13 квітня 2021   •   Алiна Кривенець   •   14 min read

ТОП інструментів управління проектами

Бізнес, який досі не перейшов до проектного менеджменту, ризикує. Буде проект реалізований або «провалиться»? Чи впорається команда з поставленими задачами чи ні?
Вийде уникнути фінансових втрат в процесі роботи над проектом або відсутність
контролю, систематизації та звітності заведе у глухий кут?
70% IT-проектів так і не були реалізовані через відсутність систематизації робочих процесів і контролю ресурсу (бюджету та часу).

Що таке проектний менеджмент

Проектний менеджмент — це набір інструментів для планування, організації і реалізації проектної діяльності.
Принципи проектного менеджменту прості:

  • Систематизація. Всі проекти і задачі зібрані в одній системі. Нічого не втрачається і не забувається.
  • Ефективність. Інструменти, про які ми будемо писати нижче, в рази підвищують ефективність. Контролюються робочі процеси, витрата ресурсу (часу і грошей), кожен учасник команди зосереджений на виконанні поставлених на нього задач.
  • Робота на результат. Системний підхід в роботі над проектами та задачами дозволяє фінішувати з готовим продуктом вчасно.

У проектному менеджменті PM) кожен учасник команди виконує свою роль. Один з ключових учасників — project manager. Ця людина веде проект від стадії планування до готового результату. На його плечах: організація, координація, контроль і результат. Project manager може працювати на аутсорсі або в штаті. Багато компаній сьогодні віддають перевагу аутсорсу, як зручному варіанту залучення фахівця під конкретний проект.

5 причин негайно впровадити проектний менеджмент для бізнесу:

  1. Команда працює над проектом довше термінів, визначених на старті.
  2. В процесі роботи кілька разів змінювалися умови: бюджет, кількість затраченого часу, кількість співробітників і т.д.
  3. Немає звітності, яка дала б розуміння ефективності робочого процесу в цілому, «вузьких» місць і проблемних питань.
  4. У комунікації команди хаос (щось написано в месенджер, щось на електронну пошту і все це кудись зникло і забулося).
  5. Задачі не фіксуються в єдиній системі, а учасники команди не розуміють, на якому етапі реалізації знаходиться та чи інша задача.

З чого почати перехід до проектного менеджменту

Сучасний бізнес використовує традиційно два підходи до проектного менеджменту.

Один з підходів — Waterfall, але в умовах постійного потоку інформації, раптових змін і потреби в гнучкості робочих процесів, цей підхід все менш популярний.

Другий підхід — Agile. Це історія про гнучкість робочих процесів, де в пріоритеті максимальна ефективність, контроль ресурсів і мінімізація втрат.


Waterfall (каскадна модель або модель «водоспаду») — це класика.
При такому підході до проектного менеджменту важливо планування і складання договору. Планування автоматично означає, що будь-які зміни в ході робочого процесу сприймаються негативно. Каскадна модель не передбачає зупинок в процесі роботи над проектом, щоб внести зміни. Якщо це сталося — вина лягає на плечі команди, а сам процес розробки сильно гальмується.

Сучасний підхід до проектного менеджменту — це Agile.
Ще цей підхід називають гнучким за можливість швидко внести будь-які зміни в розробку в процесі роботи. Наприклад: якщо в ході роботи над проектом з’ясувалося, що бюджет і терміни потрібно збільшувати — зміни робляться безболісно для команди, самого процесу і фінального результату.

Найпопулярніші методики гнучкого підходу до проектного менеджменту: SCRUM і Kanban. Першими, хто перейшов до використання Скрам і Канбан були IT-компанії. Пізніше до них приєдналися сотні інших сфер, які чітко розуміють цінність грошей, часу, людського ресурсу і абсолютної залежності результату від перерахованого вище. Більше про ТОП-методи управління проектами читайте в нашій статті (і посилання).


Що далі

Після того, як ви обрали підхід до проектного менеджменту, який підходить вашій компанії — час обирати єдину систему. Система управління проектами (таск-менеджер) стане єдиним місцем для всіх робочих проектів та задач, для комунікації всередині команди і з клієнтами, для контролю часу, бюджету та завантаження команди.

