worksection
Blog
Ce greșeli fac companiile când implementează Worksection? Cele mai frecvente 7 greșeli și soluții
  •     •   5 min read

Ce greșeli fac companiile când implementează Worksection? Cele mai frecvente 7 greșeli și soluții

Există o per­cepție că imple­mentarea unui sis­tem de man­age­ment al proiectelor decurge lin. Cu toate aces­tea, în real­i­tate, Com­pa­nia A ar putea inte­gra cu suc­ces sis­temul, în timp ce Com­pa­nia B s‑ar putea să nu reușească.De ce se întâm­plă asta?

Primul obsta­col ar putea fi rezis­tența echipei. O altă prob­lemă ar putea fi nesig­u­ranța cu privire la mod­ul de struc­turare a flux­u­lui de lucru în noul sis­tem. În loc să obțineți o imag­ine clară a proiectelor, ajungeți la un nou haos și incer­ti­tu­dine în ceea ce privește mod­ul de a‑l controla.


Începerea cu Work­sec­tion reprez­in­tă o nouă etapă în orga­ni­zarea muncii în echipă. Prin urmare, inte­grarea sis­temu­lui vine cu provocările sale. Vom explo­ra cele mai comune din­tre aces­tea și vom oferi sfa­turi prac­tice despre cum să faceți tranz­iția la un sis­tem de man­age­ment al muncii în echipă.

Lista greșelilor comune la începutul lucru­lui cu Worksection 

Prob­le­ma #1 — Man­age­men­tul nu explică de ce echipa are nevoie de noul sistem

Decizia de a intro­duce un nou instru­ment este luată de man­age­men­tul com­paniei. De obi­cei, man­age­men­tul testează și instru­men­tul înainte de imple­mentarea sa directă.

În perioa­da de famil­iar­izare, se con­turează o idee aprox­i­ma­tivă a flux­u­lui de lucru viitor. Prin urmare, ar putea părea sufi­cient să adău­gați echipa în noul sis­tem pen­tru un început de suc­ces. Și aici apare pri­ma prob­lemă: lip­sa unei expli­cații a val­orii sis­temu­lui pen­tru echipă. Echipa nu înțelege val­oarea schim­bărilor pe care le propuneți.

Solu­tie

Expli­cați de ce com­pa­nia are nevoie de noul sis­tem. Vor­biți despre ben­efici­ile și comod­i­tatea aces­tu­ia. Iată câte­va din­tre ele:


În plus, dez­voltați și ofer­iți instrucți­u­ni pen­tru anga­jați cu privire la mod­ul de a lucra cu noul ser­vi­ciu. Expli­cați pe scurt struc­tura sis­temu­lui, cum să sta­bilească și să ver­i­fice sarcinile lor etc. Acest lucru va oferi încredere și o înțelegere a mod­u­lui de a lucra cu noul instrument.

Prob­le­ma #2 — Rezis­tență din partea echipei

Chiar și după ce ați ofer­it o expli­cație și un ghid clar pas cu pas, man­age­men­tul s‑ar putea con­frun­ta în con­tin­uare cu rezis­tența echipei. De ce?

Anga­jații pro­duc­tivi vor opune schim­bări unui flux de lucru deja sta­bilit. Cei mai puțin pro­duc­tivi vor evi­ta conș­tient să dezvăluie că nu depun efor­turile nece­sare la muncă. Ast­fel, orice schim­bare într-un flux de lucru sta­bilit provoacă durere. Și aceas­ta tre­buie gestionată.

Orice schim­bare într-un flux de lucru sta­bilit provoacă durere.

Solu­tie

​Găsiți o modal­i­tate de a încu­ra­ja echipa să folosească ser­vi­ci­ul. Aceas­ta ar putea fi un sis­tem de bonusuri în perioa­da de inte­grare sau un alt tip de moti­vație. De exem­plu, noi și clienții noștri folosim o reg­ulă sim­plă: dacă o sarcină nu este în Work­sec­tion, ea nu există.

Anga­jații dez­voltă o anu­mită entuzi­asm pen­tru a ver­i­fi­ca lis­tele lor de sarci­ni. Șefii de depar­ta­ment, la rân­dul lor, încep să sta­bilească sarci­ni mai respon­s­abil. Nu‑i așa că este o situ­ație câștig-câștig?

Prob­le­ma #3 — Lip­sa unor reg­uli gen­erale de muncă

Este cru­cial să adap­tați capac­itățile sis­temu­lui la nevoile afac­erii dum­neav­oas­tră. Fără aceas­ta, nu veți face decât să scalați hao­sul muncii.

