Існує уявлення, що впровадження системи управління проєктами проходить без суттєвих проблем. Та на ділі ж у компанії А виходить інтегрувати систему, а у компанії Б – ні. Чому так відбувається?
Першою перепоною може стати спротив команди. Наступною проблемою може бути нерозуміння того, як побудувати робочий процес в межах нової системи. І ось, замість прозорої картини проєктів, ви отримуєте новий хаос без розуміння як його підкорити.
Початок роботи з Worksection – це перехід на новий етап організації командної роботи. Тому під час онбордингу системи виникатимуть труднощі. Ми детально розберемо найпоширеніші з них і дамо практичні поради як гарантовано перейти на систему організації командної роботи.
Перелік типових помилок на початку роботи з Worksection
Проблема №1 — Менеджмент не пояснює, навіщо команді нова система
Прийняття рішення про введення нового інструменту робить керівництво компанії. Також зазвичай саме менеджмент тестує інструмент перед його безпосереднім впровадженням.
За період ознайомлення з системою виникає приблизне уявлення яким буде робочий процес. Тож може здатись, що для вдалого старту буде достатньо просто додати команду в нову систему. І саме тут виникає перша проблема: відсутність пояснення цінності системи команді. Колектив не розуміє цінності запропонованих вами змін.
Рішення
Поясніть для чого компанії потрібна нова система. Розкажіть про її користь і зручність. Ось декілька з них:
Також варто розробити та надати інструкції для співробітників з алгоритмом роботи з новим сервісом. Коротко розкажіть про структуру системи, як ставити та перевіряти в ній свої завдання тощо. Це надасть впевненості та розуміння, як працювати з новим інструментом.
Проблема №2 — Спротив з боку команди
Та навіть після пояснення й надання чіткої інструкції з алгоритмом дій керівництво може зіткнутися зі спротивом команди. Чому?
Продуктивні працівники будуть проти внесення змін до вже сформованого робочого процесу. Менш продуктивні ж свідомо уникатимуть можливості «підсвітити», що вони не докладають належних зусиль на робочому місці. Тому будь-яка зміна до вже сформованого робочого процесу – біль. І з цим потрібна працювати.
Будь-яка зміна до вже сформованого робочого процесу – біль.
Рішення
Знайдіть спосіб заохотити команду користуватися сервісом. Це може бути система бонусів на період онбордингу або інший вид мотивації. До прикладу, ми самі та наші клієнти користуємось простим правилом: якщо завдання немає у Worksection – його не існує.
У працівників виникає певний азарт до перевірки списку своїх завдань. Керівники відділів своєю чергою починають більш відповідально ставити завдання. Виходить, win-win? :)
Проблема №3 — Відсутність загальних правил роботи
Важливо підлаштувати можливості системи під потреби свого бізнесу. Без цього ви лише масштабуєте робочий хаос.
Рішення
Для цього потрібно сформувати алгоритм та набір правил роботи з системою. Наприклад, як у Worksection можуть організувати свою роботу:
- Маркетингові агентства. Планувати та керувати перебігом маркетингових кампаній. Співпрацювати над створенням контенту з авторами, дизайнерами та редакторами.
- IT компанії. Керувати проєктами розробки ПЗ із завданнями, часовими рамками та етапами. Координувати випуски та оновлення ПЗ.
- Цифрові агентства. Співпрацювати з клієнтами щодо вимог проєкту та відгуків. Ефективно розподіляти наявні ресурси між діючими проєктами агенції.
- Юридичні фірми. Визначати пріоритетність завдань, пов’язаних із судовими справами та потребами клієнтів. Відстежувати оплачувані години для клієнтів.
- Архітектурне бюро. Планувати архітектурні проєкти, основні етапи та терміни. Розподіляти ресурси, включаючи робочу силу та матеріали.
- Виробничий бізнес. Планувати процеси та графіки виробництва. Співпрацювати з постачальниками для своєчасного отримання сировини.
- Будівельний бізнес. Організовувати схеми, дозволи, контракти та інші документи в одному місці. Керувати витраченим часом та іншими ресурсами для точного виставлення рахунків.
Проблема №4 — Немає відповідального за впровадження системи
Одна з ключових проблем під час виконання будь-якого завдання – відсутність відповідального. Без людини, яка контролюватиме впровадження системи, швидка та ефективна інтеграція не відбудеться.
Рішення
Завдання відповідального – дотримуватися узгодженого плану, вчасно виявляти та вносити зміни до процесу, звітувати про хід справ. Тому потрібно обрати працівника, який буде відповідальним за впровадженням сервісу та:
- слідкуватиме за підключенням працівників;
- уніфікує правила роботи з системою;
- передасть всю необхідну інформацію по роботі команді.
Проблема №5 — Комунікація поза Worksection
Загалом робочі чати річ непрактична. В них постійно губиться важлива інформація і важко прослідкувати динаміку розвитку проєкту. Worksection побудований таким чином, щоб зробити робочу комунікацію максимально ефективною без зайвого хаосу.
Рішення
Тож під час інтеграції сервісу ми рекомендуємо одразу перенести всі робочі обговорення у Worksection. Одним з правил має бути ведення всієї ділової комунікації в межах системи. Це не тільки допоможе вдало інтегрувати сервіс, але й відчутно підвищить якість робочого процесу.
Проблема №6 — Не активна участь керівництва в інтеграції
Тут взагалі все дуже просто. Якщо керівництво не використовує сервіс, то як можна очікувати цього від своєї команди?
Рішення
Найкраще заохочення працювати в новій системі ви можете продемонструвати на власному прикладі. Керівництво та менеджмент в першу чергу має брати участь у тестуванні та систематичному використанні сервісу. Діліться з підлеглими інсайтами та разом з ними знаходьте методи побудови роботи, які є ефективними саме для вашого бізнесу.
Проблема №7 — Намагання одразу перенести всю команду в систему
Поспішайте повільно. Не варто з перших днів використання системи додавати в неї одразу всю команду. Чим більше у вашій компанії працівників, тим більше запитань щодо робочого процесу і непорозумінь ви отримаєте в результаті.
Рішення
Додайте спочатку «пілотну» команду в систему для того, щоб вони потестили роботу в рамках першого проєкту. Керівником призначте відповідального за інтеграцію. Це також допоможе відшліфувати загальні правила роботи з системою. І після такого тестового режиму починайте масштабувати результат та запрошувати всю команду.
Підсумуємо
Для того, щоб у вас вийшло впровадити систему проєктного менеджменту вам потрібно:
- Пояснити команді навіщо компанії ці зміни.
- Знайти спосіб заохотити команду користуватись сервісом.
- Побудувати алгоритм та систему правил роботи в новій системі.
- Назначити відповідального за інтеграцію.
- Перенести всю ділову комунікацію в систему.
- Показати на прикладі керівництва потребу у використанні сервісу.
- Створити «пілотну» команду для тестування сервісу.