Інструменти планування, які знаходяться всередині системи, приведуть компанію до досягнення трьох головних принципів проектного менеджменту. Нагадаємо ці 3 принципи: систематизація, ефективність, робота на результат. Worksection — як одна з систем управління проектами ідеально підходить для реалізації гнучкого підходу до проектного менеджменту. Рекомендуємо придивитися саме до Agile методики.

При виборі гнучкого підходу, у ваших руках опиняться такі інструменти як: Канбан, Діаграма Ґанта, Календар і багато іншого, що робить роботу над проектами і задачами більш ефективною.


5 інструментів для управління проектами. Що зробить процес розробки гнучким

Канбан. Заслужено ставимо на перше місце, так як саме Канбан є одним з гнучких методів програмного забезпечення і приводить команду до результату в рази швидше, ніж, наприклад, при використанні Waterfall моделі. Канбан з’явився на заводі Toyota.

Від нового підходу до виготовлення запчастин для автомобілів очікували мінімізації похибок у виготвленні деталей і зниження фінансових втрат. Якщо раніше запчастини виготовлялися різними відділами, не пов’язаними один з одним, і часто збірка автомобіля закінчувалася виявленням помилок у виробництві, то з появою Канбан все змінилося: задача передавалася з відділу у відділ і якщо щось пішло не так — це виявлялося миттєво та усувалося.

Поставлені на потік задачі — одна з ключових особливостей Канбан.


Як виглядає Канбан

Це візуальна дошка з однотипними задачами і статусами. До появи систем управління проектами, статуси задач відображалися на фізичній дошці кольоровими стікерами.
Канбан сьогодні — це візуальна дошка з відображенням статусів для однотипних задач.

Усередині акаунта Worksection Канбан виглядає так:



У крайню ліву колонку беклог потрапляють ті задачі, які ще не взяті у роботу і не запущені по Канбан. Як тільки задача була прийнята у роботу і отримала статус «У роботі» — стартує робочий процес і задача буде переміщатися по Канбан до фінального завершення.

У статті ТОП методів управління проектами посилання ми докладно описали плюси і мінуси Канбан. Якщо коротко: Канбан ідеальний для коротких проектів і однотипних задач, але може виявитися невідповідним рішенням для великих проектів. Щоб протестувати Канбан на ділі, ви можете прямо зараз зареєструватися посилання і почати роботу над проектами і задачами по Канбан.


Діаграма Ґанта

ТОП-інструмент проектного менеджменту, який також відноситься до візуальних і корисний для проектів будь-якого масштабу.

Діаграма Ґанта — дорожня карта проекту, на якій відслідковуються зв’язки між задачами, критичні точки, дати початку і завершення роботи над задачею.

Для керівника або проектного менеджера Діаграма Ґанта дозволяє тримати під контролем робочий процес, відстежувати затримки по термінах виконання задач, створювати зв’язки між задачами і рухатися до завершення з мінімальними втратами. Якщо терміни до задачі зміщуються або задача була виконана із затримкою — це відобразиться кольоровими індикаторами на Діаграмі Ґанта.

Діагама Ґанта у Worksection виглядяє так:



На діаграмі відображаються проекти, задачі і підзадачі. Можна визначити або змінити терміни виконання задачі, не переходячи до редагування самої задачі. Також ви зможете встановлювати зв’язки між задачами.

Наприклад: потрібно презентувати готовий прототип проекту клієнтові, але перед цим команда обговорює і затверджує його. В такому випадку, дати фінішу задачі з обговоренням і затвердженням прототипу можна пов’язати на діаграмі Ґанта з датою старту нової задачі — презентації готового прототипу клієнту.

Корисні доповнення на Діаграмі Ґанта: відпустки, лікарняні, робочі дні співробітників у вихідні.

