•   11 min read

Як автоматизувати
бізнес процеси?

З часів промислової революції і появи мануфактур автоматизація бізнесу відбувається стрибками в кожній галузі, напрямку, задачі. Механізми і кнопкове управління замість ручної праці, бланки для заповнення документів і телефонний зв'язок - все на благо прогресу.

З 2016-му році в поняття автоматизації вкладають зовсім інший сенс, ніж 100 років тому. Глобалізація і віртуальні платформи, доступні навіть з мобільного, звернули «механізацію виробництва» в «Діджитал управління підприємством». Як так?

Що таке бізнес-процес і в чому його суть

Ось найочевидніший варіант. Є компанія, її продукт і клієнт. Алгоритм дій компанії з надання продукту клієнту - це і є сам процес. Такий алгоритм легко повторюється, забезпечує зростання і прибуток.

Інші цикли в роботі, не пов'язані безпосередньо з клієнтом, але приносять економію витрат або зростання прибутку теж є БП (бізнес-процесами).

Якість виконання залежить від простоти поставлених завдань, правильності їх регламентації.

Тільки вчасно оновлюючи, доповнюючи або скорочуючи послідовність дій ви впливаєте на конкурентність на ринку компанії.


Наочний приклад бізнес-процесу це здача автомобілів в оренду. Щоб здавати Skoda, Volkswagen або Mercedes треба:

  1. купити б / у автомобіль, оформити рахунок у банку і ФОП / ФОП (стартовий капітал)
  2. зробити ТО і заправити (забезпечення ресурсів)
  3. подати оголошення (маркетинг, реклама)
  4. зустрітися з клієнтом, підписати договір і здійснити оплату (реалізація)
  5. віддати ключі та довіреність на авто, домовитися про спосіб повернення (доставка й супроводження товару)
  6. в обумовлений термін забрати авто, ключі і закрити договір (закінчити сесію).

Пункти 3-6 і є циклічним алгоритмом, що дає прибуток.

Кожен етап модернізуємо: на ТО провести тюнінг і поставити нову акустику, спойлери і гідропідсилювач керма, підвищивши вартість оренди авто; розмістити оголошення не на стовпах мікрорайону, а на віртуальній дошці оголошень із зазначенням міста; вибрати одне перевірене місце зустрічей, де з вами буде кум-юрист, а знайома-бариста подасть заварену каву зі знижкою в 20%.

Цикл дій - це процес

Більш складні приклади бізнес-процесів поділяють на:

  • основні - дають результат для клієнта: видобуток, обробка і розфасовка нафти для нафтовидобувного холдингу;
  • допоміжні - розподіляють ресурс і постачання: матеріали, робоча сила, ремонт апаратури на заводі промислової радіоелектроніки;
  • керуючі - виділяються по контрольованому об'єкту: контроль збуту, рішення проблем логістики і розробка стратегії розвитку на 5 років, взаємодія з акціонерами.

Є і більш глибокий розподіл:

  • основні;
  • супутні (створюють додатковий заробіток компанії крім профільного: крім продажу авто офіційний дилер може здавати Фольксвагени в оренду посольствам для потреб дипломатів);
  • допоміжні (безпосередньо ремонт і підтримання виробництва, основних процесів);
  • забезпечують, як супровід бухгалтерії, юристів, системних адміністраторів, hr і утримання офісів;
  • керуючі;
  • розвиваючі, як для товару або послуги, так і внутрішніх технологій, обладнання та методів роботи компанії.

Жоден БП не може бути всередині одного відділу. Сенс поділу на процеси - знайти зв'язок між підрозділами і вдосконалити їх для збільшення швидкості роботи, продуктивності і прибутку.

Консервативні директори визначають структуру компанії ієрархічно, поділяючи на підрозділи і департаменти: юридичний відділ, бухгалтерія та колл-центр, програмісти, дизайнери з тестувальниками. Розподіл за посадовими функціями практично як база даних, але незручно для розуміння взаємозв'язків колег всередині кожної окремо взятої задачі.

Розглянемо організацію з боку потоку робіт, проектів та результатів. Виявляється, що сегментація по процесам проявляє, як негатив фотоплівки, початкове положення речей: хто і з ким контактує постійно; яка команда і чому не вкладається в терміни, затримуючи інші підрозділи; кому і чому необхідна модернізація апаратури найближчим часом.


Вам також може бути цікаво: Організація великої кількостілюдей і синхронізація відділів

У чому вигода переходу на БП

Впровадження управління бізнес-процесами замість звичайного кабінетного поділу праці затратно в людино-годинах, вимагає досвіду і найчастіше виходить тільки з бізнес-консультантом. Навіщо в такому разі морочитися?

