Existuje pocit, že implementace systému správy projektů probíhá hladce. V realitě však může společnost A úspěšně integrovat systém, zatímco společnost B nemusí. Proč se to děje?
Prvním překážkou by mohl být odpor týmu. Dalším problémem by mohlo být nepochopení, jak strukturovat pracovní postup v novém systému. Místo toho, abyste získali jasný obraz o projektech, skončíte s novým chaosem a nejistotou, jak jej zkrotit.
Začít s Worksection je nová fáze v organizaci týmové práce. Proto příchod do systému přichází s jeho výzvami. Prozkoumáme ty nejběžnější a poskytneme praktické rady, jak plynule přejít na systém řízení týmové práce.
Seznam běžných chyb na začátku práce s Worksection
Problém č. 1 — Vedení nevysvětluje, proč tým potřebuje nový systém
Rozhodnutí zavést nový nástroj činí vedení společnosti. Obvykle také vedení před jeho přímou implementací testuje nástroj.
Během období seznamování se vynoří přibližná představa o budoucím pracovním postupu. Proto se může zdát dostatečné pouze přidat tým do nového systému pro úspěšný start. A zde se objevuje první problém: nedostatek vysvětlení hodnoty systému pro tým. Tým nechápe hodnotu změn, které navrhujete.
Řešení
Vysvětlete, proč společnost potřebuje nový systém. Hovořte o jeho výhodách a pohodlí. Zde je několik z nich:
Navíc vypracujte a poskytněte pokyny pro zaměstnance o tom, jak pracovat s novou službou. Stručně vysvětlete strukturu systému, jak nastavovat a kontrolovat své úkoly atd. To dodá sebevědomí a porozumění, jak pracovat s novým nástrojem.
Problém č. 2 — Odpor ze strany týmu
I po poskytnutí vysvětlení a jasného návodu krok za krokem se vedení může stále setkávat s odporem týmu. Proč?
Produktivní zaměstnanci proti změnám ve již ustáleném pracovním postupu vzdorují. Méně produktivní se vědomě vyhnou odhalení toho, že nepřinášejí potřebné úsilí v práci. Jakákoli změna ve zavedeném pracovním postupu způsobuje bolest. A to je třeba řídit.
Jakákoli změna ve zavedeném pracovním postupu způsobuje bolest.
Řešení
Najděte způsob, jak povzbudit tým, aby službu používal. Může to být bonusový systém během období onboardingu nebo jiný typ motivace. Například my a naši klienti používáme jednoduché pravidlo: pokud úkol není ve Worksection, neexistuje.Zaměstnanci si vyvinou určité vzrušení z kontroly svých seznamů úkolů. Vedoucí oddělení na oplátku začnou úkoly nastavovat odpovědněji. Není to výhra-výhra?
Problém č. 3 — Nedostatek obecných pracovních pravidel
Je zásadní přizpůsobit schopnosti systému potřebám vaší firmy. Bez toho jen rozšíříte pracovní chaos.
Řešení
Pro to, potřebujete vytvořit algoritmus a soubor pracovních pravidel se systémem. Například jak mohou různé firmy organizovat svou práci ve Worksection:
- Marketingové agentury: Plánujte a spravujte marketingové kampaně. Spolupracujte na vytváření obsahu s autory, designéry a editory.
- IT firmy: Spravujte projekty vývoje softwaru s úkoly, časovými osami a fázemi. Koordinujte vydání a aktualizace softwaru.
- Digitální agentury: Spolupracujte s klienty na požadavcích projektu a zpětné vazbě. Efektivně přidělujte zdroje mezi probíhající projekty agentury.
- Právnické kanceláře: Prioritizujte úkoly související se soudními případy a potřebami klientů. Sledujte fakturovatelné hodiny pro klienty.
- Architektonické kanceláře: Plánujte architektonické projekty, hlavní fáze a časové osy. Přidělujte zdroje, včetně pracovních sil a materiálů.
- Výrobní podniky: Plánujte výrobní procesy a harmonogramy. Spolupracujte s dodavateli na včasném získávání surovin.
- Stavební firmy: Organizujte schémata, povolení, smlouvy a další dokumenty na jednom místě. Spravujte strávený čas a další zdroje pro přesné fakturování.
Problém č. 4 — Nikdo není odpovědný za implementaci systému
Jedním z klíčových problémů při vykonávání jakéhokoli úkolu jenedostatek odpovědnosti. Bez někoho, kdo by dohlížel na implementaci systému, rychlá a efektivní integrace nenastane.
Řešení
Úkolem odpovědné osoby je dodržovat dohodnutý plán, včas identifikovat a provádět změny v procesu a podávat zprávy o pokroku. Proto zvolte zaměstnance, který bude odpovědný za implementaci služby a bude:
- Sledovat zapojení zaměstnanců;
- Unifikovat pracovní pravidla systému;
- Předávat veškeré potřebné informace o práci týmu.
Problém č. 5 — Komunikace mimo Worksection
Pracovní chaty jsou nepraktické. Důležité informace se často ztrácejí a je těžké sledovat dynamiku projektu. Worksection je navržen tak, aby učinil pracovní komunikaci co nejefektivnější, čímž se vyhýbá zbytečnému chaosu.Řešení
Proto během integrace služby doporučujeme převést všechny pracovní diskuze do Worksection. Jedním z pravidel by mělo být vedení veškeré obchodní komunikace v rámci systému. To nejen pomůže úspěšně integrovat službu, ale také výrazně zlepšit kvalitu pracovního postupu.
Problém č. 6 — Nedostatek aktivní účasti managementu na integraci
Toto je docela jednoduché. Pokud vedení službu nepoužívá, jak mohou očekávat, že tým také?
Řešení
Nejlepším povzbuzením k práci v novém systému je prokázat to vlastním příkladem. Vedení by mělo být první, kdo se účastní testování a systematicky používá službu. Sdílejte poznatky se subordinačním záměrem a spolupracujte na nalezení nejúčinnějších způsobů budování práce, které vyhovují vaší firmě.
Problém č. 7 — Snažení se přenést celý tým do systému najednou
Nepřidávejte celý tým do systému od prvních dnů používání. Čím více zaměstnanců máte, tím více otázek ohledně pracovního postupu a nedorozumění se setkáte.
Řešení
Nejprve přidejte testovací tým do systému, aby otestoval práci v rámci prvního projektu. Ujměte se manažera odpovědného za integraci. To také pomůže vyleštit obecná pracovní pravidla se systémem. Po tomto testovacím režimu začněte škálovat výsledky a pozvěte celý tým.
Abychom shrnuli
Pro úspěšnou implementaci systému řízení projektů potřebujete:
- Vysvětlit týmu, proč byly tyto změny nutné.
- Najít způsob, jak povzbudit tým k používání služby.
- Vytvořit algoritmus a systém pravidel pro práci v novém systému.
- Jmenovat někoho odpovědného za integraci.
- Převést veškerou obchodní komunikaci do systému.
- Prokázat potřebnost používání služby příkladem.
- Vytvořit testovací tým pro otestování služby.