13 апреля 2021   •   Алина Кривенец   •   14 min read

ТОП инструментов для управления проектами

Бизнес, который до сих пор не перешел к проектному менеджменту, сильно рискует. Будет проект реализован или «провалится»? Справится команда с поставленными задачами или нет? Получится избежать финансовых потерь в процессе работы над проектом или отсутствие контроля, систематизации и отчетности заведет в тупик?

70% IT-проектов так и не были реализованы из-за отсутствия систематизации рабочих процессов и контроля ресурса (бюджета и времени).


Что такое проектный менеджмент?

Проектный менеджмент — это набор инструментов для планирования, организации и реализации проектной деятельности.

Принципы проектного менеджмента просты:

  • Систематизация. Все проекты и задачи собраны в одной системе. Ничего не теряется и не забывается.
  • Эффективность. Инструменты, о которых мы будем писать подробно ниже, в разы повышают эффективность. Контролируются рабочие процессы, расход ресурса (времени и денег), каждый участник команды сосредоточен на выполнении поставленных на него задач.
  • Работа на результат. Системный подход в работе над проектами и задачами позволяет финишировать с готовым продуктом в срок.

В проектном менеджмента (PM) каждый участник команды выполняет свою роль. Одна из ключевых фигур — project manager. Этот человек ведет проект от стадии планирования до готового результата. На его плечах: организация, координация, контроль и результат. Project manager может работать на аутсорсе или в штате. Многие компании сегодня отдают предпочтение аутсорсу, как удобному варианту привлечения специалиста под конкретный проект.


5 причин немедленно внедрить проектный менеджмент для бизнеса:


  1. Команда работает над проектом дольше сроков, обозначенных на старте.
  2. В процессе работы несколько раз менялись условия: бюджет, количество затрачиваемого времени, количество сотрудников и т.д.
  3. Нет отчетности, которая дала бы понимание эффективности рабочего процесса в целом, «узких» мест и проблемных вопросов.
  4. В коммуникации команды хаос (что-то написано в мессенджер, что-то на электронную почту и все это куда-то пропало и забылось).
  5. Задачи не фиксируются в единой системе, а участники команды не понимают, на каком этапе реализации находится та или иная задача.


С чего начать переход к проектному менеджменту?

Современный бизнес использует традиционно два подхода к проектному менеджменту.

Один из подходов — Waterfall , но в условия постоянного потока информации, внезапных изменений и потребности в гибкости рабочих процессов, этот подход все менее популярен.

Второй подход — Agile. Это история о гибкости рабочих процессов, где в приоритете максимальная эффективность, контроль ресурсов и минимизация потерь.


Waterfall (каскадная модель или модель «водопада») — это классика.
При таком подходе к проектному менеджменту важно планирование и составление договора. Планирование автоматически означает, что любые изменения в ходе рабочего процесса воспринимаются негативно. Каскадная модель не предусматривает остановок в процессе работы над проектом, чтобы внести изменения. Если это случилось — вина ложится на плечи команды, а сам процесс разработки сильно тормозится.


Современный подход к проектному менеджменту — это Agile
Еще этот подход называют гибким за возможность быстро внести любые изменения в разработку в процессе работы. Например: если в ходе работы над проектом выяснилось, что бюджет и сроки нужно увеличивать — изменения делаются безболезненно для команды, самого процесса и финального результата.

Самые популярные методики гибкого подхода к проектному менеджменту: SCRUM и KANBAN. Первыми, кто облюбовал Скрам и Канбан были IT-компании. Позже к ним присоединились сотни других сфер, которые четко понимают ценность денег, времени, человеческого ресурса и абсолютной зависимости результата от перечисленного выше. Больше о ТОП-методах управления проектами читайте в нашей статье (и ссылка).


Что дальше?

После того, как вы выбрали подход к проектному менеджменту, который подходит вашей компании — время выбирать единую систему. Система управления проектами (таск-менеджер) станет единым местом для всех рабочих проектов и задач, для коммуникации внутри команды и с клиентами, для контроля времени, бюджета и загрузки команды.

Инструменты планирования, которые находятся внутри системы, приведут компанию к достижению трех главных принципов проектного менеджмента. Напомним эти 3 принципа: систематизация, эффективность, работа на результат. Worksection — как одна из систем управления проектами, которая идеально подходит для реализации гибкого подхода к проектному менеджменту, рекомендует присмотреться именно к Agile методике.

При выборе гибкого подхода, в ваших руках окажутся такие инструменты как: Канбан, Диаграмма Ганта, Календарь и многое другое, что делает работу над проектами и задачами более эффективной.


5 инструментов для управления проектами. Что сделает процесс разработки гибким?

Канбан. Заслуженно ставим на первое место, так как именно Канбан является одним из гибких методов программного обеспечения и приводит команду к результату в разы быстрее, чем, например, при использовании Waterfall модели. Канбан появился на заводе Toyota.

От нового подхода к изготовлению запчастей для автомобилей ожидали минимизации брака и финансовых потерь. Если раньше запчасти изготовлялись разными отделами, не связанными друг с другом, и часто сборка автомобиля заканчивалась выявлением брака деталей, то с появлением Канбан все изменилось: задача передавалась из отдела в отдел и если что-то пошло не так — это обнаруживалось мгновенно и устранялось.

Поставленные на поток задачи — одна из ключевых особенностей Канбан.

Как выглядит Канбан

Это визуальная доска с однотипными задачами и статусами. До появления систем управления проектами, статусы задач отображались на физической доске цветными стикерами. Канбан сегодня — это визуальная доска с отображением статусов для однотипных задач.

