Как автоматизировать
бизнес-процессы?

Со времен промышленной революции и появления мануфактур автоматизация бизнеса происходит скачками в каждой отрасли, направлении, задаче. Механизмы и кнопочное управление вместо ручного труда, бланки для заполнения документов и телефонная связь — все на благо прогресса.

В 2016-м году в понятие автоматизации вкладывают совершенно другой смысл, чем 100 лет назад. Глобализация и виртуальные платформы, доступные даже с мобильного, как Worksection обратили «механизацию производства» в «диджитал управление предприятием». Как так?

Что такое бизнес-процесс и в чем его суть

Вот самый очевидный вариант. Есть компания, ее продукт и клиент. Алгоритм действий компании по предоставлению продукта клиенту — это и есть сам процесс. Такой алгоритм легко повторяется, обеспечивает рост и прибыль.

Другие циклы в работе, не связанные напрямую с клиентом, но приносящие экономию затрат или рост прибыли тоже являются БП (бизнес-процессами).

Качество исполнения зависит от простоты поставленных задач, правильности их регламентации.

Только вовремя обновляя, дополняя или сокращая последовательность действий вы влияете на конкурентность на рынке компании.


Наглядный пример бизнес-процесса это сдача автомобилей в аренду. Чтобы сдавать Skoda, Volkswagen или Mercedes надо:

  1. купить б/у автомобиль, оформить счет в банке и ФЛП/ФОП (стартовый капитал)
  2. сделать ТО и заправить (обеспечение ресурсов)
  3. подать объявление (маркетинг, реклама)
  4. встретиться с клиентом, подписать договор и произвести оплату (реализация)
  5. отдать ключи и доверенность на авто, договориться о способе возврата (доставка и сопровождение товара)
  6. в оговоренный срок забрать авто, ключи и закрыть договор (закончить сессию).

Пункты 3-6 и есть цикличный алгоритм, дающий прибыль.

Каждый этап модернизируем: на ТО провести тюнинг и поставить новую акустику, спойлеры и гидроусилитель руля, повысив стоимость аренды авто; разместить объявления не на столбах микрорайона, а на виртуальной доске объявлений с указанием города; выбрать одно проверенное место встреч, где с вами будет кум-юрист, а знакомая-бариста подаст заварной кофе со скидкой в 20%.

Цикл действий — это процесс

Более сложные примеры бизнес-процессов разделяют на:

  • основные, дают результат для клиента: добыча, обработка и расфасовка нефти для нефтедобывающего холдинга;
  • вспомогательные, распределяют ресурс и снабжение: материалы, рабочая сила, ремонт аппаратуры на заводе промышленной радиоэлектроники;
  • управляющие, выделяются по контролируемому объекту: контроль сбыта, решение проблем логистики и разработка стратегии развития на 5 лет, взаимодействие с акционерами.

Есть и более глубокое деление:

  • основные;
  • сопутствующие, создают дополнительный заработок компании помимо профильного: кроме продажи авто официальный дилер может сдавать Фольксвагены в аренду посольствам для нужд дипломатов;
  • вспомогательные, непосредственно ремонт и поддержание производства, основных процессов;
  • обеспечивающие, как сопровождение бухгалтерии, юристов, системных администраторов, hr и содержание офисов;
  • управляющие;
  • развивающие, как для товара или услуги, так и внутренних технологий, оборудования и методов работы компании.

Ни один БП не может быть внутри одного отдела. Смысл деления на процессы — найти связи между подразделениями и усовершенствовать их для роста скорости работы, продуктивности и прибыли.

Консервативные директора определяют структуру компании иерархически, деля на подразделения и департаменты: юридический отдел, бухгалтерия и колл-центр, программисты, дизайнеры с тестировщиками. Деление по должностным функциям практично как база данных, но неудобно для понимания взаимосвязей коллег внутри каждой отдельно взятой задачи.

Рассмотрим компанию со стороны потока работ, проектов и результатов. Оказывается что сегментация по процессам проявляет как негатив фотопленки изначальное положение вещей: кто и с кем контактирует постоянно; какая команда и почему не укладывается в сроки, задерживая другие подразделения; кому и почему необходима модернизация аппаратуры в ближайшее время.

В чем выгода перехода на БП

Внедрить управление бизнес-процессами вместо обычного кабинетного разделения труда затратно в человеко-часах, требует опыта и чаще всего получается только с бизнес-консультантом. Зачем в таком случае заморачиваться?

