•   5 min read

Cómo Automatizar los Procesos
Empresariales

Des­de la Rev­olu­ción Indus­tri­al y la lle­ga­da de la fab­ri­cación, la autom­a­ti­zación empre­sar­i­al ha avan­za­do a pasos agi­gan­ta­dos en cada indus­tria, tarea y fun­ción. Des­de mecan­is­mos y con­troles de botones que reem­plazan el tra­ba­jo man­u­al has­ta for­mu­la­rios para llenar doc­u­men­tos y comu­ni­cación tele­fóni­ca, todos estos avances han servi­do al progreso.

En 2016, el con­cep­to de autom­a­ti­zación adquir­ió un sig­nifi­ca­do difer­ente al que tenía hace 100 años. La glob­al­ización y las platafor­mas vir­tuales, acce­si­bles inclu­so des­de dis­pos­i­tivos móviles, trans­for­maron la mecan­ización de la pro­duc­ción” en gestión empre­sar­i­al digital”.

¿Qué es un Pro­ce­so Empre­sar­i­al y su Esencia?

Un pro­ce­so empre­sar­i­al es el algo­rit­mo de acciones que una empre­sa lle­va a cabo para pro­por­cionar un pro­duc­to a un cliente. Este algo­rit­mo es repetible y garan­ti­za crec­imien­to y ben­efi­cio. Otros cic­los no direc­ta­mente rela­ciona­dos con el cliente pero que ahor­ran cos­tos o aumen­tan ben­efi­cios tam­bién son pro­ce­sos empresariales.

La cal­i­dad de la eje­cu­ción depende de la sim­pli­ci­dad de las tar­eas estable­ci­das y de su ade­cua­da reg­u­lación. Actu­alizar, com­ple­men­tar o reducir reg­u­lar­mente la secuen­cia de acciones afec­ta la com­pet­i­tivi­dad del mer­ca­do de la empresa.

Un Ejem­p­lo Ilus­tra­ti­vo de un Pro­ce­so Empre­sar­i­al: Alquil­er de Coches

Para alquilar coches como Sko­da, Volk­swa­gen o Mer­cedes, necesitas:
  1. Com­prar un coche usa­do, abrir una cuen­ta ban­car­ia y con­fig­u­rar una empre­sa uniper­son­al (cap­i­tal inicial).
  2. Realizar man­ten­imien­to y repostar (pro­visión de recursos).
  3. Colo­car un anun­cio (mar­ket­ing, publicidad).
  4. Recibir al cliente, fir­mar un con­tra­to y realizar el pago (real­ización).
  5. Entre­gar las llaves y el poder notar­i­al del coche, acor­dar el méto­do de devolu­ción (entre­ga y soporte del producto).
  6. Recoger el coche, las llaves, y cer­rar el con­tra­to en la fecha acor­da­da (fin de sesión).
Los pasos 3 – 6 for­man el algo­rit­mo cícli­co que gen­era beneficios.

Pro­ce­sos Empre­sar­i­ales Más Complejos

Los pro­ce­sos empre­sar­i­ales se pueden cat­e­go­rizar como:
  • Core: Entre­gar resul­ta­dos a los clientes, como la extrac­ción, proce­samien­to y empa­que­ta­do de petróleo para una empre­sa petrolera.
  • Soporte: Dis­tribuir recur­sos y sum­in­istros, como mate­ri­ales, mano de obra y reparación de equipos para una fábri­ca de elec­tróni­ca industrial.
  • Gestión: Con­tro­lar aspec­tos especí­fi­cos, como super­visión de ven­tas, res­olu­ción de prob­le­mas logís­ti­cos y desar­rol­lo de una estrate­gia de crec­imien­to a 5 años.

Ven­ta­jas de Adop­tar la Gestión de Pro­ce­sos Empre­sar­i­ales (BPM)

La tran­si­ción de divi­siones depar­ta­men­tales tradi­cionales a BPM puede ser cos­tosa en tér­mi­nos de horas-hom­bre y a menudo requiere un con­sul­tor de nego­cios. Sin embar­go, los ben­efi­cios incluyen la reduc­ción sis­temáti­ca de cos­tos y el aumen­to de ingre­sos. Además, una empre­sa puede alcan­zar la cer­ti­fi­cación de cal­i­dad ISO 9001, afir­man­do su dis­posi­ción para los mer­ca­dos europeos y americanos.

Imple­mentación Práctica

Autom­a­ti­zar pro­ce­sos empre­sar­i­ales es ben­efi­cioso en var­ios sectores:
  1. Empre­sas Indus­tri­ales: Pedi­dos, procu­ración de mate­ri­ales, pro­duc­ción, empa­que­ta­do, entre­ga e informes.
  2. Indus­trias Peli­grosas y Extrac­ción: Mejo­ras en robóti­ca y sis­temas de trans­porte, con­trol de la con­t­a­m­i­nación ambi­en­tal y mon­i­toreo del con­sumo de recursos.
  3. Empre­sas de TI: Gestión de tar­eas entre pro­gra­madores, testers y vende­dores, soporte téc­ni­co, seguimien­to de errores y recur­sos en línea 247.
  4. Empre­sas de Ser­vi­cios: Ser­vi­cios indi­vid­uales y con­sul­tas tele­fóni­cas que requieren sis­temas CRM, gestión del flu­jo documental.
  5. Ban­ca: Man­ten­imien­to de bases de datos de clientes, mecan­is­mos de decisión de prés­ta­mos impar­ciales, ban­ca en línea y pre­ven­ción de fraudes.
  6. Cen­tros Analíti­cos, Legales y de Inves­ti­gación: Mon­i­toreo y análi­sis de grandes bases de datos, actu­al­izadas reg­u­lar­mente, estadís­ti­cas y pre­ven­ción de desastres.

