Seit der Industriellen Revolution und dem Aufkommen der Fertigung hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen in allen Branchen, Aufgaben und Funktionen enorme Fortschritte gemacht. Von Mechanismen und Tastensteuerungen, die körperliche Arbeit ersetzen, bis hin zu Formularen zur Dokumentenauffüllung und Telefonkommunikation haben all diese Fortschritte dem Fortschritt gedient.
Im Jahr 2016 bekam das Konzept der Automatisierung eine andere Bedeutung als vor 100 Jahren. Die Globalisierung und virtuelle Plattformen, die sogar von mobilen Geräten aus zugänglich sind, verwandelten „Produktmechanisierung“ in „digitale Unternehmensführung“.
Was ist ein Geschäftsprozess und seine Essenz?
Ein Geschäftsprozess ist der Algorithmus der Handlungen, die ein Unternehmen unternimmt, um ein Produkt an einen Kunden zu liefern. Dieser Algorithmus ist wiederholbar und gewährleistet Wachstum und Gewinn. Andere Zyklen, die nicht direkt mit dem Kunden verbunden sind, aber Kosten einsparen oder den Gewinn erhöhen, sind ebenfalls Geschäftsprozesse.
Die Qualität der Ausführung hängt von der Einfachheit der festgelegten Aufgaben und ihrer ordnungsgemäßen Regelung ab. Regelmäßige Aktualisierungen, Ergänzungen oder Reduzierungen der Abfolge von Handlungen beeinflussen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt.
Ein anschauliches Beispiel für einen Geschäftsprozess: Autovermietung
Um Autos wie Skoda, Volkswagen oder Mercedes zu vermieten, müssen Sie:
- Ein gebrauchtes Auto kaufen, ein Bankkonto eröffnen und ein Einzelunternehmen gründen (Startkapital).
- Wartung durchführen und tanken (Ressourcenbereitstellung).
- Eine Anzeige schalten (Marketing, Werbung).
- Den Kunden treffen, einen Vertrag unterzeichnen und die Zahlung vornehmen (Realisation).
- Die Schlüssel und die Vollmacht für das Auto übergeben, die Rückgabemethode vereinbaren (Lieferung und Produktunterstützung).
- Das Auto, die Schlüssel abholen und den Vertrag am vereinbarten Datum abschließen (Sitzung beenden).
Die Schritte 3 – 6 bilden den zyklischen Algorithmus, der Gewinn generiert.
Komplexere Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse können kategorisiert werden in:
- Kern: Ergebnisse an Kunden liefern, wie das Fördern, Verarbeiten und Verpacken von Öl für ein Ölunternehmen.
- Unterstützung: Ressourcen und Materialien verteilen, wie Arbeitskräfte und Gerätereparaturen für eine Fabrik für industrielle Elektronik.
- Management: Bestimmte Aspekte überwachen, wie Vertriebsaufsicht, Logistikproblemlösungen und Entwicklung einer 5‑Jahres-Wachstumsstrategie.
Vorteile der Einführung von Business Process Management (BPM)
Der Übergang von traditionellen Abteilungsaufteilungen zu BPM kann in Bezug auf Personstunden kostspielig sein und erfordert oft einen Unternehmensberater. Die Vorteile umfassen jedoch eine systematische Kostenreduzierung und eine Umsatzsteigerung. Zudem kann ein Unternehmen die ISO 9001 Qualitätszertifizierung erreichen, die seine Bereitschaft für die europäischen und amerikanischen Märkte bestätigt.Praktische Umsetzung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in verschiedenen Sektoren vorteilhaft:
- Industrielle Unternehmen: Aufträge, Materialbeschaffung, Produktion, Verpackung, Lieferung und Berichterstattung.
- Gefährliche Industrien und Gewinnung: Verbesserungen von Robotik und Förderanlagen, Kontrolle der Umweltverschmutzung und Überwachung des Ressourcenverbrauchs.
- IT-Unternehmen: Aufgabenmanagement unter Programmierern, Testern und Vertriebsmitarbeitern, technische Unterstützung, Fehlersuche und 24⁄7 Online-Ressourcen.
- Dienstleistungsunternehmen: Einzelservices und telefonische Beratungen, die CRM-Systeme und Dokumentenflussmanagement erfordern.
- Bankwesen: Pflege der Kundendatenbank, unvoreingenommene Kreditentscheidungsmechanismen, Online-Banking und Betrugsprävention.
- Analytische, rechtliche und Forschungszentren: Überwachung und Analyse großer, regelmäßig aktualisierter Datenbanken, Statistiken und Katastrophenvorbeugung.
Was sollte nicht automatisiert werden?
- Kundenproblem-Lösungsinterface:Automatisierte Buchungssysteme sind ausgezeichnet, aber komplexe Telefonbäume können Kunden frustrieren.
- Endgültige Entscheidungsfindung:Systeme können gehackt werden; eine kritische Entscheidung zu überdenken, ist nicht immer möglich.
- Übersetzung:Ein Muttersprachler übertrifft automatisierte Übersetzungswerkzeuge.
- Notfallreaktion:Die Datensammlung kann automatisiert werden, aber menschliches Eingreifen ist in Notfällen entscheidend.
Wie man einen Geschäftsprozess richtig schreibt
Dokumentieren Sie zunächst den aktuellen Prozess, erstellen Sie eine ideale Prozesskarte und finden Sie dann den kürzesten Weg zwischen Realität und Ideal, wobei der Fokus auf Kostensenkung und Gewinnsteigerung liegt. Wenn die Struktur komplex ist, muss im Unternehmen etwas verbessert werden.
Verwenden Sie Flussdiagramme, bekannt als Karten, um Kern‑, Unterstützungs- und Managementprozesse zu visualisieren. Spalten repräsentieren Teilnehmer und Zeilen zeigen Zeitintervalle und Handlungen an.
Schritte zur Implementierung der Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Prozesse zur Automatisierung identifizieren: Bestimmen Sie, welche Prozesse automatisiert werden können, wie Aufgabenübertragungen, Beschaffung und Logistik.
- Einheitliche Datenbank: Zentralisieren Sie die Daten und stellen Sie individuelle Zugriffslevel sicher.
- Datenentry-Vorlagen: Standardisieren Sie Formulare für die Dateneingabe.
- Integrierte Berechnungsformeln: Automatisieren Sie Steuer‑, MwSt- und Berichtsberechnungen.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Verwenden Sie Massen- und segmentierte Mailings, Erinnerungen innerhalb des Administrationsbereichs oder auf Smartphones für schnelle Reaktionen.
Beliebte Arten der Automatisierung
- Amazon Web Services (AWS):Umfassende Geschäftsautomatisierung mit virtueller Infrastruktur.
- Öffentliches Angebot oder digitaler Vertrag: Beseitigt die Notwendigkeit, unterschriebene Dokumente zu faxen, und bietet 24⁄7 Zugang und Historie.
- Apps für Finanzen, Analytik und Management: Werkzeuge zur Kundeninteraktion, wöchentliche Newsletter und Benachrichtigungen.
Fazit
Seit 2016 erkennen Unternehmensleiter, dass die Prozessautomatisierung eine Notwendigkeit ist. Fortschrittliche Technologien, Berater und gesunder Menschenverstand helfen, das Prozessmanagement und den Handel auf ein neues Niveau zu bringen. Anwendungen und Programme zur Simulation von Geschäftsprozessautomatisierung sind verfügbar, um Algorithmen zu verfeinern und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.Durch die Automatisierung nützlicher Handlungen können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität erheblich verbessern.