В долгосрочной перспективе качественная модернизация предприятия полезна тем, что владелец осознанно и систематизированно снизит затраты и увеличит выручку. Сбалансируйте трудозатраты и ожидаемый результат планомерно.

К тому же компания сможет пройти аттестацию по стандарту качества ISO 9001. Тем самым директор подтверждает, что его бизнес развит достаточно для европейского и американского рынка, а анализ качества товаров и услуг позволяет отвечать за результат перед покупателем.

В ближайшем квартале результатом станет наглядное изменение мотивации и продуктивности подчиненных.

Когда есть выделенный процесс «vip-клиент Варкирашьян» и за него отвечают 4 человека из трех разных отделов, каждому сотруднику лично важен результат — довольный клиент.

Возьмем подразделение менеджеров по работе с клиентами и команду тех.поддержки: ни одному из этих отделов целиком не важно комплексное обслуживание клиента Варкирашьян. А ему сейчас надо решить 3 вопроса, но третий — не в компетенции тех.поддержки. Целью рядового менеджера становится «сдать клиента другому отделу».

Сделайте каждого клиента vip, просто преобразовав менеджмент: прикрепляйте ответственных исполнителей к задачам.

Личная ответственность за результат

Сферы, где BPA (Business process automation) полезен

В жизни люди вырабатывают привычки. Это естественный алгоритм автоматизации повторяющихся действий. Бывают полезные привычки, а бывают вредные — от них мы долго и муторно избавляемся. В предпринимательстве происходит то же самое: полезные привычки уменьшают трудозатраты и приносят прибыль; вредные — затягивают дедлайны, срывают проекты и просто добавляют производственных расходов. Поэтому важно вырабатывать правильные рабочие циклы, как здоровое питание или утреннюю пробежку.

Регулярно повторяющиеся бизнес-процессы предприятия можно упростить, ускорить и вообще упразднить, если они устарели.

Каким компаниям стоит автоматизировать менеджмент?

  • Промышленные предприятия. Заказы, закупка материалов, само производство, фасовка, доставка и отчетность. Шаблонные и цикличные задачи.
  • Опасное производство и добыча. Роботизация и усовершенствование конвейерных лент. Контроль загрязнения окружающей среды и потребления природных ресурсов.
  • ИТ-компании. Таск-менеджмент между программистами, тестировщиками и продажниками. Тех.поддержка клиентов и баг-трекеры. Админ. панель интернет провайдера. 24/7 онлайн-ресурсы.
  • Сервисные компании. Индивидуальные услуги и консультации по телефону, требующие внедрение CRM-системы. Документооборот.
  • Банковская система. Сопровождение клиентской базы данных, механизм непредвзятого решения по кредитованию, онлайн-банкинг и защита от мошеннических операций.
  • Аналитические, юридические и исследовательские центры. Мониторинг и анализ больших обновляющихся баз данных. Статистика и социология, поиск прецедентов права и страхования, метеорология и предупреждение катастроф.
  • Охрана и приложения отслеживающие перемещение. Моментальное уведомление о нарушениях.
  • ...

Другие задачи уже требуют человеческого участия, но толковая система управления бизнес-процессами сведет к минимуму их число. Тем самым каждый сотрудник компании 100% рабочего времени будет выполнять полезные и незаменимые машиной действия.

Что не надо автоматизировать в работе?

  • Интерфейс для решения проблем клиента. Автоматизированный заказ билетов или бронирование отеля — это прекрасно. Многоуровневое дерево телефонного автоответчика — издевательство над клиентом, показывающее нелюбовь к потребителю.
  • Принятие окончательных решений. Взломать можно любую систему, отменить фатальное решение — не всегда.
  • Переводчик. Живой носитель языка превосходит Google translate. И от этого может зависеть договор с иностранным инвестором.
  • Экстренное реагирование. Сбор данных датчиком можно автоматизировать, спасение людей в аварийной ситуации — нет.

Как написать бизнес-процесс правильно

Сначала зафиксировать алгоритм имеющихся действий, потом сформировать идеальную картину, а затем найти кратчайших путь между идеалом и действительностью. Этот путь идет через сокращение затрат и повышение прибыли с наименьшим сопротивлением. Если структура получается сложной — в компании что-то пошло не так.