Внутри аккаунта Worksection Канбан выглядит так:



В крайнюю левую колонку бэклог попадают те задачи, которые еще не взяты в работу и не запущены по Канбан. Как только задача была принята в работу и получила статус «В работе» — стартует рабочий процесс и задача будет перемещаться по Канбан до финального завершения.

В статье ТОП методов управления проектами мы подробно описали плюсы и минусы Канбан. Если коротко: Канбан идеален для коротких проектов и однотипных задач, но может оказаться неподходящим решением для крупных проектов. Чтобы протестировать Канбан на деле, вы можете прямо сейчас зарегистрироваться ссылка и начать работу над проектами и задачами по Канбан.


Диаграмма Ганта

ТОП-инструмент проектного менеджмента, который также относится к визуальным и применимым для проектов любого масштаба.

Диаграмма Ганта — дорожная карта проекта, на которой отслеживаются связи между задачами, критичные точки, даты начала и завершения работы над задачей.

Для руководителя или проектного менеджера Диаграмма Ганта позволяет держать под контролем рабочий процесс, отслеживать задержки по срокам выполнение задач, создавать связи между задачами и двигаться к завершению с минимальными потерями. Если сроки по задаче смещаются или задача была выполнена с задержкой — это отобразится цветными индикаторами на Диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Worksection выглядит так:



На Диаграмме отображаются проекты, задачи и подзадачи. Можно определить или изменить сроки выполнения задачи, не переходя к редактированию самой задачи. Также вы сможете устанавливать связи между задачами.

Например: нужно презентовать готовый прототип проекта клиенту, но перед этим команда обсуждает и утверждает его. В таком случае, даты финиша задачи с обсуждением и утверждением прототипа можно связать на Диаграмме Ганта с датой старта новой задачи — презентации готового прототипа клиенту.

Полезные дополнения на Диаграмме Ганта: отпуска, больничные, рабочие дни сотрудников в выходные.
Диаграмма Ганта в Worksection продумана до мелочей. Дни отпуска, больничных или рабочих дней в выходные по каждому отдельному сотруднику отображаются на Диаграмме и это дает возможность скорректировать рабочий процесс вовремя, чтобы не было пауз и смещенных сроков.


Календарь

Как Канбан и Диаграмма Ганта, Календарь относится к визуальным инструментам управления проектами и очень удобен в использовании.



На Календаре вы можете смотреть:

  1. Все задачи, открытые или закрытые
  2. Задачи, в которых вы выполняете разные роли: Ответственный, Автор или Подписчик
  3. Задачи других участников команды
  4. Задачи по статусам
  5. Задачи по срокам
  6. Задачи по приоритетности, с запущенным таймером, с загруженными файлами и т.д.

Дополнительные возможности Календаря: прямо на Календаре легко создавайте новые задачи. Для этого выберите дату старта задачи и заполните информацию по ней.

Все, что невозможно держать в голове одновременно, отображается на Календаре и исключает вероятность забытых задач или сорванных сроков.


Ретроспектива

После того, как проект завершен — команда собирается для обсуждения результата: Что удалось, а что — нет? Какие были допущены ошибки? После того, как обсуждение проведено, создается отчет по проекту. Там, где не ведется отчетность — теряется время и деньги. Отчет — как ключевой инструмент менеджмента, который в системе управления проектами генерируется автоматически в разном виде:

Отчет Детальный


Отчет по Людям



Отчет по выбранным параметрам экспортируется в Excel. Сгенерировать отчет можно за любой период.

Благодаря регулярной отчетности, можно избежать финансовых рисков и потерь. Например: если для задачи были указаны предположительные затраты времени и денег — это отобразится в отчеты. Если плановые затраты отличаются от фактических — это также можно просмотреть в отчете и скорректировать рабочий процесс так, чтобы ресурс был использован правильно.


Тайм-трекинг

Если работа по проекту оплачивается почасово — фиксируйте время с помощью таймера. С тайм-трекингом (фиксацией времени, затраченного на работу) выигрывают все: руководитель видит загрузку команды, клиент получает прозрачный отчет, сотрудник может аргументировать необходимость в увеличении бюджета, если предполагаемые затраты отличаются от реальных.



Функция тайм-трекинга позволяет корректировать предполагаемые затраты. Это о гибкости, когда изменения в процессе работы над проектом исключают перерасход ресурса.

10 причин использовать систему управления проектами и задачами:

  • Систематизация рабочих процессов: все проекты и задачи заведены в одну систему и ничего не теряется
  • Гибкость работы над проектом и однотипными задачами по Канбан
  • Визуализация рабочих процессов на Диаграмме Ганта
  • Отслеживание затрат по таймеру: время/деньги
  • Понимание нагрузки на команду в целом и по каждому отдельному участнику
  • Слаженная коммуникация: вся переписка и обсуждение проектов/задач ведется в одной системе
  • Максимум эффективности и минимум рисков
  • Автоматическая генерация отчетности по выбранным параметрам
  • Четкое распределение ролей и ответственности за результат между участниками команды
  • Планирование задача наперед
  • Начните ссылка регистрации прямо сейчас и убедитесь в преимуществах проектного менеджмента на практике.

esc
Поделиться в
или
Если проектный менеджмент – это методология, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – это методы, благодаря которым достигаются цели по проектам и задачам. Если говорить проще: управление проектами является...
13 мая 2021   •   12 min read
У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами – тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути. Если кривая...
12 мая 2021   •   14 min read
Планирование –– это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели. Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить...
11 мая 2021   •   8 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через