12 мая 2021   •   Алина Кривенец   •   14 min read

Советы по тайм-менеджменту Как организовать работу команды

У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами — тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути.

Если кривая эффективности идет вниз и установленные на старте сроки по достижению цели постоянно отодвигаются, значит есть вопросы к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент команды — это коллективная организация рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Проще говоря: чем эффективнее каждый отдельный участник команды использует рабочее время — тем быстрее команда приходит к цели и закрывает задачи в срок.


Если тайм-менеджмент команды «хромает», в чем дело

Отсутствие учета рабочего времени и есть основной причиной «хромающего» тайм-менеджмента всей команды. Когда у руководителя, проектного менеджера или клиента нет понимания «почему так долго» или «на что уходит рабочее время, если результата нет» — на помощь приходит учет времени сотрудника.

Обычно компании ведут учет времени с помощью таймшитов и указывают время, затраченное на задачи, в конце рабочей недели в Excel таблице. Такой способ учета времени — головная боль: данные неточные, люди забывают вносить данные или вносят очень приблизительно, сводить отчет неудобно.

Для учета времени сотрудники могут использовать тайм-трекер.

С помощью таймера можно фиксировать время на старте работы над задачей, или же внести фактические затраты после завершения. Важно внедрить таймер постепенно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность этого инструмента и необходимость его использования не только для командного результата, но и своего собственного.


Как реализовать учет рабочего времени команды с нуля


  • Все проекты и задачи должны быть собраны в одной системе.
Если систематизации еще нет, протестируйте таск-менеджер и заведите все текущие проекты и задачи в систему. Это будет первый шаг к систематизации рабочего процесса и перехода от бесконтрольности к тайм-менеджменту команды.

  • Сделайте тестовый запуск учета рабочего времени онлайн.
Главное правило: обязательно включать таймер для задачи, которая берется в работу. Часто сотрудники забывают включить таймер или принимают внедрение этого инструмента как контроль и недоверие со стороны руководства. Чтобы не забывали включать таймер — доверьте внедрение нового инструмента отдельному сотруднику.

Он будет проверять, внесли ли время по задаче сегодня и если нет — тактично напоминать.

Если сотрудники негативно воспринимают таймер, как инструмент их контроля и ограничений — объясните его пользу.

Например: таймер важен, чтобы по завершению работы над задачей команда могла показать количество затраченного на работу время и аргументировать тем самым цену этой работы. Можно выбрать тестовый период, например, 14 дней.

Весь этот период каждый сотрудник фиксирует рабочее время с помощью тайм-трекера. Вы будете удивлены, что даже за такой короткий период эффективность команды вырастет в разы.

После тестового периода получите обратную связь от команды и посмотрите на результат. Сколько задач сделано вовремя, в сравнении с периодом без таймера? Были сложности у команды с трекингом времени или нет? Также каждый поймет, сколько времени уходит на разные типы задач.


3 аргумента в пользу тайм-трекера онлайн:

  1. Тайм-трекер повышает эффективность в несколько раз.
  2. Дает понимание реального расхода времени. Когда в план было заложено одно количество времени, а по факту получилось в несколько раз больше — частая ситуация. Фиксация рабочего времени по задаче — это аргументация увеличения бюджета. Чтобы не страдать альтруизмом и получать за свою работу достойную оплату, команда заинтересована в тайм-трекера.
  3. Клиент получает прозрачную отчетность по фактическому расходу ресурса. Время — один из ключевых ресурсов рабочего процесса. Когда сроки по проекту сдвигаются, а задачи закрываются позже запланированного, у клиента возникает много вопросов и как результат — недовольство работой команды. Трекинг времени по задачам даст клиенту понимание реальной ситуации и позволит корректировать рабочий процесс, где обе стороны заинтересованы в результате и понимают ценность времени.


Как выглядит тайм-трекинг внутри системы управления проектами


Рабочий процесс построен на выполнении отдельных задач в рамках одного проекта. Таймер запускается для каждой задачи на старте работы и выключается после его завершения.

В самом начале работы с таймером, сотрудники нередко забывают останавливать его после того, как работа над задачей завершена. Но это вопрос времени и привычки.

Со временем трекинг станет полезной привычкой и будет делаться на автомате: запуск на старте и выключение на финише работы над задачей.

Если таймер не был запущен на старте, после завершения работы над задачей можно внести фактические затраты: только время или время и стоимость одного часа работы.



Как запустить тайм-трекер онлайн

Есть несколько способов: в самой задаче, со списка задач и в правом верхнем углу. Наличие вариантов запуска тайм-трекера — это удобно. Так шансы забыть о нем на старте работы над задачей сводятся к минимуму.
В правом верхнем углу таймер отлично видно и при запуске каждый участник команды видит фактическое время выполнения задачи без необходимости заходить в саму задачу.


Комментарии к затраченному времени

При запуске таймера, во время его работы и после остановки, можно оставить дополнительный комментарий.

Например: Что именно было сделано по задаче сегодня за время работы таймера?