Исправить ситуацию поможет здравая оптимизация бизнес-процессов. Изобразите основные, вспомогательные и управленческие алгоритмы в виде серии взаимосвязанных блок-схем, их еще называют картами.

Советуем: понятная карта БП получится, если:

  • столбики — действующие лица (участники);
  • строки — временные интервалы, порядок действий.

Диаграмма исполнетелей

Каждый БП состоит из схемы:
Ресурсы — Действие — Результаты

Ресурсы называют входами, результаты — выходами. Да, в множественном числе, на схеме их отображают слева направо.

Между пунктами схемы стрелочками проведите связи, влияния.

В дополнениях укажите:

  • систему исчисляемых показателей для анализа процесса,
  • способы контроля качества исполнения и порядок исправления ошибок.

Процесс подчиняет свою частную цель глобальной цели компании. На одну цель — один БП.

Назначьте владельца, управляющего ресурсами и каждым закрепленным за задачей исполнителем. Он лично отвечает за результат процесса.

Иерархическую схему управления по функциям, когда есть отдел дизайнеров, тестировщиков или программистов, называют «вертикальной». Процессные системы называют «горизонтальными», в них из каждого подразделения закрепляется исполнитель для задач.

Процессные системы

Оптимальный способ привести в порядок и задокументировать структуру БП — прописать процедуры и регламент, но не стоит скатываться в бюрократию: цель в понимании и оценке пользы всех этапов работы компании.

Оформляйте документацию, проводите ревизию и составляйте обновленные алгоритмы работы, но учитывайте окружение компании — поставщиков и потребителей, конкурентов! Все бизнес-процессы компании открыты, то есть, связаны с внешним миром, рынком и клиентом. Если замкнуть структуру внутри, реальная картина событий искажается и объективно анализировать подобную абстракцию бессмысленно.

Карта процессов показывает сейчас

Способов отобразить алгоритм много, как и «гуру управления бизнесом» их продающих. Личный опыт дороже. Составьте многоуровневую карту с приложениями к главной, детализируя процессы внутри отделов и каждой задачи. Подойдут сетевые графики и мнемосхемы, компоновочные схемы и диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта особенно полезна в моментальных отчетах руководству, так как отражает порядок действий и привязки задач между собой.

Ганта 01

Автоматизация бизнес-процессов по пунктам

Компания задумывается о модернизации управления на этапе, когда Skype, Outlook и Excel уже не справляются с потоком задач. В голове директора заедает, как составить бизнес-процесс быстро и желательно бесплатно, а аналитики грустят.

Решение в том, что составить правильную структуру алгоритмов и найти путь перехода от того, что есть, к этой структуре. Перенести все вычисления с формулами из Excel и запрограммировать связи между базами данных, перенести все это в круглосуточно доступные облачные сервисы с достаточной системой безопасности.

Править все излишне. Определите процессы, которые стоит автоматизировать: передачу тасков между менеджерами и исполнителями, закупку и логистику, прочее.

Если данные объединить в единую базу — 80% проблем с коммуникацией исправлено. Так автоматизация процессов предприятия пройдет быстро и гладко, а необходимые материалы будут у каждого. Но разграничивайте доступ к информации по сфере деятельности пользователя. Клиенту не нужны имена программистов, но нужен статус выполнения проекта; бухгалтерии не интересны открытые задачи в разработке, но необходимы потраченные человеко-часы команды, чтобы рассчитать прибыльность.

Каждому пользователю — персональный доступ к базе

Бухгалтерия, юристы и менеджеры поблагодарят за добротно составленные шаблоны документации. Из этих заполняемых форм данные переходят в базы данных, где происходят все вычисления налогов, НДС и автоматически формируются отчеты.

Ответственный за задачу хочет сразу знать о внесенных изменениях в исходники и сроки. Чем раньше дизайнер получит ТЗ, тем скорее примет в работу проект. Массовые и сегментированные рассылки, напоминания внутри админки или на смартфон — полезнейшее изобретение для оперативного реагирования..

Алгоритм внедрения системы автоматизации бизнес-процессов:

  1. выбор автоматизируемых процессов из всех в компании;
  2. единая база данных и индивидуальная сфера доступа для каждого;
  3. шаблоны форм ввода данных;
  4. встроенные формулы расчетов и формируемые отчеты;
  5. рассылки и напоминания.