У довгостроковій перспективі якісна модернізація підприємства корисна тим, що власник свідомо і систематизовано знизить витрати і збільшить виручку. Збалансуйте трудовитрати і очікуваний результат планомірно.

До того ж, компанія зможе пройти атестацію за стандартом якості ISO 9001. Тим самим директор підтверджує, що його бізнес достатньо розвинений для європейського і американського ринку, а аналіз якості товарів і послуг дозволяє відповідати за результат перед покупцем.

У найближчому кварталі результатом стане наочна зміна мотивації та продуктивності підлеглих.

Коли є виділений процес «vip-клієнт Варкірашьян», і за нього відповідають 4 людини з трьох різних відділів, кожному співробітнику особисто важливий результат - задоволений клієнт.

Візьмемо підрозділ менеджерів по роботі з клієнтами і команду техпідтримки: жодному з цих відділів цілком не важливо комплексне обслуговування клієнта Варкірашьян. А йому зараз треба вирішити 3 питання, але третє - не в компетенції техпідтримки. Метою рядового менеджера стає «здати клієнта іншому відділу».

Зробіть кожного клієнта vip, просто видозмінивши менеджмент: прикріпляйте відповідальних виконавців до завдань.

Особиста відповідальність за результат

Сфери, де BPA (Business process automation) корисний

У житті люди виробляють звички. Це природний алгоритм автоматизації повторюваних дій. Бувають корисні звички, а бувають шкідливі - від них ми довго і клопітно позбавляємося. У підприємництві відбувається те ж саме: корисні звички зменшують трудовитрати і приносять прибуток; шкідливі - затягують дедлайни, зривають проекти і просто додають виробничих витрат. Тому важливо виробляти правильні робочі цикли, як, наприклад, здорове харчування чи ранкова пробіжка.

Регулярно повторювані бізнес-процеси підприємства можна спростити, прискорити і взагалі скасувати, якщо вони застаріли.

Яким компаніям варто автоматизувати менеджмент?

  • Промислове підприємство. Замовлення, закупівля матеріалів, саме виробництво, фасування, доставка і звітність. Шаблонні і циклічні задачі.
  • Небезпечне виробництво і видобуток. Роботизація та вдосконалення конвеєрних стрічок. Контроль забруднення навколишнього середовища і споживання природних ресурсів.
  • ІТ-компанії. Таск-менеджмент між програмістами, тестувальниками і продажниками. Технічна підтримка клієнтів і баг-трекер. Адмін. панель інтернет провайдера. 24/7 онлайн-ресурси.
  • Сервісні компанії. Індивідуальні послуги та консультації по телефону, що вимагають впровадження CRM-системи. Документообіг.
  • Банківська система. Супровід клієнтської бази даних, механізм неупередженого рішення по кредитуванню, онлайн-банкінг і захист від шахрайських операцій.
  • Аналітичні, юридичні та дослідні центри. Моніторинг і аналіз великих оновлюються баз даних. Статистика і соціологія, пошук прецедентів права і страхування, метеорологія і попередження катастроф.
  • Охорона і додатки відстежують переміщення. Миттєве сповіщення про порушення.
  • ...

Інші завдання вже вимагають людської участі, але тямуща система управління бізнес-процесами зведе до мінімуму їх число. Тим самим кожен співробітник компанії 100% робочого часу буде виконувати корисні і незамінні машиною дії.

Що не треба автоматизувати в роботі?

  • Інтерфейс для вирішення проблем клієнта. Автоматизований замовлення квитків або бронювання готелю - це прекрасно. Багаторівневе дерево телефонного автовідповідача - знущання над клієнтом, що показує нелюбов до споживача.
  • Прийняття остаточних рішень. Зламати можна будь-яку систему, скасувати фатальне рішення - не завжди.
  • Перекладач. Живий носій мови перевершує Google translate. І від цього може залежати договір з іноземним інвестором.
  • Екстрене реагування. Збір даних датчиком можна автоматизувати, порятунок людей в аварійній ситуації - немає.

Як написати бізнес-процес правильно

Спочатку зафіксувати алгоритм наявних дій, потім сформувати ідеальну картину, а потім знайти найкоротших шлях між ідеалом і дійсністю. Цей шлях йде через скорочення витрат і підвищення прибутку з найменшим опором. Якщо структура виходить складною - в компанії щось пішло не так.

