefas pessoais ou por dezenas de projetos de clientes, o gerenciador de tarefas certo economiza tempo, remove o caos e libera sua equipe para focar nos resultados. Abaixo, analisamos por que até mesmo usuários satisfeitos do Todoist começam a explorar alternativas, quais critérios são mais importantes e — crucialmente — comparamos dez melhores soluções para 2025, destacando por que Worksection se destaca da multidão.
Por que os usuários procuram alternativas ao Todoist?
O Todoist continua sendo um dos planejadores mais populares do mundo, mas até 2025 apresenta várias fragilidades que equipes e especialistas individuais mencionam cada vez mais.
- Crescimento de projetos. Quando você precisa de mais do que uma lista simples — gestão de projeto completa com funções, dependências e horas faturáveis — o Todoist rapidamente atinge seu limite.
- Direitos de acesso limitados. Cenários corporativos exigem controle detalhado sobre quem vê orçamentos e discussões internas. O Todoist oferece apenas níveis básicos de privacidade.
- Custos de integração. Expandir funcionalidades através de serviços de terceiros (gráficos de Gantt, quadros Kanban, rastreamento de tempo) muitas vezes custa mais do que a própria assinatura do Todoist e complica a paisagem de TI.
- Automação e relatórios. Os usuários reclamam sobre relatórios modestos embutidos, falta de rastreamento de tempo e a necessidade de pagar por bots externos para criar regras simples.
- Limites de equipe. O plano gratuito limita o número de projetos, e os planos pagos restringem os participantes do espaço de trabalho, tornando a escalabilidade cara.
Criterios para Escolher um Sistema de Gestão de Projetos e Equipes
Antes de migrar para uma nova plataforma, avalie quão bem ela atende às suas necessidades do mundo real.
- Escalabilidade. A plataforma consegue lidar tanto com tarefas pessoais quanto com grandes projetos de equipe para que você não tenha que trocar novamente no próximo ano?
- Opções de visualização. Listas, quadros Kanban, gráficos de Gantt, calendários — cada um ajuda usuários com estilos de planejamento distintos a trabalharem confortavelmente.
- Rastreador de tempo e relatórios. O rastreamento de tempo embutido e painéis configuráveis economizam dinheiro em complementos e ferramentas financeiras.
- Segurança e direitos. Modelos de acesso detalhados, autenticação de dois fatores, centros de dados confiáveis e conformidade com o GDPR são vitais para qualquer setor.
- Custo total de propriedade. Quanto menos “extensões” pagas, mais claro o orçamento. Idealmente, funções-chave estão disponíveis em todos os planos.
- Facilidade de adoção. Interface nativa em inglês, navegação intuitiva, materiais de aprendizado e suporte rápido aceleram o onboarding.
- Integrações. Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Zapier, webhooks ou bots internos reduzem a fricção entre departamentos.
As Melhores Alternativas ao Todoist em 2025
Worksection
O Worksection é uma plataforma SaaS ucraniana que ajuda equipes a manterem projetos sob controle desde 2008. Os desenvolvedores preservaram a simplicidade do Todoist enquanto expandiam o conjunto de recursos para nível completo de Sistema de Gestão de Projetos:- Visualizações universais. Cada tarefa vive simultaneamente em uma lista, em um quadro Kanban, no calendário e em um gráfico de Gantt. Troque com um clique sem perder dados.
- Rastreador de tempo embutido. Os membros da equipe registram horas diretamente na tarefa, e relatórios são gerados automaticamente — ideal para agências, terceirização de TI e escritórios de advocacia.
- Acesso granular. Decida exatamente o que os clientes e contratados verão: projetos específicos, comentários ocultos ou linhas de orçamento.
- Sem vendas ocultas. Cada recurso — de listas de verificação a API — está disponível em todos os planos. Você paga apenas por usuários ativos, escalando sem dor.
- Início rápido. Importar do Trello, Todoist e Asana leva minutos. Aplicativos móveis para iOS e Android suportam modo offline.
- Suporte. Uma equipe amigável responde perguntas de chat ao vivo em aproximadamente sete minutos — raridade mesmo entre líderes globais.
