13 апреля 2021   •   Алина Кривенец   •   18 min read

ТОП инструментов для управления проектами

Бизнес, который до сих пор не перешел к проектному менеджменту, сильно рискует. Будет проект реализован или «провалится»? Справится команда с поставленными задачами или нет? Получится избежать финансовых потерь в процессе работы над проектом или отсутствие контроля, систематизации и отчетности заведет в тупик?

70% IT-проектов так и не были реализованы из-за отсутствия систематизации рабочих процессов и контроля ресурса (бюджета и времени).


Что такое проектный менеджмент?

Проектный менеджмент — это набор инструментов для планирования, организации и реализации проектной деятельности.

Принципы проектного менеджмента просты:

  • Систематизация. Все проекты и задачи собраны в одной системе. Ничего не теряется и не забывается.
  • Эффективность. Инструменты, о которых мы будем писать подробно ниже, в разы повышают эффективность. Контролируются рабочие процессы, расход ресурса (времени и денег), каждый участник команды сосредоточен на выполнении поставленных на него задач.
  • Работа на результат. Системный подход в работе над проектами и задачами позволяет финишировать с готовым продуктом в срок.

В проектном менеджмента (PM) каждый участник команды выполняет свою роль. Одна из ключевых фигур — project manager. Этот человек ведет проект от стадии планирования до готового результата. На его плечах: организация, координация, контроль и результат. Project manager может работать на аутсорсе или в штате. Многие компании сегодня отдают предпочтение аутсорсу, как удобному варианту привлечения специалиста под конкретный проект.


5 причин немедленно внедрить проектный менеджмент для бизнеса:


  1. Команда работает над проектом дольше сроков, обозначенных на старте.
  2. В процессе работы несколько раз менялись условия: бюджет, количество затрачиваемого времени, количество сотрудников и т.д.
  3. Нет отчетности, которая дала бы понимание эффективности рабочего процесса в целом, «узких» мест и проблемных вопросов.
  4. В коммуникации команды хаос (что-то написано в мессенджер, что-то на электронную почту и все это куда-то пропало и забылось).
  5. Задачи не фиксируются в единой системе, а участники команды не понимают, на каком этапе реализации находится та или иная задача.


С чего начать переход к проектному менеджменту?

Современный бизнес использует традиционно два подхода к проектному менеджменту.

Один из подходов — Waterfall , но в условия постоянного потока информации, внезапных изменений и потребности в гибкости рабочих процессов, этот подход все менее популярен.

Второй подход — Agile. Это история о гибкости рабочих процессов, где в приоритете максимальная эффективность, контроль ресурсов и минимизация потерь.


Waterfall (каскадная модель или модель «водопада») — это классика.
При таком подходе к проектному менеджменту важно планирование и составление договора. Планирование автоматически означает, что любые изменения в ходе рабочего процесса воспринимаются негативно. Каскадная модель не предусматривает остановок в процессе работы над проектом, чтобы внести изменения. Если это случилось — вина ложится на плечи команды, а сам процесс разработки сильно тормозится.


Современный подход к проектному менеджменту — это Agile
Еще этот подход называют гибким за возможность быстро внести любые изменения в разработку в процессе работы. Например: если в ходе работы над проектом выяснилось, что бюджет и сроки нужно увеличивать — изменения делаются безболезненно для команды, самого процесса и финального результата.

Самые популярные методики гибкого подхода к проектному менеджменту: SCRUM и KANBAN. Первыми, кто облюбовал Скрам и Канбан были IT-компании. Позже к ним присоединились сотни других сфер, которые четко понимают ценность денег, времени, человеческого ресурса и абсолютной зависимости результата от перечисленного выше. Больше о ТОП-методах управления проектами читайте в нашей статье (и ссылка).


Что дальше?

После того, как вы выбрали подход к проектному менеджменту, который подходит вашей компании — время выбирать единую систему. Система управления проектами (таск-менеджер) станет единым местом для всех рабочих проектов и задач, для коммуникации внутри команды и с клиентами, для контроля времени, бюджета и загрузки команды.

Инструменты планирования, которые находятся внутри системы, приведут компанию к достижению трех главных принципов проектного менеджмента. Напомним эти 3 принципа: систематизация, эффективность, работа на результат. Worksection — как одна из систем управления проектами, которая идеально подходит для реализации гибкого подхода к проектному менеджменту, рекомендует присмотреться именно к Agile методике.

При выборе гибкого подхода, в ваших руках окажутся такие инструменты как: Канбан, Диаграмма Ганта, Календарь и многое другое, что делает работу над проектами и задачами более эффективной.