Самые популярные в мире типы автоматизации

Лидирует по частоте применения Amazon Web Services — комплексная автоматизация бизнеса с виртуальной инфраструктурой: от генерации серверов до мобильных приложений.

Второй по применяемости — публичная оферта или виртуальный цифровой договор. Больше не нужно отправлять факс с подписанным документом, сканировать и отправлять на email копии. Доступ к документу и истории его правок круглосуточный.

Дальше идут приложения и программы для ведения финансов, аналитики и управления компанией. С ними и взаимодействие с клиентами: интерфейсы, еженедельные рассылки, уведомления и остальные плюшки.

Пишите скрипты и инструкции для всего,
что повторяется хотя бы трижды.
Исключите даже шанс на ошибку.

Самое ценное в управленческих алгоритмах и виртуальных сервисах то, что автоматизация бизнес-процессов предприятия не заканчивается на одной итерации. Через год, проанализировав уже новое положение дел, внесите правки и апгрейды. Актуальность технологий важна в коммерции.

Информация на официальном сайте, в соц.сетях и блоге — тоже актуальная. Обновляйте текст по мере надобности, не реже раза в год.

В стартапах сформированная система управления бизнесом позволяет изначально разграничить роли и делегировать обязанности. Отлаженные алгоритмы дают коллегам быстро передать дела без потерь для компании, уходя в отпуск или декрет.

Обновляйте технологии, структуру и информацию

Автоматизация наглядно

Здравая организация бизнес-процессов начинается с построения легкого, интуитивно-понятного сервиса для круглосуточной связи между отделами, коллегами и руководством. Если согласовать изменения макета, добавить функционал в продукт или подписать договор с клиентом можно только после планерки в 9:00 понедельника, то рост прибыли и развитие предприятия малореальны.

А вот доступ к единой базе знаний, задач и контактов, как это реализовали в Worksection, ускорит работу, позволит всем подразделениям действовать в едином потоке, а управляющим — анализировать отчеты и оценивать продуктивность коллег, апгрейдить алгоритмы взаимодействия отделов и перераспределять задачи без отрыва от производства.

Задачи по людям 01

Программирование собственной административной панели, текс-менеджера или CRM имеет смысл, если ваш бизнес узкоспециализированный и на рынке нет функционального сервиса. В 60% предприятий мира задачи типичны, а приложения для их решения бюджетны.

Внедряйте технологии поэтапно, тестируя на одном отделе перед интеграцией во всей компании.

Полномасштабная автоматизация бизнес-процессов — дорогая и сложная процедура. Постепенный переход обойдется дешевле и в денежном эквиваленте, и в человеко-часах. Но цель оправдывает средства — переобучите персонал на новый лад и работа ускорится в разы.

Имейте команду «запасных», кто сможет продолжить работу и восстановить систему, если произойдет критическая ошибка. Запасной план продумайте заранее: при сбое на американской бирже останавливают торги.

Вердикт

В 2016-м году руководители компаний осознают, что автоматизация процессов управления и контроля качества, производства и реализации товара — не роскошь, а необходимость. Продвинутые технологии, консультанты и здравый смысл помогут внедрить процессное управление и ведение коммерции на новом уровне.

Существуют даже приложения и программы для имитации моделирования автоматизации бизнес-процессов. Составляете блок-схему, прописываете временные интервалы каждого взаимодействия и отслеживаете так называемое «бутылочное горлышко» — места, где случаются провисания, задержки и скопления запросов. Исправляете алгоритм, проигрываете снова. И так до тех пор, когда система станет гладкой.

Автоматизируем те действия, которые выгодно

Опубликовать

Бизнес-кейсы
Искали инструмент, который интегрируем за пару месяцев, с приятным и понятным для команды интерфейсом. Пробовали разные таск-трекеры всей командой, и через время наткнулись на Worksection в интернете. Посмотрели видеоролики, создали аккаунт, закинули пару проектов и поразились насколько он удобен для нашей компании.
6 августа 2019   •   8 min read
Бизнес-кейсы
О компании: Консалтинговое агентство;120 сотрудников в СНГ секторе;Более 10 лет на рынке;Более 500 успешных проектов;Клиенты: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies...
27 июня 2019   •   7 min read
Бизнес-кейсы
Worksection помогает настроить работу целого агенства. Если не фиксировать задачи, то есть очень большая вероятность что-то упустить.  
20 июня 2019   •   6 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 48...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Artjoker Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти