Бізнес, який досі не перейшов до проектного менеджменту, ризикує. Буде проект реалізований або «провалиться»? Чи впорається команда з поставленими задачами чи ні?
Вийде уникнути фінансових втрат в процесі роботи над проектом або відсутність
контролю, систематизації та звітності заведе у глухий кут?
70% IT-проектів так і не були реалізовані через відсутність систематизації робочих процесів і контролю ресурсу (бюджету та часу).
Що таке проектний менеджмент
Проектний менеджмент — це набір інструментів для планування, організації і реалізації проектної діяльності.
Принципи проектного менеджменту прості:
- Систематизація. Всі проекти і задачі зібрані в одній системі. Нічого не втрачається і не забувається.
- Ефективність. Інструменти, про які ми будемо писати нижче, в рази підвищують ефективність. Контролюються робочі процеси, витрата ресурсу (часу і грошей), кожен учасник команди зосереджений на виконанні поставлених на нього задач.
- Робота на результат. Системний підхід в роботі над проектами та задачами дозволяє фінішувати з готовим продуктом вчасно.
У проектному менеджменті PM) кожен учасник команди виконує свою роль. Один з ключових учасників — project manager. Ця людина веде проект від стадії планування до готового результату. На його плечах: організація, координація, контроль і результат. Project manager може працювати на аутсорсі або в штаті. Багато компаній сьогодні віддають перевагу аутсорсу, як зручному варіанту залучення фахівця під конкретний проект.
5 причин негайно впровадити проектний менеджмент для бізнесу:
- Команда працює над проектом довше термінів, визначених на старті.
- В процесі роботи кілька разів змінювалися умови: бюджет, кількість затраченого часу, кількість співробітників і т.д.
- Немає звітності, яка дала б розуміння ефективності робочого процесу в цілому, "вузьких" місць і проблемних питань.
- У комунікації команди хаос (щось написано в месенджер, щось на електронну пошту і все це кудись зникло і забулося).
- Задачі не фіксуються в єдиній системі, а учасники команди не розуміють, на якому етапі реалізації знаходиться та чи інша задача.
З чого почати перехід до проектного менеджменту
Сучасний бізнес використовує традиційно два підходи до проектного менеджменту.
Один з підходів — Waterfall, але в умовах постійного потоку інформації, раптових змін і потреби в гнучкості робочих процесів, цей підхід все менш популярний.
Другий підхід — Agile. Це історія про гнучкість робочих процесів, де в пріоритеті максимальна ефективність, контроль ресурсів і мінімізація втрат.
Waterfall (каскадна модель або модель "водоспаду") — це класика.
При такому підході до проектного менеджменту важливо планування і складання договору. Планування автоматично означає, що будь-які зміни в ході робочого процесу сприймаються негативно. Каскадна модель не передбачає зупинок в процесі роботи над проектом, щоб внести зміни. Якщо це сталося — вина лягає на плечі команди, а сам процес розробки сильно гальмується.
Сучасний підхід до проектного менеджменту — це Agile.
Ще цей підхід називають гнучким за можливість швидко внести будь-які зміни в розробку в процесі роботи. Наприклад: якщо в ході роботи над проектом з'ясувалося, що бюджет і терміни потрібно збільшувати — зміни робляться безболісно для команди, самого процесу і фінального результату.
Найпопулярніші методики гнучкого підходу до проектного менеджменту: SCRUM і Kanban. Першими, хто перейшов до використання Скрам і Канбан були IT-компанії. Пізніше до них приєдналися сотні інших сфер, які чітко розуміють цінність грошей, часу, людського ресурсу і абсолютної залежності результату від перерахованого вище. Більше про ТОП-методи управління проектами читайте в нашій статті (і посилання).
Що далі
Після того, як ви обрали підхід до проектного менеджменту, який підходить вашій компанії - час обирати єдину систему. Система управління проектами (таск-менеджер) стане єдиним місцем для всіх робочих проектів та задач, для комунікації всередині команди і з клієнтами, для контролю часу, бюджету та завантаження команди.
Інструменти планування, які знаходяться всередині системи, приведуть компанію до досягнення трьох головних принципів проектного менеджменту. Нагадаємо ці 3 принципи: систематизація, ефективність, робота на результат. Worksection — як одна з систем управління проектами ідеально підходить для реалізації гнучкого підходу до проектного менеджменту. Рекомендуємо придивитися саме до Agile методики.
При виборі гнучкого підходу, у ваших руках опиняться такі інструменти як: Канбан, Діаграма Ґанта, Календар і багато іншого, що робить роботу над проектами і задачами більш ефективною.
5 інструментів для управління проектами. Що зробить процес розробки гнучким
Канбан. Заслужено ставимо на перше місце, так як саме Канбан є одним з гнучких методів програмного забезпечення і приводить команду до результату в рази швидше, ніж, наприклад, при використанні Waterfall моделі. Канбан з'явився на заводі Toyota.
Від нового підходу до виготовлення запчастин для автомобілів очікували мінімізації похибок у виготвленні деталей і зниження фінансових втрат. Якщо раніше запчастини виготовлялися різними відділами, не пов'язаними один з одним, і часто збірка автомобіля закінчувалася виявленням помилок у виробництві, то з появою Канбан все змінилося: задача передавалася з відділу у відділ і якщо щось пішло не так — це виявлялося миттєво та усувалося.
Як виглядає Канбан
Це візуальна дошка з однотипними задачами і статусами. До появи систем управління проектами, статуси задач відображалися на фізичній дошці кольоровими стікерами.
Канбан сьогодні — це візуальна дошка з відображенням статусів для однотипних задач.
Усередині акаунта Worksection Канбан виглядає так:
У крайню ліву колонку беклог потрапляють ті задачі, які ще не взяті у роботу і не запущені по Канбан. Як тільки задача була прийнята у роботу і отримала статус «У роботі» — стартує робочий процес і задача буде переміщатися по Канбан до фінального завершення.
У статті ТОП методів управління проектами посилання ми докладно описали плюси і мінуси Канбан. Якщо коротко: Канбан ідеальний для коротких проектів і однотипних задач, але може виявитися невідповідним рішенням для великих проектів. Щоб протестувати Канбан на ділі, ви можете прямо зараз зареєструватися посилання і почати роботу над проектами і задачами по Канбан.
Діаграма Ґанта
ТОП-інструмент проектного менеджменту, який також відноситься до візуальних і корисний для проектів будь-якого масштабу.
Діаграма Ґанта — дорожня карта проекту, на якій відслідковуються зв'язки між задачами, критичні точки, дати початку і завершення роботи над задачею.
Для керівника або проектного менеджера Діаграма Ґанта дозволяє тримати під контролем робочий процес, відстежувати затримки по термінах виконання задач, створювати зв'язки між задачами і рухатися до завершення з мінімальними втратами. Якщо терміни до задачі зміщуються або задача була виконана із затримкою — це відобразиться кольоровими індикаторами на Діаграмі Ґанта.
Діагама Ґанта у Worksection виглядяє так:
На діаграмі відображаються проекти, задачі і підзадачі. Можна визначити або змінити терміни виконання задачі, не переходячи до редагування самої задачі. Також ви зможете встановлювати зв'язки між задачами.
Наприклад: потрібно презентувати готовий прототип проекту клієнтові, але перед цим команда обговорює і затверджує його. В такому випадку, дати фінішу задачі з обговоренням і затвердженням прототипу можна пов'язати на діаграмі Ґанта з датою старту нової задачі — презентації готового прототипу клієнту.
Корисні доповнення на Діаграмі Ґанта: відпустки, лікарняні, робочі дні співробітників у вихідні.
Діаграма Ґанта в Worksection продумана до дрібниць. Дні відпустки, лікарняних або робочих днів у вихідні по кожному окремому співробітнику відображаються на діаграмі і це дає можливість скорегувати робочий процес вчасно, щоб не було пауз і зміщених термінів.
Календар
Як Канбан і Діаграма Ґанта, Календар відноситься до візуальних інструментів управління проектами і дуже зручний у використанні.
На Календарі ви можете дивитися:
- Усі задачі, відкриті або закриті
- Задачі, в яких ви виконуєте різні ролі: Відповідальний, Автор або Підписник
- Задачі інших учасників команди
- Задачі за статусами
- Задачі за термінами
- Задачі по пріоритетності, із запущеним таймером, із завантаженими файлами і т.д.
Додаткові можливості Календаря: прямо на Календарі легко створюйте нові задачі. Для цього оберіть дату старту задачі і заповніть інформацію по ній.
Все, що неможливо тримати в голові одночасно, відображається на Календарі і виключає ймовірність забутих задач або зірваних термінів.
Ретроспектива
Після того, як проект завершений — команда збирається для обговорення результату: Що вдалося, а що — ні? Які були допущені помилки? Після того, як обговорення проведено, створюється звіт по проекту. Там, де не ведеться звітність — втрачається час та гроші. Звіт — як ключовий інструмент менеджменту, який у системі управління проектами генерується автоматично в різному вигляді:
Звіт Детальний
Звіт по Людям
Завдяки регулярній звітності, можна уникнути фінансових ризиків і втрат. Наприклад: якщо для задачі були вказані приблизні витрати часу і грошей — це відобразиться в звіти. Якщо планові витрати відрізняються від фактичних — це також можна переглянути в звіті і скорегувати робочий процес так, щоб ресурс був використаний правильно.
Тайм-трекінг
Якщо робота за проектом оплачується погодинно — фіксуйте час за допомогою таймера. З тайм-трекингом (фіксацією часу, витраченого на роботу) виграють усі: керівник бачить завантаження команди, клієнт отримує прозорий звіт, співробітник може аргументувати необхідність у збільшенні бюджету, якщо передбачувані витрати відрізняються від реальних.
Функція тайм-трекінгу дозволяє коригувати передбачувані витрати. Це про гнучкість, коли зміни в процесі роботи над проектом виключають зайві витрати ресурсу.
10 причин використовувати систему управління проектами та задачами:
- Систематизація робочих процесів: всі проекти та задачі заведені в одну систему і нічого не втрачається
- Гнучкість роботи над проектом і однотипними задачами по Канбан
- Візуалізація робочих процесів на Діаграмі Ґанта
- Відстеження витрати по таймеру: час/гроші
- Розуміння навантаження на команду в цілому і по кожному окремому учаснику
- Злагоджена комунікація: уся переписка і обговорення проектів/задач ведеться в одній системі
- Максимум ефективності і мінімум ризиків
- Автоматична генерація звітності за обраними параметрами
- Чіткий розподіл ролей і відповідальності за результат між учасниками команди
- Планування задач наперед
- Почніть посилання реєстрації прямо зараз і переконайтеся в перевагах проектного менеджменту на практиці.