Solu­tie

Pen­tru a face asta, tre­buie să for­mați un algo­ritm și un set de reg­uli de muncă cu sis­temul. De exem­plu, cum diferitele afac­eri își pot orga­ni­za munca în Worksection:
  • Agenții de mar­ket­ing: Plan­i­fi­cați și ges­tion­ați cam­panii de mar­ket­ing. Colab­o­rați la crearea de conțin­ut cu scri­itori, designeri și redactori.
  • Com­panii IT: Ges­tionează proiecte de dez­voltare soft­ware cu sarci­ni, termene și etape. Coor­don­ați lan­sările și actu­al­izările software.
  • Agenții dig­i­tale: Colab­o­rați cu clienții la cer­ințele și feed­back­ul proiec­tu­lui. Alo­cați efi­cient resurse între proiectele în des­fășu­rare ale agenției.
  • Birouri de avo­catură: Pri­or­i­ti­za­ți sarcinile legate de cazurile juridice și nevoile clienților. Mon­i­tor­iza­ți orele fac­tura­bile pen­tru clienți.
  • Biro­crații de arhi­tec­tură: Plan­i­fi­cați proiecte arhi­tec­turale, etapele prin­ci­pale și termenele. Alo­cați resurse, inclu­siv forță de muncă și materiale.
  • Afac­eri de pro­ducție: Plan­i­fi­cați pro­ce­se­le și pro­gramele de pro­ducție. Colab­o­rați cu furni­zorii pen­tru a pri­mi materii prime la timp.
  • Afac­eri de con­strucții: Orga­ni­za­ți scheme, per­mise, con­tracte și alte doc­u­mente într-un sin­gur loc. Ges­tion­ați tim­pul și alte resurse pen­tru fac­turare precisă.

Prob­le­ma #4 — Nimeni nu este respon­s­abil pen­tru imple­mentarea sistemului

​Una din­tre prob­lemele cheie în exe­cutarea oricărei sarci­ni este lip­sa respon­s­abil­ității. Fără cine­va care să supraveg­heze imple­mentarea sis­temu­lui, inte­grarea rapidă și efi­cien­tă nu va avea loc.

Solu­tie

Sarci­na per­soanei respon­s­abile este de a respec­ta plan­ul con­ven­it, de a iden­ti­fi­ca și a face mod­i­ficări la pro­ces în timp util și de a rapor­ta pro­gre­sul. Prin urmare, alegeți un anga­jat care va fi respon­s­abil pen­tru imple­mentarea ser­vi­ci­u­lui și va:
  • Mon­i­tor­iza impli­carea angajaților;
  • Unifi­ca reg­ulile de lucru ale sistemului;
  • Trans­mite toate infor­mați­ile nece­sare despre muncă echipei.

Prob­le­ma #5 — Comu­ni­carea în afara Worksection

Chat-urile de lucru sunt imprac­tice. Infor­mați­ile impor­tante se pierd ade­sea, iar urmărirea dinam­icii proiec­tu­lui devine difi­cilă. Work­sec­tion este con­ceput pen­tru a face comu­ni­carea de lucru cât mai efi­cien­tă, evitând hao­sul inutil.

Solu­tie

Așadar, în tim­pul inte­grării ser­vi­ci­u­lui, reco­mandăm trans­fer­area tutur­or dis­cuți­ilor de lucru în Work­sec­tion. Una din­tre reg­uli ar tre­bui să fie des­fășu­rarea tutur­or comu­nicărilor de afac­eri în cadrul sis­temu­lui. Acest lucru nu numai că va aju­ta la inte­grarea de suc­ces a ser­vi­ci­u­lui, dar va îmbunătăți sem­ni­fica­tiv cal­i­tatea flux­u­lui de lucru.


Prob­le­ma #6 — Lip­sa implicării active a man­age­men­tu­lui în integrare

Asta e destul de sim­plu. Dacă man­age­men­tul nu folosește ser­vi­ci­ul, cum pot să se aștepte ca echipa lor să o facă?

Solu­tie

Cea mai bună încu­ra­jare pen­tru a lucra în noul sis­tem se demon­strează prin pro­pri­ul tău exem­plu. Man­age­men­tul ar tre­bui să fie primul care par­ticipă la testare și să folosească sis­tem­at­ic ser­vi­ci­ul. Împărtășiți infor­mații cu sub­or­don­ații și lucrați împre­ună pen­tru a găsi cele mai efi­ciente modal­ități de a con­strui muncă care se potrivesc afac­erii dumneavoastră.

Prob­le­ma #7 — Încer­carea de a trans­fera întrea­ga echipă în sis­tem dintr‑o dată

Nu adău­gați întrea­ga echipă în sis­tem din primele zile de uti­lizare. Cu cât aveți mai mulți anga­jați, cu atât mai multe între­bări vor apărea cu privire la flux­ul de lucru și neînțelegeri veți întâlni.

Solu­tie

În primul rând, adău­gați o echipă de test la sis­tem pen­tru a tes­ta munca în cadrul primu­lui proiect. Numirea unui man­ag­er respon­s­abil pen­tru inte­grare. Acest lucru va aju­ta, de aseme­nea, să rafineze reg­ulile gen­erale de muncă cu sis­temul. După acest mod de testare, începeți scalarea rezul­tatelor și invi­tați întrea­ga echipă.

În rezu­mat

Pen­tru a imple­men­ta cu suc­ces un sis­tem de man­age­ment al proiectelor, tre­buie să:
  1. Expli­cați echipei de ce com­pa­nia are nevoie de aces­te schimbări.
  2. Găsiți o modal­i­tate de a încu­ra­ja echipa să folosească serviciul.
  3. Con­stru­iți un algo­ritm și un sis­tem de reg­uli pen­tru a lucra în noul sistem.
  4. Numiți pe cine­va respon­s­abil pen­tru integrare.
  5. Trans­fer­ați toată comu­ni­carea de afac­eri în sistem.
  6. Demon­strati nece­si­tatea uti­lizării ser­vi­ci­u­lui prin exemplu.
  7. Creați o echipă de test pen­tru a tes­ta serviciul.
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula