У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами — тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути.
Если кривая эффективности идет вниз и установленные на старте сроки по достижению цели постоянно отодвигаются, значит есть вопросы к тайм-менеджменту.
Тайм-менеджмент команды — это коллективная организация рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Проще говоря: чем эффективнее каждый отдельный участник команды использует рабочее время — тем быстрее команда приходит к цели и закрывает задачи в срок.
Если тайм-менеджмент команды «хромает», в чем дело
Отсутствие учета рабочего времени и есть основной причиной «хромающего» тайм-менеджмента всей команды. Когда у руководителя, проектного менеджера или клиента нет понимания «почему так долго» или «на что уходит рабочее время, если результата нет» — на помощь приходит учет времени сотрудника.
Обычно компании ведут учет времени с помощью таймшитов и указывают время, затраченное на задачи, в конце рабочей недели в Excel таблице. Такой способ учета времени — головная боль: данные неточные, люди забывают вносить данные или вносят очень приблизительно, сводить отчет неудобно.
Для учета времени сотрудники могут использовать тайм-трекер.
С помощью таймера можно фиксировать время на старте работы над задачей, или же внести фактические затраты после завершения. Важно внедрить таймер постепенно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность этого инструмента и необходимость его использования не только для командного результата, но и своего собственного.
Как реализовать учет рабочего времени команды с нуля
- Все проекты и задачи должны быть собраны в одной системе.
Если систематизации еще нет, протестируйте таск-менеджер и заведите все текущие проекты и задачи в систему. Это будет первый шаг к систематизации рабочего процесса и перехода от бесконтрольности к тайм-менеджменту команды.
- Сделайте тестовый запуск учета рабочего времени онлайн.
Главное правило: обязательно включать таймер для задачи, которая берется в работу. Часто сотрудники забывают включить таймер или принимают внедрение этого инструмента как контроль и недоверие со стороны руководства. Чтобы не забывали включать таймер — доверьте внедрение нового инструмента отдельному сотруднику.
Он будет проверять, внесли ли время по задаче сегодня и если нет — тактично напоминать.
Например: таймер важен, чтобы по завершению работы над задачей команда могла показать количество затраченного на работу время и аргументировать тем самым цену этой работы. Можно выбрать тестовый период, например, 14 дней.
Весь этот период каждый сотрудник фиксирует рабочее время с помощью тайм-трекера. Вы будете удивлены, что даже за такой короткий период эффективность команды вырастет в разы.
После тестового периода получите обратную связь от команды и посмотрите на результат. Сколько задач сделано вовремя, в сравнении с периодом без таймера? Были сложности у команды с трекингом времени или нет? Также каждый поймет, сколько времени уходит на разные типы задач.
Со временем трекинг станет полезной привычкой и будет делаться на автомате: запуск на старте и выключение на финише работы над задачей.
3 аргумента в пользу тайм-трекера онлайн:
- Тайм-трекер повышает эффективность в несколько раз.
- Дает понимание реального расхода времени. Когда в план было заложено одно количество времени, а по факту получилось в несколько раз больше — частая ситуация. Фиксация рабочего времени по задаче — это аргументация увеличения бюджета. Чтобы не страдать альтруизмом и получать за свою работу достойную оплату, команда заинтересована в тайм-трекера.
- Клиент получает прозрачную отчетность по фактическому расходу ресурса. Время — один из ключевых ресурсов рабочего процесса. Когда сроки по проекту сдвигаются, а задачи закрываются позже запланированного, у клиента возникает много вопросов и как результат — недовольство работой команды. Трекинг времени по задачам даст клиенту понимание реальной ситуации и позволит корректировать рабочий процесс, где обе стороны заинтересованы в результате и понимают ценность времени.
Как выглядит тайм-трекинг внутри системы управления проектами
Рабочий процесс построен на выполнении отдельных задач в рамках одного проекта. Таймер запускается для каждой задачи на старте работы и выключается после его завершения.
В самом начале работы с таймером, сотрудники нередко забывают останавливать его после того, как работа над задачей завершена. Но это вопрос времени и привычки.
Если таймер не был запущен на старте, после завершения работы над задачей можно внести фактические затраты: только время или время и стоимость одного часа работы.