5 инструментов для управления проектами. Что сделает процесс разработки гибким?

Канбан. Заслуженно ставим на первое место, так как именно Канбан является одним из гибких методов программного обеспечения и приводит команду к результату в разы быстрее, чем, например, при использовании Waterfall модели. Канбан появился на заводе Toyota.

От нового подхода к изготовлению запчастей для автомобилей ожидали минимизации брака и финансовых потерь. Если раньше запчасти изготовлялись разными отделами, не связанными друг с другом, и часто сборка автомобиля заканчивалась выявлением брака деталей, то с появлением Канбан все изменилось: задача передавалась из отдела в отдел и если что-то пошло не так — это обнаруживалось мгновенно и устранялось.

Поставленные на поток задачи — одна из ключевых особенностей Канбан.

Как выглядит Канбан

Это визуальная доска с однотипными задачами и статусами. До появления систем управления проектами, статусы задач отображались на физической доске цветными стикерами. Канбан сегодня — это визуальная доска с отображением статусов для однотипных задач.

Внутри аккаунта Worksection Канбан выглядит так:



В крайнюю левую колонку бэклог попадают те задачи, которые еще не взяты в работу и не запущены по Канбан. Как только задача была принята в работу и получила статус «В работе» — стартует рабочий процесс и задача будет перемещаться по Канбан до финального завершения.

В статье ТОП методов управления проектами мы подробно описали плюсы и минусы Канбан. Если коротко: Канбан идеален для коротких проектов и однотипных задач, но может оказаться неподходящим решением для крупных проектов. Чтобы протестировать Канбан на деле, вы можете прямо сейчас зарегистрироваться ссылка и начать работу над проектами и задачами по Канбан.


Диаграмма Ганта

ТОП-инструмент проектного менеджмента, который также относится к визуальным и применимым для проектов любого масштаба.

Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.

Для руководителя или проектного менеджера Диаграмма Ганта позволяет держать под контролем рабочий процесс, отслеживать задержки по срокам выполнение задач, создавать связи между задачами и двигаться к завершению с минимальными потерями. Если сроки по задаче смещаются или задача была выполнена с задержкой — это отобразится цветными индикаторами на Диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Worksection выглядит так:



На Диаграмме отображаются проекты, задачи и подзадачи. Можно определить или изменить сроки выполнения задачи, не переходя к редактированию самой задачи. Также вы сможете устанавливать связи между задачами.

Например: нужно презентовать готовый прототип проекта клиенту, но перед этим команда обсуждает и утверждает его. В таком случае, даты финиша задачи с обсуждением и утверждением прототипа можно связать на Диаграмме Ганта с датой старта новой задачи — презентации готового прототипа клиенту.

Полезные дополнения на Диаграмме Ганта: отпуска, больничные, рабочие дни сотрудников в выходные.
Диаграмма Ганта в Worksection продумана до мелочей. Дни отпуска, больничных или рабочих дней в выходные по каждому отдельному сотруднику отображаются на Диаграмме и это дает возможность скорректировать рабочий процесс вовремя, чтобы не было пауз и смещенных сроков.


Календарь

Как Канбан и Диаграмма Ганта, Календарь относится к визуальным инструментам управления проектами и очень удобен в использовании.



На Календаре вы можете смотреть:

  1. Все задачи, открытые или закрытые
  2. Задачи, в которых вы выполняете разные роли: Ответственный, Автор или Подписчик
  3. Задачи других участников команды
  4. Задачи по статусам
  5. Задачи по срокам
  6. Задачи по приоритетности, с запущенным таймером, с загруженными файлами и т.д.

Дополнительные возможности Календаря: прямо на Календаре легко создавайте новые задачи. Для этого выберите дату старта задачи и заполните информацию по ней.

Все, что невозможно держать в голове одновременно, отображается на Календаре и исключает вероятность забытых задач или сорванных сроков.


Ретроспектива

После того, как проект завершен — команда собирается для обсуждения результата: Что удалось, а что — нет? Какие были допущены ошибки? После того, как обсуждение проведено, создается отчет по проекту. Там, где не ведется отчетность — теряется время и деньги. Отчет — как ключевой инструмент менеджмента, который в системе управления проектами генерируется автоматически в разном виде:

Отчет Детальный


Отчет по Людям



Отчет по выбранным параметрам экспортируется в Excel. Сгенерировать отчет можно за любой период.