Тайм-менеджмент: инструменты и советы. Что еще сделает работу команды эффективнее


  • Планирование.
Перед стартом работы над проектами и задачами важно спланировать: время, бюджет, количество человеческого ресурса. Часто допускаются критические ошибки, из-за которых рабочий процесс становится дольше запланированного, а заложенный бюджет от задачи к задаче меняется.

Чтобы не держать все в голове, задачи по проекту важно зафиксировать в системе управления проектами (таск-менеджере). Фиксация задач не только освобождает голову, но и систематизирует рабочий процесс.


  • Назначение Руководителя и Ответственного.
Две ключевые роли проектного менеджмента. Когда каждый участник команды знает свою роль — создается четкая иерархия, где все выполняют свою работу в рамках обязанностей. Понимание своей роли в команде исключит перекладывание ответственности на других, если задача не была выполнена в срок.


  • Визуализация по Канбан или на Диаграмме Ганта.
Это два популярных метода проектного менеджмента сделают процесс выполнения задач максимально прозрачным: понятны сроки старта и финиша, статус задачи на текущий момент, причина задержки выполнения и т.д. Больше о гибких методах проектного менеджмента, плюсах и минус читайте в статье.


  • SMART задачи.
Каждая задача, созданная в системе управления проектами, должна формулироваться четко и не вызывать вопросов у исполнителей (ответственных). Используйте SMART подход к постановке задач. Задача должна быть: конкретной (specific), измеримой (Measurable), достижимой (Attainable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time-based).


  • Срок выполнения задачи.
Для каждой задачи можно определить дату старта и финиша. Важно не только эффективно управлять временем, но и знать временные рамки для выполнения той или иной задачи. Когда исполнитель видит дедлайн, он может распоряжаться временем более эффективно и рационально.

Задачи без дедлайна могут затягиваться или не быть завершенными вовсе.


  • Статусы и метки.
Для каждой задачи можно выбрать статус или набор меток. Например, если задача взята в работу, ей можно назначить статус «В работе» / «Doing». Когда задача будет выполнена, статус меняется на «Готово» / «Done». Именно по статусу отображаются задачи на Канбан доске, где удобно отслеживать процесс выполнения задачи и ее перемещение по статусам.

Меток для задачи можно выбрать несколько, в отличии от статуса, который назначается для задачи один и может меняться в процессе работы. Статусы и метки — как индикаторы успешного выполнения задачи.

Например: Если задача задержалась в статусе «В работе», а все сроки для выполнения прошли, важно понять причину задержки и устранить ее.


  • Комментарии.
К каждой задаче можно оставить комментарий. Если у исполнителя остались вопросы по задаче — он напишет об этом в комментарии. Если в процессе работы изменились исходные данные — это также важно зафиксировать в комментариях.


Лучшие инструменты тайм-менеджмента: тайм-трекер и техника «Помодора»

Выгорание на работе случается, хотя бы раз, с каждым. Чтобы выгорание одного или нескольких участников команды не останавливало работу всей команды — не дайте шанса выгоранию совсем.


Тайм-трекер + техника «Помодора» = продуктивность

Техника получила свое название в честь кухонного таймера, созданного в форме помидора.


Принцип работы техники «Помодора»:


  1. Запустите таймер для задачи на 25 минут
  2. Через 25 минут остановите таймер и сделайте перерыв на 5 минут
  3. Снова запустите таймер на 25 минут и после — остановите и отдохните 5 минут


Эти короткие спринты позволяют сосредоточиться на работе, а пятиминутные перерывы исключают выгорание. После четырех таких спринтов можно сделать более длительный перерыв на 15-20 минут. Система подсчета времени онлайн здесь является ключевым инструментом.


Фокусировка. Мотивация команды. Отдых

Фокусировка на одной задаче важна. Перепрыгивание между задачами сбивает фокус, создает хаос и резко снижает шансы завершить задачу в срок и выполнить работу качественно. Принципы проектного менеджмента приходят на помощь там, где часто приходят новые задачи, когда предыдущие еще не завершены.

Грамотный тайм-менеджмент повышает эффективность работы команды и учит сотрудников распределять рабочее время правильно.
Эти же принципы спасают, когда в процессе работы над задачей появляются изменения и здесь важна быстрая реакция. Больше о принципах проектного менеджмента и гибких методах управления проектами читайте здесь.

Мотивация команды — задача проектного менеджера или руководителя. Мотивировать могут: комфортное рабочее место, дополнительные бонусы, коллективный отдых и многое другое. В тайм-менеджменте важна также внутренняя мотивация: «Если я не сделаю то-то, то не получу то-то». У каждого сработает своя внутренняя мотивация.

Такие добровольные ограничения отлично работают, если у сотрудника «хромает» личный тайм-менеджмент, он осознает эту проблему и готов искать решение.

В тайм-менеджменте отдых не менее важен, чем работа. Техника «Помодора», о которой мы писали выше, как один из инструментов для создания баланса между работой и отдыхом. Подобных техник есть десятки. Каждый сотрудник может выбрать ту технику, которая ему будет максимально близка и эффективна.


Как выбрать инструменты тайм-менеджмента для команды

Первое — начать из тестирования. Все инструменты, которые перечислены в этой статье, мы предлагаем протестировать прямо сейчас. Инструменты, которые повышают эффективность работы команды, станут со временем привычкой.


esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через