¿Qué No Debe Ser Automatizado?

  • Inter­faz de Res­olu­ción de Prob­le­mas del Cliente:Los sis­temas de reser­vas autom­a­ti­za­dos son exce­lentes, pero los árboles tele­fóni­cos com­ple­jos pueden frus­trar a los clientes.
  • Tomar Deci­siones Finales:Los sis­temas pueden ser hack­ea­d­os; rever­tir una decisión críti­ca no siem­pre es posible.
  • Tra­duc­ción:Un hablante nati­vo supera a las her­ramien­tas de tra­duc­ción automatizadas.
  • Respues­ta a Emer­gen­cias:La recolec­ción de datos puede ser autom­a­ti­za­da, pero la inter­ven­ción humana es cru­cial en emergencias.

Cómo Escribir un Pro­ce­so Empre­sar­i­al Correctamente

Primero, doc­u­men­ta el pro­ce­so actu­al, crea un mapa del pro­ce­so ide­al y luego encuen­tra el camino más cor­to entre la real­i­dad y lo ide­al, enfocán­dote en la reduc­ción de cos­tos y el aumen­to de ben­efi­cios. Si la estruc­tura es com­ple­ja, algo en la empre­sa nece­si­ta ser solucionado.



Uti­liza dia­gra­mas de flu­jo, cono­ci­dos como mapas, para visu­alizar los pro­ce­sos core, de soporte y de gestión. Las colum­nas rep­re­sen­tan par­tic­i­pantes, y las filas indi­can inter­va­l­os de tiem­po y acciones.

Pasos para Imple­men­tar la Autom­a­ti­zación de Pro­ce­sos Empresariales

  1. Iden­ti­ficar Pro­ce­sos para Autom­a­ti­zación: Deter­mi­na qué pro­ce­sos pueden ser autom­a­ti­za­dos, como trans­fer­en­cias de tar­eas, procu­ración y logística.
  2. Base de Datos Unifi­ca­da: Cen­tral­iza datos y ase­gu­ra nive­les de acce­so individual.
  3. Plan­til­las de Entra­da de Datos: Estandariza for­mu­la­rios para la entra­da de datos.
  4. Fór­mu­las de Cál­cu­lo Integradas: Autom­a­ti­za cál­cu­los de impuestos, IVA e informes.
  5. Noti­fi­ca­ciones y Recorda­to­rios: Usa envíos masivos y seg­men­ta­dos, recorda­to­rios den­tro del pan­el de admin­is­tración o en telé­fonos inteligentes para una ráp­i­da respuesta.

Tipos Pop­u­lares de Automatización

  • Ama­zon Web Ser­vices (AWS):Autom­a­ti­zación empre­sar­i­al inte­gral con infraestruc­tura virtual.
  • Ofer­ta Públi­ca o Con­tra­to Dig­i­tal: Elim­i­na la necesi­dad de enviar doc­u­men­tos fir­ma­dos por fax, ofre­cien­do acce­so 247 y un historial.
  • Apli­ca­ciones para Finan­zas, Análi­sis y Gestión: Her­ramien­tas para la inter­ac­ción con el cliente, boletines sem­anales y notificaciones.

Con­clusión

Des­de 2016, los líderes empre­sar­i­ales recono­cen que la autom­a­ti­zación de pro­ce­sos es una necesi­dad. Las tec­nologías avan­zadas, con­sul­tores y el sen­ti­do común ayu­dan a imple­men­tar la gestión de pro­ce­sos y el com­er­cio a un nue­vo niv­el. Apli­ca­ciones y pro­gra­mas para sim­u­lar la autom­a­ti­zación de pro­ce­sos empre­sar­i­ales están disponibles para refi­nar algo­rit­mos y ase­gu­rar opera­ciones fluidas.

Al autom­a­ti­zar acciones ben­efi­ciosas, las empre­sas pueden mejo­rar sig­ni­fica­ti­va­mente la efi­cien­cia y la productividad.

esc
Compartir en
или
Escuela PM
Teramind ha sido durante mucho tiempo un referente en la monitorización de empleados porque combina grabaciones de pantalla, alertas de violaciones y análisis de productividad profundos. Sin embargo,...
24 junio 2025   •   8 min read
Escuela PM
Timely sigue siendo uno de los servicios de seguimiento de tiempo automático más conocidos, sin embargo, para 2025, el mercado ha explotado con docenas de opciones más flexibles —y, lo que es importante...
24 junio 2025   •   8 min read
Escuela PM
Time Doctor sigue siendo uno de los sistemas de monitoreo de empleados más comentados, sin embargo, en 2025 el mercado ofrece soluciones mucho más flexibles. Algunas empresas desean una herramienta que...
24 junio 2025   •   8 min read
Empieza ahora
Por favor ingrese su correo electrónico real 🙂