У кожної команди є окремі задачі і одна спільна мета. Чим ефективніше йде робота над задачами — тим швидше команда наближається до мети і тим менше помилок робить на своєму шляху.
Якщо крива ефективності йде вниз і встановлені на старті терміни постійно переносяться, значить є питання до тайм-менеджменту.
Простіше кажучи: чим ефективніше кожен окремий учасник команди використовує робочий час — тим швидше команда приходить до мети і закриває задачі вчасно.
Якщо тайм-менеджмент команди «кульгає», в чому справа
Відсутність обліку робочого часу і є основною причиною «кульгаючого» тайм-менеджменту усієї команди. Коли у керівника, project manager або клієнта немає розуміння «чому так довго» або «на що йде робочий час, якщо результату немає» — на допомогу приходить облік часу співробітника.
Зазвичай компанії ведуть облік часу за допомогою таймшиту і вказують час, витрачений на задачу, в кінці робочого тижня в Excel таблиці. Такий спосіб обліку часу — головний біль: дані неточні, люди забувають вносити дані або вносять дуже приблизно, зводити звіт незручно.
Для обліку часу співробітники можна використовувати тайм-трекер.
За допомогою таймера можна фіксувати час на старті роботи над задачею, або ж внести фактичні витрати після завершення. Важливо вводити таймер у робочий процес поступово, щоб кожен співробітник розумів цінність цього інструменту і необхідність його використання не тільки для командного результату, але й свого власного.
Як реалізувати облік робочого часу команди з нуля
- Всі проекти і задачі повинні бути зібрані в одній системі.
Якщо систематизації ще немає, протестуйте таск-менеджер і додайте усі поточні проекти та задачі в систему. Це буде перший крок до систематизації робочого процесу і переходу від безконтрольності до тайм-менеджменту команди.
- Зробіть тестовий запуск обліку робочого часу онлайн.
Головне правило: обов’язково включати таймер до задачі, яка береться в роботу. Часто співробітники забувають включити таймер або приймають впровадження цього інструменту як контроль і недовіру з боку керівництва. Щоб не забували включати таймер — довірте впровадження нового інструменту окремому співробітнику.
Він буде перевіряти, чи внесли час до задачі сьогодні і якщо ні — тактовно нагадає.
Наприклад: таймер важливий, щоб по завершенню роботи над задачами команда могла показати кількість витраченого на роботу часу і аргументувати тим самим ціну цієї роботи. Можна обрати тестовий період, наприклад, 14 днів.
Весь цей період кожен співробітник фіксує робочий час за допомогою тайм-трекера. Ви будете здивовані, що навіть за такий короткий період ефективність команди зросте в рази.
Після тестового періоду отримайте зворотний зв’язок від команди і подивіться на результат. Скільки задач зроблено вчасно, в порівнянні з періодом без таймера? Були складнощі у команди з трекінгом часу чи ні? Також кожен зрозуміє, скільки часу йде на різні типи задач.
3 аргументи на користь тайм-трекера онлайн:
- Тайм-трекер підвищує ефективність в кілька разів.
- Дає розуміння реальних витрат часу. Коли в план була закладено одна кількість часу, а по факту вийшло в кілька разів більше — розповсюджена ситуація. Фіксація робочого часу до задачі — це аргументація збільшення бюджету. Щоб не страждати альтруїзмом і отримувати за свою роботу гідну оплату, команда зацікавлена в тайм-трекері.
- Клієнт отримує прозору звітність з показниками фактичних витрат ресурсу. Час — один з ключових ресурсів робочого процесу. Коли терміни за проектом переносяться, а задачі закриваються пізніше запланованого, у клієнта виникає багато питань і як результат — невдоволення роботою команди. Трекінг часу до задач дасть клієнту розуміння реальної ситуації і дозволить коригувати робочий процес, де обидві сторони зацікавлені в результаті і розуміють цінність часу.
Як виглядає тайм-трекінг всередині системи управління проектами
Робочий процес побудований на виконанні окремих задач в рамках одного проекту. Таймер запускається для кожної задачі на старті роботи і вимикається після її завершення.
На самому початку роботи з таймером, співробітники нерідко забувають зупиняти його після того, як роботу над задачею завершено. Але це питання часу і звички.
Якщо таймер не був запущений на старті, після завершення роботи над задачею можна внести фактичні витрати: тільки час або час і вартість однієї години роботи.
Як запустити тайм-трекер онлайн
Є кілька способів: в самій задачі, зі списку задач і у правому верхньому кутку. Наявність варіантів запуску тайм-трекера — це зручно. Так шанси забути про нього на старті роботи над задачею зводяться до мінімуму.
У правому верхньому кутку таймер чудово видно і при запуску кожен учасник команди бачить фактичний час виконання задачі без необхідності заходити у саму задачу.
Коментарі до витраченому часу
При увімкненні таймера, під час його роботи і після зупинки, можна залишити додатковий коментар.
Наприклад: Що саме було зроблено по задачі сьогодні за час роботи таймера?
Тайм-менеджмент: інструменти та поради. Що ще зробить роботу команди ефективніше?
- Планування.
