Od průmyslové revoluce a příchodu výroby pokročila automatizace podnikání skokově ve všech odvětvích, úkolech a funkcích. Od mechanismů a ovládání tlačítky nahrazujícího manuální práci po formuláře pro vyplňování dokumentů a telefonní komunikaci, všechny tyto pokroky sloužily pokroku.
V roce 2016 nabral pojem automatizace jiný význam než před 100 lety. Globalizace a virtuální platformy, přístupné dokonce i z mobilních zařízení, převedly “mechanizaci výroby” na “digitální řízení podniku”.
Co je podnikový proces a jeho podstata?
Podnikový proces je algoritmus akcí, které společnost realizuje, aby poskytla produkt zákazníkovi. Tento algoritmus je opakovatelný a zajišťuje růst a zisk. Další cykly, které nejsou přímo spojené se zákazníkem, ale šetří náklady nebo zvyšují zisk, jsou také podnikové procesy.
Kvalita provedení závisí na jednoduchosti stanovených úkolů a jejich řádném regulování. Pravidelná aktualizace, doplňování nebo zkracování posloupnosti akcí ovlivňuje tržní konkurenceschopnost společnosti.
Ilustrační příklad podnikového procesu: Pronájem aut
Pro pronájem aut jako Škoda, Volkswagen nebo Mercedes potřebujete:
- Koupit ojeté auto, otevřít bankovní účet a založit živnost (počáteční kapitál).
- Provádět údržbu a doplnění paliva (zajištění zdrojů).
- Přidat inzerát (marketing, reklama).
- Setkat se se zákazníkem, podepsat smlouvu a provést platbu (realizace).
- Předat klíče a plnou moc k autu, dohodnout metodu vrácení (dodání a podpora produktu).
- Vyhodnotit auto, klíče a uzavřít smlouvu v dohodnutém termínu (ukončení relace).
Kroky 3 – 6 tvoří cyklický algoritmus, který generuje zisk.
Složitější podnikové procesy
Podnikové procesy lze kategorizovat jako:
- Jádro: Poskytovat výsledky zákazníkům, jako je těžba, zpracování a balení ropy pro ropnou společnost.
- Podpora: Rozdělovat zdroje a dodávky, jako materiály, pracovní sílu a opravy zařízení pro továrnu na průmyslovou elektroniku.
- Management: Řídit konkrétní aspekty, jako je dozor nad prodejem, řešení logistických problémů a rozvoj 5letého růstového plánu.
Výhody přijetí řízení podnikových procesů (BPM)
Přechod od tradičního rozdělení oddělení k BPM může být nákladný, pokud jde o pracovní hodiny, a často vyžaduje obchodního konzultanta. Nicméně výhody zahrnují systematické snižování nákladů a zvyšování příjmů. Kromě toho může společnost dosáhnout certifikace kvality ISO 9001, potvrzující její připravenost pro evropské a americké trhy.Praktická implementace
Automatizace podnikových procesů je prospěšná v různých sektorech:
- Průmyslové podniky: Objednávky, zajištění materiálu, výroba, balení, dodání a reporting.
- Nebezpečné průmysly a těžba: Zlepšování robotiky a dopravních systémů, kontrola znečištění životního prostředí a sledování spotřeby zdrojů.
- IT společnosti: Řízení úkolů mezi programátory, testery a prodejci, technická podpora, sledování chyb a online zdroje 24⁄7.
- Služby: Jednotlivé služby a telefonní konzultace vyžadující systémy CRM, řízení toku dokumentů.
- Bankovnictví: Údržba databáze klientů, nestranné mechanismy rozhodování o půjčkách, online bankovnictví a prevence podvodů.
- Analytické, právní a výzkumné centra: Sledování a analýza velkých, pravidelně aktualizovaných databází, statistiky a prevence katastrof.
Co by se nemělo automatizovat?
- Rozhraní pro řešení problémů zákazníků:Automatizované rezervační systémy jsou skvělé, ale složité telefonní nabídky mohou zákazníky naštvat.
- Konečné rozhodování:Systémy mohou být hacknuty; zvrátit kritické rozhodnutí nemusí být vždy možné.
- Překlad: Rodilý mluvčí překoná automatizované překladatelské nástroje.
- Nouzové zásahy:Sběr dat může být automatizován, ale lidský zásah je v nouzových situacích klíčový.
Jak správně napsat podnikový proces
Nejprve zdokumentujte aktuální proces, vytvořte ideální mapu procesu a poté najděte nejkratší cestu mezi realitou a ideálem, zaměřenou na snižování nákladů a zvyšování zisku. Pokud je struktura složitá, je něco ve společnosti třeba opravit.
Používejte diagramy toku, známé jako mapy, k vizualizaci jádrových, podpůrných a manažerských procesů. Sloupce představují účastníky a řádky indikují časové intervaly a akce.
Kroky pro implementaci automatizace podnikových procesů
- Identifikovat procesy k automatizaci: Určete, které procesy lze automatizovat, jako přenos úkolů, zabezpečení a logistiku.
- Jednotná databáze: Centralizujte data a zaručte individuální úrovně přístupu.
- Šablony pro zadávání dat: Standardizujte formuláře pro vstup dat.
- Vestavěné výpočty: Automatizujte výpočty daní, DPH a reportingu.
- Notifikace a připomínky: Používejte hromadné a segmentované mailingy, připomínky v rámci administrativního panelu nebo na smartphonech pro rychlou reakci.
Oblíbené typy automatizace
- Amazon Web Services (AWS): Komplexní automatizace podnikání s virtuální infrastrukturou.
- Veřejná nabídka nebo digitální smlouva: Odstraní potřebu faxování podepsaných dokumentů, nabízí přístup 24⁄7 a historii.
- Aplikace pro finance, analytiku a management: Nástroje pro interakci se zákazníky, týdenní zpravodaje a notifikace.
Závěr
Od roku 2016 vedoucí společnosti uznávají, že automatizace procesů je nezbytností. Pokročilé technologie, konzultanti a zdravý rozum pomáhají implementovat řízení procesů a obchod na nové úrovni. Aplikace a programy pro simulaci automatizace podnikových procesů jsou k dispozici k vylepšení algoritmů a zajištění plynulého chodu operací.Automatizací prospěšných akcí mohou společnosti významně zlepšit efektivitu a produktivitu.