Существует мнение, что внедрение системы управления проектами проходит без проблем. Однако на практике Компания А может успешно интегрировать систему, в то время как Компания Б не сможет.Почему это происходит?
Первым препятствием может стать сопротивление команды. Другой проблемой может быть непонимание того, как структурировать рабочий процесс в рамках новой системы. Вместо получения ясной картины проектов вы сталкиваетесь с новым хаосом и неопределенностью в том, как с этим справиться.
Начало работы с Worksection — это новая фаза в организации командной работы. Поэтому внедрение системы сопряжено с определенными трудностями. Мы рассмотрим самые распространенные из них и предоставим практические советы о том, как плавно перейти к системе управления командной работой.
Список распространенных ошибок в начале работы с Worksection
Проблема #1 — Руководство не объясняет, зачем команде нужна новая система
Решение о внедрении нового инструмента принимается руководством компании. Обычно руководство также тестирует инструмент перед его непосредственным внедрением.
В ходе ознакомительного периода появляется приближенное представление о будущем рабочем процессе. Поэтому может показаться достаточным просто добавить команду в новую систему для успешного старта. И здесь возникает первая проблема: недостаток объяснения ценности системы для команды. Команда не понимает ценности предложенных вами изменений.
Решение
Объясните, почему компании нужна новая система. Поговорите о ее преимуществах и удобстве. Вот несколько из них:
Кроме того, разработайте и предоставьте инструкции для сотрудников о том, как работать с новой службой. Кратко объясните структуру системы, как ставить и проверять свои задачи и т. д. Это даст уверенность и понимание того, как работать с новым инструментом.
Проблема #2 — Сопротивление со стороны команды
Даже после предоставления объяснений и четкого пошагового руководства руководство может столкнуться с сопротивлением команды. Почему?
Продуктивные сотрудники выступят против изменений в уже установленном рабочем процессе. Менее продуктивные сознательно избегут показать, что они не прилагают необходимых усилий на работе. Таким образом, любое изменение установленного рабочего процесса вызывает дискомфорт. И с этим нужно справляться.
Любое изменение установленного рабочего процесса вызывает дискомфорт.
Решение
Найдите способ мотивировать команду использовать сервис. Это может быть система бонусов в период внедрения или другой тип мотивации. Например, мы и наши клиенты следуем простому правилу: если задача не в Worksection, значит, ее не существует.Сотрудники развивают определенный интерес к проверке своих списков задач. Руководители отделов, в свою очередь, начинают более ответственно ставить задачи. Разве это не взаимовыгодно?
Проблема #3 — Отсутствие общих правил работы
Крайне важно адаптировать возможности системы под нужды вашего бизнеса. Без этого вы только усугубите рабочий хаос.
Решение
Для этого необходимо создать алгоритм и набор правил работы с системой. Например, как разные бизнесы могут организовать свою работу в Worksection:
- Маркетинговые агентства: Планируем и управляем маркетинговыми кампанииями. Сотрудничаем по созданию контента с авторами, дизайнерами и редакторами.
- ИТ-компании: Управляем проектами по разработке программного обеспечения с задачами, сроками и этапами. Координируем релизы и обновления ПО.
- Цифровые агентства: Сотрудничаем с клиентами по требованиям и отзывам к проекту. Эффективно распределяем ресурсы среди текущих проектов агентства.
- Юридические фирмы: Устанавливаем приоритеты задач, связанных с судебными делами и потребностями клиентов. Учитываем оплачиваемые часы для клиентов.
- Архитектурные бюро: Планируем архитектурные проекты, основные этапы и сроки. Распределяем ресурсы, включая рабочую силу и материалы.
- Производственные компании: Планируем производственные процессы и графики. Сотрудничаем с поставщиками для своевременного получения сырья.
- Строительные компании: Организуем схемы, разрешения, контракты и другие документы в одном месте. Управляем затраченным временем и другими ресурсами для точного выставления счетов.
Проблема #4 — Никто не отвечает за внедрение системы
Одной из ключевых проблем при выполнении любой задачи является отсутствие ответственности. Без лица, контролирующего внедрение системы, быстрое и эффективное интегрирование не произойдет.
Решение
Задача ответственного лица — следовать согласованному плану, своевременно выявлять и вносить изменения в процесс и отчитываться о ходе работы. Поэтому выберите сотрудника, который будет ответственным за внедрение сервиса и будет:
- Следить за вовлеченностью сотрудников;
- Унифицировать правила работы с системой;
- Передавать всей необходимую информацию о работе команде.
Проблема #5 — Коммуникация вне Worksection
Рабочие чаты неэффективны. Важная информация часто теряется, и отслеживать динамику проекта сложно. Worksection предназначена для максимально эффективной рабочей коммуникации, избегая ненужного хаоса.Решение
Таким образом, в процессе интеграции сервиса мы рекомендуем перевести все рабочие обсуждения в Worksection. Одним из правил должно быть ведение всей деловой коммуникации внутри системы. Это поможет не только успешно интегрировать сервис, но и значительно улучшить качество рабочего процесса.
Проблема #6 — Отсутствие активного участия руководства в интеграции
Это довольно просто. Если руководство не использует сервис, как оно может ожидать, что их команда будет это делать?
Решение
Лучшая мотивация работать в новой системе демонстрируется на вашем собственном примере. Руководство должно быть первым, кто примет участие в тестировании и систематически использовать сервис. Делитесь инсайтами с подчиненными и работайте вместе для поиска наиболее эффективных способов организации работы, подходящих вашему бизнесу.
Проблема #7 — Попытка перевести всю команду в систему сразу
Не добавляйте всю команду в систему с первых дней использования. Чем больше сотрудников у вас есть, тем больше вопросов о рабочем процессе и недопонимания возникнет.
Решение
Сначала добавьте тестовую команду в систему, чтобы протестировать работу в рамках первого проекта. Назначьте менеджера, ответственного за интеграцию. Это также поможет отточить общие правила работы с системой. После этого тестового режима начните масштабировать результаты и приглашайте всю команду.
Подводя итоги
Для успешного внедрения системы управления проектами необходимо:
- Объяснить команде, почему компании нужны эти изменения.
- Найти способ мотивировать команду использовать сервис.
- Построить алгоритм и систему правил для работы в новой системе.
- Назначить ответственного за интеграцию.
- Перевести всю деловую коммуникацию в систему.
- Доказать необходимость использования сервиса на примере.
- Создать тестовую команду для тестирования сервиса.