Благодаря регулярной отчетности, можно избежать финансовых рисков и потерь. Например: если для задачи были указаны предположительные затраты времени и денег — это отобразится в отчеты. Если плановые затраты отличаются от фактических — это также можно просмотреть в отчете и скорректировать рабочий процесс так, чтобы ресурс был использован правильно.


Тайм-трекинг

Если работа по проекту оплачивается почасово — фиксируйте время с помощью таймера. С тайм-трекингом (фиксацией времени, затраченного на работу) выигрывают все: руководитель видит загрузку команды, клиент получает прозрачный отчет, сотрудник может аргументировать необходимость в увеличении бюджета, если предполагаемые затраты отличаются от реальных.



Функция тайм-трекинга позволяет корректировать предполагаемые затраты. Это о гибкости, когда изменения в процессе работы над проектом исключают перерасход ресурса.

10 причин использовать систему управления проектами и задачами:

  • Систематизация рабочих процессов: все проекты и задачи заведены в одну систему и ничего не теряется
  • Гибкость работы над проектом и однотипными задачами по Канбан
  • Визуализация рабочих процессов на Диаграмме Ганта
  • Отслеживание затрат по таймеру: время/деньги
  • Понимание нагрузки на команду в целом и по каждому отдельному участнику
  • Слаженная коммуникация: вся переписка и обсуждение проектов/задач ведется в одной системе
  • Максимум эффективности и минимум рисков
  • Автоматическая генерация отчетности по выбранным параметрам
  • Четкое распределение ролей и ответственности за результат между участниками команды
  • Планирование задача наперед
  • Начните ссылка регистрации прямо сейчас и убедитесь в преимуществах проектного менеджмента на практике.

FAQ

Что такое инструмент управления?

Инструменты управления — набор вспомогательных средств, чаще всего представленных программным обеспечением, применение которых способствует облегчению работы менеджеров проекта, ее стандартизации, а также повышению эффективности в вопросах организации рабочего процесса и управления задачами проекта. К помощи инструментов управления прибегают, как отдельные сотрудники, так и команда управления.

Как правильно управлять несколькими проектами?

Эффективным инструментом для грамотного управления одновременно несколькими проектами выступает специальное программное обеспечение для управления задачами, предусматривающее множество различных функций. Это и возможность назначения ответственного лица отдельно для каждой из задач, и отслеживание текущего состояния выполнения на каждом из этапов и т.д. Worksection — система управления проектами, легко адаптируемая под индивидуальные запросы компаний разного масштаба и направленности.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — деятельность, направленная на реализацию всех поставленных перед проектом задач и целей, для осуществления которых прикладывается максимум знаний, навыков, опыта, методик и инструментов. Благодаря грамотному управлению проектами удается повысить процент успеха, добиться максимальной прозрачности и наглядности, в совокупности с оптимизацией коммуникации и оптимальным распределением человеческих, временных и материальных ресурсов.

Что такое система управления задачами?

Система управления задачами представляет собой комплексное решение, направленное на эффективное решение обширного круга различных задач управления бизнесом, легко адаптируемое под потребности компаний любого масштаба и направлений деятельности. Благодаря ее применению удается качественно контролировать ответственных лиц и временные сроки выполнения работ, а также своевременно предотвращать возможные сбои либо ошибки на каждом этапе выполнения проекта.

Какие бывают управленческие инструменты?

Цель использования управленческих инструментов ­— эффективное распределение имеющихся ресурсов, грамотная оценка поставленных задач, соблюдение временных сроков, стимуляция команды, получение прибыли. К инструментам управления, с помощью которых удастся управлять любым проектом, можно отнести: облачные сервисы для совместной работы над задачей, таск-менеджеры, календари, решения для хранилища графиков, текстов, кода.

Какие инструменты управления имеет руководитель?

В круг обязанностей руководителя проекта входит множество разных задач: планирование и сбор данных, мониторинг и анализ, контроль, составление отчетов по выполненным задачам и исполнителям. Эффективным инструментом для качественного достижения поставленных целей выступает специальное программное обеспечение, обладающее обширным функционалом возможностей. Такой софт удастся легко адаптировать под конкретные запросы бизнеса любой направленности.

Что подразумевается под выполнением проекта?

Выполнение (реализация) проекта представляет собой один из этапов стандартного жизненного цикла любого проекта, следующего после его инициации и планирования, и предшествующего его завершению. По сути, выполнение является последовательностью событий, обеспечивающих успешное завершение поставленных задач, в максимально кратчайшие сроки.

esc
Поделиться в
или
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через