Виправити ситуацію допоможе здорова оптимізація бізнес-процесів. Покажіть основні, допоміжні та управлінські алгоритми у вигляді серії взаємопов'язаних блок-схем, їх ще називають картами.

Радимо: зрозуміла карта БП вийде, якщо:

  • стовпчики - дійові особи (учасники);
  • рядки - тимчасові інтервали, порядок дій.

діаграма ісполнетелей

Кожен БП складається зі схеми:
Ресурси - Дія - Результати

Ресурси називають входами, результати - виходами. Так, в множині, на схемі їх відображають зліва направо.

Між пунктами схеми стрілочками проведіть зв'язку, впливу.

У доповненнях вкажіть:

  • систему кількісних показників для аналізу процесу,
  • способи контролю якості виконання і порядок виправлення помилок.

Процес підпорядковує свою приватну мету глобальної мети компанії. На одну мету - один БП.

Призначте власника, що керує ресурсами і кожним закріпленим за завданням виконавцем. Він особисто відповідає за результат процесу.

Ієрархічну схему управління за функціями, коли є відділ дизайнерів, тестувальників або програмістів, називають «вертикальною». Процесні системи називають «горизонтальними», в них з кожного підрозділу закріплюється виконавець для задач.

процесні системи

Оптимальний спосіб привести в порядок і задокументувати структуру БП - прописати процедури і регламенту, але не варто скочуватися в бюрократію: мета в розумінні й оцінці користі всіх етапів роботи компанії.

Оформляйте документацію, проводьте ревізію і складайте оновлені алгоритми роботи, але враховуйте оточення компанії - постачальників і споживачів, конкурентів! Всі бізнес-процеси компанії відкриті, тобто, пов'язані із зовнішнім світом, ринком і клієнтом. Якщо замкнути структуру всередині, реальна картина подій спотворюється і об'єктивно аналізувати подібну абстракцію безглуздо.

Карта процесів показує зараз

Способів відобразити алгоритм багато, як і «гуру управління бізнесом», що їх продають. Особистий досвід дорожчий. Складіть багаторівневу карту з додатками до головної, деталізуючи процеси всередині відділів і кожного завдання. Підійдуть мережеві графіки та мнемосхеми, компонувальні схеми і діаграма Ганта .

Діаграма Ганта особливо корисна в миттєвих звітах керівництву, так як вона відображає порядок дій і прив'язки завдань між собою.

Ганта 01

Автоматизація бізнес-процесів по пунктам

Компанія замислюється про модернізацію управління на етапі, коли Skype, Outlook і Excel вже не справляються з потоком завдань. В голові директора заїдає, як скласти бізнес-процес швидко і бажано - безкоштовно, а аналітики сумують.

Рішення в тому, що скласти правильну структуру алгоритмів і знайти шлях переходу від того, що є, до цієї структури. Перенести всі обчислення з формулами з Excel і запрограмувати зв'язку між базами даних, перенести все це в цілодобово доступні хмарні сервіси з достатньою системою безпеки.

Правити все зайве. Визначте процеси, які варто автоматизувати: передачу ТАСК між менеджерами та виконавцями, закупівлю і логістику, інше.

Якщо дані об'єднати в єдину базу - 80% проблем з комунікацією виправлено. Так автоматизація процесів підприємства пройде швидко і гладко, а необхідні матеріали будуть у кожного. Але розмежовуйте доступ до інформації за сферою діяльності користувача. Клієнту не потрібні імена програмістів, але потрібен статус виконання проекту; бухгалтерії не цікаві відкриті завдання в розробці, але необхідні витрачені людино-години команди, щоб розрахувати прибутковість.

Кожному користувачеві - персональний доступ до бази

Бухгалтерія, юристи і менеджери подякують за добротно складені шаблони документації. З цих заповнюваних форм дані переходять в бази даних, де відбуваються всі обчислення податків, ПДВ і автоматично формуються звіти.

Відповідальний за завдання хоче відразу знати про внесені зміни в вихідні і терміни. Чим раніше дизайнер отримає ТЗ, тим швидше прийме в роботу проект. Масові і сегментовані розсилки, нагадування всередині адмінки або на смартфон - дуже корисний винахід для оперативного реагування.

Алгоритм впровадження системи автоматизації бізнес-процесів:

  1. вибір автоматизованих процесів з усіх в компанії;
  2. єдина база даних і індивідуальна сфера доступу для кожного;
  3. шаблони форм введення даних;
  4. вбудовані формули розрахунків і формовані звіти;
  5. розсилки і нагадування.