Как запустить тайм-трекер онлайн
Есть несколько способов: в самой задаче, со списка задач и в правом верхнем углу. Наличие вариантов запуска тайм-трекера — это удобно. Так шансы забыть о нем на старте работы над задачей сводятся к минимуму.
В правом верхнем углу таймер отлично видно и при запуске каждый участник команды видит фактическое время выполнения задачи без необходимости заходить в саму задачу.
Комментарии к затраченному времени
При запуске таймера, во время его работы и после остановки, можно оставить дополнительный комментарий.
Например: Что именно было сделано по задаче сегодня за время работы таймера?
Тайм-менеджмент: инструменты и советы. Что еще сделает работу команды эффективнее
- Планирование.
Чтобы не держать все в голове, задачи по проекту важно зафиксировать в системе управления проектами (таск-менеджере). Фиксация задач не только освобождает голову, но и систематизирует рабочий процесс.
- Назначение Руководителя и Ответственного.
- Визуализация по Канбан или на Диаграмме Ганта.
- SMART задачи.
- Срок выполнения задачи.
Задачи без дедлайна могут затягиваться или не быть завершенными вовсе.
- Статусы и метки.
Меток для задачи можно выбрать несколько, в отличии от статуса, который назначается для задачи один и может меняться в процессе работы. Статусы и метки — как индикаторы успешного выполнения задачи.
Например: Если задача задержалась в статусе «В работе», а все сроки для выполнения прошли, важно понять причину задержки и устранить ее.
Тайм-трекер + техника «Помодора» = продуктивность
Грамотный тайм-менеджмент повышает эффективность работы команды и учит сотрудников распределять рабочее время правильно.
- Комментарии.
Лучшие инструменты тайм-менеджмента: тайм-трекер и техника «Помодора»
Выгорание на работе случается, хотя бы раз, с каждым. Чтобы выгорание одного или нескольких участников команды не останавливало работу всей команды — не дайте шанса выгоранию совсем.
Тайм-трекер + техника «Помодора» = продуктивность
Техника получила свое название в честь кухонного таймера, созданного в форме помидора.
Принцип работы техники «Помодора»:
- Запустите таймер для задачи на 25 минут
- Через 25 минут остановите таймер и сделайте перерыв на 5 минут
- Снова запустите таймер на 25 минут и после — остановите и отдохните 5 минут
Эти короткие спринты позволяют сосредоточиться на работе, а пятиминутные перерывы исключают выгорание. После четырех таких спринтов можно сделать более длительный перерыв на 15-20 минут. Система подсчета времени онлайн здесь является ключевым инструментом.
Фокусировка. Мотивация команды. Отдых
Фокусировка на одной задаче важна. Перепрыгивание между задачами сбивает фокус, создает хаос и резко снижает шансы завершить задачу в срок и выполнить работу качественно. Принципы проектного менеджмента приходят на помощь там, где часто приходят новые задачи, когда предыдущие еще не завершены.
Эти же принципы спасают, когда в процессе работы над задачей появляются изменения и здесь важна быстрая реакция. Больше о принципах проектного менеджмента и гибких методах управления проектами читайте здесь.
Мотивация команды — задача проектного менеджера или руководителя. Мотивировать могут: комфортное рабочее место, дополнительные бонусы, коллективный отдых и многое другое. В тайм-менеджменте важна также внутренняя мотивация: «Если я не сделаю то-то, то не получу то-то». У каждого сработает своя внутренняя мотивация.
Такие добровольные ограничения отлично работают, если у сотрудника «хромает» личный тайм-менеджмент, он осознает эту проблему и готов искать решение.
В тайм-менеджменте отдых не менее важен, чем работа. Техника «Помодора», о которой мы писали выше, как один из инструментов для создания баланса между работой и отдыхом. Подобных техник есть десятки. Каждый сотрудник может выбрать ту технику, которая ему будет максимально близка и эффективна.
Как выбрать инструменты тайм-менеджмента для команды
Первое — начать из тестирования. Все инструменты, которые перечислены в этой статье, мы предлагаем протестировать прямо сейчас. Инструменты, которые повышают эффективность работы команды, станут со временем привычкой.