ClickUp
ClickUp é famoso por sua modularidade: você ativa ou desativa recursos, transformando o serviço de uma simples lista de tarefas em um potente sistema de ERP. Inclui docs, mapas mentais, OKRs e automações, mas a curva de aprendizado e a interface carregada muitas vezes assustam usuários acostumados ao minimalismo do Todoist.
Asana
A Asana se concentra em gerenciar fluxos de trabalho. A seção “Metas” vincula tarefas a resultados-chave, e regras de automação reduzem etapas manuais. No entanto, recursos avançados exigem um plano Business, e ainda não há rastreador de tempo nativo.
Microsoft To Do
Essa alternativa gratuita se encaixa perfeitamente nos ecossistemas do Windows 11 e Outlook. Listas sincronizam via Microsoft 365, lembretes aparecem no calendário, e a interface limpa lembra a clássica Wunderlist. Pontos faltantes: Kanban, Gantt e relatórios de equipe.
Trello
O Trello continua sendo o icônico quadro Kanban para planejamento visual. Com a Automação (anteriormente Butler), o quadro se tornou mais inteligente: você pode atribuir membros e datas de vencimento automaticamente. No entanto, relatórios robustos, rastreamento de tempo e direitos de acesso estão ausentes, a menos que você pague por complementos — os mesmos pontos de dor que as pessoas citam no Todoist.
Notion
O Notion mescla tarefas, documentação e bancos de dados: tabelas, wikis e quadros Kanban coexistem em um único espaço de trabalho. Usuários avançados adoram a flexibilidade, mas iniciantes precisam de tempo para moldar um gerenciador de tarefas totalmente desenvolvido.
Things (macOS/iOS)
Things é o epítome da elegância no mundo do GTD. A paleta de cores quentes, “Hoje,” “Planejar” e tarefas recorrentes criam uma experiência relaxante no Mac e no iPhone. Óbvio ponto negativo: nenhuma versão para Windows ou Android, e a colaboração é limitada ao uso familiar.
TickTick
TickTick é frequentemente chamado de “Todoist com esteroides.” Herdou o formulário de criação rápida de tarefas, mas adicionou um temporizador Pomodoro, calendário, rastreador de hábitos e sistema de prioridade sutil. Há até um widget de calendário incorporável para Chrome e Edge. No entanto, para equipes, funções e permissões detalhadas permanecem escassas.
Any.do
Any.do dobrou a aposta em minimalismo e mobilidade. Tarefas por voz via Siri e Google Assistant, o característico “Planejamento de Domingo,” e a integração de calendário sem costura transformam-na em uma excelente ajudante do dia a dia. Para projetos sérios, no entanto, falta Kanban, análises e uma API.
Quire
Quire combina um esboço estruturado em árvore com quadros Kanban: grandes projetos se desdobram em níveis e depois se movem entre colunas. O serviço é gratuito para até dez pessoas, mas o rastreamento de tempo e relatórios avançados custam extra, por isso as empresas geralmente consideram uma solução como o Worksection mais econômica a longo prazo.
Tabela Comparativa das Melhores Alternativas ao Todoist
| Ferramenta | Recursos Principais | Rastreador de Tempo Embutido | Modelo de Acesso | Preço Inicial (2025) | Melhor Para |
| Worksection | Kanban, Gantt, calendário, relatórios, API | Sim | Granular | a partir de $49 por equipe | PMEs, agências |
| ClickUp | Docs, metas, automações, mapas mentais | Sim | Avançado | a partir de $7 por usuário | Equipes híbridas, produto de TI |
| Asana | Projetos, portfólios, automação, relatórios | Não | Avançado | a partir de $10.99 por usuário | Marketing, desenvolvimento |
| Microsoft To Do | Listas, lembretes, integração com Outlook | Não | Básico | Gratuito | Tarefas pessoais, microequipes |
| Trello | Kanban, automação, Power-Ups | Via plug-ins | Básico | $6 por usuário | Planejamento visual |
| Notion | Bancos de dados, páginas, Kanban, wiki | Não | Avançado | $8 por usuário | Startups, equipes remotas |
| Things | GTD, calendário, integração com Siri | Não | Pessoal | $49.99 único | Usuários Apple |
| TickTick | Pomodoro, hábitos, calendário | Sim | Pessoal | $3.99 por usuário | Freelancers, estudantes |
| Any.do | Tarefas por voz, calendário, lembretes | Não | Pessoal | $2.99 por usuário | Afazeres do dia a dia |
| Quire | Árvore de tarefas, Kanban, relatórios | Via complemento | Avançado | $8.50 por usuário | Equipes de projeto, criativos |
Qual Plataforma Você Deve Escolher em 2025?