Перед стартом роботи над проектами та задачами важливо планувати: час, бюджет, кількість людського ресурсу. Часто допускаються критичні помилки, через які робочий процес стає довше запланованого, а закладений бюджет до задачі змінюється.
Щоб не тримати все у голові, задачі по проекту важливо зафіксувати в системі управління проектами (таск-менеджері). Фіксація задач не тільки звільняє голову, але і систематизує робочий процес.
- Призначення Керівника та Відповідального.
Дві ключові ролі проектного менеджменту. Коли кожен учасник команди знає свою роль — створюється чітка ієрархія, де всі виконують свою роботу в рамках обов’язків. Розуміння своєї ролі в команді виключає ймовірність перекладання відповідальності на інших, якщо задача не була виконана вчасно.
- Візуалізація по Канбан або на Діаграмі Ґанта.
Ці два популярних методи проектного менеджменту зроблять процес виконання задач максимально прозорим: зрозумілі терміни старту і фінішу, статус задачі на поточний момент, причина затримки виконання і т.д. Більше про гнучкі методи проектного менеджменту, плюси і мінус читайте в статті.
- SMART задачі.
Кожна задача, створена в системі управління проектами, повинна формуватися чітко і не викликати питань у виконавців (відповідальних). Використовуйте SMART підхід до формування задач. Задача має бути: конкретною (specific), вимірюваною (Measurable), досяжною (Attainable), актуальною (Relevant), обмеженою в часі (Time-based).
- Термін виконання задачі.
Для кожної задачі можна визначити дату старту і фінішу. Важливо не тільки ефективно керувати часом, а й знати тимчасові рамки для виконання тієї чи іншої задачі. Коли виконавець бачить дедлайн, він може розпоряджатися часом більш ефективно і раціонально.
- Статуси і мітки.
Для кожної задачі можна обрати статус або набір міток. Наприклад, якщо задачу взято в роботу, їй можна призначити статус «У роботі» / «Doing». Коли задачу буде виконано, статус змінюється на «Готово» / «Done». Саме за статусом відображаються задач на Канбан дошці, де зручно відстежувати процес виконання задачі і її переміщати за статусами.
Міток для задачі можна обрати декілька, на відміну від статусу, який призначається для задачі один і може змінюватися в процесі роботи. Статуси і мітки — як індикатори успішного виконання задачі.
Наприклад: Якщо задача затрималася в статусі «В роботі», а всі терміни для виконання пройшли, важливо зрозуміти причину затримки і усунути її.
- Коментарі.
До кожної задачі можна залишити коментар. Якщо у виконавця залишилися питання до задачі — він напише про це в коментарі. Якщо в процесі роботи змінилися вихідні дані — це також важливо зафіксувати в коментарях.
Найкращі інструменти тайм-менеджмента: тайм-трекер і техніка «Помодора»
Вигорання на роботі, хоча б раз, траплялось з кожним. Щоб вигорання одного або кількох учасників команд не зупиняло роботу всією команди — не дайте шансу вигоранню зовсім.
Техніка отримала свою назва в честь кухонного таймера, створеного у формі помідору.
Принцип роботи техніки «Помодора»:
- Запустите таймер для задачі на 25 хвилин
- Через 25 хвилин зупиніть таймер та зробіть перерву на 5 хвилин
- Знову запустіть таймер на 25 хвилин і після — зупиніть та зробіть перерву 5 хвилин
Ці короткі спринти дозволяють зосередитись на роботі, а 5-хвилинні перерви захистять від вигорання. Після чотирьох таких спринтів можна зробити більш тривалу перерву на 15-20 хвилин. Система підрахунку часу в Інтернеті є ключовим інструментом.
Фокусування. Мотивація команди. Відпочинок
Фокусування на одній задачі важливе. Перепригування між задачами збиває фокус, створює хаос і різко знижує шанси завершити задачу вчасно та виконати роботу якісно. Принципи проектного менеджменту приходять на допомогу там, де часто з’являються нові задачі, коли попередні ще не завершені.
Ці же принципи рятують, коли в процесі роботи над задачами з’являються зміни і важлива швидка реакція. Більше про принципи проектного менеджменту та гнучкі методи управління проектами читайте за посиланням.
Мотивація команд — задача проектного менеджера або керівника. Мотивувати може: комфортне робоче місце, додаткові бонуси, колективний відпочинок та багато іншого. У тайм-менеджменті важлива також внутрішня мотивація: «Якщо я не зробив ось це, то не отримаю дещо інше». У кожного співпрацює своя внутрішня мотивація.
Такі добровільні обмеження відмінно працюють, якщо у співробітника «кульгає» особистий тайм-менеджмент, він знає цю проблему і готовий шукати рішення.
У тайм-менеджменті відпочинок не менш важливий, ніж робота. Техніка «Помодора», про яку ми писали вище, як один із інструментів для створення балансу між роботою та відпочинком. Подібних технік десятки. Кожен співробітник може обрати ту техніку, яка йому буде максимально близка та ефективна.
Як обрати інструменти тайм-менеджменту для команд
Перше — почати з тестування. Всі інструменти, які перераховані в цій статті, ми пропонуємо протестувати просто зараз. Інструменти, які підвищують ефективність роботи команд, стають з часом корисною звичкою.