Найпопулярніші в світі типи автоматизації

Лідирує по частоті застосування Amazon Web Services - комплексна автоматизація бізнесу з віртуальної інфраструктурою: від генерації серверів до мобільних додатків.

Другий за вживаностю - публічна оферта або віртуальний цифровий договір. Більше не потрібно відправляти факс з підписаним документом, сканувати і відправляти на email копії. Доступ до документа і історії його правок цілодобовий.

Далі йдуть додатки та програми для ведення фінансів, аналітики та управління компанією. З ними і взаємодія з клієнтами: інтерфейси, щотижневі розсилки, повідомлення та інші плюшки.

Пишіть скрипти та інструкції для всього, що повторюється хоча б тричі. Виключіть навіть шанс на помилку.

Найцінніше в управлінських алгоритмах і віртуальних сервісах те, що автоматизація бізнес-процесів підприємства не закінчується на одній ітерації. Через рік, проаналізувавши вже нове положення справ, внесіть правки і апгрейди. Актуальність технологій важлива в комерції.

Інформація на офіційному сайті, в соцмережах і блозі - теж актуальна. Оновлюйте текст по мірі необхідності, не рідше разу на рік.

В стартапах сформована система управління бізнесом дозволяє спочатку розмежувати ролі і делегувати обов'язки. Налагоджені алгоритми дають колегам швидко передати справи без втрат для компанії, йдучи у відпустку або декрет.

Оновлюйте технології, структуру та інформацію

Автоматизація наочно

Здорова організація бізнес-процесів починається з побудови легкого, інтуїтивно-зрозумілого сервісу для цілодобового зв'язку між відділами, колегами і керівництвом. Якщо узгодити зміни макета, додати функціонал в продукт або підписати договір з клієнтом можна тільки після планерки о 9:00 понеділка, то зростання прибутку і розвиток підприємства малореальні.

А ось доступ до єдиної бази знань, завдань і контактів, як це реалізували в Worksection, прискорить роботу, дозволить всім підрозділам діяти в єдиному потоці, а керівникам - аналізувати звіти і оцінювати продуктивність колег, апгрейдити алгоритми взаємодії відділів і перерозподіляти завдання без відриву від виробництва .

Завдання по людям 01

Програмування власної адміністративної панелі, текс-менеджера або CRM має сенс, якщо ваш бізнес вузькоспеціалізований і на ринку немає функціонального сервісу. У 60% підприємств світу завдання типові, а додатки для їх вирішення бюджетних.

Впроваджуйте технології поетапно, тестуючи на одному відділі перед інтеграцією в усій компанії. Повномасштабна автоматизація бізнес-процесів - дорога і складна процедура. Поступовий перехід обійдеться дешевше і в грошовому еквіваленті, і в людино-годинах. Але мета виправдовує засоби - перевчити персонал на новий лад і робота прискориться в рази.

Майте команду «запасних», хто зможе продовжити роботу і відновити систему, якщо станеться критична помилка. Запасний план продумайте заздалегідь: при збої на американській біржі зупиняють торги.

Вердикт

З 2016-му році керівники компаній усвідомлюють, що автоматизація процесів управління і контролю якості, виробництва і реалізації товару - не розкіш, а необхідність. Розвинені технології, консультанти і здоровий глузд допоможуть впровадити процесне управління та ведення комерції на новому рівні.

Існують навіть додатки та програми для імітації моделювання автоматизації бізнес-процесів. Складаєте блок-схему, прописуєте тимчасові інтервали кожної взаємодії і відстежуєте так зване «пляшкове горлечко» - місця, де трапляються провисання, затримки і скупчення запитів. Виправляєте алгоритм, прокручуєте знову. І так до тих пір, поки система не стане гладкою.

Автоматизуємо ті дії, які вигідно
відповісти
Олег 31 жовтня 2023
Вітаю! Чи планується у Worksection додавати функції деякої автоматизації? Наприклад, коли дедлайн задачі наступає, то задача переміщається із статуса BackLog у In progress, по типу як у Trello та\або для інших випадків.
відповісти
Дмитро 1 листопада 2023
Вітаємо! Плануємо додавати елементи автоматизації, але не в найближчому оновленні. Зафіксували ваше побажання щодо зміни статусу за терміном.
Наразі у нас є функції встановлення відповідального за блок та виставлення наступного статусу. Детальніше у https://worksection.com/ua/faq/kanban.html

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Якщо ви зацікавлені в успішному управління проєктами, розуміння RAID стане вам у пригоді. RAID, що є абревіатурою від Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies, допомагає керувати ризиками будь-якого...
18 червня 2024   •   22 min read
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