Se você deseja uma substituição simples que mantenha o toque leve do Todoist, comece com TickTick ou Microsoft To Do. Ambos são iniciados em minutos e a importação de tarefas é quase indolor. Equipes que dependem de Kanban no estilo Trello, mas precisam de rastreamento de tempo e permissões mais robustas, devem considerar Worksection ou ClickUp. A diferença: o Worksection fornece todos os recursos essenciais em qualquer plano, enquanto o ClickUp cobra por cada “power-up” adicional.
Asana e Notion superam o Todoist quando uma empresa precisa mesclar tarefas com fluxos de trabalho amplos e bases de conhecimento. No entanto, espere gastar de uma semana a um mês em treinamento, migração e configuração. Things, Any.do, e Microsoft To Do são excelentes planejadores pessoais, mas a gestão de projetos complexos exigirá ferramentas adicionais.
Resumidamente, a escolha depende da escala:
- Produtividade pessoal — Microsoft To Do, Things ou Any.do.
- Equipes multifuncionais de até 100 pessoas — Worksection, sem compras de plug-ins e relatórios embutidos.
- Empresas orientadas a produtos com um departamento de automação — ClickUp ou Notion, desde que você possa investir em programação e manutenção.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Qual alternativa ao Todoist é a melhor para uso empresarial?
Para pequenas e médias empresas, Worksection é a escolha ideal em 2025. O serviço unifica quadros Kanban, gráficos de Gantt, um rastreador de tempo integrado e funções granulares. Como cada recurso está disponível desde o plano de entrada, as empresas evitam pagar pela pilha de integrações e módulos frequentemente exigidos no Asana ou Trello.
Existem alternativas gratuitas ao Todoist que suportam colaboração em equipe?
Sim. Microsoft To Do e o nível gratuito do Trello permitem colaboração sem custo. No entanto, você enfrentará limitações: sem relatórios, rastreamento de tempo ou automação avançada. Se precisar de um conjunto mais amplo de recursos enquanto mantém os custos baixos, experimente a versão de teste gratuita de duas semanas do Worksection—tempo suficiente para importar projetos, testar relatórios e convidar clientes.
Como o Worksection é diferente do Todoist?
O Todoist foca em listas de tarefas individuais e colaboração leve, enquanto Worksection foi construído para equipes de projeto desde o início. A distinção se divide em três áreas:
- Visualização. O Worksection oferece Kanban, Gantt e calendário; o Todoist tem apenas listas.
- Rastreamento de tempo. Worksection inclui um rastreador nativo e relatórios financeiros, resolvendo necessidades de faturamento.
- Direitos de acesso. O Worksection permite ocultar comentários e orçamentos internos de clientes, flexibilidade que o Todoist não possui.
Conclusão
Sua escolha de plataforma sempre depende do que você precisa realizar hoje e onde você pretende chegar amanhã. Se você deseja um planejador pessoal leve, o Things ou o Microsoft To Do servirão; se precisar de um construtor de base de conhecimento flexível, recorra ao Notion; e para automação de processos avançada, muitas equipes preferem ClickUp ou Asana. No entanto, quando se trata de rastreamento de tempo em equipe em grande escala, gestão de projetos detalhada e relatórios transparentes sem taxas ocultas, o Worksection continua sendo a alternativa mais equilibrada e econômica ao Todoist — reunindo todas as ferramentas críticas sob um único teto, simplificando a colaboração com clientes e ajudando equipes de qualquer tamanho a trabalharem de forma fluida e previsível.