Діаграма Ґанта в Worksection продумана до дрібниць. Дні відпустки, лікарняних або робочих днів у вихідні по кожному окремому співробітнику відображаються на діаграмі і це дає можливість скорегувати робочий процес вчасно, щоб не було пауз і зміщених термінів.


Календар

Як Канбан і Діаграма Ґанта, Календар відноситься до візуальних інструментів управління проектами і дуже зручний у використанні.



На Календарі ви можете дивитися:


  1. Усі задачі, відкриті або закриті
  2. Задачі, в яких ви виконуєте різні ролі: Відповідальний, Автор або Підписник
  3. Задачі інших учасників команди
  4. Задачі за статусами
  5. Задачі за термінами
  6. Задачі по пріоритетності, із запущеним таймером, із завантаженими файлами і т.д.

Додаткові можливості Календаря: прямо на Календарі легко створюйте нові задачі. Для цього оберіть дату старту задачі і заповніть інформацію по ній.

Все, що неможливо тримати в голові одночасно, відображається на Календарі і виключає ймовірність забутих задач або зірваних термінів.


Ретроспектива

Після того, як проект завершений — команда збирається для обговорення результату: Що вдалося, а що — ні? Які були допущені помилки? Після того, як обговорення проведено, створюється звіт по проекту. Там, де не ведеться звітність — втрачається час та гроші. Звіт — як ключовий інструмент менеджменту, який у системі управління проектами генерується автоматично в різному вигляді:

Звіт Детальний



Звіт по Людям




Звіт за обраними параметрами експортується в Excel. Згенерувати звіт можна за будь-який період.
Завдяки регулярній звітності, можна уникнути фінансових ризиків і втрат. Наприклад: якщо для задачі були вказані приблизні витрати часу і грошей — це відобразиться в звіти. Якщо планові витрати відрізняються від фактичних — це також можна переглянути в звіті і скорегувати робочий процес так, щоб ресурс був використаний правильно.


Тайм-трекінг

Якщо робота за проектом оплачується погодинно — фіксуйте час за допомогою таймера. З тайм-трекингом (фіксацією часу, витраченого на роботу) виграють усі: керівник бачить завантаження команди, клієнт отримує прозорий звіт, співробітник може аргументувати необхідність у збільшенні бюджету, якщо передбачувані витрати відрізняються від реальних.



Функція тайм-трекінгу дозволяє коригувати передбачувані витрати. Це про гнучкість, коли зміни в процесі роботи над проектом виключають зайві витрати ресурсу.


10 причин використовувати систему управління проектами та задачами:

  • Систематизація робочих процесів: всі проекти та задачі заведені в одну систему і нічого не втрачається
  • Гнучкість роботи над проектом і однотипними задачами по Канбан
  • Візуалізація робочих процесів на Діаграмі Ґанта
  • Відстеження витрати по таймеру: час/гроші
  • Розуміння навантаження на команду в цілому і по кожному окремому учаснику
  • Злагоджена комунікація: уся переписка і обговорення проектів/задач ведеться в одній системі
  • Максимум ефективності і мінімум ризиків
  • Автоматична генерація звітності за обраними параметрами
  • Чіткий розподіл ролей і відповідальності за результат між учасниками команди
  • Планування задач наперед
  • Почніть посилання реєстрації прямо зараз і переконайтеся в перевагах проектного менеджменту на практиці.

esc
Поділитись у
или
Якщо проектний менеджмент – це методологія, то Waterfаll, Agile, Scrum, Kanban – це методи, завдяки яким досягаються цілі за проектами і задачами. Якщо говорити простіше: управління проектами є основою...
13 травня 2021   •   12 min read
У кожної команди є окремі задачі і одна спільна мета. Чим ефективніше йде робота над задачами — тим швидше команда наближається до мети і тим менше помилок робить на своєму шляху. Якщо крива ефективності...
12 травня 2021   •   13 min read
Планування –– це основа ефективного розподілу ресурсів, завдяки чому досягаються поставлені цілі. Наприклад: команда з п'яти чоловік працює одночасно над десятьма задачами. Як розподілити час, щоб кожна...
11 травня 2021   •   8 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через